Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Pemulusan Sumber Daya dalam Manajemen Proyek

Jika Anda seorang manajer proyek, Anda tahu seberapa efisien Anda dapat mengelola sumber daya untuk memenuhi tenggat waktu dan mencapai kesuksesan proyek. Selain itu, ada kalanya Anda merasa kesulitan untuk mencapai apa yang ingin Anda lakukan.

Pembelajaran inti: Anda tidak mungkin mendapatkan banyak sumber daya setiap saat. Anda mungkin kekurangan waktu, mengalami masalah seperti kesulitan anggaran, anggota tim yang tidak dapat mengikuti perkembangan, perubahan prioritas pemangku kepentingan, dan lain-lain.

Rahasia Anda terletak pada seberapa lancar Anda dapat menyelaraskan semua sumber daya yang Anda miliki dan menjaga alur kerja tetap berjalan. Itu sebabnya perataan sumber daya dalam manajemen proyek atau optimalisasi sumber daya adalah cara yang dapat Anda ikuti untuk mengatasi rintangan semacam ini.

Apa itu Pemulusan Sumber Daya

Perataan sumber daya adalah teknik optimasi sumber daya yang menggunakan float bebas dan total tanpa mempengaruhi jalur kritis suatu proyek.

Panduan Badan Pengetahuan Manajemen Proyek ( Panduan PMBOK )

Perataan sumber daya merupakan bagian integral dari pengelolaan sumber daya. Ini adalah proses di mana Anda mengalokasikan sumber daya yang tersedia dan dibutuhkan ke berbagai bagian siklus hidup proyek.

Tujuan dari perataan sumber daya sederhana – mengurangi kerumitan dan kesulitan, dan mengoptimalkan sumber daya yang tersedia agar dapat digunakan secara maksimal untuk penyelesaian proyek sesuai tenggat waktu.

Perataan sumber daya dalam manajemen proyek adalah tentang menjalankan proyek dengan sumber daya terbatas namun menjaga tenggat waktu tetap setara serta tidak membatasi tenaga kerja. Hal ini dapat mencakup orang-orang baru untuk mengubah ruang lingkup proyek atau mempercepat berbagai hal tanpa menghambat jalur kritis seperti tenggat waktu.

Karena perencanaan proyek dan manajemen proyek merupakan tugas yang dinamis, perataan sumber daya sangat penting untuk mengatasi segala situasi yang menuntut.

Apa itu Float dan Slack of Time?

“Float” dan “slack” secara khusus menentukan jumlah waktu penundaan suatu tugas atau aktivitas tanpa memengaruhi keseluruhan jadwal proyek Anda.

Anda dapat menggunakan istilah Float dan Slack secara bergantian dalam manajemen proyek. Namun, dalam beberapa kasus, keduanya memiliki arti yang sedikit berbeda.

Ada dua jenis pelampung –

A. Total Float (TF): Total waktu suatu kegiatan dapat ditunda tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek.

B. Free Float (FF): Total waktu suatu aktivitas dapat ditunda tanpa menunda dimulainya aktivitas yang bergantung pada aktivitas tersebut.

Oleh karena itu, 'Slack' adalah istilah yang lebih umum dan Anda dapat menggunakannya secara bergantian dengan float. Anda dapat menghitung Slack dengan rumus yang sama untuk menghitung float.

Misalnya, seorang manajer proyek mungkin berkata, “Kami memiliki beberapa kelonggaran dalam jadwal proyek,” yang menunjukkan bahwa ada ruang untuk penundaan tanpa mempengaruhi tenggat waktu proyek.

Manfaat Pemulusan Sumber Daya dalam Manajemen Proyek

Akan membantu jika Anda melakukan perataan sumber daya pada saat-saat kritis dalam masa proyek. Ini adalah salah satu strategi paling efektif untuk mengatasi situasi konflik. Selain itu, sebagai manajer proyek, akan sangat membantu jika Anda memahami setiap aspek dari teknik ini. Mari kita lihat beberapa manfaat utama dari perataan sumber daya –

1. Optimalkan pemanfaatan sumber daya Anda: perataan sumber daya memastikan bahwa waktu dan sumber daya yang tersedia digunakan sepenuhnya.

2. Minimalkan kelebihan sumber daya: Anda dapat mengidentifikasi dan mengatasi kelebihan sumber daya dalam proses pengoptimalan. Hal ini membantu Anda mengurangi risiko kelelahan, stres, dan penurunan produktivitas anggota tim.

3. Efisiensi yang sangat tinggi: Ketika Anda melancarkan proyek sesuai jadwal dan menyelaraskan sumber daya, efisiensi tim dan individu akan meningkat secara bertahap.

4. Meningkatkan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi: Perataan sumber daya menghadirkan kualitas adaptif pada proses manajemen proyek. Ini akan memungkinkan Anda menanggapi setiap panggilan dan momen yang menuntut dengan tindakan yang tepat.

5. Kepuasan klien: Ketika Anda mampu memenuhi kebutuhan klien yang mendesak, dan memenuhi tenggat waktu dengan anggaran dan sumber daya yang terbatas, hal ini akan meningkatkan niat baik tim Anda dan kepuasan klien secara keseluruhan.

Kapan Menerapkan Pemulusan Sumber Daya dalam Proyek

Perencanaan berdasarkan data real-time dan asumsi cerdas. Tapi Anda tidak bisa menjadi peramal, bukan? Terkadang, konflik sumber daya tidak dapat dihindari.

Ini seperti masalah pada individu atau tim yang meminta persyaratan yang saling bertentangan seperti personel, pendanaan, waktu, dan peralatan. Konflik terjadi ketika Anda tidak memiliki banyak sumber daya tetapi kebutuhan di antara tim yang berbeda semakin meningkat.

Jika Anda mempraktikkan perataan sumber daya dalam manajemen proyek, situasi konflik seperti ini dapat dikelola dengan mudah.

Misalnya Anda sedang mengerjakan proyek pengembangan game dengan tenggat waktu 12 bulan dari sekarang. Setelah 6 bulan pengerjaan, pemangku kepentingan ingin Anda menyelesaikan proyek dalam 9 bulan. Entah bagaimana mereka berhasil meyakinkan dan memberikan alasan yang lebih baik untuk menyelesaikan proyek lebih awal dari waktu yang telah ditentukan.

Dalam kasus khusus ini, tenggat waktu adalah masalahnya, dan yang perlu Anda lakukan hanyalah memuluskan waktu Anda untuk mengelola proyek dan menyelesaikannya dalam 3 bulan ke depan.

Perataan Sumber Daya vs Pemulusan Sumber Daya – Apakah Ada Perbedaan

Perataan sumber daya juga merupakan teknik pengoptimalan sumber daya serupa dalam manajemen proyek. Namun, mereka bekerja dengan dua elemen berbeda jika Anda ingin menunjukkan perbedaannya.

Perataan sumber daya membantu Anda mengelola proyek dengan batasan waktu. Artinya, ketika Anda harus menyelesaikan proyek Anda sebelum perkiraan tenggat waktu, pemulusan sumber daya adalah cara untuk mengatur waktu dan sumber daya lain yang tersedia untuk menyelesaikan proyek.

Di sisi lain, pemerataan sumber daya menjadi penting ketika Anda memiliki sumber daya yang terbatas dan Anda harus menyelesaikan proyek Anda dengan mengoptimalkan elemen yang tersedia seperti tenaga kerja, anggaran, dan peralatan.

3 Contoh Pemulusan Sumber Daya dalam Manajemen Proyek

Untuk memahaminya dengan lebih baik, kami telah mengumpulkan beberapa contoh terbaik perataan sumber daya dalam berbagai jenis manajemen proyek. Lihatlah -

Contoh 1.

Misalkan Anda memiliki tim pengembang. Beberapa tugas proyek Anda bergantung pada pekerjaannya. Jika jadwal awal memiliki sekelompok tugas pemrograman yang terjadi secara bersamaan, pemulusan sumber daya mungkin melibatkan pendistribusian ulang tugas-tugas ini untuk menghindari kelebihan beban tim pengembangan selama periode tertentu. Hal ini memastikan distribusi upaya pemrograman yang lebih merata dari waktu ke waktu.

Contoh 2.

Pertimbangkan bahwa proyek pengembangan perangkat lunak Anda memerlukan masukan dari pakar materi pelajaran (UKM) untuk modul tertentu. Dalam kasus seperti ini, perataan sumber daya dapat membantu Anda jika UKM hanya tersedia pada waktu-waktu tertentu. Tugas-tugas yang terkait dengan keahlian UKM dapat dijadwalkan agar selaras dengan ketersediaannya. Akan sangat membantu untuk mencegah kemacetan dan penundaan yang disebabkan oleh ketidaktersediaannya.

Contoh 3.

Misalkan, proyek Anda melibatkan tugas-tugas yang memerlukan keterampilan khusus, perataan sumber daya mungkin mencakup penjadwalan sesi pelatihan atau aktivitas pengembangan keterampilan selama periode aktivitas proyek lebih rendah. Hal ini memastikan anggota tim Anda memperoleh keterampilan yang diperlukan tanpa mengganggu pencapaian proyek yang penting.

Bagaimana WP Project Manager Dapat Membantu Mengoptimalkan Sumber Daya Anda

Menggunakan alat pintar selalu menyederhanakan pengelolaan aset atau sumber daya Anda. Jika Anda adalah pengguna WordPress, WP Project Manager Pro dapat membantu Anda mengontrol proyek Anda dengan peningkatan berikut –

• Atur tugas Anda dan pantau kemajuannya
• Anda dapat menggunakan Kanban, bagan Gantt, dan kalender proyek untuk memantau sumber daya dan kemajuan tugas Anda
• Muncul dengan fitur manajemen waktu tingkat lanjut untuk memenuhi tenggat waktu Anda dengan mudah
• Tetapkan tenggat waktu kepada anggota tim, dan pantau aktivitas mereka melalui bagan pelaporan, pesan dalam aplikasi, komentar, dan rangkaian pesan
• Pelaporan tingkat lanjut membantu Anda memeriksa kinerja Anda, dan hal-hal yang perlu ditingkatkan untuk pencapaian lebih lanjut

Menggunakan WP Project Manager itu sederhana. Anda cukup memasang dan memainkannya untuk mengelola dan mengoptimalkan sumber daya proyek Anda.