5 Fase Manajemen Proyek Dijelaskan

Manajer proyek sering menghadapi masalah seperti keterlambatan proyek, miss communication, analisis yang salah tentang ruang lingkup proyek, dll. Anda tidak bisa mendapatkan tingkat keberhasilan penuh, tetapi dengan setiap kegagalan, Anda belajar dan mengurangi risikonya.

Selain itu, jika Anda mengetahui dengan baik situasi yang sedang berlangsung dalam suatu proyek, dan bagaimana setiap fase proyek bekerja, rasio keberhasilan Anda dapat ditingkatkan.

Ada 5 fase manajemen proyek, dan sebagai manajer proyek, tugas Anda adalah menguasai semuanya dari awal hingga eksekusi akhir.

Pada artikel ini, kami akan memecah fase manajemen proyek ini untuk Anda.

Apa saja 5 Fase Manajemen Proyek

Setiap proyek memiliki siklus hidup. Ini terdiri dari empat atau lima langkah yang biasanya dapat Anda beri nama sebagai fase manajemen proyek. Fase manajemen proyek mengikuti pola yang sama terlepas dari ukuran atau jenis proyek. Inilah mereka –

1. Inisiasi Proyek
2. Perencanaan proyek
3. Eksekusi projek
4. Pemantauan dan pengendalian proyek
5. Penutupan Proyek

1. Inisiasi atau Konsepsi Proyek

Hal pertama dari sebuah proyek adalah konseptualisasi dan inisiasinya. Sebagai manajer proyek, Anda perlu membuat gambaran utama untuk proyek tertentu tentang cara memulai dan cara melanjutkan ke langkah berikutnya satu demi satu.

Pada tahap inisiasi, Anda perlu mengumpulkan ide-ide Anda dan mengubahnya menjadi rencana bisnis, menetapkan tujuan, menentukan ruang lingkup, dan piagam proyek, serta menentukan orang yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan proyek alias pemangku kepentingan.

Fase inisiasi proyek harus menyelesaikan tugas-tugas berikut -

Mendefinisikan tujuan proyek

Pertanyaan pertama yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri, dan pemangku kepentingan adalah – 'apa yang ingin Anda capai dengan proyek ini?'

Misalnya, Anda bekerja untuk perusahaan pengembang plugin WordPress. Sebagai manajer proyek, Anda ingin memulai proyek untuk halaman harga baru. Dalam hal ini, Anda harus mencari tahu mengapa halaman harga Anda saat ini tidak berfungsi dan keuntungan seperti apa yang Anda harapkan dari halaman harga yang baru dirancang.

Tetapkan ruang lingkup Anda

Melihat batasan proyek Anda jauh sebelum Anda mulai mengerjakannya, itu semua tentang mengatur ruang lingkup Anda. Pada tahap ini, Anda membuat inisial tujuan proyek Anda, kiriman, tenggat waktu, dll untuk memahami seberapa jauh Anda ingin dan bisa melangkah.

Juga, tahap ini mencakup aspek pendanaan dan anggaran, dan keseluruhan waktu proyek.

Finalisasi pemangku kepentingan dan mendefinisikan peran mereka

Pemangku kepentingan adalah orang-orang yang akan terkait erat dan bertanggung jawab atas kemajuan dan hasil proyek. Beberapa pemangku kepentingan proyek yang umum adalah – sponsor, manajer proyek, anggota tim proyek, klien, pengguna akhir, pemangku kepentingan internal, dll.

Sebagai manajer proyek, Anda akan menentukan peran dan tanggung jawab masing-masing pemangku kepentingan.

Hambatan yang mungkin terjadi

Pada tahap inisiasi proyek, Anda dapat mengasumsikan dan membuat daftar semua hambatan/risiko yang mungkin Anda hadapi dalam beberapa hari mendatang dan membuat cadangan dan rencana B.

Manajemen risiko adalah tugas besar yang melibatkan asumsi risiko, brainstorming, mengumpulkan sumber daya untuk menangani risiko, penilaian, penentuan prioritas, dll.

Baca Juga: Cara Mengelola Risiko dalam Manajemen Proyek: Tips Efektif untuk Kesuksesan Proyek

2. Perencanaan Proyek

Perencanaan proyek adalah langkah segera setelah tahap inisiasi proyek. Ini mencakup definisi tujuan proyek yang lebih luas, dari 'bagaimana mengendalikan dan memantau proyek' hingga penyelesaian proyek.

Ada dua pendekatan perencanaan proyek paling populer di antara manajer proyek -

A. Metode SMART. Itu berarti perencanaan Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan tepat waktu.

B. Metode JELAS. Ini menunjukkan proses kerja yang kolaboratif, terbatas, emosional, dapat dihargai, dan dapat disempurnakan.

Saat mengerjakannya, Anda harus menggabungkan kedua pendekatan tersebut untuk hasil yang lebih baik.

Pada tahap perencanaan, Anda dapat menuliskan dan menentukan roadmap lengkap proyek Anda. Begini caranya –

• Membuat rencana manajemen proyek
• Mengembangkan struktur rincian kerja (WBS)
• Memperkirakan sumber daya dan durasi proyek
• Membuat strategi manajemen risiko

Pencapaian utama dari tahap ini adalah menjabarkan semua langkah dari fase inisiasi dan menguraikannya. Jadi tugas Anda adalah mengembangkan rencana mendalam untuk pelaksanaan proyek, pemantauan, dan pengendalian yang tepat.

Pada tahap ini, Anda perlu mengumpulkan semua anggota tim Anda dan memberi mereka tugas khusus. Misalnya, untuk setiap tugas Anda, Anda dapat membuat satu atau beberapa anggota tim dan menetapkan tenggat waktu untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Selain itu, Anda dapat membuat saluran komunikasi yang tepat antara anggota tim dan pemangku kepentingan. Alat perpesanan seperti Slack akan menjadi pilihan cerdas dalam kasus seperti itu.

3. Eksekusi Proyek

Sekarang, Anda sudah menyiapkan rencana Anda. Sudah waktunya untuk pergi bekerja. Jadi, tahap ini termasuk meluncurkan proyek Anda dan menjalankan tugas sedikit demi sedikit, menghasilkan kiriman proyek hingga penyelesaian akhir. Dengan kata lain, fase ini adalah tentang mengubah rencana Anda menjadi tindakan.

Karenanya, sebagai manajer proyek, Anda akan membuat alur kerja yang kuat yang akan membantu anggota tim Anda bekerja dengan sempurna, berkomunikasi dengan presisi, dan berupaya mencapai tujuan proyek. Ini termasuk yang berikut –

• Perhatikan baik-baik alur kerja tim
• Mengelola anggaran Anda dengan benar
• Berkomunikasi dengan pemangku kepentingan Anda

Saat anggota tim Anda bekerja, itu adalah salah satu tugas utama Anda sebagai manajer proyek untuk menindaklanjuti dengan pemangku kepentingan proyek Anda sehingga mereka dapat mengetahui kemajuan dan bagaimana keadaannya.

Misalnya, menggunakan alat kolaborasi proyek seperti Project Manager Pro akan sangat bermanfaat. Alat WordPress ini dapat membantu Anda berkomunikasi lebih baik dengan pemangku kepentingan dan anggota tim Anda melalui pesan, komentar, dan obrolan bawaan.

Selain itu, Anda dapat memantau kemajuan dan pergolakan tim, dan membuat solusi yang memungkinkan sesegera mungkin.

4. Pemantauan dan pengendalian proyek

Harapkan yang terbaik, rencanakan yang terburuk, dan bersiaplah untuk terkejut.

Denis Waitley

Pada fase 3, proyek Anda seharusnya sudah berjalan. Jadi, pekerjaan fase 4 sederhana. Anda harus melihat bagaimana tugas dan anggota tim Anda lakukan.

Ini semua tentang memantau alur kerja, menemukan kekuatan utama, dan meningkatkannya. Jika Anda melihat ada masalah, selesaikan dengan tindakan yang tepat.

Oleh karena itu, pekerjaan utama Anda adalah memilah masalah yang sedang berlangsung tentang proyek, membuat keputusan yang tepat, dan menyelesaikannya. Anda juga dapat menyebutnya pemantauan kinerja proyek.

Lihatlah hal-hal berikut yang harus Anda perhatikan untuk pemantauan kinerja proyek -

Indikator Kinerja Utama (KPI)

Pastikan Anda menyiapkan KPI dengan benar dan pantau apakah tugas dan subtugas Anda selesai tepat waktu dan memenuhi KPI.

Pengumpulan data

Pengumpulan data merupakan hal yang sangat diperlukan dalam manajemen proyek. Sepanjang proyek, Anda harus mengumpulkan data yang relevan, dan membuat database yang mencakup jadwal proyek, status penyelesaian tugas, laporan keuangan, QA, umpan balik dari pemangku kepentingan, dll. Cara terbaik untuk membuat database yang kuat adalah dengan menggunakan alat manajemen proyek .

Analisis data

Data yang dikumpulkan akan sangat membantu untuk analisis data yang tepat. Anda dapat membandingkan kemajuan proyek dengan pengeluaran, anggaran keseluruhan, dan hasil dengan roadmap anggaran yang telah Anda buat pada tahap perencanaan.

Pelaporan kinerja

Sepanjang berbagai tahapan proyek, Anda dapat membuat laporan kinerja berdasarkan analisis data Anda, dan membaginya dengan pemangku kepentingan untuk transparansi yang lebih baik. Selain itu, laporan akan membantu Anda memahami ke mana arah semua upaya Anda. Laporan kinerja dasar dibuat dari ringkasan kemajuan, metrik utama, dan detail masalah atau tantangan apa pun, dll.

Perbaikan yang sedang berlangsung

Pemantauan sangat penting untuk memastikan Anda melakukannya dengan baik. Selain itu, Anda dapat menghasilkan gambaran berkelanjutan tentang perkembangan proyek Anda dengannya.

Ketika Anda memiliki laporan kinerja dan analisis data yang dibuat dengan baik, akan lebih mudah untuk memahami keadaan proyek saat ini dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan yang dapat meningkatkan peluang keberhasilan.

5. Penutupan Proyek

Ini adalah fase akhir dari siklus manajemen proyek. Pada langkah ini, Anda akhirnya menyelesaikan proyek dan membuat penutupan formal.

Sebagai manajer proyek, Anda akan melakukan hal berikut dalam fase penutupan proyek –

• Menyerahkan hasil proyek kepada sponsor proyek
• Dapatkan persetujuan dari sponsor proyek
• Tutup proyek secara resmi dan bubarkan tim Anda
• Atur pertemuan pasca proyek untuk mengevaluasi keberhasilan dan kegagalan

Pertemuan pasca-proyek atau pasca-kematian adalah tempat di mana Anda memberi tahu semua anggota tim bagaimana kinerja mereka, di mana mereka kekurangan potensi, dan di mana letak kekuatan mereka. Ini akan membimbing mereka untuk berbuat lebih baik di masa depan.

Selama pertemuan, laporan akhir dipresentasikan kepada sponsor proyek dan pemangku kepentingan sehingga diskusi yang bermanfaat tentang proyek dapat dilakukan.

Tugas akhir Anda untuk tahap penutupan proyek adalah meninjau laporan akhir proyek, menganalisis data yang tersedia, dan menyimpannya di tempat aman yang dapat diakses kapan pun Anda mau. Ini akan berfungsi sebagai basis pengetahuan untuk proyek Anda berikutnya.

FAQ tentang 5 Fase Manajemen Proyek

Pikiran Akhir tentang Siklus Hidup Manajemen Proyek

Siklus hidup manajemen proyek terdiri dari lima fase, beberapa profesional akan senang membuat lima fase ini menjadi enam, tujuh, atau delapan tahap. Namun, semua tahapan tersebut hanya termasuk dalam 5 fase manajemen proyek yang disebutkan di atas.

Sebagai manajer proyek yang cerdas, Anda dapat mengambil bantuan dari perangkat lunak manajemen proyek dan AI untuk meningkatkan cakupan dan kemungkinan Anda saat ini. Yang perlu Anda lakukan hanyalah memahami jenis alat apa yang berguna untuk anggaran dan kompatibilitas Anda.