Apa Mitigasi Risiko dalam Manajemen Proyek? Bagaimana Mengidentifikasi dan Menyelesaikan Masalah

Risiko adalah bagian integral dari proyek apa pun. Manajer proyek atau organisasi yang sukses harus mengatasi ketidakpastian dan tantangan yang tidak terduga untuk meminimalkan potensi risiko. Kecuali seseorang dapat secara proaktif memitigasi risiko yang ada, mustahil menjamin kesuksesan proyek.

Mitigasi risiko melibatkan identifikasi potensi risiko dan penerapan strategi yang diperlukan sehingga tidak ada peluang untuk keluar dari proyek. Hal ini tidak hanya dapat menghemat anggaran dan sumber daya Anda tetapi juga membantu menyelesaikannya tepat waktu, memastikan kepercayaan di antara para pemangku kepentingan.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda memahami dasar-dasar mitigasi risiko, termasuk hal-hal yang dapat memengaruhinya, dan mengidentifikasinya selama siklus hidup proyek. Anda juga akan mendapatkan panduan dalam menyelesaikan masalah dengan serangkaian strategi yang tepat. Mulailah!

Apa Mitigasi Risiko dalam Manajemen Proyek?

Mitigasi risiko dalam manajemen proyek melibatkan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan memitigasi risiko yang mungkin berdampak buruk pada tujuan, jadwal, biaya, dan kualitas proyek Anda. Ini melibatkan tiga langkah:

• Pertama, Anda harus mengidentifikasi risiko yang mungkin ada dalam siklus hidup proyek.

• Kedua, mengevaluasi dampak risiko-risiko ini terhadap proyek.

• Terakhir, Anda perlu mengembangkan strategi yang dapat memeriksa dan mengurangi risiko ini dengan cerdas.

Oleh karena itu, dengan bersiap menghadapi potensi risiko, Anda dapat meningkatkan ketahanan organisasi Anda dan bergerak maju menuju hasil yang sukses.

Bagaimana Mengidentifikasi dan Mengurangi Risiko dalam Manajemen Proyek

Sekarang, di bagian ini, kita akan membahas langkah demi langkah bagaimana mengidentifikasi dan memitigasi risiko dalam manajemen proyek. Kami akan menyajikannya dalam dua bagian. Mari kita jelajahi.

Anda juga dapat menjelajahi postingan ini tentang cara mengelola risiko dalam manajemen proyek.

Fase 01: Bagaimana Mengidentifikasi Risiko dalam Manajemen Proyek

Ada banyak risiko yang mudah diidentifikasi, sementara risiko lainnya memerlukan pengawasan ketat. Inilah sebabnya mengapa penting untuk menerapkan berbagai pendekatan untuk mengidentifikasi semua potensi risiko secara efektif. Di bawah ini, kami telah mencantumkan semua langkah yang harus Anda pertimbangkan ketika mengidentifikasi risiko dalam manajemen proyek.

a) Melakukan Sesi Brainstorming

Brainstorming adalah salah satu metode kunci untuk mengidentifikasi risiko proyek. Ini semua tentang mengumpulkan anggota tim dan pemangku kepentingan di tempat umum untuk mendiskusikan masalah yang mungkin timbul dalam proyek secara bebas. Rahasia sesi curah pendapat yang efektif adalah memiliki denah terbuka sehingga semua orang merasa diterima untuk ikut serta.

Namun sebelum memulai sesi, lebih baik menetapkan visi sesi terlebih dahulu sehingga semua orang tahu apa yang harus dilalui. Kejelasan ini menjaga percakapan tetap pada jalurnya dan mendorong partisipasi. Selama sesi, Anda harus memastikan ada ruang untuk penindasan sehingga semua orang dapat berbagi ide gila mereka tanpa khawatir dihakimi.

Di akhir pertemuan, kelompok harus membahas semua ide yang dihasilkan dan membuat prioritas berdasarkan seberapa dapat diterapkannya ide tersebut pada proyek. Pendekatan ini tidak hanya dapat menghasilkan ide-ide baru tetapi juga membangun hubungan tim.

b) Memanfaatkan Daftar Risiko

Daftar risiko adalah alat manajemen proyek yang dapat Anda gunakan untuk menentukan, melacak, dan mengendalikan risiko sepanjang siklus hidup proyek Anda. Ia berfungsi sebagai dokumen terpusat di mana semua potensi risiko diidentifikasi dan dicatat bersama dengan informasi terkait, seperti kemungkinan, dampak, dan rencana mitigasinya.

Ada banyak alat pencatatan risiko. Yang paling populer adalah WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio, dan ZenGRC by Reciprocity. Catat saja semua ide yang Anda hasilkan selama sesi brainstorming, termasuk semua data dari masa lalu, di alat daftar risiko yang Anda pilih. Klasifikasikan mereka (misalnya, teknis, keuangan, operasional, dll).

Setelah direkam, itu tidak berakhir. Anda harus sering memperbarui catatan setiap kali Anda mengalami perubahan besar atau kritis.

Berikut panduan daftar periksa efektif yang dapat Anda pertimbangkan saat membeli perangkat lunak manajemen proyek.

c) Tinjau Dokumentasi Proyek

Meninjau dokumentasi proyek dapat memberikan manajer proyek dan anggota tim pemahaman yang lebih baik tentang konteks proyek, tujuan, dan potensi kerentanan. Melalui ulasan ini, Anda dapat mengetahui apakah ada tantangan serupa di masa lalu dan bagaimana Anda menyelesaikannya.

Saat meninjau dokumentasi, Anda harus mempertimbangkan jadwal proyek, sumber daya, dan harapan pemangku kepentingan. Hal ini dapat membantu Anda memahami potensi risiko apa pun yang mungkin terkait dengan penundaan penjadwalan, anggaran berlebih, atau kesenjangan penyelarasan dengan ekspektasi yang ditentukan.

Setelah tim Anda mendapatkan gambaran yang jelas tentang proyek melalui dokumentasi, mereka dapat mengembangkan rencana manajemen risiko yang efisien yang dapat mengatasi semua tantangan sepanjang siklus hidup.

d) Melakukan Analisis SWOT

SWOT adalah kerangka kerja populer untuk menganalisis potensi risiko dan peluang dalam suatu proyek. SWOT adalah singkatan dari Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman) . Analisis ini membantu memberikan gambaran yang jelas tentang faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi keberhasilan proyek.

Kekuatan – Kenali sumber daya unik, personel terampil, dan teknologi inovatif yang Anda miliki. Hal ini penting untuk memitigasi risiko secara efektif.

Kelemahan – Evaluasi kekurangan Anda dalam hal sumber daya, pengalaman, dan keahlian penting, yang mungkin menghambat proyek Anda.

Peluang – Ini mempelajari faktor-faktor eksternal seperti tren pasar dan kemajuan teknologi yang dapat mengubah potensi risiko menjadi manfaat.

Ancaman – Faktor eksternal seperti tekanan persaingan, perubahan peraturan, atau kemerosotan ekonomi yang dapat membahayakan proyek harus dipertimbangkan.

Jelajahi cara meningkatkan efisiensi manajemen proyek.

e) Menganalisis Data Historis

Ini mengacu pada pengumpulan informasi, catatan, dan data masa lalu. Dengan menggunakan data ini, Anda dapat mengidentifikasi pola risiko yang pernah dihadapi proyek serupa sebelumnya. Anda juga dapat mempelajari faktor-faktor yang berkontribusi terhadap keberhasilan atau kegagalan proyek serupa di masa lalu.

Manfaat utama dari analisis ini adalah Anda dapat mengembangkan kemampuan Anda untuk meningkatkan estimasi proyek dan keterampilan manajemen. Misalnya, jika jenis proyek serupa gagal di masa lalu karena kekurangan sumber daya tertentu, Anda dapat menyiapkannya dari awal proyek agar proyek Anda tidak gagal.

f) Melakukan Wawancara Ahli

Hal ini melibatkan pengumpulan perspektif dan wawasan dari individu dengan pengetahuan dan pengalaman khusus terkait proyek Anda. Hal ini dapat membawa identifikasi risiko Anda selangkah lebih maju. Hal ini dapat membantu Anda mendeteksi apakah ada risiko eksternal yang terkait dengan area proyek tertentu, tantangan organisasi, dan tren industri.

Pastikan Anda mengajukan pertanyaan bijaksana yang memfasilitasi dialog terbuka dengan orang yang diwawancarai. Hal ini dapat mencakup pengalaman masa lalu mereka dengan proyek serupa, risiko yang mereka hadapi, dan strategi yang mereka gunakan untuk mengatasi masalah tersebut.

Fase 02: Bagaimana Mengurangi Risiko dalam Manajemen Proyek

Berdasarkan diskusi di atas, sekarang kami akan menjelaskan semua langkah yang diperlukan untuk memitigasi risiko dalam manajemen proyek. Jelajahi di bawah ini.

a) Mengembangkan Rencana Mitigasi Risiko

Setelah risiko teridentifikasi, saatnya membuat rencana mitigasi untuk masing-masing risiko. Hal ini berarti menentukan apa yang dapat dilakukan untuk memitigasi risiko jika hal itu terjadi atau mengurangi konsekuensinya. Anda dapat memikirkan tiga jenis strategi dalam kasus ini.

• Penghindaran risiko (dengan mengubah rencana proyek)
• Transfer risiko (mengalihkan risiko kepada pihak ketiga)
• Penerimaan risiko (membuat tim siap menerima risiko).

Anda dapat menggunakan alat daftar risiko yang disebutkan di atas (WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio, dan ZenGRC by Reciprocity) untuk mengembangkan rencana dan strategi mitigasi risiko. Ide manajemen proyek menarik yang bisa Anda ikuti tahun ini.

Setelah mengetahui seluruh potensi risiko, Anda dapat mengkategorikan dan mengurutkannya berdasarkan prioritas. Dokumentasikan alternatif potensial yang dapat Anda terapkan untuk mengatasi setiap risiko di samping setiap kategori. Pekerjaan utama ini dapat membawa manajemen risiko Anda selangkah lebih maju.

b) Diversifikasi Tugas Proyek (Selama Kekurangan Sumber Daya)

Ketika Anda kekurangan waktu, cobalah untuk mendistribusikan tugas proyek ke berbagai tim sehingga keseluruhan proyek dapat diselesaikan tepat waktu. Selain itu, diversifikasi dapat meminimalkan kemungkinan satu titik kesalahan dapat menggagalkan keseluruhan proyek, karena keseluruhan proses akan berada di depan mata banyak orang.

Akibatnya, bahkan jika seseorang gagal menangkap kesalahan, masih ada harapan bahwa orang lain akan menangkapnya. Selain itu, diversifikasi tugas proyek di antara berbagai anggota dapat menghasilkan peningkatan inovasi dan kejelasan. Karena ini memungkinkan orang-orang dari berbagai departemen untuk menampilkan perspektif dan solusi unik mereka.

c) Melibatkan Pemangku Kepentingan dalam Manajemen Risiko

Anda harus mulai dengan mencari tahu siapa pemangku kepentingan, apa tanggung jawab mereka, apa yang mereka pedulikan, dan apa yang mereka inginkan dari proyek serta risikonya. Setelah para pemangku kepentingan teridentifikasi dengan baik, akan mudah untuk membuat jalur komunikasi yang jelas dengan mereka. Anda, sebagai manajer proyek, dapat mengundang sebagian besar pemangku kepentingan intelektual ke lokakarya dan sesi curah pendapat.

Kita telah membahas pentingnya melibatkan pemangku kepentingan dalam sesi curah pendapat untuk mengidentifikasi potensi risiko. Penting juga untuk menjaga keselarasan seluruh proses, termasuk fase mitigasi risiko.

Panduan singkat tentang cara memecahkan masalah dalam manajemen proyek.

d) Menetapkan Rencana Kontinjensi

Rencana darurat mengantisipasi dan mempersiapkan organisasi menghadapi situasi yang mungkin mengganggu alur kerja. Ini adalah 'rencana B' yang menentukan apa yang harus dilakukan tim dalam kasus tertentu, seperti bencana alam, pemadaman TI, atau kejadian tak terduga lainnya. Tujuan utama dari rencana darurat adalah untuk mengurangi gangguan dan memungkinkan organisasi untuk terus beroperasi bahkan ketika keadaan menjadi sulit.

Perencanaan kontinjensi melibatkan beberapa fase – penilaian risiko, perencanaan skenario, dan cara merespons berbagai skenario. Dengan merancang rencana yang diperlukan untuk potensi gangguan terlebih dahulu, Anda dapat dengan mudah kembali ke jalur yang benar.

e) Menilai dan Memantau Risiko Secara Teratur

Menilai dan memantau risiko secara teratur sangatlah penting karena hal ini membuat Anda tetap waspada terhadap ancaman yang muncul dan memastikan bahwa upaya mitigasi risiko efektif dari waktu ke waktu. Sikap proaktif ini membuat Anda tetap kuat secara mental untuk menghadapi segala jenis ketidakpastian, dengan menyesuaikan rencana mitigasinya.

Jadi, bagaimana cara melakukannya? Anda dapat melakukannya dengan cara berikut:

• Pertama , pendekatan sistematis harus ditetapkan untuk melacak kemajuan. Hal ini dapat dilakukan melalui pertemuan rutin, laporan kemajuan, dan evaluasi metrik kinerja.

• Kedua , alat pencatatan risiko yang disebutkan di atas harus digunakan untuk mendokumentasikan setiap kali ada risiko baru yang teridentifikasi, termasuk tingkat keparahannya dan cara memitigasinya.

• Terakhir , libatkan pemangku kepentingan Anda dalam proyek untuk mengumpulkan wawasan dan umpan balik mengenai masalah apa pun yang mungkin mereka hadapi. Karena ide paling gila sekalipun sering kali dapat memecahkan masalah serius Anda.

f) Menerapkan Tindakan Pencegahan

Setelah risiko teridentifikasi dan strategi yang diperlukan telah dipilih, inilah waktunya untuk menerapkan tindakan pencegahan. Hal ini dapat berupa protokol, pelatihan tim yang lebih baik, dan investasi dalam penerapan teknologi baru.

Misalnya, jika ada kemungkinan penyelesaian proyek Anda tertunda karena kekurangan sumber daya tertentu, lebih baik persiapkan terlebih dahulu.

Selain itu, Anda perlu memeriksa kinerja anggota tim proyek Anda sehingga Anda dapat yakin bahwa pencapaian yang telah ditentukan sebelumnya dapat dicapai tepat waktu. Anda dapat menjelajahi strategi manajemen proyek terbaik untuk tetap menjadi yang terdepan.

g) Berkomunikasi dengan Jelas dengan Tim

Anda harus transparan dengan tim untuk berkolaborasi dan memastikan bahwa semua orang memahami ruang lingkup dan harapan proyek. Komunikasi yang jelas membantu Anda menghilangkan ambiguitas dan miskomunikasi serta memberikan kejelasan kepada anggota tim sehingga mereka dapat menjalankan tugasnya.

Untuk memastikan komunikasi yang jelas, pesan Anda harus singkat dan jelas. Hal yang harus Anda lakukan dalam hal ini adalah menetapkan tujuan dan tugas agar anggota tim dapat memahami apa perannya dan apa yang perlu mereka lakukan. Komunikasi ini berbentuk pertemuan tatap muka, email, panggilan telepon, dan chatting online (melalui aplikasi seperti Slack).

h) Mendokumentasikan Pembelajaran untuk Proyek Masa Depan

Mendokumentasikan apa yang dipelajari untuk proyek selanjutnya merupakan ciri khas pembangunan. Dengan mendokumentasikan keberhasilan dan kegagalan, Anda akan mampu membuat catatan yang solid tentang apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak. Pengetahuan ini pasti akan digunakan dalam proyek sejenis.

Untuk mendokumentasikan semua pembelajaran secara efektif, Anda dapat melakukan wawancara singkat dengan anggota tim dan pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses tersebut. Oleh karena itu, dengan memeriksa dan mencatat lesi ini secara sistematis, Anda dapat membangun budaya pembelajaran dan fleksibilitas untuk menavigasi proyek masa depan dengan mudah.

Gunakan WP Project Manager untuk Mitigasi Risiko

WP Project Manager adalah manajemen proyek yang kuat, multiguna, dan kaya fitur yang dirancang untuk WordPress. Ini berarti Anda dapat membuat, mengelola, dan melacak berbagai jenis proyek secara efisien dari dashboard WordPress Anda. Jika Anda mencari daftar risiko atau solusi manajemen proyek yang komprehensif, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan alat ini.

Di bawah ini adalah daftar hal-hal yang dapat Anda lakukan dengan plugin ini:

• Buat tugas dan proyek tanpa batas sambil menambahkan rekan kerja dalam jumlah tidak terbatas
• Pelacak waktu internal memungkinkan Anda melacak dan menghitung jam untuk proyek tersebut
• Visualisasikan dependensi tugas menggunakan bagan Gantt
• Tampilkan alur kerja dengan drag-and-drop papan Kanban
• Kelola file dan dokumen dari satu tempat
• Otomatiskan tugas berulang dengan mengatur pola dan parameter
• Menghasilkan laporan untuk melacak kemajuan proyek
• Integrasi dengan WooCommerce, BuddyPress, dan banyak aplikasi lainnya

Kesimpulan

Memang benar, tanpa manajemen proyek yang sukses, mustahil untuk tetap berada pada jalur dan memastikan hasil yang berkelanjutan. Dengan mengidentifikasi, menilai, dan mengatasi potensi risiko secara proaktif, Anda dapat mengurangi kemungkinan risiko menjadi ancaman secara signifikan.

Namun, saya harap Anda sudah memahami betapa sulitnya mengelola proyek dengan menavigasi dan memitigasi risiko secara tajam. Inilah sebabnya mengapa manajemen proyek saat ini merupakan peran pekerjaan terkemuka di banyak organisasi.

Kami telah berupaya sebaik mungkin untuk mencakup semua langkah yang harus diikuti untuk mengidentifikasi potensi risiko yang tersembunyi dalam suatu proyek dan cara memitigasinya dengan sukses. Jika Anda memiliki komentar atau saran mengenai topik kami hari ini, beri tahu kami melalui bagian komentar di bawah.