Intranet vs. Extranet: Apa Bedanya?

Anda di sini mempertanyakan Intranet vs. Extranet. Apa sebenarnya perbedaannya?

Mungkin Anda baru saja mendengar istilah "intranet" dan "ekstranet" dan ingin tahu lebih banyak tentangnya. Atau Anda seorang teknisi IT yang setiap hari ditanya tentang ekstranet dan intranet dan ingin sumber belajar untuk mengarahkan orang-orang yang tertarik.

Dalam kedua kasus tersebut, kami di sini untuk membantu menjelaskan perbedaan antara intranet dan ekstranet, membedakan kegunaannya, dan bahkan menawarkan beberapa strategi untuk menyiapkan dan memelihara jaringan eksternal Anda dengan aman.

Sebelum kita masuk ke semua itu, mari kita pahami sedikit lebih banyak tentang internet.

Apa Sebenarnya Internet Itu?

Itu ada di komputer, telepon, lemari es, dan bahkan di beberapa perangkat medis kita. Anda sedang membaca artikel ini di internet sekarang! Internet adalah web global dari server yang saling berhubungan, komputer pribadi, dan perangkat yang (relatif) dapat diakses oleh siapa saja.

Namun, banyak orang tidak mengalami intranet atau ekstranet dalam kehidupan sehari-hari mereka. Atau, jika mereka melakukannya, mereka mungkin tidak menyadari bahwa mereka sedang menggunakannya. Jika Anda memahami cara kerja internet, mengetahui fungsi ekstranet dan intranet tidak akan sulit.

Apa Itu Intranet?

Intranet pada dasarnya mirip dengan internet: ini adalah jaringan komputer yang terhubung. Anda dapat berbagi data, pesan, dan file di berbagai platform di intranet.

Tujuan utama intranet adalah agar karyawan dan rekan kerja dapat berkomunikasi dengan cepat dan aman. Namun, intranet lebih aman, eksklusif, dan lokal. Hanya sekelompok orang tertentu di dalam bisnis atau organisasi yang dapat mengakses jaringan intranet. File di intranet dapat diakses dan diubah oleh personel terkait di perusahaan. Ini menciptakan platform yang solid untuk kolaborasi antar karyawan sambil menjaga dokumen dari internet yang lebih luas.

Sekarang, sebagian besar layanan cloud saat ini memenuhi banyak fungsi kolaboratif tersebut. Namun, keamanan data Anda yang disimpan di server pihak ketiga (seperti server cloud) akan selalu disertai dengan risiko keamanan.

Contoh Penggunaan Intranet

Intranet terutama menghubungkan rekan kerja di jaringan terbatas untuk berbagi sumber daya.

Intranet SDM

Intranet SDM menyimpan semua dokumentasi karyawan dalam satu jaringan tertutup. Dokumen terkait perekrutan dan pemutusan hubungan kerja, formulir asuransi, formulir PTO, dan informasi rahasia lainnya dapat disimpan dengan aman dan diakses dengan mudah. SDM dan karyawan mungkin memiliki akses ke intranet ini. Misalnya, perusahaan dapat memberdayakan karyawan untuk mengunduh, mengisi, dan menyerahkan formulir PTO dan asuransi mereka tanpa SDM.

Intranet Sekolah

Intranet sekolah dapat menghubungkan siswa dengan guru atau guru satu sama lain. Siswa dapat memeriksa tanggal dan instruksi tugas, acara sekolah, dan nilai. Mereka juga dapat menggunakan jaringan untuk menyerahkan esai, makalah, dan tugas kelas. Selain itu, mengizinkan siswa mengakses intranet sekolah akan mendorong kolaborasi dalam proyek, yang sangat penting bagi siswa jarak jauh yang mengambil kursus online.

Di sisi lain, guru dapat mengakses kalender sekolah dan distrik, berbagi sumber pengajaran, menyerahkan laporan atau lembar kehadiran, membuat buku catatan dan folder per kelas, dan banyak lagi.

Sekolah-sekolah ini menggunakan plugin Intranet WPg untuk WordPress.

Intranet Perusahaan

Intranet perusahaan, tentu saja, memungkinkan rekan kerja berbagi, mengakses, dan menyimpan file. File kerja, gambar, kalender, video, spreadsheet, detail klien, formulir pesanan, dan anggaran adalah beberapa file yang dibagikan di dalam organisasi perusahaan. Menyimpan ini di jaringan intranet memungkinkan perusahaan untuk membatasi akses ke file berdasarkan otoritas dan fungsi.

Organisasi juga dapat menyimpan sumber daya pengetahuan perusahaan seperti materi pelatihan, praktik terbaik, aturan berpakaian, penelusuran proses di jaringan intranet. Ini dapat dibaca oleh karyawan baru dan diperluas oleh karyawan senior.

Perusahaan manufaktur

Perusahaan manufaktur perlu mengelola banyak bagian dari rantai pasokan mereka. Terkadang pemasok atau vendor terlibat pada berbagai tahap proses manufaktur. Melalui intranet, proses berbagi informasi dan berkolaborasi dengan mitra disederhanakan.

Perusahaan Real Estat, Akuntan, dan Firma Hukum

Pengaturan bisnis semacam itu memiliki jumlah transfer data yang tinggi antara klien dan bisnis. Karena data ini perlu disimpan dengan aman dan didokumentasikan untuk dinilai secara teratur, real estat, akuntan, dan firma hukum dapat mengambil manfaat dari jaringan yang aman dan tertutup.

Cara Mengatur Intranet

Pertama, Anda perlu menentukan faktor kunci seperti:

• Fungsi dan tujuan intranet
• Orang-orang yang akan menggunakannya
• Ukuran intranet
• Jenis database dan dokumen ditampilkan
• Akses untuk membuat, menerbitkan, dan mengelola konten di jaringan

Setelah Anda memutuskan dasar-dasarnya, Anda dapat mengetahui sisanya saat Anda mengatur intranet. Untuk melakukannya, Anda memiliki tiga opsi berikut:

1. Instal Perangkat Lunak Intranet Ke Server Anda

Merancang intranet akan mengharuskan Anda membuat jaringan area lokal terlebih dahulu. Ini melibatkan menghubungkan semua perangkat di kantor atau organisasi Anda.

Langkah selanjutnya mengharuskan Anda untuk menginstal perangkat lunak server intranet. Aplikasi server populer termasuk Microsoft IIS, Apache Tomcat, dan Oracle WebLogic. Anda juga dapat memilih pengembang web atau melakukan outsourcing pekerjaan untuk membuat intranet Anda. Ada opsi lain yang mengharuskan Anda membuat kode perangkat lunak server web. Namun, itu sudah ketinggalan zaman dan memakan waktu.

Dalam metode pengaturan ini, perangkat keras dan perangkat lunak server dilindungi oleh perangkat keras dan perangkat lunak firewall, yang menghubungkan intranet dari internet lainnya yang lebih besar.

Kelemahan utama dari pengaturan tersebut adalah kerumitan mengelola server intranet. Dari instalasi dan konfigurasi hingga keamanan dan pembaruan, Anda harus menangani semuanya sendiri. Tentu saja, Anda dapat mengatur tim TI internal atau melakukan outsourcing tugas, tetapi itu masih akan menghabiskan banyak uang.

2. Gunakan Layanan Hosting Berbasis Cloud

Atau, Anda dapat membayar layanan hosting online untuk meng-host server intranet Anda. Tidak seperti perangkat lunak intranet perusahaan, layanan hosting tidak mengharuskan Anda untuk memelihara, mengatur, atau memperbarui intranet. Sebagai gantinya, yang perlu dilakukan perusahaan Anda hanyalah membayar biaya berlangganan dan mendapatkan akses ke semua fitur yang disediakan oleh layanan hosting.

Ini lebih murah dan lebih hemat biaya dalam jangka panjang untuk perusahaan dengan lebih sedikit operasi dan tenaga kerja kecil. Ini juga merupakan alternatif yang sangat baik bagi perusahaan yang ingin meningkatkan proses di kantor mereka untuk mendukung pekerjaan jarak jauh.

Dropbox, Google Drive, dan Microsoft OneDrive telah menjadi populer untuk berbagi data dalam suatu organisasi. Sebaliknya, layanan messenger seperti Skype for Business dan Slack telah mengambil alih sebagian besar tugas komunikasi intra-organisasi.

3. Bangun Intranet Dari Awal

Membangun intranet dari awal bukanlah pilihan bagi semua perusahaan. Membutuhkan banyak waktu, biasanya berbulan-bulan, sumber daya TI internal, dan anggaran yang besar. Namun, pengaturan seperti itu mungkin merupakan solusi yang sangat baik ketika Anda menjalankan organisasi besar. Ini juga ideal ketika Anda memiliki kebutuhan khusus dari server komunikasi internal Anda.

Manfaat Intranet

• Kemudahan kolaborasi
• Meningkatkan keterlibatan karyawan
• Memudahkan dalam membuat pengumuman atau menyebarkan informasi dari atasan kepada seluruh karyawan
• Akses jarak jauh melalui penyimpanan cloud
• Peningkatan akurasi dan konsistensi dalam mengakses dan menyampaikan informasi
• Integrasi email untuk mendistribusikan informasi dengan cepat
• Peningkatan kualitas kerja
• Proses administrasi otomatis seperti cuti sakit, waktu liburan, tinjauan kinerja, dan penilaian
• Komunikasi internal yang ditingkatkan
• Mengurangi waktu henti dalam mencari file dan data yang disimpan secara fisik
• Manajemen konten yang cepat dan efisien
• Hemat biaya

Kekurangan Intranet

• Menyiapkan jaringan intranet memakan waktu
• Mereka bisa terlalu rumit dan sulit bagi karyawan untuk menavigasi sendiri
• Kelebihan data
• Tidak ada cara untuk mengukur seberapa efektif komunikasi dalam organisasi

Apa Itu Ekstranet?

Pikirkan ekstranet sebagai hibrida—menggabungkan sifat tertutup intranet dengan koneksi luar internet. Pada dasarnya, ekstranet menghubungkan pelanggan, vendor, mitra, dan pemasok ke bisnis di jaringan pribadi yang terpisah.

Ini menggunakan protokol dan konektivitas yang sama seperti internet normal tetapi hanya dapat diakses oleh pihak yang melakukan bisnis dengan organisasi. Extranet adalah perpanjangan aman dari proses bisnis internal kepada pihak luar yang dipilih. Berdasarkan tugas, peran, fungsi, dan tujuannya, pihak luar hanya dapat mengakses bagian tertentu dari ekstranet. Misalnya, jika halaman web adalah taman umum, ekstranet akan menjadi country club pribadi.

Contoh Jaringan Extranet

Portal Perawatan Kesehatan

Portal perawatan kesehatan memungkinkan dokter, pasien, dan penyedia layanan kesehatan untuk berbagi informasi yang sangat pribadi dengan aman. Pasien dapat membuat janji, mengakses catatan kesehatan, dan berkomunikasi dengan dokter mereka melalui pesan teks atau konferensi video.

Sekolah, Kolese dan Institusi Pendidikan

Hampir semua sekolah, terutama perguruan tinggi, memiliki ekstranet saat ini. Guru dapat memposting silabus dan tugas mereka, yang dapat diakses siswa melalui portal pribadi. Siswa dapat mendaftar untuk kelas, mendapatkan transkrip mereka, dan membuat janji dengan konselor dari komputer atau ponsel mereka. Mereka juga dapat membayar uang sekolah dan biaya parkir melalui jaringan ekstranet.

Perusahaan Ritel

Perusahaan ritel sering menggunakan ekstranet yang dapat dihubungkan oleh mitra dan pemasok mereka. Ekstranet ini biasanya digunakan untuk memesan inventaris, melacak pengiriman, memantau logistik, dan melakukan pembelian B2B jenis lain. Baik perusahaan hosting maupun mitra dapat memanggil tanda terima, manifes, harga, dan data lainnya tanpa meminta pihak lain. Waralaba sering menggunakan ekstranet untuk tujuan yang sama, dengan manfaat tambahan untuk menggabungkan semua pelatihan dan prosedur waralaba standar di satu tempat untuk semua lokasi waralaba.

Terakhir, ekstranet sangat bagus untuk tim jarak jauh yang mencoba berkomunikasi dan berkolaborasi dalam proyek.

Cara Mengatur Ekstranet

Ekstranet tidak sepenuhnya berbeda dari intranet, jadi pengaturannya sangat mirip.

Anda dapat menghostingnya di server lokal, sama seperti intranet, tetapi firewall harus dikonfigurasi untuk mengizinkan pengguna yang disetujui untuk masuk. Anda dapat melakukannya melalui rentang IP yang disetujui atau melalui akun resmi. Firewall rentang IP akan berguna untuk perusahaan dengan pengguna statis.

Fitur lain yang perlu dipertimbangkan saat menyiapkan server ekstranet adalah keamanan. Anda perlu menentukan jenis akses, tindakan kerahasiaan, dan kolaborasi yang diperlukan untuk organisasi Anda. Merancang jaringan dengan pemikiran ini akan membantu Anda meningkatkan jumlah mitra yang menggunakan jaringan Anda.

Sama seperti intranet, ada solusi perangkat lunak ekstranet — untuk server atau cloud — yang membuatnya lebih mudah disiapkan. Misalnya, Blink membuat perangkat lunak ekstranet untuk portal karyawan, fungsi ekstranet yang umum. Kahootz dan Workzone juga memungkinkan Anda mengatur dan menyesuaikan ekstranet Anda.

Airtable, Quip, Dropbox, dan Google Drive (antara lain) juga berfungsi dengan baik sebagai platform kolaborasi. Anda dapat menggunakan ini untuk berbagi file dan spreadsheet di cloud dengan pihak luar dan mitra.

Anda bahkan dapat membuat ekstranet melalui WordPress.

Manfaat Ekstranet

• Memungkinkan kolaborasi yang mudah dan cepat dengan banyak mitra atau pemangku kepentingan
• Akses jarak jauh 24/7 ke informasi bisnis
• Aman dan efisien
• Hubungan bisnis yang lebih baik
• Layanan pelanggan yang tepat waktu dan akurat
• Bagikan pembaruan dan berita perusahaan dengan mitra eksternal secara instan
• Proses penyimpanan, pemesanan, pelacakan, dan pengelolaan inventaris yang lebih cepat dan lebih kuat
• Antarmuka tunggal menghilangkan kerumitan menggunakan banyak jalur untuk proses internal
• Kurangi kerumitan berbagi informasi dengan kontrol multi-akses

Kekurangan Extranet

• Lebih mudah bagi peretas untuk mencegat data yang dibagikan secara eksternal
• Kurangnya kontak pribadi yang membangun kepercayaan dan loyalitas pelanggan terhadap bisnis
• Risiko keamanan lebih tinggi jika terjadi serangan karena data klien yang sensitif dibagikan di jaringan ini
• Extranet membutuhkan pemeliharaan dan pembaruan yang konstan agar tetap relevan
• Sulit untuk mendidik klien tentang fungsionalitas jaringan dan membuat mereka aktif

Intranet vs. Extranet: Mana yang Lebih Baik?

Intranet lebih baik untuk perusahaan yang ingin:

• Hanya jaringan komunikasi internal yang aman dan terbatas
• Untuk menyederhanakan berbagi sumber daya, kolaborasi tempat kerja, dan akses ke informasi

Extranet sangat ideal untuk perusahaan yang ingin:

• Untuk memperluas jaringan komunikasi internal terbatas untuk memilih orang luar
• Untuk menyederhanakan akses ke data dalam suatu organisasi
• Jaringan tunggal untuk mengelola dan berbagi konten secara internal tetapi juga membuatnya tersedia untuk mitra resmi

Pikiran Akhir

Pada akhirnya, intranet dan ekstranet adalah konsep yang sama — jaringan pribadi yang hanya dapat digunakan oleh beberapa orang terpilih. Mereka umumnya untuk pekerjaan atau bisnis, sampai batas tertentu, dan memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan berbagi file dan informasi.

Apakah Anda memerlukan intranet atau ekstranet bergantung pada siapa yang akan mengaksesnya — sekelompok orang di organisasi Anda atau beberapa organisasi atau pihak.