Menetapkan Batasan Profesional dengan Klien

Apakah pekerjaan klien Anda perlahan mulai menjadi perhatian utama dalam daftar prioritas Anda? Meskipun didorong oleh karier adalah aspirasi yang hebat, merasa cukup seimbang antara pekerjaan klien dan kebutuhan lain seperti pengembangan profesional, pembangunan tim, istirahat, dan lainnya juga penting!

Mungkin Anda sudah mulai memperhatikan beberapa kecenderungan gila kerja dalam diri Anda seperti bekerja sampai makan siang atau menjadi yang terakhir keluar hari itu untuk menyelesaikan tugas klien. Anda telah melakukannya dengan baik pada awalnya mengakui perlunya perubahan dalam upaya untuk keseimbangan kerja / kehidupan yang lebih baik. Jika Anda sampai pada kesimpulan bahwa menetapkan batasan klien sudah beres — Anda telah datang ke tempat yang tepat!

Berikut adalah lima tip untuk menetapkan batasan dengan klien:

• Mengevaluasi apa yang tidak bekerja
• Waspadai scope creep
• Tetapkan blok jadwal
• Periksa email Anda hanya selama jam kerja
• Jadwalkan waktu untuk OOO

Mengevaluasi Apa yang tidak Bekerja

Sebelum Anda dapat menemukan titik batas rasa sakit Anda, pikirkan tentang apa yang berhasil dan tidak berhasil untuk Anda. Mungkin klien selalu menjadwalkan rapat di pagi hari atau sore hari. Mungkin, klien mengharapkan Anda untuk selalu mengangkat telepon pada panggilan pertama bahkan saat Anda memiliki proyek dan rapat lain. Ini adalah tanda-tanda bahwa batas profesional kabur dan sudah waktunya untuk mengatur ulang batas.

Buat daftar pro dan kontra yang Anda suka dan tidak suka tentang sistem Anda saat ini dan bagaimana perasaan Anda. Anda hanya dapat memperbaiki apa yang pertama kali perlu Anda akui!

Setelah terungkap, Anda harus mengomunikasikan pemikiran ini dengan klien Anda. Saya sarankan Anda mengadopsi klausul dalam kontrak Anda untuk membantu menyelenggarakan percakapan yang sulit ini sehingga Anda dan klien dipaksa untuk mengakui poin rasa sakit ini.

Topik seperti ini tidak mudah tetapi mereka membantu memelihara diri profesional terbaik Anda sehingga Anda memiliki ruang dan kapasitas untuk membuat karya terbaik Anda untuk klien!

[twitter_link] Bos sebelumnya pernah mengatakan kepada saya: 'Anda adalah advokat terbesar Anda. Jangan takut untuk angkat bicara saat Anda membutuhkan sesuatu yang berbeda.'[/twitter_link]

Waspadai Scope Creep

Scope creep terjadi ketika penyerahan proyek dan hasil mulai memakan lebih banyak waktu dan sumber daya daripada yang direncanakan, dianggarkan, dan ditagih. Biasanya sih awalnya bukan sesuatu yang besar, tapi sering side request sana-sini. Satu atau dua permintaan dengan cepat menjadi beberapa dan kemudian Anda memiliki scope creep. Dengan mengakomodasi klien untuk setiap permintaan atas nama "layanan pelanggan yang hebat", Anda meningkatkan ekspektasi mereka sambil memberi diri Anda lebih banyak pekerjaan daripada yang direncanakan semula.

Langkah pertama untuk melihat apakah ruang lingkup proyek keluar dari ruang lingkup adalah membaca ringkasan proyek dan kontrak klien. Jika Anda mendedikasikan terlalu banyak waktu atau sumber daya untuk satu proyek dan tidak mendapatkan kompensasi yang layak untuk itu, maka itu adalah tanda bahaya.

Scope creep itu nyata, jadi Anda harus waspada. Pastikan Anda telah mendefinisikan detail proyek untuk klien Anda dengan jelas. Dan buat kontrak Anda ditandatangani sehingga kedua belah pihak menyetujui ruang lingkup proyek. Saat muncul permintaan yang bukan bagian dari perjanjian awal, Anda dapat memutuskan apakah itu adalah sesuatu yang ingin Anda izinkan, atau apakah Anda perlu membebankan biaya tambahan untuk itu.

Pastikan untuk menanyakan pertanyaan ini kepada klien Anda sebelum memulai proyek desain web Anda berikutnya!

Tetapkan Blok Jadwal

Menetapkan blok jadwal adalah strategi manajemen waktu yang hebat!

Untuk melakukan ini, Anda akan menjadwalkan blok waktu sepanjang hari untuk mendedikasikan satu proyek secara ketat pada satu waktu. Ini memastikan Anda memiliki cukup waktu yang disisihkan untuk setiap item tindakan yang ingin Anda selesaikan dalam sehari. Bergantung pada pengaturan Anda, rekan satu tim atau kolaborator Anda akan dapat melihat kapan Anda bebas mengobrol versus saat Anda mencoba berkuasa melalui pekerjaan.

Ini menetapkan batasan untuk jadwal Anda jika klien secara konsisten meminta Anda untuk meninggalkan semuanya untuk memenuhi permintaan mereka! Manfaat lain dari strategi ini adalah saat Anda menjadwalkan waktu istirahat, Anda juga akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang garis waktu proyek yang realistis. Jadi, jika klien telah mengikuti Anda untuk suatu tugas, Anda dapat langsung memberi tahu mereka, "Ya, saya akan mengirimkannya pada tanggal X."

Periksa Email Anda Hanya Selama Jam Kerja

Saya sangat bersalah atas hal ini.

Di zaman teknologi modern ini, Anda mungkin selalu mendapatkan notifikasi di ponsel cerdas Anda (atau jam tangan, atau lemari es, atau perangkat rumah) kapan pun waktunya. Mungkin Anda merasakan dengungan atau melihat layar Anda menyala dari kejauhan. Seketika Anda di sana untuk memeriksa pemberitahuan ini — email kantor lainnya. Dari sini, sangat mudah untuk beralih kembali ke suasana kerja Anda.

Pertama, buat batasan disiplin diri yang jelas dengan diri sendiri untuk hanya memeriksa email selama jam kerja. Jika Anda tahu ini akan terlalu sulit, coba matikan notifikasi email Anda saat Anda keluar untuk hari itu. Ini mungkin terasa menakutkan pada awalnya, tetapi perasaan itulah mengapa Anda membutuhkan batasan profesional ini. Anda seharusnya tidak terlalu khawatir sebelum mencoba check out untuk malam itu.

Gagasan lainnya adalah menyiapkan respons otomatis untuk memberi tahu pengirim email bahwa Anda akan membalasnya keesokan harinya. Ini adalah langkah-langkah kecil dan sangat ampuh untuk menetapkan ekspektasi dan batasan.

Jadwalkan Waktu untuk OOO

Anda mungkin berpikir, “pfff, saya sudah melakukan ini!”

OOO atau tidak di kantor adalah waktu yang Anda atur untuk memberi tahu orang lain bahwa Anda tidak akan tersedia untuk waktu tertentu. Anda mungkin sudah melakukan ini ketika Anda memiliki pemeriksaan dokter gigi atau perjalanan yang akan datang, tetapi inilah cara baru untuk melakukannya!

Jadwalkan OOO untuk momen mini untuk bersantai. Ini bisa berupa jalan-jalan sambil minum kopi atau sesi yoga berjam-jam sambil makan siang. Blok di luar kantor tidak harus sepanjang hari didedikasikan untuk tugas atau liburan. Istirahat ini penting bagi Anda untuk diisi ulang agar bisa melewati sisa hari atau minggu kerja.

Ini saya menelepon Anda - ya, Anda - karena tidak cukup memprioritaskan mode liburan murni. Bahkan jika Anda hanya memeriksa status atau email, itu masih dianggap belum menyelesaikan pemeriksaan dari mode kerja Anda. Meskipun Anda tahu untuk melakukan ini (mungkin tidak cukup) untuk liburan dan janji temu Anda, cobalah juga cara baru ini.

Kesimpulan

Jika Anda pernah mempertanyakan batasan ini, kembalilah ke frasa kunci ini — jika ragu, periksa kontraknya!

Setiap klien yang layak diajak bekerja sama akan memahami dan menghargai batasan profesional yang Anda tetapkan. Jika antrean terus didorong, inilah saatnya untuk melakukan percakapan terbuka dan transparan dengan semua pihak.

Strategi penetapan batas ini melindungi Anda dari pekerjaan yang berlebihan atau menumpuk piring Anda terlalu tinggi. Anda dapat menyukai apa yang Anda lakukan dalam menciptakan pekerjaan untuk klien WordPress Anda sambil mempertahankan keseimbangan kerja/kehidupan yang adil!