Kehidupan dan Pekerjaan selama Epidemi Coronavirus – Bagian 2

Di Bagian 2 dari seri 'Kehidupan & Pekerjaan Selama Epidemi Coronavirus', kita akan melihat bagaimana tim jarak jauh dapat berbagi file dan berkolaborasi dengan lebih baik dalam proyek. Kami akan melihat alat yang tersedia yang dapat membantu membuat proses ini lebih mudah, lebih jelas, dan tidak membuat stres!

Layanan Berbagi File

Untuk beberapa waktu, banyak bisnis mengandalkan server internal untuk berbagi file antar anggota tim. Dalam beberapa tahun terakhir, penyimpanan cloud dan alat kolaborasi telah mengambil lompatan maju membuat server internal menjadi sesuatu dari masa lalu.

Saat ini, layanan seperti Dropbox, Box, dan Google Drive semuanya memungkinkan berbagi aset dengan cepat dan mudah – mulai dari dokumen Word hingga PDF, foto, dan lainnya. Layanan ini bertindak sangat mirip dengan server file internal tetapi hadir dengan banyak manfaat tambahan, dengan fitur 'harus dimiliki' nomor satu yang memungkinkan karyawan mengakses file dari hampir semua perangkat di mana pun di dunia.

Ini adalah peningkatan besar dibandingkan sistem penyimpanan dan berbagi file yang lebih kuno. Tidak hanya membuat akses file menjadi sangat mudah, tetapi sistem berbasis cloud ini juga menawarkan lapisan keamanan tambahan untuk file bisnis Anda dalam bentuk cadangan di luar kantor.

Kemudahan penggunaan adalah alasan utama lain mengapa begitu banyak bisnis sekarang menggunakan layanan berbagi file pihak ketiga seperti Dropbox. Kurva pembelajaran rendah sementara kontrol dan tingkat fitur yang tersedia tinggi. Misalnya, ini adalah pekerjaan beberapa klik untuk mengubah izin akses untuk seluruh folder untuk mengizinkan (atau menolak) akses ke karyawan yang ditunjuk.

Revisi file adalah fitur hebat lainnya yang membuat Anda bertanya-tanya bagaimana Anda hidup tanpanya… ketika Anda memiliki tim yang berkolaborasi pada file bersama, Anda terkadang dapat berakhir dengan situasi yang tidak menguntungkan di mana perubahan dibuat yang kemudian Anda putuskan tidak diinginkan atau mungkin salah. Secara tradisional akan sulit untuk kembali ke salinan dokumen sebelumnya. Dengan orang-orang seperti Dropbox atau Box, dimungkinkan untuk melihat jumlah versi file yang dibuat selama masa pakai dokumen dan untuk kembali ke salah satu dari mereka dengan mengklik tombol. Sebuah penyelamat di kali!

Mari kita lihat sekilas 3 pemain utama di sektor ini:

Dropbox

Dropbox telah mengalami sedikit perubahan dalam beberapa tahun terakhir. Belum lama ini aplikasi ini dipandang sebagai aplikasi penyimpanan dan berbagi file 'rumah'. Bagaimana waktu telah berubah. Sekarang menjadi pemain serius di sektor Perusahaan dan dipercaya oleh nama-nama rumah tangga seperti Lonely Planet dan Expedia.

Dropbox berfungsi paling baik saat Anda mengunduh aplikasi desktop mereka. Ini membuat folder Dropbox khusus di komputer Anda di mana Anda dapat menyeret semua file yang ingin Anda simpan di Dropbox. Dan, tergantung paket, ini bisa menjadi jumlah yang tidak terbatas tanpa batasan penyimpanan sama sekali. File-file ini dapat tetap hidup di desktop Anda yang memberi Anda akses mudah jika Anda tidak memiliki koneksi internet tetapi juga dapat disalin dengan mulus ke cloud Dropbox di latar belakang. Ini kemudian memungkinkan Anda untuk memberikan akses ke file atau folder ini ke anggota tim lainnya. Revisi file disimpan dan dapat dipulihkan dengan satu klik tombol, sementara fakta bahwa file-file ini disimpan dengan aman oleh Dropbox memberi Anda ketenangan pikiran jika komputer atau laptop Anda rusak atau dicuri. Pada catatan itu, Dropbox bahkan menyediakan kemampuan untuk menghapus komputer Anda dari jarak jauh jika terjadi pencurian.

Dropbox pasti patut dicoba. Proses sinkronisasi dan pemulihan file sangat cepat dan andal dan sistem keseluruhan dirancang dengan sangat baik. Cek di dropbox.com

Poin pro utama : Sinkronisasi file yang mudah antara desktop Anda dan cloud Dropbox hampir terlepas dari jumlah file yang ingin Anda simpan.

Microsoft One Drive

One Drive menampilkan dirinya sebagai pesaing Dropbox dan merupakan sistem berbagi dan penyimpanan file utama bagi pelanggan Microsoft 365. Jika Anda memiliki langganan Office 365 yang menyertakan email dan akses ke hal-hal seperti Word dan Excel, maka Anda hampir pasti akan memiliki akses ke penyimpanan sekitar 1TB di One Drive.

Ide di balik sistem ini sangat mirip dengan Dropbox… memungkinkan file untuk disimpan di Microsoft Cloud memberi Anda kemampuan untuk berbagi dan berkolaborasi dengan tim Anda ditambah manfaat tambahan karena file Anda dicadangkan ke lokasi yang jauh.

Karena merupakan bagian penting dari penawaran produk Office 365, ini terintegrasi dengan sangat baik ke hampir semua produk Microsoft (seperti Word) dan memungkinkan Anda untuk dengan cepat dan mudah menyimpan ke cloud dari dalam aplikasi ini.

Microsoft juga memiliki aplikasi Desktop yang, seperti Dropbox, mengubah folder menjadi koneksi 'langsung' dengan cloud One Drive. File yang dimasukkan ke dalam ini akan disinkronkan dengan One Drive dan file yang sudah disimpan akan diunduh ke komputer Anda yang memungkinkan akses offline yang mudah.

Meskipun menawarkan nilai terbaik untuk uang berkat disertakan dalam langganan Office 365, ada laporan masalah saat mencoba menyinkronkan file dalam jumlah besar. Namun demikian, untuk tim yang lebih kecil yang tidak memiliki puluhan ribu dokumen, ini menawarkan cara yang layak untuk berbagi dan berkolaborasi dengan rekan kerja. Lihat di office.com

Poin pro utama : Termasuk gratis dengan langganan Office 365 yang berarti Anda memiliki satu tagihan lebih sedikit untuk dibayar.

Kotak

Box adalah pesaing utama Dropbox (dan bukan hanya karena mereka memiliki nama yang mirip!). Box adalah layanan berbagi file Perusahaan yang asli dan hingga hari ini terus memfokuskan upayanya dalam menghadirkan alat berbagi file yang hebat untuk perusahaan di seluruh dunia.

Jika keamanan dan kepatuhan sangat penting dalam bisnis Anda, maka Box seharusnya melindungi Anda. Mereka menawarkan rangkaian alat keamanan yang cukup luas dan menghitung bank dan penyedia layanan keuangan lainnya yang memerlukan kepatuhan terhadap standar industri seperti FINRA dan GDPR di antara klien mereka.

Seperti Dropbox dan One Drive, Box memungkinkan Anda mengakses file melalui browser web dan juga menyinkronkan file melalui aplikasi Box ke desktop Anda. Mungkin tidak mengherankan semua layanan berbagi file yang disebutkan dalam artikel ini juga dilengkapi dengan aplikasi iOS dan Android yang bagus, yang berarti Anda tidak harus terpaku pada laptop sepanjang hari. Informasi lebih lanjut di box.com

Poin pro utama : Fitur keamanan yang sangat baik dan kepatuhan terhadap peraturan memastikan kesesuaian untuk bisnis di mana keamanan adalah prioritas utama.

Kolaborasi File

Jadi, kami telah membahas tiga nama besar dalam berbagi dan penyimpanan file. Apa pun yang Anda pilih, saya pikir Anda akan terkejut melihat betapa menyenangkannya untuk dapat dengan mudah mengakses file dari jarak jauh… Lewatlah sudah hari-hari di mana Anda harus ingat untuk mengirim email kepada diri sendiri dokumen yang ingin Anda kerjakan di rumah! Aspek pencadangan dan revisi file juga merupakan bonus tambahan yang sangat bagus untuk menggunakan layanan seperti ini.

Nah, apakah ada manfaat lain? Pasti ada dan yang besar adalah kolaborasi yang mudah.

Kami telah menyentuh aspek revisi file yang disediakan oleh layanan ini. Ketiga sistem memungkinkan Anda untuk kembali ke salinan dokumen sebelumnya sesuai kebutuhan. Tetapi bagaimana jika ada beberapa dari Anda yang mengerjakan dokumen yang sama?

Untungnya, Dropbox, One Drive, dan Box semuanya memiliki serangkaian fitur yang membantu mempermudah hal ini. Dari pemberitahuan bahwa orang lain sedang mengedit dokumen hingga kemampuan untuk 'mengunci' file untuk mencegah siapa pun membuat perubahan, Anda akan menemukan bahwa berkolaborasi menjadi menyenangkan. Semua sistem ini memungkinkan komentar langsung pada dokumen dengan mudah dan berbagai fitur pelacakan berarti Anda dapat melihat bagaimana pekerjaan berkembang dari waktu ke waktu. Dengan tidak adanya semua orang yang duduk mengelilingi meja, fitur-fitur ini membuat bekerja bersama menjadi sangat mudah.

Alat Tangkap & Bagikan

Perangkat terakhir yang akan kita lihat hari ini adalah yang memungkinkan Anda menangkap layar, baik sebagai tangkapan layar atau video. Tahukah Anda bahwa berkomunikasi dengan kata-kata lisan 6 kali lebih cepat dibandingkan dengan menulis (menurut Loom, salah satu aplikasi unggulan kami!).

Saat Anda bekerja dari jarak jauh, Anda bisa frustasi mencoba menjelaskan detail kecil melalui email (atau Slack jika Anda membaca artikel terakhir kami!) setiap dua menit. Demikian pula, terkadang Anda hanya ingin cara cepat menunjukkan sesuatu di layar. Biasanya ini mungkin melibatkan email atau panggilan telepon yang membosankan, tetapi sekarang, berkat ketiga aplikasi ini, lebih cepat dari sebelumnya untuk menyampaikan maksud Anda.

CloudApp

CloudApp 'menghadirkan perekaman layar, tangkapan layar, dan pembuatan GIF ke cloud, dalam aplikasi tingkat perusahaan yang mudah digunakan.'. Mungkin salah satu layanan perekaman layar/berbagi file 'asli', CloudApp menawarkan pengalaman berbagi yang cukup apik yang memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan cepat baik melalui tangkapan layar atau video yang direkam layar.

Untuk memulai, unduh aplikasi desktop mereka dan instal. Setelah Anda aktif dan berjalan, cukup menekan CTRL / ALT dan 6 pada keyboard Anda akan langsung membuka jendela perekaman. Tekan 'mulai' dan kemudian lanjutkan untuk mendemonstrasikan atau menunjukkan apa pun yang Anda perlukan. CloudApp akan merekam layar dan suara Anda di latar belakang. Segera setelah Anda selesai, keluar dari perekam dan beberapa saat kemudian video Anda akan diunggah secara otomatis ke server CloudApp. Url unik akan dibuat yang kemudian dapat Anda tempel dengan cepat ke email, slack, atau alat lain untuk dikirim ke kolega Anda.

Tidak perlu video? CloudApp memungkinkan Anda untuk mengambil tangkapan layar cepat dan kemudian membubuhi keterangan ini akan panah, teks, kotak dan banyak lagi. Seperti halnya video, Anda akan mendapatkan url yang dapat dibagikan yang kemudian dapat dikirim ke kolega Anda.

Dibutuhkan sedikit waktu untuk membiasakan diri menggunakan sistem seperti ini, tetapi setelah diintegrasikan ke dalam alur kerja Anda, Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda mengelolanya tanpanya! Detail lengkap di getcloudapp.com

Droplr & Loom

Dan jika Anda menyukai ide menggunakan alat seperti ini, maka ada opsi lain yang mungkin ingin Anda periksa seperti Droplr, saingan CloudApp. Sementara sistem mereka bekerja di Windows, awalnya lebih nyaman di Mac… jadi, jika Anda pengguna Mac, ini bisa menjadi sistem untuk Anda.

Akhirnya, Loom adalah 'anak baru di blok'. Paket gratis yang murah hati tersedia selama wabah COVID. Fungsionalitas dengan perekaman video mirip dengan CloudApp dan Droplr tetapi jika Anda ingin mengambil tangkapan layar maka Loom bukan aplikasi untuk Anda karena berfokus sepenuhnya pada video.

Besok kita akan melihat lingkungan kerja Anda. Bekerja dari rumah menghadirkan beberapa tantangan unik dan, memastikan Anda menyiapkannya secara optimal dapat membuat semua perbedaan dalam hal produktivitas dan juga kesehatan Anda.

Dari kami semua di Pressidium, tetap sehat!