Bagaimana cara mengeluarkan, mengirim email, dan mencetak faktur proforma WooCommerce?

Faktur penjualan di WooCommerce hanyalah sebuah dokumen yang menyatakan ketentuan penjualan antara dua pihak. Faktur proforma WooCommerce juga merupakan salah satu dokumen yang berisi banyak informasi serupa, tetapi tidak dapat digunakan secara bergantian dengan faktur biasa. Sederhananya, faktur dapat terdiri dari beberapa jenis dan faktur proforma WooCommerce adalah salah satunya.

Faktur proforma WooCommerce sering bertindak sebagai dokumen perjanjian antara pembeli dan penjual. Faktur proforma menguraikan persyaratan yang disepakati termasuk, namun tidak terbatas pada, perkiraan tanggal pengiriman, harga, kuantitas, dan lainnya.

WooCommerce tidak menawarkan mekanisme default untuk membuat faktur proforma. Namun, pengembang WooCommerce pihak ketiga seperti WebToffee telah menawarkan solusi (plugin) untuk membantu Anda menyiapkan faktur proforma. Kami melihat untuk melihat secara mendetail tentang menerbitkan faktur proforma WooCommerce dengan plugin faktur proforma WooCommerce WebToffee di artikel ini.

Faktur proforma WooCommerce adalah dokumen yang mengomunikasikan detail akhir pembelian yang telah disetujui oleh pembeli dan penjual. Tidak seperti faktur biasa, faktur proforma tidak mengikat secara hukum. Ini karena faktur proforma dapat berubah. Ketentuan penjualan mungkin berubah saat negosiasi pembelian terus berlanjut.

Selain itu, faktur proforma mungkin tidak memiliki nomor faktur karena perincian akhir penjualan tidak dikonfirmasi. Dokumen tersebut hanya memberikan gambaran sekilas tentang apa yang diharapkan dalam hal harga dan pengiriman.

Faktur proforma akan dikirim sebelum faktur ketika pukulan akhir pembelian belum dikonfirmasi. Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana, kapan, dan mengapa faktur proforma WooCommerce menggunakan artikel tertaut.

Faktur WooCommerce dan faktur proforma terlihat serupa di bagian dalam dan merupakan komponen penting dari perdagangan internasional, tetapi niatnya berbeda – mengapa dikirim?

Mari kita lihat baik-baik perbedaan ini sekarang.

Apa kebutuhannya : Faktur proforma memberi pembeli gambaran tentang apa yang diharapkan selama proses penjualan. Karena ini bukan faktur final, ini menyisakan ruang untuk negosiasi. Sedangkan faktur penjualan dikirimkan untuk meminta pembayaran atau sebagai bukti pembelian.

Kapan diterbitkan : Faktur proforma WooCommerce akan dibuat dan dikirim sebelum penjualan dikonfirmasi. Sedangkan invoice akan diterbitkan setelah pengiriman atau penyerahan barang.

Status hukum dokumen : Karena tidak ada tentang pembelian yang akan dikonfirmasi saat mengirimkan faktur proforma WooCommerce, itu tidak memiliki kedudukan hukum, dan pelanggan tidak berkewajiban untuk mendukungnya. Namun faktur akan dikirim setelah mengirimkan produk, sehingga dianggap sebagai catatan transaksi yang sah.

Bisakah itu digunakan untuk akuntansi : Faktur dapat digunakan untuk tujuan akuntansi sedangkan faktur proforma tidak boleh.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, Anda memerlukan plugin eksternal seperti faktur proforma untuk WooCommerce untuk mengeluarkan faktur proforma untuk pesanan Anda.

Plugin ini menawarkan dukungan out-of-box untuk faktur proforma. Artinya, dokumen akan dihasilkan secara otomatis mengikuti konfigurasi default plugin tanpa penyesuaian apa pun.

Perhatikan bahwa plugin faktur proforma berfungsi sebagai ekstensi dari faktur PDF WooCommerce gratis dan plugin slip pengepakan. Jadi pertama-tama Anda harus menginstal dan mengaktifkan kedua plugin di toko WordPress Anda untuk menghasilkan faktur proforma.

Untuk membuat atau mengeluarkan faktur proforma untuk pesanan WooCommerce, mari instal plugin terlebih dahulu.

1. Masuk ke konsol admin WordPress Anda dan arahkan ke Plugins > Add New .
2. Cari faktur PDF WooCommerce dan plugin slip pengepakan dan identifikasi plugin WebToffee.

3. Klik Instal Sekarang lalu Aktifkan sesuai dengan plugin ini.
4. Setelah aktivasi selesai, klik tombol Unggah Plugin yang terletak di bagian atas halaman.
5. Unggah file zip plugin faktur proforma WooCommerce yang diterima setelah membelinya.
6. Saat unggahan selesai, klik Instal Sekarang lalu Aktifkan Plugin .

Ini akan menambahkan kedua plugin ke konsol WordPress Anda. Faktur proforma akan dibuat secara otomatis mulai sekarang.

Namun, untuk sepenuhnya menyesuaikan waktu dan cara membuat faktur proforma, buka Faktur/Pengepakan > Faktur Proforma . Anda akan menemukan semua opsi untuk mempersonalisasi faktur Anda di sana. Lihat artikel ini tentang menyesuaikan faktur proforma WooCommerce untuk mengetahui lebih lanjut.

Faktur proforma yang dihasilkan di toko Anda dapat dikirim secara otomatis ke pelanggan Anda bersama dengan email status pesanan WooCommerce default. Untuk mengatur ini,

1. Buka Faktur/Pengepakan > Faktur Proforma > Umum .
2. Di bawah opsi Umum, pilih kapan membuat faktur proforma secara otomatis. Misalnya, jika Anda memilih Ditangguhkan, faktur proforma akan dibuat secara otomatis saat status pesanan berubah menjadi 'Ditangguhkan'
3. Sekarang centang kotak yang sesuai dengan Lampirkan PDF faktur di email pesanan . Ini mengotomatiskan proses melampirkan dokumen PDF faktur proforma WooCommerce ke email untuk status pesanan yang dipilih pada langkah sebelumnya. Misalnya, PDF proforma invoice akan dilampirkan ke email Order On hold.
4. Klik Perbarui Pengaturan untuk memperbarui perubahan yang dilakukan.

Faktur proforma yang dibuat untuk WooCommerce dapat dicetak oleh Anda, admin WordPress, atau pelanggan Anda.

Untuk mencetak faktur proforma sendiri,

1. Arahkan ke WooCommerce > Pesanan dan klik pesanan yang ingin Anda buatkan faktur proforma.
2. Di sisi kanan halaman, Anda akan melihat widget bernama Invoice/Packing .
3. Klik tombol cetak atau unduh yang sesuai dengan Faktur Proforma di sana.

Perhatikan bahwa faktur proforma dapat dibuat secara manual untuk pesanan semua status dengan cara ini.

Untuk memungkinkan pelanggan Anda mencetak faktur proforma,

1. Buka Faktur/Pengepakan > Faktur Proforma > tab Umum .
2. Centang kotak yang diperlukan sesuai dengan opsi Tampilkan tombol cetak faktur untuk pelanggan .
   • Akun saya – Halaman daftar pesanan : Menambahkan tombol cetak ke halaman Akun Saya > Pesanan pelanggan Anda.
   • Akun saya – Halaman detail pesanan : Menambahkan tombol cetak ke halaman detail pesanan untuk setiap pesanan.
   • Email pesanan : Menambahkan tombol cetak ke email status pesanan yang dilampirkan faktur proforma.
3. Klik Perbarui Pengaturan .

Beginilah tampilan tombol cetak pada halaman detail pesanan pelanggan.

Faktur proforma di WooCommerce menghadirkan transparansi pada proses pembelian dan membangun kepercayaan antara Anda dan pelanggan. Meskipun dokumen tersebut tidak mengikat secara hukum, menawarkan faktur proforma WooCommerce dapat memperlancar proses pengadaan data dan produk, bahkan selama transaksi internasional.

Anda dapat menyesuaikan, menerbitkan, mengirim email, dan mencetak faktur proforma WooCommerce Anda menggunakan plugin faktur proforma WebToffee. Plugin ini menawarkan berbagai fitur dan sepenuhnya kompatibel dengan plugin multibahasa seperti WPML. Integrasinya dengan add-on mPDF gratis untuk faktur WooCommerce menambahkan dukungan RTL dan Unicode ke platform.

Apakah artikel ini berguna? Jangan ragu untuk memberi tahu kami pendapat Anda tentang hal ini.