11 Cara Terbaik untuk Meningkatkan Efisiensi Manajemen Proyek Anda dengan Pengelola Tugas Otomatis (Tips dan Alat Pakar)

Diterbitkan: 2022-03-03

Sebagai manajer proyek, keterampilan dan efisiensi Anda dapat melangkah lebih jauh. Tidak ada batasan apapun. Jadi, merupakan langkah cerdas untuk mengadopsi serangkaian proses yang dapat meningkatkan efisiensi manajemen proyek Anda secara terus-menerus. Jika Anda mengikuti mereka, berlatih secara teratur, dan berevolusi, tentunya Anda dapat meningkat pesat seiring berjalannya waktu.

Dalam bisnis modern, manajer proyek menjadi lebih pintar dan mengembangkan kemampuannya dengan otomatisasi. Jadi, ini juga merupakan bagian integral dari proses yang sedang kita bicarakan. Menghemat uang, waktu, dan tenaga adalah hal yang membuat Anda memiliki lebih banyak ruang untuk inovasi, dan otomatisasi akan memberikannya dengan mudah.

Di blog berikut, kami akan membahas semuanya dan akan menunjukkan kepada Anda bagaimana meningkatkan efisiensi Anda sebagai manajer proyek dengan manajemen tugas yang cerdas dan proses strategis. Teruslah membaca.

Mengapa Anda Harus Lebih Efisien dalam Manajemen Proyek Anda

Efisiensi dalam manajemen proyek adalah kualitas yang dapat Anda capai secara bertahap. Sesuatu yang menjadikan Anda seorang manajer proyek dinamis yang dapat menggunakan sumber daya dan waktu yang tersedia dengan estimasi yang tepat, memecahkan masalah, dan membuat proyek sukses. Efisiensi juga memberi Anda kemampuan adaptasi, keterbukaan, dan popularitas di antara pemangku kepentingan Anda.

Konsep efisiensi dan efektivitas biasanya digunakan saat mengevaluasi proses yang berbeda. Organisasi berbasis proyek sering bergumul dengan keseimbangan antara waktu, biaya dan kualitas, mereka tertarik untuk melakukannya seefisien dan seefektif mungkin.
Erik Sundqvist, Science Direct

Dari perencanaan, penganggaran, dan pelaksanaan – seorang manajer proyek harus melalui proses yang panjang dan melelahkan. Dan risiko hampir pasti. Mengelola orang-orang Anda, mendistribusikan tugas, dan kemudian mencapai tujuan menuntut upaya mental dan fisik yang berat. Jadi, apa yang bisa menjadi anugrah keselamatan Anda?

Memang, itu efisiensi Anda. Jika Anda dapat memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia dengan potensi yang tepat, Anda dapat berhasil. Oleh karena itu, bagaimana melakukannya? Di sinilah pekerjaan Anda menuntut untuk melalui beberapa langkah.

11 Langkah Terbukti untuk Meningkatkan Efisiensi Manajemen Proyek Anda

Efisiensi Manajemen dengan Pengelola Tugas Otomatis

Daftar langkah-langkah Efisiensi tidak pernah berakhir. Anda bisa berinovasi dengan cara baru, mungkin setiap minggu. Tapi yang terpenting adalah mana yang terbaik dan ahli merasa bahwa mereka benar-benar berfungsi.

Di bawah ini, kami telah mengurutkan beberapa praktik terbaik yang telah terbukti untuk meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda. Periksa mereka -

Fokus pada Perencanaan
Buat Basis Pengetahuan
Menetapkan Proses Komunikasi Simultan
Mengelola dan Menganggarkan Waktu Proyek
Strategi Manajemen Risiko
Jadikan Semua Data Proyek Dapat Diakses
Melacak Proses
Hadiahi Anggota Tim yang Berkinerja
Dapatkan Alat yang Tepat Selaras
Terbuka untuk Umpan Balik dan Saran
Jangan Pernah Menyelesaikan & Lakukan Perbaikan Berkesinambungan

Mari jelajahi secara mendetail dan cari tahu bagaimana cara ini akan membantu manajer proyek meningkatkan Efisiensi Manajemen Proyek mereka –

1. Fokus pada Perencanaan

Perencanaan adalah pilar dari semua aktivitas pengelolaan proyek Anda. Jika Anda memiliki rencana yang rapi, dan rencana cadangan, Anda aman untuk memainkan permainan tersebut. Selain itu, ini adalah langkah pertama untuk memastikan bahwa Anda menjalankan bisnis yang serius.

Sederhananya, Anda perlu melakukan hal ini untuk membuat rencana yang dapat ditindaklanjuti –

Menentukan ruang lingkup proyek Anda
Buat struktur untuk rincian pekerjaan
Mendefinisikan dan mengurutkan aktivitas proyek
Buat estimasi anggaran, durasi, dan sumber daya lainnya dengan bijak
Siapkan rencana darurat

Semua tugas di atas hanya akan membuat proyek Anda disederhanakan. Ketika kerangka Anda kuat, tubuh harus memiliki bentuk yang bagus.

2. Buat Basis Pengetahuan

Membuat basis pengetahuan sangat penting untuk proyek Anda. Kapan pun Anda membutuhkan informasi, basis pengetahuan dapat membantu Anda. Oleh karena itu, skenario yang umum adalah ini – misalkan, seseorang perlu mengetahui jumlah penjualan kuartal terakhir. Anda memberi tahu dia. Kemudian datang orang lain untuk menanyakan informasi yang sama. Maukah kau menjawab lagi?

Basis pengetahuan diperlukan untuk berbagi silang dan untuk menjalankan aliran data secara simultan di seluruh organisasi. Ini tidak hanya akan membantu orang di dalam proyek Anda tetapi juga orang luar, dan juga pelanggan.

3. Membangun Proses Komunikasi Simultan

Kecuali Anda memiliki komunikasi yang stabil di antara para pemangku kepentingan, proyek Anda berisiko. Setiap orang yang terikat dengan proyek Anda harus memastikan bahwa mereka berada di halaman yang sama, dan bekerja untuk tujuan yang sama. Namun, banyak proyek gagal karena kekurangan itu. Terbukti, “gangguan komunikasi” menyebabkan 57% kegagalan proyek.

Nah, bagaimana cara menjalin proses komunikasi yang lekat? Hal pertama adalah memilih format atau papan tempat semua informasi harus disimpan dan diperbarui secara teratur.

Tahap selanjutnya adalah menetapkan tujuan komunikasi. Itu berarti membuat rencana lain untuk apa yang ingin Anda capai melalui proses komunikasi Anda dengan para pemangku kepentingan proyek. Setelah Anda memiliki format dan tujuan komunikasi, saatnya untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan Anda dan memilih metode yang ingin Anda ikuti.

4. Mengelola dan Menganggarkan Waktu Proyek

Selain waktu dan uang yang telah Anda habiskan, penundaan proyek dapat merugikan Anda hal yang paling berharga – klien Anda. Jadi, penganggaran dan manajemen waktu yang tepat adalah masalah besar yang harus Anda selesaikan. Jadi, saat Anda mulai mengelola proyek, Anda perlu menandai daftar periksa berikut –

Estimasi yang baik dari sumber daya yang Anda investasikan,
Orang yang Anda pilih sebagai kaki tangan
Bagi proyek itu menjadi pecahan kecil, tetapkan orang yang tepat di tempat yang tepat
Tetapkan perkiraan waktu untuk menyelesaikan setiap tugas

Penganggaran adalah beban berat. Jadi, yang membuat Anda efisien adalah memilih metode yang paling sesuai dengan bisnis Anda.

5. Strategi Manajemen Risiko

Sebagai manajer proyek, risikonya jelas. Pada akhirnya, Anda harus menjadi manajer risiko yang baik agar proyek Anda berhasil. Strategi manajemen risiko adalah senjata yang cukup cerdas untuk melawan situasi yang akan datang. Pemasar modern selalu mempertimbangkan strategi manajemen risiko positif dan negatif saat mereka menghadapi masalah.

Ada tiga jenis strategi yang ditemukan para ahli untuk memecahkan masalah manajemen risiko. Mereka adalah - respon risiko positif, negatif, dan kontingen.

Misalnya, jika Anda memilih yang positif, ada empat langkah dalam manajemen risiko. Eksploitasi, bagikan, tingkatkan, dan Terima. Eksploitasi berarti risiko yang disengaja untuk memulai kemungkinan. Terkadang, manajer proyek yang cerdas mencari mitra dan berbagi risiko untuk mewujudkan kemungkinan.

Tanggapan kontingen datang untuk acara-acara khusus. Terkadang, estimasi Anda mungkin tidak mendapatkan hasil yang tepat dan membawa Anda ke jurang kegagalan. Kemudian, respons manajemen risiko kontinjensi membantu Anda keluar dari kesulitan.

6. Jadikan Semua Data Proyek Dapat Diakses

Kami telah menyebutkan pentingnya basis pengetahuan. Namun, proyek yang berhasil berjalan menuntut urutan aksesibilitas tertinggi di antara para pemangku kepentingan proyek.

Proyek yang berjalan menghasilkan banyak kumpulan data dan dokumen. Setiap kali seseorang membutuhkan sesuatu, dia harus memiliki cara untuk mengambilnya tanpa kerumitan sebelumnya dan dengan mudah. Ini juga merupakan bagian integral dari gambaran besar proses komunikasi. Selain itu, apa yang Anda lakukan, harus didokumentasikan. Dalam database yang dapat diakses, semua data proyek Anda perlu disimpan dan dapat dilacak.

7. Melacak Proses

Pelacakan memberi Anda gambaran keseluruhan tentang proyek. Beberapa yang paling penting adalah –

Berapa banyak Anda telah melakukan tugas,
Apa perbaikannya,
Berapa liga yang harus Anda tuju
Tindakan mana yang dapat lebih meningkatkan proses Anda

Sebagai manajer proyek yang cerdas, tugas Anda adalah menemukan cara terbaik untuk melacak tugas manajemen proyek Anda secara efisien. Dalam hal ini, perangkat lunak manajemen proyek atau pengelola tugas otomatis hadir dengan keuntungan besar.

8. Hadiahi Anggota Tim yang Berkinerja

Bukan berarti semua anggota tim Anda sama. Mereka memiliki peran, domain, rasa tanggung jawab, dan kemampuan yang berbeda. Terlepas dari kualitas yang telah ditentukan sebelumnya, orang bereaksi berbeda saat mengerjakan sebuah proyek. Anda tidak dapat mengharapkan mereka semua tampil dengan cara yang sama selama ini. Karena itu, Anda harus mengumpulkannya untuk meningkatkan tingkat keberhasilan Anda. Dalam kasus seperti itu, apa cara terbaik untuk meningkatkan kekuatan batin mereka agar bekerja lebih erat dan efektif?

Pengakuan karyawan sangat penting bagi 37% karyawan. Tim yang mendapat skor di 20% teratas keterlibatan mengalami perputaran 59% lebih sedikit. Sekitar 34% pekerja AS merasa terlibat.

Salah satu tip yang terbukti adalah – beri penghargaan kepada orang yang berkinerja lebih baik. Merupakan tradisi kuno untuk menginspirasi orang lain untuk tampil dalam tempo yang sama atau membantu mereka melakukannya secara alami, dan bukan dengan paksa.

9. Dapatkan Alat yang Tepat Selaras

Nah, ini bagian yang sulit. Otomasi adalah sesuatu yang ingin dipercaya oleh sebagian besar manajer proyek modern. Tetapi berapa banyak dari mereka yang benar-benar melakukannya? Mckinsey melaporkan, 31% bisnis memiliki setidaknya satu fungsi yang sepenuhnya otomatis.

Oleh karena itu, menurut Farc Research, “profesional membutuhkan waktu rata-rata 18 menit untuk menemukan dokumen secara manual––20% hingga 40% dari waktu mereka––dan menghabiskan 50% dari waktu mereka untuk mencari informasi.”

Artinya, mengadopsi otomatisasi dapat menghemat tenaga dan waktu Anda, dan memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada hal lain untuk meningkatkan efisiensi manajemen proyek Anda.

Akibatnya, kebutuhan akan alat otomasi tidak dapat dihindari untuk mengembangkan proses bisnis Anda. Tapi mana yang harus dipilih, dan bagaimana alat yang tepat dapat meningkatkan permainan Anda? Kami akan menunjukkan ini kepada Anda.

10. Terbuka untuk Umpan Balik dan Saran

Manajer proyek yang baik selalu terbuka untuk pendapat dari murid-muridnya. Setidaknya, tidak ada salahnya mendengarkan orang yang berpikiran sama, berbagi pemikiran, dan saran, bukan?

Yang buruk adalah kisah umum tentang seorang manajer proyek yang tidak terbuka terhadap ide-ide baru dan mengatakan kepada orang-orangnya, "Saya tahu lebih banyak dari Anda, itulah mengapa saya adalah manajer Anda."

Misalkan, namanya adalah Tuan Brooks. Dia tidak pernah memikirkan anggota tim yang menambahkan nilai pada proyek atau masalah yang akan datang. Jadi, setiap kali ada masalah yang terjadi, mereka tidak memiliki banyak hal untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dan sementara rencananya gagal, pria itu begitu keras kepala untuk menerima saran baru tetapi menyalahkan anggota tim.

Proyek itu tidak ke mana-mana. Dan, segalanya mulai berantakan. Meskipun menjadi orang yang cakap dengan pengetahuan domain yang bagus, Tuan Brook gagal mencapai tujuannya.

Satu pelajaran yang jelas di sini: sebagai manajer proyek, Anda harus menghargai setiap anggota tim Anda. Jaga diri Anda terbuka untuk ide-ide baru, dan diskusi. Karena setiap orang memiliki sesuatu untuk dimasukkan ke dalam proyek saat mereka sedang mengerjakannya.

Anda mungkin juga ingin membaca: Panduan Lengkap untuk Metodologi Air Terjun dalam Manajemen Proyek!

11. Jangan Pernah Puas dan Lakukan Perbaikan Terus-Menerus

Hidup sebagai manajer proyek adalah perjalanan yang mempromosikan inovasi setiap hari. Jadi, jika Anda sukses dengan mengikuti serangkaian praktik dan aturan terbaik, jangan berpikir bahwa lain kali atau proyek berikutnya juga akan mengikuti. Ini adalah dunia yang terus berubah, begitu juga Anda. Permainan Anda dapat beradaptasi dan menjadi dinamis dapat membawa Anda ke posisi kepemimpinan.

Manfaatkan Pengelola Tugas Otomatis untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Proyek Anda

Otomasi menghadirkan inovasi dan kecepatan bagi tenaga kerja Anda. Oleh karena itu, semua langkah efisiensi yang telah kita diskusikan di seluruh blog dapat dengan mudah dicapai jika Anda memiliki pengelola tugas otomatis.

Dari merencanakan hingga melacak proses Anda, mendistribusikan tugas hingga penganggaran waktu atau tindak lanjut, Anda mendapatkan semuanya dari alat tersebut. Misalnya, jika Anda memiliki pengelola tugas otomatis seperti WP Project Manager, Anda dapat merampingkan semua tugas proyek dan meningkatkan efisiensi manajemen proyek.

Beberapa fitur inti yang dapat Anda andalkan adalah –

Bantuan sumber daya dan perencanaan
Pelacakan cerdas dari beberapa proyek Anda
Anda dapat mengatur tenggat waktu dan sistem pengingat/pemberitahuan untuk memenuhinya
Opsi pelacakan waktu yang efisien
Kolaborasi tim melalui Kanban, daftar tugas, Gantt Chart, dan opsi penyimpanan file yang dapat diakses
Laporan dan analitik

WP Project Manager adalah alat manajemen sumber terbuka lengkap yang dapat mengotomatiskan tim dan proyek Anda secara maksimal.

Coba Manajer Proyek WP Sekarang!

Kata Akhir tentang Efisiensi Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah tugas strategis. Tidak perlu terburu-buru, melainkan menuntut langkah demi langkah untuk mencapai tujuan. Jika Anda ingin menjadi orang yang cerdas, senjata inti Anda haruslah efisiensi sebagai manajer manusia dan kemampuan beradaptasi terhadap teknologi.

Selain itu, langkah-langkah di atas yang telah kami sebutkan, Anda selalu dapat menambah perubahan dan berinovasi dengan langkah-langkah efisiensi terbaru. Jadi, bagian mana dari manajemen proyek Anda saat ini yang perlu direnovasi? Beritahu kami di bagian komentar.