Cara menghemat waktu dan menangani akuntansi dan inventaris WooCommerce dengan benar

Menurut sebuah studi Bank AS 2018, manajemen arus kas yang buruk dan pemahaman yang buruk tentang akuntansi dan keuangan adalah penghalang utama menuju kesuksesan bisnis.

Merasa seperti Anda mungkin menjadi bagian dari statistik ini? Artikel ini bertujuan untuk memperluas pengetahuan Anda dengan memberikan solusi yang dapat ditindaklanjuti untuk memahami, melacak, dan mengelola akuntansi bisnis Anda – tanpa menghabiskan lebih banyak waktu dari hari Anda.

WooCommerce memberi pemilik bisnis platform yang fantastis untuk menjual produk mereka, dan kemampuan penyesuaiannya memungkinkan Anda untuk mendukung dan mengotomatiskan proses bisnis Anda tidak seperti yang lain. Salah satu yang paling penting dari proses ini adalah akuntansi.

Di mana pun Anda berada atau apa yang Anda jual, manajemen pembukuan adalah bagian penting dari setiap startup atau situs eCommerce yang sedang berkembang. Platform akuntansi tidak hanya untuk tujuan pajak penghasilan tahunan; ini membantu melacak penjualan, catatan pelanggan, pengeluaran, dan vendor. Ini juga memantau margin pada produk yang Anda jual, kepada siapa Anda menjual, dan dari siapa Anda membeli.

Platform akuntansi memantau uang masuk dan keluar, dan dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat – seperti produk mana yang paling menguntungkan, dan bukan hanya berapa banyak yang Anda jual.

Saat ini, melacak pengumpulan pajak penjualan dan pengajuan untuk toko Anda sama pentingnya. Karena hubungan pajak penjualan menjadi lebih luas, penting untuk mengetahui berapa banyak pajak penjualan yang telah Anda kumpulkan, dan untuk mengajukan dan membayar jumlah ini dengan benar setiap bulan.

Selain itu, platform akuntansi dapat membantu mengawasi inventaris, sehingga Anda tahu apa yang tersedia dan kapan waktunya untuk memesan ulang. Semua ini membantu Anda menjalankan bisnis yang lebih efisien dan menguntungkan dengan mengetahui nomor Anda .

Bosan mengelola lembar Excel dan data yang terfragmentasi? Siap untuk mengendalikan akuntansi bisnis Anda? Jika demikian, baca terus.

Menggunakan platform akuntansi untuk toko WooCommerce Anda

Salah satu manfaat terbesar dari platform akuntansi? Memanfaatkan data bisnis untuk menyediakan kemampuan manajemen dan pelaporan yang memberi Anda:

• Gambaran yang lebih akurat tentang kesehatan bisnis Anda
  
• Kemampuan untuk membuat keputusan yang lebih tepat
  
• Alat untuk menskalakan bisnis Anda tanpa usaha tambahan
  

Masing-masing sama-sama berharga – Anda akan melihat di bawah ini bagaimana semuanya menjadi faktor dalam area yang bergantung pada akuntansi dalam bisnis Anda.

Harga pokok penjualan

Metrik penting untuk toko eCommerce adalah harga pokok penjualan (COGS) . Jika bisnis Anda berbasis produk, inventaris kemungkinan merupakan pengeluaran terbesar Anda.

Namun, tanpa COGS yang akurat — mengetahui bahwa Anda menjual 10 widget seharga $ 500, misalnya — Anda tidak dapat membuat keputusan yang dapat ditindaklanjuti. Jika Anda tahu bahwa COGS Anda adalah $20 untuk masing-masing dari 10 widget tersebut, Anda dapat merencanakan berapa banyak yang harus dipesan ulang, berapa laba bersih Anda, dan bagaimana kontribusinya terhadap keseluruhan margin Anda.

Mengetahui pengeluaran Anda sangat penting untuk perencanaan bisnis yang efektif: Ini memungkinkan Anda untuk memahami biaya dan perkiraan, rencana, dan anggaran yang sesuai. Margin Anda menentukan profitabilitas Anda, dan tidak ada cara untuk mengetahui margin ini kecuali Anda mengetahui biaya Anda.

Platform akuntansi melakukan ini tanpa kerja manual terus-menerus. Saat Anda mencatat berapa banyak produk yang dibeli dan berapa harganya, platform akuntansi akan secara akurat menunjukkan berapa banyak yang tersedia. Saat Anda menjual produk ini, Anda akan melihatnya tercermin dalam inventaris yang tersedia dan dapat menentukan keuntungan sebenarnya yang diperoleh setelah biaya terkait produk.

Selain manfaat perencanaan bisnis dan analisis keuntungan mengetahui HPP Anda, ada juga manfaat pajak. Pajak dihitung berdasarkan laba kotor, yaitu pendapatan dikurangi biaya. Memantau semua biaya memastikan penghasilan kena pajak akhir yang akurat!

Pelaporan Laba/Rugi yang Akurat

Untung dan rugi adalah dua indikator penting kesehatan bisnis. Ada banyak cara untuk menyimpan catatan keseluruhan pendapatan dan pengeluaran umum Anda. Saat dilacak dalam platform akuntansi, data ini dapat digunakan untuk membuat keputusan dan melihat pola dan riwayat yang tidak dapat diakses dalam spreadsheet manual.

Misalnya, bagaimana enam bulan terakhir pemasaran Anda sesuai dengan penjualan produk margin tertinggi dan terendah Anda? Apakah Anda mendedikasikan sumber daya dan tenaga kerja untuk produk yang menghasilkan pendapatan tinggi tetapi margin rendah? Apakah HPP meningkat dari waktu ke waktu, dan dapatkah dikurangi dengan membeli jumlah yang berbeda pada periode yang berbeda?

Melacak pendapatan dan pengeluaran melalui platform akuntansi Anda memungkinkan Anda menggambar laporan yang akurat. Pencatatan penjualan dan pengeluaran secara akurat memerlukan entri data yang tepat dan lengkap – banyak platform akuntansi secara otomatis mengambil data ini dan bahkan dapat terhubung ke kartu kredit atau rekening bank Anda untuk mengimpor informasi ini.

Baca terus untuk mengetahui bagaimana Anda dapat mengotomatiskan jenis perekaman data ini.

Pelacakan Inventaris dan Margin

WooCommerce memberi Anda kemampuan untuk melacak inventaris secara asli untuk tujuan penjualan, memungkinkan Anda untuk menawarkan sejumlah produk tertentu kepada pelanggan tanpa overselling atau underselling.

Platform akuntansi memberikan keuntungan pelacakan inventaris yang berbeda. Khususnya, lebih mudah — dan lebih efisien — untuk memasukkan, menyesuaikan, dan memperbarui jumlah stok Anda. Melakukan ini juga memperbarui area akuntansi terkait, seperti akun Aset Inventaris dan HPP Anda.

Misalnya: Anda dapat membuka platform akuntansi (seperti QuickBooks), memasukkan tagihan untuk 50 widget dari vendor Anda, dan tekan simpan. Anda kemudian akan memiliki catatan pembayaran vendor Anda, dan biaya untuk produk akan dicatat. QuickBooks akan meningkatkan inventaris Anda dengan benar sebesar 50, bersama dengan akun Aset Inventaris dan COGS terkait — semuanya dengan memasukkan satu tagihan.

Rekonsiliasi dan Laporan Bank

Salah satu alasan terbaik untuk menggunakan platform akuntansi adalah fakta bahwa platform tersebut menggabungkan semua pendapatan dan pengeluaran Anda, membantu dalam langkah terakhir yang penting untuk memastikan bahwa data yang Anda masukkan cocok dengan transaksi dunia nyata dan laporan bank dan kartu kredit. Ini disebut "mendamaikan."

Selain menangkap pendapatan atau pengeluaran yang tidak tercatat, rekonsiliasi membantu mengungkap transaksi tak terduga, terutama di bidang pencurian dan pengeluaran atau tagihan yang tidak sah.

Rekonsiliasi biasanya dilakukan secara bulanan atau triwulanan.

Menggunakan QuickBooks sebagai platform akuntansi untuk toko WooCommerce Anda

QuickBooks, tersedia online (berbasis cloud) atau di desktop, adalah pilihan populer di kalangan pengguna WooCommerce.

Dengan QuickBooks, Anda dapat melacak penjualan WooCommerce, pengeluaran, pelanggan dan vendor, keuntungan dan kerugian, harga pokok penjualan, inventaris, dan banyak lagi — tanpa menjadi seorang akuntan.

Dengan mengintegrasikannya ke dalam alur kerja harian atau mingguan Anda dan tidak memasukkan semua data di akhir tahun, Anda terus memantau dan mengelola kesehatan keuangan bisnis Anda.

Menggunakan platform akuntansi seperti QuickBooks secara teratur tidak memerlukan investasi waktu yang besar. Integrasi seperti QuickBooks Sync for WooCommerce oleh MyWorks dapat menyinkronkan semua data toko Anda, jadi pengaturannya sangat mudah – plus, Anda tidak perlu memasukkan data baru secara manual.

Setelah Anda memiliki akun QuickBooks aktif, ada beberapa langkah awal seperti memasukkan tanggal mulai perusahaan dan menghubungkan rekening bank Anda. Setelah selesai, Anda siap untuk melacak data akuntansi Anda! Ini dapat dilakukan secara manual atau otomatis.

Pengaturan manual

Anda harus terlebih dahulu membuat produk Anda di QuickBooks, memasukkan COGS dan informasi inventaris untuk setiap produk, lalu menetapkan akun pendapatan dan pengeluaran.

Selanjutnya, masukkan pesanan toko WooCommerce Anda. Ini dapat mencakup semua penjualan sebelumnya atau dimulai pada tanggal pilihan Anda; idealnya, Anda harus memilih titik awal dan memiliki semua penjualan untuk tahun fiskal bersama-sama. Pesanan dapat dimasukkan sebagai faktur – yang terbaik jika pelanggan tidak langsung membayar – atau tanda terima penjualan, yang sempurna jika Anda memproses pembayaran pada saat pembelian.

Setelah memasukkan pesanan WooCommerce Anda, Anda akan dapat menarik laporan akuntansi untuk mengevaluasi kesehatan keuangan toko Anda, terus menggunakan QuickBooks untuk melacak vendor dan pengeluaran berkelanjutan.

Apakah Anda memiliki terlalu banyak produk dan pesanan di WooCommerce untuk memasukkan data ini secara manual? Atau tidak punya waktu?

Berita bagus: Anda dapat mengintegrasikan WooCommerce dan QuickBooks untuk secara otomatis menyinkronkan semua data Anda sebelumnya dan data yang sedang berlangsung secara real time.

Pengaturan otomatis

Bergantung pada kebutuhan bisnis, anggaran, dan prioritas pribadi, Anda dapat memilih integrasi untuk membantu mengotomatiskan proses ini dan menghemat waktu.

Sementara mengelola data secara manual bisa tampak seperti solusi berbiaya rendah, investasi waktu yang diperlukan dapat menyebabkan biaya peluang yang lebih besar. Seperti halnya sistem bisnis baru, Anda harus mengevaluasi solusi yang tersedia dan memutuskan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan khusus Anda.

Ada lusinan proses sehari-hari yang sudah ada di piring Anda sebagai pemilik toko WooCommerce. Menambahkan tugas akuntansi manual seperti memasukkan pelanggan dan penjualan dengan tangan, menambah dan mengelola daftar produk, mencatat dan mengajukan pajak penjualan dengan benar, menambahkan setoran bank, merekonsiliasi akun Anda, dan menjaga tingkat inventaris tetap terkini membutuhkan banyak waktu.

Untungnya, akuntansi tidak perlu lagi menjadi tugas yang menghabiskan lebih banyak waktu. Integrasi dapat secara otomatis menjaga agar data akuntansi dan inventaris Anda tetap mutakhir. Sinkronisasi QuickBooks untuk WooCommerce oleh MyWorks adalah salah satu integrasi tersebut — dan Anda bahkan dapat memulai secara gratis.