Hari kerja bersama jarak jauh: rahasia kolaborasi jarak jauh yang efektif

Ada banyak konten "cara bekerja dari rumah" baru-baru ini, dan beberapa saran bagus untuk orang-orang yang berurusan dengan minggu pertama atau kedua kerja jarak jauh mereka. Ellipsis telah sepenuhnya dijauhkan sejak kami memulai, dan sementara sebagian besar tim kami sekarang "dikunci", kami dapat melakukan cukup banyak seperti biasa.

Bekerja dari jarak jauh itu sulit, dan selama bertahun-tahun kami telah menciptakan sejumlah sistem untuk membantu kami bekerja secara efektif. Saya pikir pekerjaan jarak jauh lebih baik jika dilakukan dengan baik , tetapi itu adalah peringatan penting. Anda memang harus beradaptasi dari bekerja di kantor, dan kecuali Anda menerapkan sistem untuk membantu Anda melakukannya, Anda mungkin memiliki pengalaman buruk selama beberapa minggu ke depan dan kemudian mengabaikannya.

Itu memalukan, karena bekerja dari jarak jauh memiliki keuntungan besar: lebih banyak fleksibilitas, anggota tim yang lebih bahagia, dan kemampuan untuk merekrut dan mempertahankan orang-orang terbaik adalah beberapa contoh yang baik.

Posting ini adalah tentang satu ide, yang dapat Anda salin dengan mudah: hari kerja bersama jarak jauh . Kita akan mulai dengan melihat masalah yang sedang kita pecahkan, dan kemudian bagaimana kita melakukannya. Semua ini sangat dapat ditindaklanjuti, dan saya telah menulisnya sehingga Anda dapat dengan mudah menyalin dan menerapkannya sendiri.

Masalah: Kolaborasi lebih sulit dengan kerja jarak jauh

Salah satu keuntungan besar dari tatap muka vs jarak jauh adalah kolaborasi jauh lebih mudah. Kantor seperti Apple Park multi-miliar Apple dirancang untuk memaksimalkan peluang pertemuan acak dengan rekan kerja, dengan harapan pertemuan acak itu mengarah pada kolaborasi.

Ada beberapa penelitian untuk mendukung ini. Sebuah studi MIT menemukan:

“Kedekatan fisik meningkatkan aktivitas kolaboratif di antara para akademisi… studi ini menemukan bahwa kolaborasi lintas disiplin dan antar departemen didorong oleh interaksi tatap muka dasar dalam ruang bersama.”

Itu masuk akal, dan ini menjadi bagian dari kolaborasi menjadi area di mana pekerjaan jarak jauh lebih lemah. Solusinya adalah dengan mereplikasi manfaat ini dalam pengaturan kerja jarak jauh .

Peringatannya adalah bahwa beberapa kantor yang sepenuhnya terbuka seperti milik Apple dapat merusak hasil keseluruhan, seperti yang dicakup oleh Cal Newport:

Pengembang Facebook mengklaim kantor [rencana terbuka] jarang lebih dari sepertiga penuh karena orang telah belajar untuk tinggal di rumah jika mereka ingin menghasilkan sesuatu yang mendalam… menawarkan kantor pribadi dan waktu tanpa gangguan untuk berkonsentrasi mungkin adalah salah satu manfaat paling berharga yang dapat Anda tawarkan pengembang di zaman kita yang terhubung.

Namun, poin keseluruhannya tetap ada, dan Cal melanjutkan dengan berpendapat bahwa kantor dengan pintu lebih baik, daripada hanya bekerja dari jarak jauh. Berada di tempat yang sama membuat kolaborasi menjadi lebih mudah, dan saat bekerja dari jarak jauh, Anda harus keluar dan menciptakan ruang untuk kolaborasi itu.

Begitulah cara kami membuat hari kerja bersama jarak jauh kami.

Bagaimana cara kerja hari kerja bersama jarak jauh?

Premisnya sederhana: Anda menjadwalkan hari khusus untuk bekerja sama dengan tim Anda. Anda mendapatkannya di kalender semua orang, dan mereka memblokir waktu. Kami menemukan sekali sebulan adalah irama yang baik, tetapi Anda dapat melakukannya setiap dua minggu atau versi yang lebih pendek setiap minggu.

Anda kemudian bekerja sama! Kami membagi hari menjadi beberapa bagian:

• Pembaruan tim umum dan sesi tanya jawab, yang saya presentasikan. Ini akan membuat kita pergi.
• Kerja sama seluruh tim . Umumnya kita akan memiliki beberapa item yang harus dilalui oleh seluruh tim. Bahkan jika Anda tidak membutuhkan semua orang di sana, itu setengahnya: Anda memperkenalkan peluang untuk kolaborasi dan ide yang lebih acak yang Anda dapatkan di kantor.
• Kerja sama kelompok kecil . Kadang-kadang masuk akal untuk membagi diri menjadi kelompok-kelompok kecil atau satu lawan satu. Hari kerja bersama adalah kesempatan yang dijadwalkan secara khusus untuk melakukan itu.
• Klub buku ! Kami mengakhiri hari dengan klub buku bulanan kami! Kami bergiliran untuk memilih buku (sebenarnya satu atau dua bab), podcast, atau artikel, semua membaca/mendengarkannya sebelumnya, dan kemudian mendiskusikan ide selama satu jam atau lebih.

Struktur itu bekerja dengan cukup baik. Kami menjadwalkan waktu mulai dan waktu berakhir tetapi tidak berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap item; terkadang ada lebih banyak untuk didiskusikan, dan Anda mencoba untuk mendorong diskusi! Kami juga memastikan untuk mengambil banyak istirahat. Karena kita berada di zona waktu yang berbeda, seseorang akan membutuhkan makan siang sementara orang lain menginginkan camilan.

Anda akan ingin menyesuaikan struktur tergantung pada apa yang Anda lakukan dan masalah apa yang perlu Anda pecahkan. Kami adalah agen pemasaran dan format itu mungkin berfungsi untuk penyiapan serupa, tetapi tim produk atau pengembang ingin menggunakan format mereka sendiri. Kami butuh beberapa saat untuk menemukan struktur yang bekerja dengan andal, jadi bereksperimenlah.

Sebagian besar rapat internal kami hanya audio, tetapi ini adalah pertemuan di mana kami selalu melakukan panggilan video. Saya biasanya menemukan panggilan video pengalaman yang buruk dan manfaat yang rendah ketika Anda sudah berbicara dengan seseorang dengan video sekali, tetapi dengan grup itu berhasil. Kami telah mencoba hampir semua platform video — Zoom, Skype, dll — tetapi menggunakan Hangouts Meet. Koneksi selalu solid, tidak ada yang perlu dipasang, dan berfungsi dengan baik.

Ada beberapa inovasi keren di ruang ini, termasuk RemoteHQ yang melakukan transkrip langsung rapat Anda dan memungkinkan Anda menambahkan browser dan catatan bersama, tapi sayangnya itu tidak cukup andal. Temukan alat apa pun yang ingin Anda gunakan, lalu gunakan itu setiap saat. Tidak ada yang lebih buruk daripada memulai setiap pertemuan dengan mencoba menemukan tautan, atau dengan lima menit "dapatkah Anda mendengar saya?".

Ide kerja jarak jauh lainnya untuk dicoba

Hari kerja bersama jarak jauh adalah salah satu cara untuk meniru apa yang baik tentang menjadi pribadi. Berikut adalah tiga ide cepat lainnya untuk dicoba yang kami lakukan:

1. Kami melengkapi kerja sama jarak jauh dengan retret tim tatap muka tiga kali setahun. Ini adalah peluang luar biasa untuk kolaborasi dan kami menyelesaikan banyak hal di retret kami. Anda tidak dapat melakukan semuanya secara online, dan tatap muka diperlukan dari waktu ke waktu.
2. Sebuah "setengah jam bahagia" bulanan. Ini adalah ide bagus yang saya ambil dari posting ini. Anda mendapatkan lebih sedikit peluang untuk obrolan umum saat jarak jauh (kami menggunakan Basecamp daripada Slack, jadi umumnya asinkron daripada selalu aktif dengan obrolan). Kami memperbaikinya dengan setengah jam untuk obrolan umum, sebulan sekali! Kami memang mencoba setiap minggu dan setiap dua minggu, tetapi karena kami semua berada di zona waktu yang berbeda, itu tidak berhasil untuk kami.
3. "Apa yang terjadi di luar pekerjaan?" Check-in mingguan kami dibagikan dengan seluruh tim di awal minggu, dan salah satu pertanyaan yang harus Anda jawab adalah “apa yang terjadi di luar pekerjaan?” Kami cenderung hanya memposting satu atau dua kalimat, tetapi ini adalah cara yang bagus untuk melihat apa yang sedang dilakukan orang.

Hari kerja bersama jarak jauh mudah untuk dicoba

Hari kerja bersama jarak jauh sangat mudah untuk dicoba, dan menurut saya ini sangat membantu. Ini membantu semua orang tetap terhubung, memberi kami tanggal default untuk melakukan tugas kolaboratif kompleks yang jika tidak, akan terlewatkan, dan memungkinkan kami berkolaborasi secara efektif.

Ini sangat mudah dilakukan, dan saya sangat menyarankan Anda mencobanya selama beberapa minggu ke depan. Tidak pernah ada waktu yang lebih penting untuk terus berkolaborasi dan berinovasi! Dan, ini berfungsi baik Anda berada jauh seperti kami, atau bekerja dari jarak jauh untuk sementara.

Semoga beruntung! Silakan bagikan pemikiran atau pertanyaan Anda di komentar di bawah.