5 Aplikasi Manajemen Rapat Teratas pada tahun 2022 untuk Meningkatkan Komunikasi Tim

Dalam dunia korporat saat ini, rapat adalah suatu keharusan karena memungkinkan aliran komunikasi yang konstan. Sekitar 60 juta pertemuan diadakan di Amerika Serikat setiap minggu. Lebih dari seperempat waktu yang dihabiskan oleh seorang karyawan khas Amerika yang bekerja di sebuah perusahaan dihabiskan untuk rapat. Di bagian berikut, kita akan membahas 5 Aplikasi manajemen rapat terbaik yang ingin Anda gunakan pada tahun 2022, dan itu akan membuat hari kerja Anda sedikit lebih sederhana.

Dalam hal apa Perangkat Lunak Manajemen Rapat berbeda dari metode tradisional?

Solusi manajemen rapat membantu dalam menetapkan keadaan untuk merencanakan dan mengadakan rapat, mengatur komunikasi dalam tim, mengelola data yang relevan, dan berbagi informasi.

5 Aplikasi Manajemen Rapat Teratas

Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen rapat, karyawan dapat mengungkapkan pemikiran mereka secara terbuka, memiliki pemahaman timbal balik yang jelas, dan memperdebatkan topik terkini.

1. Catatan Lebah

Beenote adalah solusi manajemen pertemuan untuk Dewan dan Komite Anda. Mode SaaS menunjukkan bahwa platform Beenote mengelola rapat Anda. Anda membayar layanan yang Anda butuhkan dengan SaaS. Beenote adalah alternatif yang sangat baik untuk mempersiapkan rapat Dewan atau komite. Anda dapat dengan cepat dan efisien menangani semua rapat Anda sekaligus menghemat waktu dan uang.

Apa yang membuat Beenote menjadi teman rapat yang ideal? Ini menggabungkan fungsionalitas utama dari aplikasi yang berbeda ke dalam satu program yang mudah digunakan. Ini memungkinkan Anda untuk merekam, mendokumentasikan, dan mendistribusikan notulen rapat kepada siapa pun di organisasi Anda. Anda juga dapat membagikan komentar ini dengan orang lain, termasuk anggota tim atau bisnis lain. Keuntungan dari Beenote sangat banyak. Ini memungkinkan Anda untuk mengatur pertemuan yang lebih efektif, meningkatkan produktivitas tim, dan mempromosikan pertukaran pengetahuan.

Beenote membuatnya mudah untuk mengelola rapat. Fiturnya yang sederhana memungkinkan Anda menentukan apa yang ingin Anda liput dan siapa yang harus hadir dalam rapat. Anda dapat memilih tema, peserta, dan tujuan, serta berapa lama Anda ingin membicarakannya. Ini berinteraksi dengan kalender bisnis Anda, memungkinkan Anda untuk menangkap momen penting dari rapat. Ini akan memungkinkan Anda untuk berbagi agenda dan risalah dengan orang lain, yang dapat membantu Anda menutup lebih banyak transaksi dan menyenangkan lebih banyak pelanggan.

Baca Juga- 9 Alat Scrum Teratas untuk Manajemen Proyek di 2022

2. Google Bertemu

Google Meet adalah alat luar biasa untuk mengatur rapat virtual. Saat Anda menelepon seseorang, mereka akan segera bergabung dengan rapat Anda saat mereka menjawab telepon. Saat Anda menelepon individu, mereka akan melihat nama mereka dan datang ke rapat. Anda dapat mengubah beberapa parameter untuk membuatnya lebih produktif. Anda juga dapat memperlihatkan pembicara dan presentasi serta peserta saat ini, tergantung pada tujuan rapat.

Google Meet juga memungkinkan Anda melihat layar sebelum memulai rapat, yang berguna jika Anda ingin mengubah kamera atau mikrofon sebelum rapat. Anda juga dapat memeriksa peserta dan mengubah pengaturan program. Anda bahkan dapat membisukan, menghapus, atau menyematkan orang untuk berkonsentrasi pada rapat. Dan juga bagikan tautan rekaman dengan peserta lain agar mereka dapat melihatnya nanti. Ini tidak hanya bagus untuk rapat, tetapi juga nyaman untuk karyawan yang jauh.

Google Meet adalah alat yang luar biasa untuk menyelenggarakan rapat jika Anda menjalankan bisnis. Anda dapat menyelenggarakan rapat hingga 30 orang. Layanan ini dapat diakses melalui komputer dan perangkat seluler. Anda harus mengirim link ke peserta Anda untuk bergabung dalam rapat. Jika Anda ingin merahasiakan dialog, Anda dapat menggunakan latar belakang abu-abu untuk mengaburkan latar belakang. Anda dapat menghapus koneksi setelah rapat Anda berakhir.

Baca Juga: Perangkat Lunak Konferensi Video Gratis

3. HubSpot

Perangkat Lunak Manajemen Rapat HubSpot adalah pilihan yang sangat baik jika Anda ingin mengelola semua rapat Anda di satu lokasi. Ini adalah alat yang luar biasa untuk menjadwalkan rapat dan mengirim email tindak lanjut. Ini mudah digunakan dan memiliki banyak fungsi, dan dapat membantu Anda melacak prospek selain penjadwalan rapat. Ada berbagai alat yang tersedia untuk membantu Anda mengonfigurasi perangkat lunak manajemen rapat, termasuk koneksi kalender.

Untuk memindahkan halaman penjadwalan dari satu pengguna ke pengguna lain, Anda harus menautkan kalender setiap orang. Jika Anda memiliki banyak pengguna, buat satu untuk setiap individu yang menghadiri rapat. Pastikan orang yang bertanggung jawab atas kalender memiliki kursi berbayar di Pusat Penjualan atau Pusat Layanan. Demikian pula, menghapus pengguna akan mengakibatkan penghapusan halaman penjadwalan mereka. Akibatnya, Anda harus mentransfer kepemilikan sebelum menghapus pengguna.

Alat pertemuan HubSpot mudah digunakan. Anda harus memiliki koneksi kalender untuk menggunakan alat rapat ini. Kemudian, putuskan apakah Anda ingin rapat Anda direncanakan di dasbor penjadwalan HubSpot atau Google Kalender Anda. Kemudian Anda dapat memilih apakah setiap pengguna harus diizinkan untuk memesan rapat dengan berbagai anggota. Halaman penjadwalan rapat individu juga dapat dibuat. Anda dapat menjamin bahwa setiap prospek memiliki akses ke perangkat lunak manajemen rapat Anda dengan menyinkronkan kalender Anda.

4. Tim Microsoft

Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Rapat Microsoft Teams untuk menyederhanakan rapat perusahaan Anda adalah cara yang hebat untuk menghemat waktu. Program ini memiliki antarmuka yang mudah digunakan dan memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengubah item rapat. Mereka juga dapat menyertakan tanggal mulai dan selesai, komentar diskusi, dan tautan ke tugas-tugas penting. Pengguna dapat memberikan tugas kepada anggota tim saat menjadwalkan rapat. Secara bersamaan, mereka dapat mendelegasikan tugas kepada anggota tim lain dan melacak kemajuan mereka. Ini membuat manajemen alur kerja menjadi sederhana untuk tim.

Pengguna dapat mengadakan rapat dan konferensi video/audio menggunakan Microsoft Teams, dan mereka bahkan dapat menggunakan program untuk menyelenggarakan webinar. Program ini juga mencakup kemampuan membuat catatan, berbagi layar, dan penerusan lampiran. Program ini memungkinkan semua peserta untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan, apakah mereka sedang rapat atau online. Ini gratis dengan paket Dasar, tetapi Anda harus memutakhirkan ke langganan Microsoft 365 jika Anda menginginkan kemampuan yang lebih canggih.

Dengan berbagai kemampuannya, Perangkat Lunak Manajemen Rapat Microsoft Teams mungkin sangat berharga bagi organisasi Anda. Selain membantu Anda dalam rapat organisasi, program ini juga membantu Anda berkomunikasi dengan tim Anda. Anda dapat mengirim email, berbagi layar, dan membuat polling menggunakan antarmuka yang ramah pengguna. Partisipasi individu dalam jajak pendapat juga dapat dilacak, dan karakteristik unik dapat dimasukkan. Salah satu fitur terbaik dari alat ini adalah mudah untuk dimasukkan ke dalam Microsoft Outlook.

Baca Juga: 5 Alternatif Tim Microsoft Teratas

5. Aplikasi Manajemen Rapat Zoom

Kalender Rapat memudahkan untuk menjadwalkan rapat dan mengundang peserta. Ini juga memiliki fitur seperti berbagi layar dan area komentar terpisah. Fitur lengkapnya memungkinkan anggota tim untuk berkolaborasi dan berkomunikasi, dan terhubung dengan aplikasi pihak ketiga seperti Google Documents, Trello, dan Slack. Selanjutnya, Anda dapat menambahkan properti tertentu ke rapat Anda, seperti subjek rapat atau peserta rapat. Ini akan membantu mempercepat seluruh prosedur.

Jika Anda memiliki tim yang sering bertemu, Anda dapat menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Rapat Zoom untuk memenuhi tuntutan Anda. Ini terintegrasi dengan kalender Google Anda dan memungkinkan Anda untuk merencanakan pertemuan dari mana saja di dunia. Ini menangkap rapat dan menghasilkan transkrip yang dapat dicari untuk catatan Anda. Anda juga dapat menggunakan alat untuk anotasi bersama dan berbagi layar waktu nyata. Anda juga dapat membuat grup pribadi dan publik dan berkomunikasi dengan tim Anda untuk memastikan bahwa hanya informasi terkait yang dibahas.

Meskipun ada beberapa solusi perangkat lunak manajemen rapat, Zoom menawarkan integrasi terbaik. Misalnya: Sangat mudah untuk memulai rapat dengan Hive hanya dengan mengetikkan “/zoom” di kotak obrolan. Ini juga dapat diintegrasikan dengan program lain, seperti Coda, untuk membantu Anda mempercepat pertemuan bisnis. Selain itu, kombinasi Zoom dan Coda nyaman, dan memungkinkan Anda untuk melihat layar yang sama dengan pemain lain.

Kesimpulan

Daftar perangkat lunak manajemen rapat telah berakhir. Dengan semua informasi ini di tangan, kami yakin Anda dapat membuat keputusan yang tepat tentang opsi mana yang terbaik untuk Anda. Alat manajemen rapat yang tercantum di atas adalah pilihan yang sangat baik. Kami yakin bahwa Anda akan dapat melakukan dan mengelola rapat Anda secara efisien dengan bantuan salah satu alat ini.

Bacaan Menarik:

Apakah UX Bisnis Anda Terkini?

Plugin Acara WordPress Terbaik

Cara Membuat Email Bisnis