Apa itu Metode Manajemen Proyek MOCHA: Tips dan Alat untuk Memanfaatkannya

Sebuah proyek melibatkan banyak orang. Sebagai manajer proyek, tujuan Anda bukan hanya memantau kemajuan dan proses. Anda harus memperhatikan orang-orang yang bertanggung jawab atas tugas dan pencapaian tersebut.

Untuk mendefinisikan atau memperjelas berbagai peran dalam proyek Anda, MOCHA adalah metode yang terkenal dan populer di kalangan manajer proyek.

Pada artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda apa itu manajemen proyek MOCHA, cara kerjanya, dan bagaimana menerapkannya dalam proyek Anda dengan bantuan alat seperti WP Project Manager.

Apa itu Manajemen Proyek MOCHA

MOCHA adalah metode manajemen proyek yang digunakan untuk mengidentifikasi atau memperjelas peran berbagai orang yang mengerjakan proyek tertentu.

Templat manajemen proyek MOCHA terdiri dari 5 bagian – Manajer, Pemilik, Konsultan, Pembantu, dan Penyetuju.

Manajer: Orang yang bertanggung jawab atas operasi proyek sehari-hari. Sederhananya, dia menjalankan proyek tersebut. Menetapkan tugas dan mengelola semua anggota tim.

Pemilik: Setiap proyek memerlukan pemilik, yaitu orang yang bertanggung jawab atas kegagalan atau keberhasilan suatu proyek.

Konsultan: Seseorang yang bertanggung jawab untuk memberikan pendapat tentang berbagai aspek proyek. Dapat melihat bagian terkecil dan gambaran besarnya, serta memberikan saran dan saran yang diperlukan untuk meningkatkan kemajuan proyek.

Pembantu: Anggota tim yang ditugaskan untuk menyelesaikan tugas yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek. Mereka adalah mesin dari suatu proyek tertentu.

Approver: Seorang pemberi persetujuan menyetujui proyek seperti apakah semuanya baik-baik saja. Biasanya, pemberi persetujuan dapat berupa anggota dewan/ketua atau manajer proyek sendiri yang dapat menandatangani/menonaktifkan bagian proyek dan mengambil keputusan.

Apa Keuntungan yang Anda Dapatkan Menggunakan Metode MOCHA

Apakah MOCHA relevan dengan saat ini dalam mengelola proyek Anda? Bagaimana hal ini akan membantu proyek Anda mencapai lebih banyak? Nah, berikut beberapa hal penting yang mungkin ingin Anda pertimbangkan terkait pertanyaan di atas –

1. Pandangan Komprehensif tentang Proyek Anda

Metode MOCHA membantu Anda merampingkan berbagai aspek proyek. Jika Anda seorang manajer proyek dan ingin menetapkan peran yang telah ditentukan sebelumnya, Anda harus mengumpulkan semua sumber daya Anda di satu tempat, dan melihat elemen-elemen seperti misi, ketangkasan, budaya perusahaan, tujuan, dll.

Ketika Anda menjaga semua hal ini sejalan, efektivitas Anda mungkin berdampak baik pada manajemen proyek Anda.

2. Pendekatan yang Disesuaikan

Setiap proyek bisa berbeda dan mungkin memiliki kendala dan dinamika tim yang berbeda.

Metode MOCHA dapat memberikan pendekatan terstruktur, dan akan membantu Anda menyesuaikan kebutuhan unik suatu proyek, sehingga mendorong kemungkinan hasil yang lebih baik.

3. Membangun Kejelasan dalam Prosesnya

Saat Anda menetapkan peran yang telah ditentukan sebelumnya kepada tim dan pemangku kepentingan Anda, tanggung jawab akan ditetapkan dengan baik.

Setiap orang yang bertanggung jawab pada suatu proyek mengetahui dan memahami apa yang harus mereka capai. Oleh karena itu, Anda dapat menindaklanjutinya dengan lebih jelas, dan menyelesaikan masalah yang sedang berlangsung dengan lebih cepat dari biasanya.

4. Konsistensi untuk Mencapai Tujuan

Metode MOCHA biasanya menyediakan serangkaian praktik terbaik, templat, dan pedoman untuk manajemen proyek Anda. Konsistensi data ini dapat menghasilkan hasil yang lebih dapat diprediksi, mengurangi risiko, dan kontrol yang lebih baik terhadap variabel proyek.

5. Meningkatkan Kemampuan Beradaptasi

Kemampuan beradaptasi adalah faktor kunci dalam manajemen proyek. Budaya PM yang terbuka dan terdefinisi dengan baik menekankan bahwa setiap orang mengetahui pekerjaannya dan Anda memiliki cara yang tepat untuk memantau kemajuan mereka.

Hal ini menghasilkan proses di mana Anda dapat dengan mudah mengatasi masalah dan masalah yang sedang berlangsung, dan membuat solusi yang lebih baik dengan lebih cepat dari sebelumnya. Hal ini juga membantu anggota tim dan pemangku kepentingan Anda untuk beradaptasi dengan situasi yang selalu berubah dalam proyek yang sedang berjalan.

Cara Menggunakan MOCHA dalam Proyek Nyata

Skenario 1. Untuk Kampanye Pemasaran

Misalnya, Anda adalah manajer proyek untuk kampanye Jual September mendatang. Bagaimana cara menentukan berbagai peran saat Anda menerapkan mocha? Begini caranya –

Anda: Manajer Proyek (L)

Kepala Pemasaran: Pemilik Proyek (O)

Manajer Iklan Berbayar, Pakar Strategi Pemasaran, dan Manajer Media Sosial: Konsultan (C)

Copywriter, Desainer Grafis, dan Eksekutif Pemasaran: Helper (H)

Direktur Kreatif/Manajer Pertumbuhan: Penyetuju

Skenario 2. Untuk Pengembang Perangkat Lunak

Nah, dalam proyek pengembangan perangkat lunak, penerapan MOCHA bisa berbeda dengan menjalankan kampanye pemasaran. Jika Anda seorang pengembang perangkat lunak dan manajer proyek, Anda dapat menentukan peran pemain tim Anda seperti berikut –

Anda: Pengawas suatu proyek

Klien: Pemilik

Perancang perangkat lunak/Arsitek: Konsultan

Tim Dukungan Teknis, Insinyur Perangkat Lunak: Pembantu

Tim Tanya Jawab (Jaminan Mutu): Penyetuju

Sekarang, Anda dapat melihat, jika Anda mendistribusikan tugas ke individu yang berbeda untuk menyelesaikan satu proyek, tugas tersebut akan terdefinisi dengan baik, efisien, dan lebih dapat dicapai pada saat yang bersamaan.

Kapan Menerapkan Manajemen Proyek MOCHA – Kasus Penggunaan

Ini mungkin pertanyaan umum. Anda menyukai cara kerja MOCHA, tetapi kapan menerapkannya untuk mencapai tujuan proyek? Kami telah menemukan situasi yang mungkin sering dihadapi oleh manajer proyek –

1. Anggota tim tidak fokus dan kehilangan detail dalam prosesnya

Itu adalah hal yang lumrah dalam sebuah proyek yang sedang berjalan. Anggota tim kehabisan bahan bakar dan energi kreatif serta merasakan tekanan tenggat waktu. Oleh karena itu, mereka menyalin satu sama lain untuk menggabungkan titik-titik, dan pada akhirnya, proyek Anda tertunda.

Misalnya, Anda adalah PM sebuah merek riset pasar dan sedang melakukan kunjungan lapangan untuk mensurvei toko super. Anda telah memberi tahu anggota tim Anda untuk menjalankan survei dengan pertanyaan tertentu yang diajukan kepada pelanggan berbeda dan akhirnya berbicara dengan manajer toko.

Semua anggota tim melakukan survei dengan baik, tetapi mereka tidak dapat memutuskan siapa yang akan dikirim untuk berbicara dengan manajer toko super tersebut. Selain itu, mereka juga lupa mengirimkan laporan harian karena tidak sepakat dengan proses pelaporannya.

Jika Anda menerapkan metode MOCHA, Anda dapat dengan mudah menentukan peran untuk menyelesaikan proyek ini. Jika Anda memiliki tim yang terdiri dari lima anggota, bagi peran dengan mudah dan kirim dua orang untuk mengerjakan kumpulan pertanyaan, tugaskan salah satu dari mereka untuk melakukan wawancara dengan manajer toko, dan satu lagi untuk membuat laporan. Selain itu, jika Anda memiliki Penyetuju, mereka dapat dengan mudah membuat rencana konkret untuk mencapai tujuan yang Anda inginkan.

2. Proyek Menjadi Lebih Besar dan Pembantu Anda Membutuhkan Lebih Banyak Bantuan

Misalkan, Anda menugaskan dua eksekutif Jr. untuk mengumpulkan data lokal di area tertentu. Namun wilayahnya terlalu besar dan memiliki lokalitas yang beragam. Mereka hanya tidak mengerti harus mulai dari mana. Dan terus menunda proyek tersebut, dan kemajuannya terhenti.

Ketika sebuah proyek menjadi rumit, dan tim tidak memiliki pedoman untuk mengatasi kompleksitas tersebut, MOCHA bisa menjadi sangat efektif. Karena Anda akan memiliki peta jalan bagi anggota tim Anda untuk menyelesaikan pekerjaan secara strategis.

Ada banyak skenario berbeda yang mungkin Anda anggap cocok. MOCHA akan menjadi metode manajemen proyek yang sangat dapat diandalkan.

Pusat Manajemen menampilkan tabel berikut tentang bagaimana proyek penggalangan dana ditangani dengan menggunakan metode ini –

Praktik Terbaik Metode MOCHA yang Harus Diketahui Manajer Proyek

Apakah Anda siap menggunakan MOCHA dalam manajemen proyek sekarang? Jika demikian, Anda harus melihat praktik terbaik berikut sebelum itu –

1. Tetapkan Sasaran dan Sasaran: Pekerjaan pertama adalah menetapkan sasaran dan sasaran proyek. Tugas selanjutnya akan menyusul.

2. Mendefinisikan peran: Sebagai manajer proyek, tujuan Anda adalah memperjelas peran kepada anggota tim. Tergantung pada keahlian Anda untuk menemukan yang terbaik untuk menangani peran tertentu dalam sebuah proyek.

3. Menerapkan/Mengadopsi alat untuk memberdayakan proyek Anda: Sebagai manajer proyek modern, Anda harus selangkah lebih maju dengan mengadopsi teknologi baru. Perangkat lunak seperti WP Project Manager Pro dapat dengan mudah meningkatkan proses proyek Anda, menangani banyak tugas dan anggota tim, serta memantau kemajuannya.

4. Umpan balik dan komunikasi: MOCHA memerlukan komunikasi dan sinkronisasi yang stabil di antara anggota tim, dan Anda dapat mencapainya dengan WP Project Manager Pro. Ini memiliki sistem pesan bawaan, dan opsi komentar untuk terus memperbarui dan memberi tahu orang lain apa pun yang Anda inginkan dalam proyek yang sedang berjalan.

5. Pertemuan singkat untuk mengevaluasi kemajuan: Ada perdebatan mengenai dampak pertemuan. Meskipun demikian, Anda harus mengikuti pertemuan yang telah direncanakan sebelumnya untuk melihat kemajuan dan memastikan semua agenda terpenuhi. Pertemuan tanpa agenda yang tepat tidak akan bisa berjalan dengan baik.

6. Jaga agar perayaan kecil tetap berjalan: Jika ada bagian kecil yang berhasil dicapai, jangan lupa untuk mengapresiasi anggota tim dan pemangku kepentingan Anda. Selain itu, keberhasilan atau kegagalan keduanya adalah cara Anda mengevaluasi kembali proses manajemen Anda.

7. Rencana Cadangan: Simpan rencana cadangan. Ini mencakup metode dan sumber daya manajemen proyek alternatif untuk mendorong proyek Anda.

Cara Menggunakan WP Project Manager Pro untuk Metode MOCHA

Jika Anda pengguna WordPress, WP Project Manager dapat membantu Anda mengimplementasikan manajemen proyek MOCHA dengan mudah.

Untuk menerapkan metode manajemen proyek yang sukses, Anda memerlukan dasbor pelacakan tempat Anda dapat melihat kemajuan proyek di antara anggota tim. WP Project Manager hadir dengan fitur-fitur seperti Gantt Chart, Kanban Board, dan kalender tugas interaktif untuk mengelola semua tugas yang Anda perlukan untuk MOCHA.

Selain itu, ia dilengkapi dengan pelacak waktu untuk memperkirakan dan melacak waktu hingga penyelesaian tugas apa pun. Anda dapat mengontrol kapasitas tim dan menentukan/mendefinisikan ulang peran anggota tim kapan saja.

Selain itu, Anda juga dapat membuat database di bagian 'Manajer File' dengan sumber daya proyek yang relevan seperti lembar Excel, dokumen, gambar, dan file lain, dll.

Secara keseluruhan, dasbor cerdas dan fitur diskusi dalam proyek membuat proyek Anda berjalan lancar hingga selesai.

FAQ tentang Metode Manajemen Proyek MOCHA

Pikiran Terakhir

Mengelola proyek memerlukan fokus, strategi, dan pelaksanaan yang lebih baik. MOCHA adalah salah satu metode manajemen proyek yang dipraktikkan dengan baik untuk menjaga segala sesuatunya tetap lurus, menghilangkan kerumitan, dan membuat semua orang bertanggung jawab.

Beri tahu kami pendapat Anda di bagian komentar.