Apa itu basis pengetahuan: panduan definitif dengan manfaat, langkah, dan contoh

Informasi yang dimiliki staf Anda tentang pembeli, penawaran, dan operasi Anda adalah salah satu sumber daya bisnis Anda yang paling berharga.

Masalahnya, informasi ini tersebar di banyak tempat. Misalnya, pengetahuan tersumbat di email, pesan media sosial, percakapan forum, komentar, kasus dukungan, dan di benak perwakilan layanan pelanggan.

Jadi untuk menggunakan informasi ini dengan sebaik-baiknya, Anda harus menggabungkan informasi di perpustakaan atau platform pusat. Dan itu harus tersedia untuk orang yang membutuhkannya, apakah mereka adalah pelanggan Anda, karyawan, atau keduanya.

Solusinya? Sebuah basis pengetahuan. Faktanya, survei Forrester menemukan bahwa konsumen lebih menyukai basis pengetahuan daripada saluran swadaya lainnya. Dengan pemikiran tersebut, panduan ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana membangun dan menerapkannya dapat memungkinkan perusahaan Anda meningkatkan layanan pelanggan.

Bukan hanya itu. Ini juga akan meningkatkan produktivitas tim Anda, terlepas dari ukuran dan sektor bisnis Anda. Jadi mari kita mulai dengan memahami arti basis pengetahuan.

Apa itu basis pengetahuan?

Basis pengetahuan adalah kumpulan panduan, tutorial, dokumentasi, dan FAQ swadaya tentang produk, solusi, fungsi, atau keahlian perusahaan. Ini disusun sedemikian rupa sehingga pengguna dapat melihat dan menggunakan informasi dengan mudah.

Setiap organisasi bercita-cita untuk membuat informasi mudah ditemukan. Namun 60% karyawan mengatakan sulit mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Di situlah basis pengetahuan dapat membantu. Ini didefinisikan sebagai gudang pengetahuan digital swadaya mengenai penawaran, solusi, fungsi, atau subjek.

Tujuan utamanya adalah untuk menawarkan satu perpustakaan pengetahuan yang dapat dijangkau dan dikonsumsi oleh orang dan bisnis dengan mudah. Sebagai contoh:

• Nodored merampingkan dukungan pelanggan dengan basis pengetahuan eksternalnya
• Scribbr menggunakan basis pengetahuan internal untuk meningkatkan produktivitas karyawan
• Basis pengetahuan Agendrix membantu menskalakan dukungan dalam berbagai bahasa

Informasi dalam basis pengetahuan Anda dapat berasal dari hampir semua tempat. Pakar materi pelajaran di seluruh perusahaan berkontribusi pada pertumbuhannya.

Meskipun konten basis pengetahuan di seluruh organisasi berbeda tergantung pada banyak aspek, umumnya berisi detail seperti:

• Panduan dan video tutorial untuk membantu pelanggan mempelajari lebih lanjut tentang cara menggunakan produk tertentu.
• Dokumentasi bagi staf untuk meningkatkan pengetahuan mereka tentang produk dan solusi organisasi, bersama dengan operasi dan protokol dalamnya.
• Dokumentasi internal seperti Prosedur Operasi Standar (SOP), manual teknis, dan pedoman alur kerja yang membantu anggota tim dengan proyek tertentu.
• Pertanyaan yang sering diajukan (FAQ) tentang cara mulai menggunakan produk, memanfaatkan fungsionalitas tingkat lanjut, dan menangani kesulitan atau kekhawatiran yang sering terjadi.
• Dokumentasi sumber daya manusia seperti manual staf, kuesioner penilaian personel, lembar kerja orientasi, dan sebagainya.

Secara keseluruhan, basis pengetahuan adalah landasan untuk aktivitas manajemen pengetahuan (KM) Anda. Ini memungkinkan Anda memproduksi, mengatur, mendistribusikan, menggunakan, dan menangani informasi di seluruh organisasi dan sektor Anda.

Dua jenis basis pengetahuan

Basis pengetahuan dibuat untuk karyawan Anda, pembeli, atau terkadang untuk keduanya. Tujuan utama mereka adalah untuk membantu kelompok sasaran mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka tanpa keterlibatan perwakilan atau agen perusahaan. Dan mereka dapat diklasifikasikan menjadi dua bentuk:

Basis Pengetahuan Eksternal

Basis pengetahuan eksternal membantu pembeli Anda memahami semua yang ingin mereka pelajari tentang penawaran, perusahaan, dan industri Anda. Ini juga disebut basis pengetahuan layanan pelanggan atau perpustakaan swalayan.

Contoh kasus: basis pengetahuan eksternal Guardian Bikes. Perusahaan memproduksi sepeda anak-anak yang dikatakan sebagai sepeda paling tidak berbahaya untuk anak-anak.

Basis pengetahuan eksternal untuk bisnis Anda ini memudahkan untuk menemukan informasi yang mungkin dibutuhkan pelanggan saat ini atau calon pelanggan. Topiknya dapat mencakup pemesanan, ukuran, pengiriman, FAQ produk, dan lainnya untuk membantu mendukung pembeli.

Basis Pengetahuan Internal

Basis pengetahuan internal umumnya digunakan sebagai sarana bagi pekerja perusahaan untuk berinteraksi dan memberikan kebijaksanaan perusahaan dan data internal.

Misalnya, Meero memanfaatkan basis pengetahuan internalnya untuk mengoordinasikan staf dukungan pelanggannya saat berekspansi ke wilayah baru.

Kami akan berbicara tentang langkah-langkah untuk mengembangkan basis pengetahuan yang bermanfaat bagi pengguna akhir di bagian selanjutnya. Namun sebelum itu, mari kita bahas mengapa Anda harus menggunakannya.

Mengapa menggunakan basis pengetahuan?

Basis pengetahuan meningkatkan potensi merek Anda untuk menghasilkan, mengatur, mengawasi, dan mendistribusikan informasi dan menggunakannya secara maksimal.

Di era digital saat ini, individu mencari dan membutuhkan dokumentasi yang benar. Tetapi informasi tersebut harus mudah dinavigasi dan dikonsumsi. Menelepon, mengirimkan tiket dukungan, atau menulis pesan bukanlah pilihan pertama mereka.

Mereka membutuhkan solusi untuk masalah mereka segera. Faktanya, 35% pembeli percaya bahwa mereka seharusnya dapat memperbaiki masalah mereka sendiri, menurut laporan Emplifi.

Inilah alasan mengapa Anda harus memiliki basis pengetahuan yang luas dan mendalam untuk bisnis Anda. Dari definisi basis pengetahuan yang kita bahas di atas, Anda sudah memahami bahwa basis pengetahuan memungkinkan Anda berbagi solusi yang komprehensif dan cepat setiap saat dari database terpusat.

Plus, ini membantu meminimalkan pekerjaan yang diperlukan untuk mencari dan menelusuri informasi.

Bagaimana Anda memanfaatkan basis pengetahuan Anda bergantung pada bisnis dan target pasar Anda. Perusahaan memanfaatkan basis pengetahuan untuk berbagai tujuan. Dan mereka terus menemukan aplikasi baru hampir setiap hari.

Karena itu, di bawah ini adalah beberapa contoh bagaimana hal itu dapat bermanfaat bagi departemen yang berbeda:

• TI: Mempermudah untuk memperbaiki masalah, merekrut karyawan baru, memberikan pelatihan, dan menjawab pertanyaan dukungan dasar.
• SDM: Sangat baik untuk semua hal mulai dari bergabung dan pelatihan internal hingga berbagi pedoman organisasi dan jadwal kompensasi.
• Hukum: Membantu masalah hak cipta, lisensi, pedoman, perjanjian, dan prosedur persetujuan tambahan.

Selain itu, Anda dapat memodifikasi dan mengelola basis pengetahuan Anda sesering mungkin untuk memastikan bahwa semua informasi masih benar dan berguna. Artinya, ini juga dapat membantu meningkatkan kegunaan konten yang ada.

Mari jelajahi semua ini lebih jauh dengan menekankan semua keuntungan yang ditawarkan basis pengetahuan kepada prospek dan anggota tim Anda.

Apa manfaat basis pengetahuan?

Basis pengetahuan yang kuat memungkinkan perusahaan Anda memberikan jawaban dengan cepat. Manfaatnya termasuk meningkatkan kepuasan pengguna, menghemat biaya onboarding, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan kolaborasi dan komunikasi.

Dari apa yang kita diskusikan tentang apa itu basis pengetahuan dan mengapa menggunakannya, Anda mungkin sudah membayangkan manfaat intinya. Tapi mari kita lihat kelebihannya lebih detail.

Tingkatkan kepuasan pengguna

Lebih dari 69% pelanggan suka menyelesaikan masalah mereka sendiri. Dan 63% sebagian besar memulai dengan melihat jaminan digital bisnis sebelum menghubungi layanan pelanggan melalui ponsel, email, atau media sosial.

Basis pengetahuan yang terstruktur dengan baik dan intuitif secara efektif memungkinkan pembeli untuk mencari informasi yang mereka butuhkan dengan nyaman, bukan dari perusahaan.

Mereka tidak perlu mengajukan permintaan dukungan lagi dan lagi, tetap terhubung ke agen layanan gratis, atau melalui kerumitan lainnya. Ini memiliki potensi untuk secara signifikan meningkatkan pengalaman mereka dengan bisnis.

Konsistensi dalam pelayanan

Karena basis pengetahuan didefinisikan sebagai satu sumber dari semua pengetahuan, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap anggota staf menggunakan data yang terbaru dan benar. Hal ini dapat meningkatkan kinerja karyawan secara umum.

Setiap orang di perusahaan Anda akan merujuk pada seperangkat pedoman seragam yang ada di basis pengetahuan internal Anda. Apa pun tim atau departemen Anda (pemasaran, SDM, dan sebagainya), Anda akan mendapatkan detail yang persis sama. Ini adalah manfaat penting dari membangun basis pengetahuan untuk bisnis. Ini meminimalkan ketidakpastian dan memungkinkan departemen untuk bekerja dengan andal.

Resolusi lebih cepat

Beri saya jempol jika Anda suka menunggu perwakilan penjualan, meja bantuan, atau agen dukungan pelanggan yang sibuk membantu orang yang menghubungi mereka terlebih dahulu.

Ya, tidak berpikir begitu!

Anda tidak sendirian. Menurut studi tahun 2021 oleh Freshworks, 52% pembeli mengharapkan solusi cepat, dan 80% menginginkan balasan lebih cepat dari bisnis.

Di era berkecepatan tinggi dan terhubung saat ini, sebagian besar pelanggan tidak tahan menunggu bantuan. Dalam situasi di mana mereka mencari solusi, mereka berharap mendapatkannya dengan cepat.

Memiliki basis pengetahuan berarti Anda akan dapat meningkatkan kepuasan pembeli karena menawarkan konsumen kemampuan untuk mendapatkan dukungan segera.

Dengan basis pengetahuan eksternal yang kuat, Anda tidak perlu membuat orang menunggu, memindahkan mereka dari satu perwakilan ke perwakilan lainnya, atau mengikuti mereka. Secara keseluruhan, ini adalah opsi swadaya yang ramah pengguna untuk mengatasi masalah dengan cepat.

Menghemat biaya onboarding

Mempekerjakan dan merekrut anggota baru itu mahal. Bahkan, sesuai dengan statistik terbaru dari Society for Human Resource Management (SHRM), biaya tipikal untuk merekrut karyawan baru adalah sekitar $4.700.

Basis pengetahuan internal memastikan bahwa orang baru di tempat kerja mendapatkan satu sumber materi yang akurat.

Misalnya, jika sebuah perusahaan meluncurkan alat untuk pertama kalinya, maka ia dapat mengembangkan basis pengetahuan internal yang mencakup arahan dan panduan mendalam tentang cara memanfaatkan platform tersebut.

Ini dapat membantu Anda menghindari waktu dan biaya untuk memberikan pelatihan tatap muka kepada setiap anggota tim. Karyawan dapat dengan mudah memperoleh pengetahuan yang diperlukan untuk memahami dan melaksanakan tugas mereka secara efisien.

Hasil? Kondisi tempat kerja yang lebih baik dan biaya yang lebih rendah — keunggulan lain dalam membuat basis pengetahuan untuk bisnis.

Meningkatkan produktivitas

Menurut Nintex, 67% profesional melaporkan bahwa alur kerja organisasi mereka yang kacau membatasi mereka untuk melakukan yang terbaik.

Ketika Anda tidak memiliki strategi yang tepat untuk bertukar pengetahuan di perusahaan, kemungkinan besar Anda akan melihat penurunan hasil kerja.

Di sinilah basis pengetahuan dapat membantu, karena dapat diakses 24 jam sehari, tujuh hari seminggu.

Dengan semua pengetahuan dan detail yang relevan di satu tempat yang nyaman, pelanggan dapat memperoleh apa pun yang mereka inginkan, kapan pun mereka mau, dengan sedikit kerumitan.

Karena pembeli dapat menemukan solusi untuk masalah yang lebih mudah, agen layanan pelanggan Anda mendapatkan lebih banyak waktu untuk menangani masalah yang sulit.

Tidak hanya itu. Jika staf Anda dapat dengan cepat menemukan informasi yang mereka butuhkan, mereka akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan daripada mencari panduan.

Meningkatkan kerjasama dan komunikasi

Seperti yang dibahas dalam definisi basis pengetahuan, itu adalah perpustakaan pengetahuan terpadu yang dibentuk dan digunakan oleh setiap tim. Dengan cara ini, Anda dapat menghindari silo organisasi dan meningkatkan kolaborasi.

Karena pekerja mendapatkan kekuatan untuk menyampaikan pemahaman dan pengalaman mereka kepada rekan-rekan mereka, Anda juga mendorong komunikasi dua arah.

Secara keseluruhan, basis pengetahuan bermanfaat bagi pekerja dan pelanggan di semua tahap siklus hidup mereka bersama perusahaan. Dan menurut studi oleh Treasure Data dan Forbes Insights, 65% konsumen akan bertahan dengan merek tersebut jika perusahaan dapat menawarkan layanan yang baik sepanjang siklus pelanggan.

Setelah mengetahui apa itu knowledge base dan manfaatnya, mari kita lanjut ke langkah-langkah membangun knowledge base untuk bisnis.

Langkah-langkah untuk membuat basis pengetahuan untuk bisnis Anda

Untuk membangun basis pengetahuan untuk bisnis Anda, mulailah dengan menentukan kebutuhan dan tujuan Anda. Kemudian bekerja untuk memproduksi, memformat, dan mengatur konten basis pengetahuan Anda. Terakhir, gunakan perangkat lunak yang tepat untuk menyiapkan portal basis pengetahuan Anda dan pertahankan kepribadian merek yang konsisten.

Mempertimbangkan apa yang dapat dilakukan oleh basis pengetahuan, Anda harus siap membangunnya. Jadi pertimbangkan langkah-langkah berikut saat membuat basis pengetahuan untuk bisnis Anda.

Tentukan kebutuhan dan tujuan Anda

Bersikaplah berorientasi pada tujuan saat membangun basis pengetahuan untuk bisnis. Tetapkan tujuan yang berkisar pada informasi yang perlu diketahui audiens Anda untuk meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan.

Anda harus menetapkan tujuan yang jelas untuk memberikan tujuan dan makna tertentu pada basis pengetahuan Anda. Mari kita Buffer, misalnya. Perusahaan telah menggunakan keahlian media sosialnya untuk membangun basis pengetahuan internal. Dan itu secara efektif melayani tujuan Buffer untuk menjawab pertanyaan staf dan meningkatkan proses orientasi.

Ini adalah contoh sempurna dari basis pengetahuan yang berorientasi pada tujuan. Jadi salah satu langkah utamanya adalah membuat artikel basis pengetahuan yang terkait dengan apa yang dicari pengguna Anda. Dan ini hanya mungkin jika Anda memiliki tujuan yang jelas sejak awal.

Untuk menemukan topik dan pertanyaan untuk dibahas dalam basis pengetahuan Anda, mulailah dengan mengumpulkan informasi berikut:

• Manakah pertanyaan yang paling sering diajukan oleh pembeli Anda?
• Bagaimana konsumen menggunakan produk dan solusi Anda?
• Apa yang penting bagi target pasar Anda?

Lihat keberhasilan pelanggan Anda dan tujuan keluaran karyawan. Jika ada ruang untuk perbaikan, basis pengetahuan adalah titik awal yang sangat baik.

Menghasilkan konten basis pengetahuan

Semua tim di seluruh organisasi dapat dan harus berkontribusi pada basis pengetahuan Anda. Ambil masukan dari karyawan di departemen yang berbeda, karena setiap departemen berurusan dengan pelanggan dalam fase siklus penjualan yang berbeda dan dapat memberi Anda sudut pandang yang unik.

Saat mengembangkan basis pengetahuan Anda, Anda harus mengundang kontribusi dari karyawan Anda yang bekerja di tim yang berbeda. Kumpulkan pertanyaan umum dan solusinya dari setiap kru terkait layanan.

Perwakilan penjualan Anda, misalnya, akan mengetahui jenis data yang dibutuhkan pembeli potensial dalam fase pengambilan keputusan.

Demikian pula, staf dukungan pelanggan akan mengetahui tantangan dan hambatan umum yang dihadapi pembeli Anda saat menggunakan produk Anda.

Dengan cara yang sama, umpan balik dari tim TI penting untuk mengembangkan basis pengetahuan karena merekalah yang sepenuhnya memahami sisi teknis dari solusi Anda.

Ide-ide ini akan membantu karyawan Anda membuat konten basis pengetahuan yang menjawab pertanyaan penting bagi pelanggan potensial Anda.

Singkatnya, setiap karyawan di perusahaan Anda harus dan memiliki kemampuan untuk berpartisipasi dalam pembuatan basis pengetahuan internal dan eksternal. Selain itu, mereka juga perlu dilibatkan saat memperbarui basis pengetahuan.

Pertahankan kepribadian merek yang konsisten

Tampilan dan nuansa basis pengetahuan Anda harus konsisten dengan branding Anda. Anda dapat melakukannya dengan panduan gaya yang menentukan tampilan dan nada untuk basis pengetahuan Anda.

Basis pengetahuan, menurut definisi, adalah kumpulan informasi. Tetapi itu juga harus memiliki jumlah branding yang tepat di atasnya. Anda ingin menonjol dari yang lain, tetapi tidak terlalu banyak sehingga kegunaan artikel Anda berkurang.

Sebagai contoh, mari kita lihat Billie. Basis pengetahuan mereka tidak konvensional. Pengguna disambut dengan bagian pahlawan yang menarik secara estetika dengan janji bahwa Billie siap membantu.

Basis pengetahuan eksternal ini luar biasa karena cocok dengan getaran perusahaan. Saat pemirsa berpindah ke bawah halaman, mereka dapat menemukan opsi yang berguna untuk mengunjungi bagian utama beserta beberapa kueri umum.

Billie adalah perusahaan yang menyenangkan dan berjiwa muda yang berfokus pada kecantikan dan gaya. Dan basis pengetahuan ini juga mempertahankan rasa kesenangan dan estetika yang serupa.

Jadi bagaimana Anda bisa memastikan bahwa basis pengetahuan Anda cocok dengan merek Anda?

Salah satu cara terbaik adalah membuat panduan gaya untuk memastikan bahwa semua konten yang Anda tambahkan ke basis pengetahuan Anda memiliki tampilan dan nada yang serupa. Ini termasuk aspek seperti warna, jenis huruf, ukuran teks, dan gambar juga.

Aspek lain yang harus tetap konsisten adalah suara Anda. Tentukan bagaimana merek Anda berkomunikasi. Dan kemudian adopsi nada dan suara itu di seluruh portal pengetahuan Anda. Jika perlu, ambil bantuan dari departemen pemasaran Anda.

Format konten dengan benar

Format artikel dengan judul dan subjudul, soroti bagian-bagian penting, dan gunakan daftar untuk membuat konten basis pengetahuan Anda mudah dibaca.

Pemirsa mengharapkan jawaban instan. Dan itulah mengapa sangat penting untuk memastikan bahwa basis pengetahuan Anda memungkinkan pelanggan menemukan solusi dengan cepat. Cara signifikan untuk mewujudkannya adalah dengan memformat artikel Anda sedemikian rupa sehingga mudah dipindai.

Spotify adalah contoh yang bagus. Layanan streaming musik ini menerapkan desainnya yang sederhana dan ramah pelanggan juga untuk basis pengetahuan eksternalnya.

Anda dapat menggulir dan membaca materi dengan mudah dan cepat. Saat Anda menelusuri konten apa pun, Spotify menggunakan fitur tarik-turun untuk memperluas seluruh artikel. Dengan cara ini, mereka menjaga kesan bahwa informasinya singkat dan teratur.

Dengan menggunakan fitur dropdown, Spotify mencegah penonton yang ketakutan dengan konten yang terlalu panjang. Selain itu, ini juga memberikan konsumen kesenangan membaca yang menyenangkan dan alami.

Untuk melakukannya, Anda dapat menggunakan metode untuk membagi konten Anda. Ini termasuk menambahkan judul dan sub-judul, menyoroti konten, daftar, dan sebagainya. Juga, lihat templat artikel basis pengetahuan utama kami.

Atur konten Anda

Atur konten Anda secara hierarkis agar pengguna dapat mempelajari topik secara mendetail atau menavigasi ke bagian yang lebih luas.

Mengembangkan basis pengetahuan yang diperkaya dengan sejumlah besar data sangat penting. Tapi apa gunanya basis pengetahuan jika bahannya tidak terstruktur dengan baik? Itu berarti navigasinya harus intuitif bagi pengguna.

Misalnya, Canva memberi arti baru pada basis pengetahuan. Basis pengetahuan Canva secara visual menakjubkan. Selain itu, opsi dasar di halaman depan dengan mudah mengarahkan pemirsa melalui berbagai bagian basis pengetahuan.

Paling tidak, Anda harus mengatur konten Anda dalam struktur hierarkis sehingga pengguna Anda dapat dengan mudah menjelajahi lebih jauh topik tertentu.

Siapkan portal basis pengetahuan Anda

Pilih perangkat lunak yang tepat untuk membangun basis pengetahuan untuk bisnis Anda. Cari fitur utama seperti penulisan dan penataan konten yang intuitif, pencarian ekstensif, dan analitik lanjutan.

Selain kategorisasi artikel Anda, Anda harus memastikan bahwa basis pengetahuan Anda terstruktur dengan baik. Plus, pengalaman pengguna harus konsisten di setiap halaman. Dengan kata lain, semua halaman di basis pengetahuan Anda harus memiliki tata letak dan tema yang serupa.

Ini hanya mungkin bila Anda menggunakan perangkat lunak yang sesuai untuk memelihara dan mengontrol basis pengetahuan untuk bisnis Anda.

Alat yang tepat menawarkan rangkaian fitur yang tepat untuk membangun basis pengetahuan yang mudah digunakan. Karyawan Anda harus dapat mengembangkan dan mengelola informasi dengan lancar. Dan target pasar Anda harus dapat dengan mudah mengakses konten yang mereka butuhkan.

Itu berarti Anda perlu melihat melampaui dasar-dasar apa itu basis pengetahuan. Periksa fungsionalitas berikut saat memilih alat yang tepat untuk membangun basis pengetahuan untuk bisnis Anda:

Penulisan dan penataan konten yang intuitif – Ini menyiratkan bahwa solusi Anda harus menyertakan antarmuka pengeditan yang ramah pengguna. Ini harus memungkinkan staf Anda untuk menyisipkan, mengedit, dan memperbarui konten tertulis dan media lain, seperti gambar dan klip video.

Fitur pencarian yang efektif – Mempertimbangkan jumlah informasi yang tersedia untuk pembaca, basis pengetahuan Anda harus mendukung pencarian yang kuat untuk memastikan bahwa pembaca Anda bisa mendapatkan konten yang mereka butuhkan.

Analitik tingkat lanjut : Mengevaluasi cara informasi Anda digunakan akan memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan artikel basis pengetahuan Anda. Akibatnya, ini akan menjadikan basis pengetahuan Anda sebagai tambahan penting bagi perusahaan Anda.

Heroic KB, misalnya, mencentang semua kotak ini. Kompatibel dengan WordPress, plugin Heroic KB adalah solusi basis pengetahuan lengkap dan terkemuka di industri. Langsung dari penginstalan, plugin ini mudah digunakan dan cepat disiapkan.

Dengan Heroic KB, bagaimana Anda membangun basis pengetahuan untuk bisnis Anda adalah pilihan Anda. Anda dapat membuat situs web WordPress baru hanya untuk basis pengetahuan Anda dan kemudian menginstal plugin. Atau Anda dapat mengunduh plugin Heroic KB di situs web WordPress Anda saat ini untuk menambahkan fitur basis pengetahuan.

Basis Pengetahuan Pahlawan menawarkan beberapa fungsi untuk menyusun informasi Anda, memberikan pengalaman pengguna yang luar biasa, dan meningkatkan definisi basis pengetahuan Anda.

• Pencarian AJAX langsung dengan rekomendasi waktu nyata, dikombinasikan dengan kategori dan tag untuk kategorisasi konten.
• Pelaporan terintegrasi untuk menganalisis kegunaan konten, tampilan halaman, jumlah orang yang pindah ke jalur layanan pelanggan real-time, dan pencarian.
• Editor Gutenberg serbaguna dan sistem revisi terintegrasi untuk manajemen versi.
• Tidak ada batasan jumlah posting, anggota, dan banyak lagi. Intinya, tidak ada batasan yang tidak perlu seperti yang Anda temukan di alat berbagi pengetahuan SaaS.
• Anda memiliki kemampuan untuk memperluas basis pengetahuan Anda dengan memanfaatkan plugin tambahan, seperti yang dibuat di WordPress.
• Kontrol penuh atas konten Anda. Informasi Anda selalu disimpan seluruhnya di platform Anda.

Selain itu, Heroic KB membantu Anda membuat basis pengetahuan yang sejalan dengan branding Anda, tetapi tidak pernah memungkinkan desain mengalahkan konten basis pengetahuan bisnis Anda.

Optimalkan pengalaman pengguna

Untuk membuat basis pengetahuan Anda mudah diakses dan dinavigasi, gunakan tag di artikel, sematkan tautan internal, dan masukkan kata kunci umum yang relevan dengan konten.

Sebagian besar pengunjung yang mengunjungi basis pengetahuan Anda tidak melakukannya hanya untuk bersenang-senang. Mereka mencari solusi untuk pertanyaan mereka. Jadi basis pengetahuan Anda harus berarti bisnis.

Pastikan pengguna dapat menemukan informasi yang diperlukan dalam basis pengetahuan Anda dengan cepat dan mudah. Untuk mewujudkannya, Anda harus membuat basis pengetahuan Anda mudah dijelajahi.

Anda dapat meningkatkan pengalaman pengguna basis pengetahuan Anda dengan bantuan metode berikut:

• Tandai konten basis pengetahuan Anda untuk meningkatkan kemampuan pencarian.
• Gunakan tautan internal di dalam artikel yang mengarah ke artikel terkait.
• Tambahkan tautan struktural agar pengunjung dapat mengakses topik tingkat tinggi dari basis pengetahuan Anda.
• Gunakan tag dan kata kunci untuk mengatur artikel dan membuatnya mudah ditemukan.

Susun informasi yang sesuai dengan perusahaan Anda dan kemudian ingat untuk memperbaruinya. Dengan cara ini, basis pengetahuan Anda akan mudah dibaca dan dicari, dan akan memberikan pengalaman pengguna yang sederhana kepada pengunjung Anda.

Selalu perbarui basis pengetahuan Anda

Temukan apa yang harus di-tweak berdasarkan artikel dan topik yang paling banyak Anda lihat dengan materi paling sedikit. Atau uraikan lebih lanjut konten lanjutan Anda.

Kita sudah membahas apa itu basis pengetahuan. Tetapi Anda juga harus memperhatikan bahwa basis pengetahuan bukanlah sesuatu yang Anda atur sekali dan lupakan.

Setelah implementasi awal, pengembangan basis pengetahuan bisnis digabungkan dengan aktivitas manajemen pengetahuan berkelanjutan.

Anda harus terus memproduksi dan memperbarui konten seiring pertumbuhan perusahaan Anda dalam berbagai bentuk. Misalnya, saat meluncurkan fitur produk baru, Anda harus menulis artikel yang menjelaskan cara menggunakan dan memecahkan masalah fitur tersebut.

Contoh lainnya adalah jika bisnis Anda membuat perubahan pada kode etik atau panduannya, Anda ingin menunjukkannya di basis pengetahuan Anda.

Anda juga harus terus menyempurnakan tujuan, isi, dan makna basis pengetahuan Anda berdasarkan seberapa baik hal itu memuaskan kebutuhan pengguna. Tempat yang baik untuk memulai adalah dengan memeriksa statistik penggunaan dan data penting lainnya. Berikut adalah beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan:

• Artikel mana yang paling banyak dilihat oleh pembeli Anda?
• Mata pelajaran mana yang memiliki konten paling sedikit?
• Bagaimana Anda bisa menguraikan lebih lanjut konten lanjutan Anda?
• Pencarian mana yang tidak menghasilkan jawaban yang relevan?

Jika Anda menggunakan platform basis pengetahuan berkualitas tinggi seperti Heroic KB, bagian ini akan mudah karena Anda akan memiliki sistem analitik bawaan, bersama dengan kemampuan untuk mengumpulkan suara dan umpan balik dari pengguna.

Pertanyaan umum tentang basis pengetahuan

Selain mendefinisikan basis pengetahuan dan manfaatnya, berikut adalah beberapa pertanyaan umum dan jawabannya.

Apa yang harus dimasukkan dalam basis pengetahuan?

Basis pengetahuan adalah portal terpadu tempat semua pengetahuan tentang bisnis dan penawarannya dapat disimpan, dikategorikan, dan diakses. Ini termasuk manual pengguna, panduan produk, video pemecahan masalah, dan dokumentasi lainnya.

Apa tujuan dari basis pengetahuan?

Ada dua tujuan di balik pembuatan basis pengetahuan untuk bisnis:

Basis pengetahuan eksternal memungkinkan Anda meningkatkan layanan pelanggan dengan memungkinkan pembeli Anda mencari jawaban dengan mudah tanpa perlu menghubungi meja bantuan Anda.

Basis pengetahuan internal menawarkan cara cepat kepada staf untuk menemukan setiap detail yang mereka perlukan terkait produk, layanan, dan prosedur operasi standar Anda.

Penutup: basis pengetahuan untuk bisnis

Saat ini, pelanggan dan karyawan mengharapkan dan menuntut akses cepat ke pengetahuan. Tetapi informasi penting tersembunyi di dalam file, pesan, dan pikiran orang-orang di perusahaan Anda.

Jadi gunakan panduan ini untuk mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh basis pengetahuan, dan membangun basis pengetahuan yang membuka jalan untuk layanan pelanggan yang lebih baik, peningkatan produktivitas, dan kolaborasi yang lebih baik.

Ciptakan pengalaman yang meminimalkan stres yang terkait dengan membeli dari atau bekerja untuk perusahaan Anda. Dan keuntungan akan mengikuti.