Kehidupan dan Pekerjaan selama Epidemi Coronavirus – Bagian 1

Di Bagian 1 dari seri 'Kehidupan & Pekerjaan Selama Epidemi Coronavirus', kita akan melihat bagaimana tim jarak jauh dapat berkomunikasi dan bekerja satu sama lain. Secara khusus, kita akan melihat beberapa alat yang dapat digunakan untuk tetap berhubungan dengan tim Anda atau bahkan pelanggan Anda.

Belum lama berselang, sebagian besar komunikasi antara anggota tim dilakukan melalui email. Tapi email cepat keluar dari tangan! Berapa banyak dari Anda yang telah membaca artikel 'Inbox to zero' dan berharap kotak masuk email Anda tidak penuh? Anda pasti tidak sendirian!

Email dapat dikelola ketika Anda hanya berkomunikasi dengan satu orang lain tetapi saat Anda perlu CC seseorang dan utas email itu mulai menjadi rumit, hampir tidak mungkin untuk mempertahankan percakapan yang koheren. Lemparkan beberapa keterikatan dan semua orang kehilangan keinginan untuk mengatasinya dengan sangat cepat!

Jadi, dengan banyak dari kita yang bekerja dari rumah di masa mendatang, ini adalah peluang bagus untuk memodernisasi cara Anda berkomunikasi dengan rekan kerja dan cara Anda melacak semua tugas yang harus diselesaikan. Ini berarti membuat lompatan jauh dari email dan spreadsheet yang harus dilakukan yang dibagikan di server internal dan merangkul teknologi komunikasi generasi baru. Mari kita lihat beberapa opsi.

Komunikasi Tim

Kami memiliki tiga produk yang benar-benar dapat merevolusi cara Anda bekerja. Temui Slack, Twist, dan Zoom.

Kendur

Slack telah dijuluki sebagai 'pembunuh email'. Ini adalah layanan online yang memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi melalui campuran pesan Langsung dan Obrolan grup. Anggap saja hampir seperti Whatsapp untuk bisnis. Alih-alih utas email berantakan yang hilang dalam beberapa hari, Slack menyediakan rumah untuk semua percakapan bisnis Anda.

Untuk memulai, daftarkan akun untuk bisnis Anda dan daftarkan semua orang di tim Anda. Anda akan melihat daftar anggota tim dari dalam akun Anda dan memiliki dua pilihan. Baik berkomunikasi secara langsung melalui 'Pesan Langsung' atau menyiapkan 'Saluran Slack'. Saluran dirancang agar anggota tim dapat berkolaborasi secara real-time dan dengan cara yang memungkinkan semua orang tetap mengikuti perkembangan.

Anda dapat mengatur beberapa saluran dan hanya bergabung dengan yang Anda butuhkan. Jadi, Anda mungkin memiliki tim pemasaran. Siapkan saluran pemasaran dan cukup tetapkan anggota tim ke saluran ini. Sekarang, daripada banyak email yang mengalir di antara tim pemasaran, semua orang dapat melihat pesan satu sama lain secara sekilas. Lebih baik lagi Anda dapat mengunggah file ke Slack DAN semua percakapan dalam kedua saluran dan pesan langsung disimpan. Ini berarti Anda cukup menggulir kembali untuk melihat apa yang dikatakan pada tanggal dan waktu sebelumnya. Ini adalah fitur yang fantastis (siapa yang tidak menghabiskan waktu berjam-jam memburu email yang sulit dipahami yang berisi beberapa info penting?!). Dengan Slack hari-hari itu hilang.

Butuh percakapan pribadi dengan anggota tim? Kemudian Direct Message memberi Anda opsi itu.

Akhirnya Slack memungkinkan panggilan suara dan video dilakukan dari dalam platform. Ini bisa berupa obrolan grup dengan maksimal 15 peserta. Jadi, ketika menulis pesan tidak akan berhasil, cukup buka panggilan (audio atau video) dan pergilah. Tidak diperlukan langganan atau aplikasi tambahan.

Harga saham Slack telah melonjak sejak pecahnya Coronavirus karena popularitasnya. Jika Anda ingin mencobanya untuk tim Anda, kunjungi slack.com untuk mencobanya.

Memutar

Twist dirancang untuk mencapai hasil yang sangat mirip dengan Slack; yaitu memungkinkan tim untuk berkomunikasi tanpa email. Dan itu benar-benar baik.

Namun Twist sebenarnya menjual dirinya sebagai alternatif bagi mereka yang menganggap Slack terlalu mengganggu.

Salah satu keluhan umum dengan Slack adalah 'selalu aktif'. Karena pesan bersifat instan dan, di beberapa perusahaan Anda dapat menjadi milik banyak saluran yang berbeda, Slack terkadang tampak berlebihan.

Twist bertujuan untuk menghilangkan ini dengan mengurangi penekanan pada kedekatan komunikasi di dalam Slack. Hal ini memungkinkan pengguna untuk 'meluangkan waktu mereka' untuk meninjau pesan dan fitur Kotak Masuk yang praktis berarti Anda dapat yakin bahwa Anda tidak melewatkan apa pun.

Ini adalah produk yang bagus. Didesain oleh orang yang sama yang juga mengembangkan Todoist (aplikasi daftar tugas), Anda dapat yakin bahwa itu akan terpelihara dengan baik dan menawarkan fungsionalitas kuat yang dibutuhkan bisnis Anda. Ini juga terintegrasi dengan sangat baik dengan Todoist sebagai bonus tambahan menjadikannya pilihan yang sempurna jika Anda menggunakan ini saat ini.

Twist tidak menawarkan panggilan dalam aplikasi atau konferensi video yang berarti Anda harus menggunakan aplikasi pihak ketiga seperti Zoom.

Terlepas dari keterbatasannya, Twist sederhana dengan desain. Itu melakukan satu pekerjaan, menjaga jalur komunikasi tetap jelas di antara anggota tim dan melakukannya dengan sangat baik. Lihat di twist.com

Perbesar

Akhirnya pada daftar alat komunikasi kami adalah aplikasi 'panas' lain yang disebut Zoom. Zoom, seperti Slack, telah mengalami lonjakan minat yang besar berkat kebutuhan orang untuk berkomunikasi dari jarak jauh. Ini adalah alat konferensi video yang memungkinkan apa pun dari dua hingga ratusan peserta untuk terlibat dalam panggilan video jarak jauh melalui salah satu dari banyak aplikasi mereka (mis. Desktop, aplikasi iPhone, dll.).

Ada banyak produk yang menawarkan konferensi video (seperti yang disebutkan, Anda dapat mengatur konferensi video hingga 15 peserta dari dalam Slack) tetapi untuk kelancaran, Zoom sulit dikalahkan. Dapat menampung ratusan peserta juga menjadikannya pilihan ideal bagi mereka yang ingin mengadakan seminar atau lokakarya.

Jadi, jika Anda perlu melakukan video call dengan sekelompok rekan kerja, Zoom menawarkan cara yang mudah dan terjangkau untuk melakukannya. Lihat di zoom.us

Tugas Tim

Berkomunikasi dengan tim Anda adalah satu hal, melacak siapa yang melakukan apa adalah hal lain! Entah bagaimana ketika Anda bisa mampir ke kantor rekan kerja untuk mengobrol atau menghabiskan waktu sambil makan siang, akan lebih mudah untuk tetap mengetahui apa yang sedang terjadi, apa yang perlu Anda lakukan dan apa yang telah didelegasikan di tempat lain. Dari isolasi yang luar biasa dari kantor pusat meskipun jauh lebih mudah bagi pekerjaan untuk lolos dari celah.

Untuk menghindari ini, Anda perlu menggunakan manajer tugas tim. Kami sebenarnya menulis artikel terperinci tentang tiga yang terbaik, Asana, Trello dan Todoist beberapa waktu lalu. Jadi, daripada membahas terlalu banyak detail di sini, buka artikel ini untuk melihatnya.

Meskipun menggunakan Pengelola tugas dapat terlihat sedikit menakutkan pada awalnya, percayalah, itu membuat semua perbedaan. Ditambah itu; sangat memuaskan untuk melihat tugas-tugas dicentang dan juga memberi Anda kejernihan mental yang mengejutkan ketika Anda tahu Anda belum lupa (atau tidak akan lupa) untuk melakukan tugas penting. Ketika Anda terbiasa menambahkan tugas ke pengelola tugas, itu dengan cepat menjadi bagian rutin dari admin sehari-hari Anda dan yang akan membuat Anda dan tim Anda jauh lebih efisien.

Besok kita akan mencari cara untuk berbagi informasi dari jarak jauh, termasuk cara mengomunikasikan ide di layar saat Anda tidak dapat melakukannya secara langsung.

Sementara itu dari kami semua di Team Pressidium, stay well!