Panduan Penting untuk Etiket Rapat Online

Sangat penting untuk mengetahui apa yang harus dilakukan ketika Anda menghadiri satu pertemuan online sebulan atau selusin setiap minggu. Selain itu, pertemuan online sangat mirip dengan pertemuan langsung. Inilah sebabnya mengapa beberapa nuansa mengharuskan Anda untuk memutar dan meningkatkan permainan etiket rapat online Anda. Untuk menjaga rasa profesionalisme ke depan, penting untuk memahaminya. Bahkan jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana, artikel ini akan memandu Anda tentang "bagaimana dan mengapa" Etiket rapat online.

Pentingnya etika rapat online

Rapat online menjadi cara utama para manajer C-suite, karyawan, dan bahkan siswa dan guru berkomunikasi. Kemungkinan besar Anda telah diundang ke lebih dari beberapa pertemuan virtual akhir-akhir ini. Mungkin salah satu dari pertemuan itu tidak terasa seproduktif yang seharusnya. Namun, rapat adalah bagian penting dari hari kerja, baik secara langsung maupun online. Di sisi lain, rapat yang tidak efisien merampas waktu produktivitas karyawan yang berharga.

Ini memiliki efek kumulatif karena jumlah pertemuan dan peserta meningkat. Karena sifat kausal dan kemudahan penjadwalan pertemuan online bahkan lebih rentan. Mengetahui dan mengikuti aturan etiket pertemuan online dasar adalah cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pertemuan online. Ini membantu menghilangkan jebakan rapat umum dan mempertahankan nada profesional dalam rapat online. Juga, ini membantu membuat pertemuan itu lebih efisien, produktif, dan menyenangkan bagi semua orang.

Baca Juga: 5 Aplikasi Manajemen Rapat Teratas untuk Meningkatkan Komunikasi Tim

Aturan etiket rapat online

Biasanya, beberapa pedoman etiket pertemuan tradisional berlaku secara universal. Banyak dari aturan etiket yang masuk akal ini secara tidak sengaja gagal dalam suasana kerja dari rumah yang lebih santai. Ketika tempat pertemuan online ada etiket unik yang muncul. Kami akan memandu Anda melalui semua yang perlu Anda ketahui untuk membawa diri terbaik Anda ke pertemuan online Anda.

Hal-hal yang perlu Anda lakukan sebelum rapat?

Biasanya, rapat besar dimulai jauh sebelum waktu mulai yang dijadwalkan. Waktu persiapan khusus sebelum Anda mengklik tombol luncurkan sangat membantu keberhasilan rapat online.

1. Anda perlu membuat agenda

Anda perlu meluangkan waktu untuk menyusun agenda yang menjelaskan segala sesuatu yang akan dibahas selama rapat. Kemudian sebarkan jauh-jauh hari sebelumnya sehingga memberi tahu para hadirin tentang apa yang diharapkan untuk didiskusikan. Di sisi lain, jika Anda adalah peserta rapat yang menerima agenda dan meninjaunya terlebih dahulu. Maka ini akan membantu Anda mempersiapkan diri secara memadai sehingga Anda dapat menambahkan nilai pada diskusi pertemuan. Selain itu, jika Anda telah diundang ke rapat, tetapi belum menerima agenda, mintalah agenda tersebut kepada penyelenggara rapat.

2. Setuju untuk memenuhi aturan dasar

Ini membantu pertemuan di jalurnya. Selain itu, kuncinya adalah memastikan semua peserta berada di halaman yang sama dan harapan dipahami sebelum rapat dimulai. Menyetujui aturan dasar rapat membantu rapat Anda berjalan lancar dan meminimalkan gangguan atau perilaku yang tidak diinginkan.

3. Dapatkan di ruang kepala yang tepat

Anda harus masuk ke ruang kepala yang tepat sebelum Anda mengklik "bergabung" pada waktu mulai rapat. Sebelum rapat online dimulai, coba lakukan peregangan atau menjauh dari komputer selama beberapa menit. Anda akan menemukan kepala Anda jernih dan siap untuk pertunangan ketika Anda kembali.

4. Uji peralatan Anda sebelum memulai

Biasanya, tidak masalah jika Anda menggunakan peralatan baru atau komputer lama yang sama. Anda perlu memastikan bahwa itu berfungsi sebelum rapat dimulai. Karena bisa jadi memalukan meraba-raba di awal rapat mencoba membuat headset Anda berfungsi sementara rekan kerja Anda melihat dan menunggu.

Baca Juga: Video, Audio, Dan Konten- Tiga Kekuatan Utama Yang Harus Diperhitungkan Untuk Lalu Lintas Situs Web

Hal-hal yang perlu Anda lakukan selama rapat?

Setelah Anda mempersiapkan dan menguji peralatan Anda dan memulai pertemuan. Saatnya untuk mengetahui bagaimana Anda bertindak selama rapat.

1. Batasi kehancuranmu

Anda perlu membisukan semua notifikasi termasuk email, aplikasi obrolan, dan lainnya. Karena itu mungkin pemecah perhatian selama pertemuan. Karena Anda akan membagikan layar Anda selama panggilan, pup-up yang tidak terduga dapat mengalihkan perhatian. Tutup semua tab browser yang tidak perlu dan simpan ponsel Anda jika perhatian Anda mudah teralihkan.

2. Buat rapat online tetap singkat dan manis

Ikuti agenda Anda dengan cermat saat Anda memimpin rapat dan bangun waktu untuk Tanya Jawab di akhir rapat. Jadi pertemuan Anda akan berlangsung selama yang diperlukan bahkan jika itu berakhir lebih awal dari yang direncanakan.

3. Akhiri rapat online Anda tepat waktu

Dengan agenda yang jelas dan rapat yang baik, manajemen adalah cara terbaik untuk memastikan rapat Anda berakhir pada waktu yang direncanakan. Jadi, ketika Anda perlu melewati waktu yang ditentukan, pastikan untuk bertanya kepada peserta apakah mereka bisa tinggal. Bahkan jika mereka harus pergi, yakinkan mereka bahwa tidak apa-apa dan berjanji untuk mempercepatnya nanti.

Hal-hal yang perlu Anda lakukan setelah rapat?

Saat rapat berakhir, etika rapat online yang baik tidak berakhir, terutama jika Anda adalah penyelenggara rapat.

1. Ringkas dan bagikan catatan rapat

Setelah apa yang dibahas dan disepakati dalam pertemuan, harus menghasilkan catatan yang mengidentifikasi. Anda harus yakin untuk mengirimkan informasi ini kepada semua peserta.

2. Tetapkan Etiket Rapat Online tugas

Selama pertemuan, jika tugas dibuat pastikan untuk mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab. Selain itu, Anda dapat menyimpulkan ini dalam catatan rapat. Juga, masukkan ke dalam sistem manajemen proyek Anda.

3. Jika diperlukan jadwalkan pertemuan lanjutan

Jika Anda perlu menindaklanjuti dengan peserta Anda, pastikan untuk menempatkan pertemuan tersebut di kalender. Dan, kirimkan undangan baru, sehingga semua orang dapat segera merencanakannya.

Baca Juga: Apakah UX Bisnis Anda Terkini?

Pikiran terakhir dari Etiket Rapat Online

Kebutuhan untuk pertemuan online datang dengan tenaga kerja terdistribusi. Mengikuti etika rapat online yang baik, sangat penting untuk menguasai teknologi yang nyaman ini dan mendapatkan hasil maksimal dari setiap rapat yang dijadwalkan. Saat Anda siap sebelum rapat online, ada baiknya memanfaatkan waktu rapat virtual Anda sebaik mungkin. Selain itu, ini menghasilkan rekan kerja yang lebih puas dan sikap yang lebih positif terhadap pertemuan online.

Bacaan Menarik:

8 Strategi Cerdas untuk Meningkatkan SEO Situs WordPress

Plugin Acara WordPress Terbaik

Cara Terbaik Mendapatkan Tautan Balik Situs Web Berkualitas