Dokumentasi Internal: Semua yang Perlu Anda Ketahui (Tips dan Tutorial)

Apakah bisnis Anda memerlukan dokumentasi internal? Dan apa itu dokumentasi internal?

Meskipun Anda mungkin akrab dengan ide membuat dokumentasi untuk membantu pelanggan Anda mendapatkan nilai lebih dari produk atau layanan Anda, dokumentasi berkualitas tinggi juga dapat membantu bisnis dan karyawan Anda bekerja lebih baik.

Jenis dokumentasi yang menghadap ke dalam ini disebut dokumentasi internal dan Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas, melestarikan dan berbagi pengetahuan, dan banyak lagi.

Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang dokumentasi internal, termasuk yang berikut:

• Apa itu dokumentasi internal?
• Manfaat dokumentasi internal
• Praktik terbaik dokumentasi internal
• Cara membuat hub dokumentasi internal Anda sendiri

Apa itu Dokumentasi Internal?

Dokumentasi internal adalah kumpulan terstruktur dari prosedur, pengetahuan, praktik terbaik perusahaan Anda, dan sebagainya.

Selama masa hidup perusahaan Anda, perusahaan Anda akan mengumpulkan banyak pengetahuan dan keahlian. Dokumentasi internal membantu Anda menyimpan semua pengetahuan kolektif ini dalam satu hub yang mudah diakses.

Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas, mencegah hilangnya pengetahuan, merekrut karyawan baru, dan banyak lagi.

Mari kita uraikan beberapa konsep kunci…

Dokumentasi Internal vs Eksternal

Dokumentasi internal dan eksternal keduanya melayani tujuan yang sama dari mendokumentasikan proses, menjelaskan bagaimana melakukan sesuatu, berbagi pengetahuan kunci, dan sebagainya.

Perbedaan utama adalah siapa target audiens untuk dokumentasi itu:

• Dokumentasi internal – audiens target adalah karyawan perusahaan Anda.
• Dokumentasi eksternal – audiens target adalah pengguna Anda, pelanggan, klien, dan sebagainya.

Pada dasarnya – pelanggan, atau orang luar pada umumnya, tidak boleh melihat dokumentasi internal Anda, tetapi karyawan Anda kemungkinan besar akan bergantung pada dokumentasi internal untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Berbagai Jenis Dokumentasi Internal

Kami telah menyentuhnya sedikit di atas, tetapi ada berbagai jenis dokumentasi internal, yang masing-masing ingin Anda sesuaikan dengan tujuan spesifiknya:

• Dokumentasi proses – Anda ingin mendokumentasikan cara melakukan tugas tertentu dengan benar. Ini dapat mencakup daftar periksa, tutorial, dan sebagainya. Misalnya, Anda mungkin memiliki artikel tentang "Cara membuat dokumentasi internal baru".
• Dokumentasi proyek – Anda ingin mendokumentasikan detail dan kemajuan setiap proyek. Ini dapat mencakup proposal, kasus bisnis, ringkasan rapat, jadwal waktu, dan sebagainya.
• Dokumentasi kebijakan/HR – Anda ingin mendokumentasikan kebijakan penting, seperti orientasi karyawan, kebijakan liburan, hari sakit, pelepasan karyawan, dan sebagainya.
• Dokumentasi tim – setiap tim dapat membuat dokumentasi internalnya sendiri untuk pengetahuan dan kebijakan khusus tim. Misalnya, tim konten Anda mungkin mendokumentasikan panduan gaya blog dan kebijakan untuk bekerja dengan poster tamu.
• Dokumentasi teknis – jika Anda memiliki tim pengembangan, mereka ingin membuat dokumentasi internal mereka sendiri yang menjelaskan apa yang terjadi dalam kode, panduan gaya, kebijakan pengujian QA, dan sebagainya.

Manfaat Dokumentasi Internal: Mengapa Perlu Upaya?

Membuat dokumentasi internal tidak diragukan lagi membutuhkan waktu ekstra vs "hanya mengayunkannya".

Jadi apa manfaat dari dokumentasi internal? Artinya, mengapa perlu menginvestasikan waktu dan upaya untuk membuat dokumentasi internal?

Berikut adalah beberapa manfaat dokumentasi internal terbesar:

• Promosikan berbagi pengetahuan – Anda dapat mendorong karyawan untuk berbagi pengetahuan. Terlebih lagi, karyawan dapat dengan mudah mengakses pengetahuan yang telah dibagikan oleh karyawan lain tanpa perlu berinteraksi langsung dengan orang yang membagikannya setiap kali.
• Tingkatkan produktivitas – dengan mendokumentasikan proses dan detail penting, Anda dapat memastikan bahwa karyawan tidak terjebak secara tidak perlu, yang meningkatkan produktivitas Anda secara keseluruhan.
• Gabungkan karyawan baru dengan lebih efisien – ketika seorang karyawan baru bergabung dengan perusahaan Anda, mereka akan dapat mengandalkan pengetahuan internal Anda yang terkumpul untuk segera mendapatkan informasi.
• Pertahankan pengetahuan – pada titik tertentu, karyawan kunci akan pergi, baik secara permanen atau karena liburan/sakit. Memiliki dokumentasi internal memastikan bahwa pengetahuan karyawan tersebut masih tersimpan dan dapat diakses bahkan ketika mereka telah tiada.

Praktik Terbaik untuk Membuat Dokumentasi Internal Berkualitas

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu dokumentasi internal dan mengapa itu penting, mari mulai beralih ke cara yang benar-benar dapat Anda lakukan untuk membuat hub dokumentasi internal Anda sendiri.

Kami akan mulai dengan beberapa praktik terbaik dokumentasi internal umum dan kemudian kami akan membahas proses teknis membuat hub Anda sendiri.

• Libatkan pemangku kepentingan utama – dokumentasi internal tidak boleh hanya menggunakan pendekatan top-down – penting untuk melibatkan karyawan kunci di setiap tingkat. Lagi pula, karyawan ini sering kali adalah orang-orang dengan pengetahuan "dalam parit" yang ingin Anda pertahankan. Anda juga mungkin ingin menunjuk karyawan tertentu sebagai kurator konten sehingga ada pembuat keputusan yang jelas.
• Gunakan kembali semua dokumentasi yang ada – Anda tidak perlu membuat seluruh dokumentasi internal dari awal karena Anda mungkin sudah memiliki konten yang ada di berbagai tempat. Cobalah untuk menggunakan kembali konten itu menjadi satu hub pusat agar lebih mudah diakses.
• Permudah akses – berbicara tentang kemudahan akses, Anda ingin memastikan bahwa hub Anda mudah dijelajahi dan dicari. Gunakan kategori dan fitur seperti saran pencarian instan untuk membantu memandu karyawan ke konten yang relevan.
• Buat panduan gaya untuk konsistensi – jika semua dokumentasi Anda menggunakan format yang berbeda, akan sulit bagi orang untuk mendapatkan nilai darinya. Untuk menghindari ini, buat panduan gaya di muka dan ikuti itu untuk setiap konten.
• Sertakan gambar, video, dan GIF – jangan hanya mengandalkan teks – termasuk gambar, video, dan media lain seperti GIF dapat membuat konten Anda lebih bermanfaat. Misalnya, saat mendokumentasikan proses tertentu, Anda dapat menyertakan gambar atau video yang mendokumentasikan proses tersebut.
• Hindari dokumentasi yang berlebihan – walaupun ada banyak manfaat dari dokumentasi internal, dokumentasi yang berlebihan juga dapat menyebabkan frustrasi dan mengganggu karyawan Anda. Sangat penting untuk mencapai keseimbangan antara mendokumentasikan detail penting dan membebani karyawan dengan pekerjaan yang sibuk.
• Selalu perbarui semuanya – proses dan pengetahuan kelembagaan Anda akan berubah seiring waktu, jadi penting untuk memperbarui dokumentasi internal Anda untuk mengikuti perubahan tersebut. Sekali lagi, akan sangat membantu untuk menunjuk karyawan sebagai pemangku kepentingan yang bertanggung jawab untuk memperbarui dokumentasi internal Anda dari waktu ke waktu.
• Mintalah umpan balik dari karyawan – ingatlah bahwa dokumentasi internal Anda ada untuk membuat hidup karyawan lebih mudah. Jangan takut untuk meminta umpan balik dari karyawan karena mereka mungkin memiliki beberapa ide bagus untuk meningkatkan pengetahuan internal Anda.

Cara Membuat Hub Dokumentasi Internal Anda

Sekarang untuk pertanyaan terakhir – bagaimana Anda benar-benar membuat hub di mana semua karyawan Anda dapat mengakses sumber daya dokumentasi internal Anda?

Nah, Anda memiliki tiga opsi utama dalam hal perangkat lunak basis pengetahuan:

• Gunakan perangkat lunak sumber terbuka seperti WordPress dan HeroThemes.
• Gunakan alat SaaS.
• Kodekan solusi Anda sendiri.

Meskipun kami mungkin sedikit bias, kami pikir pendekatan sumber terbuka dengan WordPress sangat masuk akal karena beberapa alasan:

• Anda memiliki kepemilikan dan kendali penuh atas dokumentasi Anda . Dokumentasi Anda mungkin berisi informasi sensitif yang tidak ingin Anda simpan di server orang lain (seperti alat SaaS). Dengan WordPress, Anda dapat menyimpan semua data dan informasi Anda di server Anda sendiri.
• Ini masih sangat sederhana . Jika Anda menggunakan plugin WordPress seperti Heroic Knowledge Base, Anda dapat memulai dan menjalankannya dalam waktu yang sangat singkat, yang kemungkinan tidak akan terjadi jika Anda mengembangkan solusi Anda sendiri.
• Ini hemat biaya . Pendekatan WordPress umumnya jauh lebih murah daripada alat SaaS. Diamortisasi selama setahun, Anda biasanya akan membayar kurang dari $15 per bulan untuk artikel tak terbatas dan pengguna tak terbatas.

Berikut cara membuat hub dokumentasi internal menggunakan WordPress dan plugin Heroic Knowledge Base.

1. Siapkan Instalasi WordPress

Untuk memulai, Anda ingin membuat instalasi WordPress baru untuk bertindak sebagai pusat pengetahuan internal Anda.

Anda memiliki dua opsi untuk menginstal WordPress:

1. Anda dapat membuat situs intranet yang hanya dapat diakses dari jaringan lokal perusahaan Anda. Kami memiliki panduan untuk menyiapkan situs intranet WordPress.
2. Anda dapat membuat situs WordPress publik yang dapat diakses dari mana saja, tetapi membatasi akses menggunakan kata sandi dan/atau akun pengguna untuk karyawan. Ada banyak plugin yang memungkinkan Anda membuat akun pengguna atau hanya membatasi seluruh situs dengan satu kata sandi yang dapat Anda bagikan dengan karyawan.

Karena popularitas kerja jarak jauh akhir-akhir ini, Anda mungkin ingin menggunakan pendekatan kedua sehingga karyawan dapat mengakses dokumentasi internal bahkan ketika mereka tidak berada di kantor.

2. Instal Basis Pengetahuan Heroik

Setelah Anda menginstal WordPress, Anda dapat menambahkan plugin Heroic Knowledge Base untuk mengubahnya menjadi hub dokumentasi internal.

Basis Pengetahuan Heroik adalah plugin WordPress yang menambahkan fungsionalitas basis pengetahuan penuh ke WordPress. Ini mencakup sejumlah fitur untuk membuat hub dokumentasi internal Anda sukses:

• Saran pencarian instan untuk memandu karyawan ke konten yang relevan.
• Kategori tak terbatas untuk mengatur konten berdasarkan topik, departemen, dll.
• Alat umpan balik bawaan sehingga karyawan dapat memberikan umpan balik tentang artikel.
• Pembuatan versi dan manajemen revisi yang mudah melalui sistem pembuatan versi bawaan WordPress. Ini bagus untuk melihat bagaimana artikel telah berubah dari waktu ke waktu (dan mengembalikan perubahan jika diperlukan).
• Analitik bawaan untuk melihat konten apa yang paling diminati karyawan. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk menyempurnakan dan mengoptimalkan dokumentasi Anda.
• Widget asisten bantuan menyediakan cara mudah lain bagi karyawan untuk menemukan dokumentasi yang relevan.

Setelah Anda membeli Heroic Knowledge Base, Anda dapat menginstalnya seperti plugin WordPress lainnya. Anda kemudian akan mendapatkan area pengaturan yang mudah digunakan di mana Anda dapat mengonfigurasi segala sesuatu tentang basis pengetahuan dokumentasi internal Anda:

Atau, Anda juga dapat menggunakan tema KnowAll, yang menangani desain hub dokumentasi Anda sambil juga membangun semua fitur dari plugin Heroic Knowledge Base.

3. Tambahkan Artikel Dokumentasi Anda

Setelah menginstal plugin Heroic Knowledge Base, Anda siap untuk mulai menambahkan konten internal Anda.

Dengan Basis Pengetahuan Heroik, Anda dapat melakukan ini menggunakan editor blok WordPress yang fleksibel.

Basis Pengetahuan Heroik juga menambahkan beberapa blok khusus untuk membantu Anda menyempurnakan dokumentasi Anda. Misalnya, Anda dapat dengan mudah menambahkan info atau peringatan untuk menyoroti informasi atau masalah utama yang harus dihindari:

Anda juga dapat menambahkan kategori tak terbatas untuk mengatur konten Anda.

Untuk mengubah urutan artikel dan/atau kategori, Anda akan mendapatkan antarmuka drag-and-drop khusus. Anda dapat mengaksesnya dengan membuka Heroic KB → Article Ordering atau Heroic KB → Category Ordering :

Ciptakan Basis Pengetahuan Internal Anda Sekarang

Meskipun membuat dokumentasi internal memang membutuhkan komitmen untuk menginvestasikan waktu dalam membuat konten, investasi itu akan terbayar ketika Anda dapat mempertahankan dan berbagi pengetahuan, meningkatkan produktivitas, dan lebih efisien dalam merekrut karyawan baru.

Untuk cara termudah menyiapkan hub dokumentasi internal Anda, Anda dapat menggunakan perangkat lunak WordPress open-source dan plugin Heroic Knowledge Base.

Dengan menggunakan WordPress dan Heroic Knowledge Base, Anda akan mendapatkan manfaat sebagai berikut:

• Kepemilikan dan kendali penuh atas data perusahaan Anda karena semuanya tetap berada di server Anda.
• Biaya lebih rendah karena Anda membayar satu biaya tetap rendah untuk penggunaan tak terbatas.
• Kesederhanaan karena Heroic Knowledge Base menawarkan semua fitur yang Anda butuhkan, yang menghilangkan kebutuhan untuk membuat kode solusi kustom dari awal.

Siapkan hub konten internal Anda hari ini dan Anda akan mendapatkan manfaat dalam waktu singkat.