Cara Menerbitkan Manual Pelatihan Menggunakan WordPress

Ketika saya memikirkan buku pegangan karyawan atau manual pelatihan, saya sering berpikir – magnet debu.

Maaf untuk mengatakannya, tetapi itu harus dikatakan.

Konsep tradisional mereka tidak menginspirasi saya untuk membaca.

Yang mengatakan, itu adalah taruhan pasti bahwa ketidaktahuan (atau kurangnya pengetahuan) pasti mengarah pada kinerja yang buruk dan pengambilan keputusan dalam karir seseorang.

Dan untuk menjadi lebih baik dan mempromosikan sisi positifnya, isi dari manual pelatihan perusahaan (jika dikomunikasikan dengan baik) dapat berperan penting dalam mengkatalisasi keberhasilan karyawan.

Semacam buku panduan praktik terbaik yang saling menguntungkan, memperkuat budaya perusahaan dan menghilangkan hambatan ambiguitas operasional.

Dengan semua anggota tim pada halaman yang sama, sangat sedikit yang dapat menghancurkan upaya terpadu mereka. Sekarang kampanye pegunungan yang seharusnya menjadi tantangan terjal, menjadi bukit mol relatif jika dibandingkan.

Dan semua karena paduan suara kolaboratif yang dieksekusi dengan sempurna – dikoordinasikan oleh satu lembar himne (alias. Manual pelatihan perusahaan).

Sebuah kelas bertindak dalam haknya sendiri dan layak (dengan validasi peningkatan kinerja karyawan) dari investasi untuk memperbaikinya.

Tapi pertanyaannya tetap…

…di hari-hari ini dengan kelebihan SaaS (dan dimanja oleh pilihan solusi teknologi), apa cara terbaik untuk menerbitkan manual pelatihan untuk karyawan Anda?

Daftar kemungkinan yang panjang tidak diragukan lagi, tetapi mungkin hanya beberapa yang cocok.

Apa pun jalan yang Anda pilih, perhatikan beberapa kemajuan mutakhir utama untuk mendapatkan ROI pada proyek manual pelatihan Anda:

• Online dan dapat diunduh
• Mudah diedit
• Interaktif secara digital
• Kompatibel dengan perangkat
• Umpan balik pengguna

Fitur-fitur di atas, ketika diintegrasikan ke dalam penyampaian manual pelatihan digital Anda dapat berfungsi untuk meningkatkan efektivitasnya dalam meningkatkan kinerja organisasi.

Tapi bagaimana tepatnya Anda akan menyatukan salah satu dari ini?

Jawaban teknologi informasi dalam perekonomian saat ini akan menjadi sistem manajemen konten (CMS).

Mengapa?

CMS mencentang semua kotak di atas…

…ditambah, mereka mudah diambil baik untuk pengembang maupun pengguna (pembaca, dalam hal ini).

• tidak perlu kode
• kurva belajar nol
• tangguh dalam penanganan
• intuitif untuk dinavigasi

…dan dalam contoh WordPress, CMS yang memimpin pasar – bahkan gratis untuk digunakan karena open source.

Padahal, melangkah lebih jauh dengan WordPress, jika Anda hanya tahu sedikit kode – kemungkinan penyesuaian dan integrasi tidak terbatas.

Jadi, secara keseluruhan, dengan semua hal positif tersebut – sulit untuk menemukan alasan mengapa CMS WordPress tidak akan menjadi mitra digital yang sempurna untuk proyek manual pelatihan Anda.

Dan sekarang, tanpa penundaan lebih lanjut, kami mempersembahkan kepada Anda panduan HeroThemes untuk menerbitkan manual pelatihan menggunakan WordPress.

Apa itu manual pelatihan online?

Manual pelatihan online adalah manual pelatihan digital, diterbitkan melalui internet baik sebagai bagian dari situs web yang ada, atau pada URL khusus.

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk bertindak sebagai teks referensi untuk mendukung pengembangan dan pertumbuhan karyawan dalam peran perusahaan mereka.

Manual pelatihan online dapat ditulis oleh satu penulis, atau banyak – semuanya sekaligus.

Ketika organisasi induk tumbuh dan berubah, demikian juga semua dokumentasi pelatihan dan pengembangan untuk mempertahankan keselarasan dengan strategi.

Pembaruan dan penyegaran harus berulang, dapat dilacak dengan sumber daya staf bernama yang bertanggung jawab untuk setiap kontribusi atau pengeditan.

Manfaat menerbitkan manual pelatihan online

Penulisan dan penerbitan adalah proses padat karya.

Banyak 'jus' untuk mendapatkan dokumen seukuran manual pelatihan dari tanah.

Meski begitu, setelah diproduksi, yang menjadi lebih melelahkan adalah memperbarui dokumen Anda dengan revisi terbaru yang diperlukan.

Pikirkan saja skenario memiliki ekonomi yang tersebar dari hardcopy statis usang dan sekarang ingin menggantikan teks-teks itu dengan revisi baru yang lebih baik.

Bagaimana Anda menemukan, menghentikan, dan mengganti semua versi lama yang beredar dengan edisi 'uang baru'?

Tepat. Aku juga tidak tahan memikirkan kekacauan seperti itu.

Situasi seperti itu membutuhkan pendekatan yang dinamis.

Sangat cocok untuk memecahkan masalah seperti itu?

Mengambil manual pelatihan Anda secara online .

Pendekatan yang lebih cerdas, lebih ramping, dan terbarukan untuk menerbitkan manual pelatihan perusahaan Anda.

Berikut adalah daftar manfaat lebih lanjut yang perlu diingat untuk mendigitalkan manual pelatihan perusahaan Anda:

Manajemen konten + kurva pembelajaran yang dangkal: sistem manajemen konten diciptakan untuk secara kompeten menanggung beban proyek penerbitan digital intensif. Mereka hanyalah tiket untuk manual pelatihan online Anda.

Dari semua program CMS, platform terkemuka – WordPress – memiliki semua fitur dan antarmuka editorial yang intuitif bagi penulis untuk segera merasa seperti di rumah sendiri.

Akses: materi pelatihan Anda dihosting di lingkungan hub digital dengan waktu aktif 24/7. Penulis dan pengguna dapat mengakses materi pelatihan versi terbaru tanpa batasan.

Selain itu, standar bawaan dengan memperhatikan standar aksesibilitas digital, manual pelatihan online Anda akan memecahkan hambatan yang sebelumnya ditetapkan oleh masalah hard copy, seperti ukuran font misalnya.

Kolaborasi asli: Sistem manajemen konten (CMS) pada dasarnya adalah lingkungan digital kolaboratif. Mampu meng-host tim penulisan jarak jauh (dan sepenuhnya dapat diskalakan, seperti dalam kasus WordPress CMS).

Jika proyek Anda memerlukan akses berbasis izin, CMS seperti WordPress cocok dengan manajemen akses pengguna yang sangat dapat dikonfigurasi.

Output multimedia: dengan manual pelatihan digital, Anda memiliki banyak format media yang Anda inginkan. Audio, video, gambar, teks…

…dengan berbagai jenis file dan metode penyematan dan penyajian konten, pengalaman pengguna Anda kini mampu melibatkan jenis pengguna AZ dengan sukses.

Interaktif: pelatihan adalah dialog. Tanpa umpan balik itu mati. Itulah salah satu kelemahan utama penerbitan manual pelatihan hardcopy statis.

Namun dengan digital, Anda tidak memiliki batasan seperti itu. Teknologi digital diciptakan untuk memperkaya pilihan kerja praktis kami. Dan dalam hal penerbitan dokumen pelatihan, ada banyak teknik untuk mendapatkan tanggapan yang bermanfaat dari audiens Anda.

Analisis: untuk penerbit, 'melihat ke dalam' pengalaman pengguna memberikan keuntungan nyata untuk mencapai tujuan memberikan sumber informasi yang benar-benar efektif.

Mengidentifikasi kebutuhan yang tidak terpenuhi memberikan banyak kesempatan untuk revisi tepat waktu dan divalidasi.

Fitur umum dari perangkat lunak manual pelatihan online

Jadi, sudah jelas. Manual pelatihan digital memiliki banyak keunggulan strategis yang berbeda dan di atas yang setara dengan hard copy.

Tapi berpikir lebih praktis.

Fitur dan kemampuan persis apa yang secara wajar dapat Anda harapkan dari perangkat lunak manual pelatihan online Anda?

Berikut ringkasan untuk pertimbangan Anda:

Editor teks dan pemformatan: sebagai dokumen pelatihan dan pengembangan formal, Anda mungkin ingin memanfaatkan sepenuhnya fungsi editor teks terbaru.

Pemformatan yang terstruktur dengan baik, seperti heading yang ditata, misalnya, dapat dengan mudah dilakukan melalui editor WYSIWYG yang mudah digunakan.

Penampil online atau konversi PDF: opsi klasik 'makan di tempat' atau 'dibawa pulang' sangat penting untuk konsumsi konten online. Terutama dengan proyek literatur internal perusahaan seperti dokumen pelatihan, pendekatan digital pertama tidak boleh meninggalkan mereka yang lebih suka membaca fisik.

Konversi PDF mudah dilakukan dengan sebagian besar platform CMS, tentunya dengan WordPress. Dengan pilihan untuk mencetak halaman individual ke PDF atau seluruh dokumen, CMS membuat 'pekerjaan mudah' mengangkangi media penerbitan virtual dan fisik.

Integrasi gambar, video, dan audio: aset multimedia yang disematkan membawa dokumen pelatihan ke tingkat yang lebih tinggi. Bayangkan saja – delegasi tidak lagi harus menunggu seminar atau lokakarya untuk menerima pengiriman langsung dari fakultas pelatihan Anda.

Kontrol versi: menjadi kolaboratif itu hebat, tetapi itu berarti Anda juga mendapatkan kerumitan. Jika tidak ditangani secara memadai, ini bisa menjadi pengalaman yang kontraproduktif.

Dengan solusi CMS kolaboratif seperti WordPress, mudah untuk melihat dengan tepat 'siapa melakukan apa, terakhir…' dan menghindari mencampuradukkan edisi terbaru dengan edisi sebelumnya.

Terjemahan bahasa: memiliki tenaga kerja internasional yang terdistribusi? Maka jelas Anda akan memimpikan apa pun selain manual pelatihan digital.

Namun ditambah dengan ini, Anda memerlukan platform yang dapat secara akurat dan mudah menangani replikasi manual Anda ke dalam bahasa lain. WordPress CMS, misalnya, adalah sekutu sempurna dalam diplomasi multibahasa digital.

Peringkat & umpan balik: a loop umpan balik tertutup dengan upvoting dan pesan untuk memfasilitasi skor halaman yang akan diberikan oleh pengguna, menunjukkan kegunaan konten.

Ini memberikan beberapa masukan yang berpusat pada pengguna untuk meningkatkan rencana peningkatan konten manual Anda.

Responsif seluler dan tablet: pendekatan seluler pertama. Ini memastikan kenyamanan optimal bagi pengguna yang mengakses manual. Meskipun perangkat yang digunakan, tingkat keunggulan yang sama dalam presentasi harus diharapkan.

Merancang tata letak manual pelatihan online

Desain dan tata letak adalah foil sempurna untuk konten berkualitas.

Mereka membantu pengguna dengan kegunaan.

Memahami konten halaman dengan cara yang paling efisien.

Menerima nilai maksimal, dengan sedikit usaha.

Ini adalah hadiah dari penerapan desain dan tata letak yang diarsitektur dengan baik.

Namun, fitur spesifik apa yang dapat dimanfaatkan oleh manual pelatihan online Anda?

Berikut adalah beberapa saran:

Daftar Isi: gambaran menyeluruh tentang isi. Daftar berurutan dengan nomor halaman – setiap item ditautkan dengan jangkar – membuat dokumen Anda sangat mudah diindeks untuk kemudahan penemuan dan penemuan.

Mengambang, statis, dapat diperluas – apa pun presentasi ToC yang sesuai, ada cara fleksibel untuk mencapai tujuan akhir.

Organisasi konten hierarkis : konten yang ditata dalam urutan otoritatif yang mencerminkan klasifikasi kognitif pengguna dan urutan topik.

Misalnya, CMS WordPress memiliki sistem pengurutan konten asli untuk kategori (hubungan orang tua/anak) vs. tag (saudara kandung).

Navigasi tanpa gesekan: tautan indikatif, isyarat, dan petunjuk mengarahkan pengguna melalui perkembangan logis dari interaksi dengan konten.

Breadcrumbs, nav bar, dan tautan bilah sisi mengurangi kekusutan dalam pengalaman pengguna.

Halaman template: merampingkan produksi dan secara optimal membuat setiap jenis halaman sesuai dengan fungsinya.

Template siap pakai dengan teknik administrasi untuk membuat proses authoring lebih ekonomis.

Pengukur kemajuan: memotivasi pengguna dengan antisipasi penyelesaian setiap langkah manual yang dibaca dengan menyediakan pengukur kemajuan.

Berdasarkan jumlah halaman atau persentase halaman yang diselesaikan, pengukur kemajuan telah diketahui mendorong keterlibatan konten.

Contoh manual pelatihan online

Apakah Anda siap untuk melihat contoh LANGSUNG dari salah satu manual pelatihan online ini?

Hari ini, kami membagikan kasus panduan pelatihan pengguna perangkat lunak MagAlign Pro.

Untuk sedikit latar belakang, MagAlign adalah perangkat lunak medis yang digunakan oleh para peneliti untuk menghasilkan pasangan urutan molekul protein dalam representasi grafis.

Sederhananya, ini adalah simulasi untuk secara teoritis mengeksplorasi kemungkinan bagaimana protein dapat berinteraksi satu sama lain dalam situasi kehidupan nyata.

Produk yang sangat teknis.

Namun terlepas dari semua kerumitannya, ini tidak akan menghentikan kami untuk memeriksa manual pelatihannya dan menghilangkan beberapa poin pembelajaran yang dapat ditransfer untuk proyek Anda.

Jadi, mari kita lihat manual pelatihan online MegAlign Pro, dengan memilih beberapa sorotan penting:

Daftar Isi yang Dapat Diindeks

Manual ini menampilkan tabel ToC mengambang yang nyaman di bilah sisi kiri, menghadirkan jumplink yang mudah dijangkau dengan mudah mengarahkan pengguna pada topik yang diinginkan – secara instan.

Media yang dapat disematkan

Di atas, adalah contoh video yang disematkan di halaman. Dalam hal ini, media kaya digunakan sebagai tutorial 'Memulai' yang mengarahkan pengguna melalui langkah pertama mereka sebagai pengiring teks tertulis.

Unduh PDF

Di bagian bawah tabel ToCs di sebelah kiri (atas) adalah tombol 'Unduh sebagai PDF'. Ini menyajikan cara cepat dan mudah bagi pengguna untuk mengambil nilai dari sesi melihat web dan memperluas pengalaman mereka selain online.

Halaman yang dapat dicetak atau seluruh dokumen

Beberapa pengguna masih lebih suka hard copy. Dan sebenarnya, untuk tujuan belajar, catatan cetak masih dan mungkin selalu menjadi alat yang paling efektif.

Dalam kasus di mana versi cetak lebih disukai, tombol cetak ini (di kanan atas gambar di atas) akan memicu printer jaringan pengguna untuk mengubah manual digital menjadi salinan kertas.

Tombol Berikutnya / Sebelumnya

Halaman saling terkait satu sama lain secara berurutan, mengarahkan pengguna dari depan ke belakang melalui dokumen.

Ini membantu pengguna tetap berada di jalur dalam cerita narasi pelatihan.

Mencari

Bilah pencarian adalah sentuhan penting. Contoh di atas menonjolkan fungsi pencarian sebagai fitur di ruang header setiap halaman.

Ini membantu pengguna menemukan atau menemukan sumber daya yang relevan seperti yang diarahkan oleh kueri mereka.

Masukan

Ajakan bertindak yang sederhana dan sopan yang mendorong pengguna untuk 'menghubungi' tim dukungan ada di bagian bawah setiap halaman.

Manual pelatihan adalah peluang bagi organisasi untuk melibatkan pengguna dalam percakapan yang bermanfaat tentang topik.

Mekanisme umpan balik seperti fitur 'kontak DNASTAR' ini berfungsi untuk menutup kesenjangan ketidakselarasan antara materi pelatihan dan kebutuhan pengguna.

Membuat manual pelatihan online menggunakan WordPress

Jadi, bagaimana kalau begitu… apakah Anda siap untuk membuat manual pelatihan online Anda sendiri?

Nah, inilah trek bagian dalam untuk memproduksinya seperti contoh yang Anda lihat di atas…plus lebih banyak lagi.

Dan sebelum Anda bertanya – tidak, Anda tidak perlu menjadi pengembang web atau menyewanya. Ini adalah solusi eksklusif tanpa kode.

Tetapi tidak ada kode tidak harus berarti teknologi rendah.

Faktanya, dengan WordPress, Anda mendapatkan pembuat situs terbaik di industri online serta ekosistem plugin dan ekstensi pengembang pihak ketiga yang paling beragam di antara semua CMS.

Fakta bahwa lebih dari 40% dari semua situs web percaya pada kemampuan manajemen konten WordPress seharusnya cukup persuasif.

Terlepas dari semua itu, bukankah bagus untuk mendapatkan langkah demi langkah tentang cara melakukannya?

Berikut line upnya:

1. Mengatur dan mengkategorikan halaman dan file
2. Pencarian, pemungutan suara, umpan balik, dan analitik
3. Pertanyaan yang sering diajukan
4. Helpdesk untuk menangani pertanyaan melalui tiket
5. Indeks halaman Daftar Isi
6. Pustaka istilah glosarium
7. Cetak Blog Saya untuk seluruh dokumen pencetakan 1-klik

Mengatur dan mengkategorikan halaman dan file: instal presentasi hub halaman beranda yang komprehensif dengan tautan ke setiap bab dari manual pelatihan lengkap dengan deskripsi dan ikon untuk pengenalan konten yang mudah. Widget bilah sisi kanan dengan artikel populer membantu pengguna melihat apa yang terkini dengan rekan-rekan mereka.

Gunakan plugin Heroic Knowledge Base untuk secara instan menyiapkan menu beranda bertema baik untuk menghindari manual pelatihan online Anda.

Pencarian, pemungutan suara, umpan balik & analitik: dapatkan perspektif berbasis pengguna yang baru dengan setiap kelompok baru penerimaan staf dengan formulir pemungutan suara dan umpan balik di halaman artikel. Juga, pengguna langsung mendapatkan jawaban yang mereka cari untuk pertama kalinya – dengan fungsi pencarian LANGSUNG yang tajam. Terakhir, analitik pengguna memberikan peluang pembelajaran mendalam untuk peningkatan.

Gunakan plugin Heroic Knowledge Base untuk menggunakan alat keterlibatan cerdas untuk umpan balik dan wawasan investigasi.

Pertanyaan yang sering diajukan : buat blok akordeon FAQ dengan bagian konten yang dapat digunakan kembali untuk melengkapi manual pelatihan Anda dengan petunjuk ramah pemula.

Gunakan plugin Heroic FAQs untuk menjalin konten FAQ dengan mulus di dalam halaman manual Anda.

Kotak Masuk Heroik untuk menangani pertanyaan melalui tiket: pertanyaan lapangan dari pengguna dan terus memenangkan rekor tingkat respons dengan menanamkan kotak masuk email dukungan Anda di dalam dasbor administrasi WordPress. Tidak perlu melakukan ping-pong antar tab browser dengan solusi back office yang rapi ini.

Gunakan plugin Heroic Inbox untuk mengoperasikan akun email Anda semua dalam panel administrasi WordPress.

Daftar Isi Heroik: atur ToC navigasi yang mudah di setiap artikel pelatihan. Beri pengguna manfaat menavigasi konten artikel secara sederhana.

Gunakan Daftar Isi Heroik untuk memasukkan daftar isi yang terisi secara otomatis ke dalam setiap artikel.

Glosarium Heroik: daftar istilah paling penting yang terkait dengan tema, dengan tautan yang mengarahkan pengguna ke halaman yang relevan.

Gunakan plugin Heroic Glosarium untuk menyiapkan daftar kata-kata penghilang jargon dan definisinya.

Cetak Blog Saya: langsung ubah halaman manual pelatihan online Anda menjadi file PDF. Juga, konversikan seluruh dokumen dengan tata letak dan desain khusus yang menambahkan keserbagunaan ke dokumen Anda.

Gunakan Cetak Blog Saya untuk menyisipkan tombol cetak ke PDF ke dalam manual pelatihan online Anda.

Kesimpulan

Manual pelatihan online lebih dari sekadar melakukan latihan kotak centang.

Ini adalah kesempatan pelatihan dan pengembangan yang interaktif dan bernilai tambah bagi organisasi Anda untuk benar-benar mendorong peningkatan.

Menggunakan platform digital yang tepat dapat mengubah apa yang secara tradisional menjadi formalitas statis menjadi efektor dinamis dari peningkatan kinerja berkelanjutan untuk staf Anda.

WordPress dengan semua keunggulannya selaras dengan baik untuk membuat proses dokumentasi pelatihan Anda menjadi lebih efisien, kolaboratif, dan 10x lebih berdampak.

Baik penulis maupun pengguna berada dalam perjalanan yang memukau dengan kontrol digital terbaru yang ditempatkan di ujung jari mereka.

Secara keseluruhan, dengan beralih ke manual pelatihan online – organisasi Anda siap untuk pengembalian investasi yang solid.

Mengapa tidak membuat langkah Anda untuk membuat manual pelatihan online menggunakan WordPress hari ini?