Praktik Terbaik Manajemen Pergeseran untuk Meningkatkan Bisnis Anda

Bisnis jasa sudah sangat bergantung pada pemberian layanan berkualitas kepada klien, dan kualitas layanan sangat bergantung pada kepuasan dan kinerja pekerja. Artinya, manajemen shift yang efektif dapat menjadi faktor penentu profitabilitas dan keberhasilan bisnis jasa Anda.

Saat mengelola bisnis di industri jasa, Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan karyawan dan klien Anda , terutama saat membuat jadwal kerja .

Hal ini berarti menghabiskan waktu berjam-jam untuk menetapkan jadwal shift kepada karyawan yang tepat dan memperhatikan karyawan yang bertukar shift.

Untuk membantu Anda meningkatkan efektivitas manajemen jadwal shift Anda, artikel ini akan membahas tantangan, manfaat, dan praktik terbaik manajemen shift . Ini juga akan memberi Anda beberapa tips, trik, dan wawasan berguna yang dapat membantu meningkatkan penjadwalan dan komunikasi Anda.

Ayo selami!

Apa itu Manajemen Pergeseran?

Gambar oleh pch.vector di Freepik

Meskipun manajemen shift mungkin terdengar rumit dan rumit, sebenarnya ini hanya mengacu pada perencanaan shift . Artinya, mengidentifikasi dan mengatur tugas-tugas yang perlu dilakukan selama periode tertentu. Ini bisa berarti pengorganisasian tim dan tenggat waktu untuk proyek tertentu , atau bisa juga merujuk pada perencanaan proyek secara keseluruhan.

Manajemen shift mutlak diperlukan untuk bisnis apa pun yang menggunakan banyak shift kerja. Hal ini terutama berlaku untuk bisnis jasa yang menawarkan layanan pelanggan 24/7 karena manajemen yang buruk dapat menyebabkan beberapa karyawan bekerja terlalu keras sementara yang lain tidak cukup bekerja.

Tujuan utama manajemen shift adalah untuk meningkatkan efisiensi karyawan.

Hal ini dilakukan dengan memilih jenis shift kerja yang sesuai dengan bisnis Anda, serta menyeimbangkan jadwal kerja karyawan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Hal ini mengharuskan Anda mempertimbangkan faktor-faktor seperti kualifikasi karyawan, keterampilan, ketersediaan, dan undang-undang ketenagakerjaan di wilayah Anda.

Anda dapat menganggapnya sebagai sebuah teka-teki besar yang bergerak. Ada solusinya, tapi solusi itu akan bergerak dan berubah dari hari ke hari.

Manfaat Manajemen Shift

Manajemen shift berkaitan dengan probabilitas. Semakin baik sistem manajemen shift Anda, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahan. Menyelaraskan dan mengelola jadwal dengan benar adalah tugas yang sangat penting , meskipun memakan waktu. Tapi kenyataannya, ini membantu.

Apa lagi yang bisa membantu manajemen shift? Ada banyak manfaat lain dari manajemen shift yang efektif . Berikut ini adalah daftar singkat manfaatnya.

Peningkatan produktivitas tenaga kerja

Manajemen shift yang baik melibatkan penugasan shift kepada karyawan yang paling memenuhi syarat. Hal ini membantu memaksimalkan produktivitas karyawan Anda dan mengurangi kemungkinan kelebihan atau kekurangan staf. Ketika semuanya sudah dikatakan dan dilakukan, hal ini akan menghasilkan operasi yang lebih efisien dan peningkatan kinerja bisnis Anda secara keseluruhan .

Kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan

Untuk mengoptimalkan manajemen shift Anda sepenuhnya, Anda perlu mempelajari peraturan ketenagakerjaan dan undang-undang ketenagakerjaan di wilayah Anda.

Ini termasuk meneliti jam kerja maksimum, waktu istirahat, waktu istirahat di wilayah Anda, dan menerapkan praktik manajemen shift yang tepat untuk dipatuhi.

Mengikuti undang-undang ketenagakerjaan mencegah segala risiko hukum dan kemungkinan hukuman yang terkait dengan pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan.

Layanan pelanggan yang lebih baik

Ketika Anda mengelola shift dengan benar, Anda dapat memastikan dengan lebih baik bahwa Anda memiliki cukup staf selama slot waktu puncak Anda , sehingga memastikan layanan yang cepat dan menyeluruh untuk klien Anda.

Dengan mempekerjakan karyawan yang tepat pada waktu yang tepat, Anda dapat mengurangi waktu tunggu, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan menangani pertanyaan dan permintaan pelanggan dengan lebih baik.

Meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan

Mempertimbangkan hal-hal seperti ketersediaan karyawan, preferensi, dan keseimbangan kehidupan kerja pasti akan meningkatkan kepuasan kerja karyawan Anda.

Ketika karyawan senang, hal ini akan menghasilkan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi dan layanan yang lebih baik bagi pelanggan Anda .

Kapan pun karyawan Anda memiliki kendali lebih besar atas jadwal mereka dan mampu menyeimbangkan komitmen profesional dan pribadi mereka dengan lebih baik, mereka sering kali lebih produktif, termotivasi, dan setia pada bisnis Anda.

Optimalisasi biaya

Manajemen shift yang efektif membantu menurunkan biaya tenaga kerja Anda dengan menghilangkan biaya lembur yang tidak perlu dan mengurangi kecelakaan kelebihan staf .

Jika Anda dapat mengoptimalkan alokasi sumber daya dengan mengubah tingkat staf tergantung pada tingkat permintaan, Anda dapat mengurangi biaya tenaga kerja tanpa kehilangan kualitas layanan.

Respons yang lebih efektif terhadap kejadian tak terduga

Karena proyek jarang berjalan mulus , pasti ada kemunduran yang tidak terduga, terutama jika menyangkut proyek jangka panjang.

Dengan mengoptimalkan manajemen jadwal, Anda dapat merencanakan kemunduran ini dengan mengembalikan tanggal, sumber daya, atau cakupan proyek.

Jika Anda sudah mempersiapkan diri dengan baik, Anda dapat menangani masalah pop-up ini dengan tenang dan efektif tanpa menunda proyek Anda.

Tantangan Dibalik Manajemen Jadwal

Gambar oleh jus vektor di Freepik

Sayangnya, manajemen jadwal yang efektif bukannya tanpa kesulitan. Itu tidak mudah. Butuh waktu dan memerlukan banyak usaha. Apakah itu sepadan dengan pekerjaan yang dibutuhkan?

Satu-satunya cara untuk mengetahuinya adalah dengan membandingkan tantangan dengan manfaatnya. Berikut ini adalah beberapa tantangan utama yang terlibat dalam manajemen jadwal.

Alokasi sumber daya yang kurang optimal

Tidak ada yang gratis ; itulah salah satu aturan pertama dalam bisnis. Saat berbisnis, setiap tugas membutuhkan sumber daya untuk diselesaikan.

Hal ini dapat berarti menghabiskan waktu, uang, material, atau personel dalam jumlah yang berbeda-beda untuk tugas-tugas dengan kompleksitas dan urgensi yang berbeda-beda.

Manajemen jadwal membutuhkan waktu dan, bergantung pada ukuran perusahaan Anda, terkadang memerlukan perhatian karyawan tetap.

Berbagai jenis shift kerja

Seringkali bisnis jasa perlu menggunakan berbagai shift kerja untuk sepenuhnya mengakomodasi kebutuhan pelanggan mereka. Jenis shift ini dapat berkisar dari shift siang, shift malam, shift bergilir, shift terpisah, atau shift on-call.

Semua shift ini bekerja dengan cara yang sangat berbeda dan memerlukan kelompok pekerja shiftnya sendiri. Ada pula yang harus menghadapi kelelahan karyawan. Yang lain perlu memastikan serah terima yang tepat antar shift.

Semua pemberi kerja perlu mempertahankan tingkat kualitas layanan yang konsisten. Mencoba menyeimbangkan ketersediaan dan preferensi karyawan Anda dalam semua jenis shift ini terbukti menjadi tugas yang sulit dan rumit.

Kesulitan perencanaan shift

Manajemen shift yang baik melibatkan penempatan karyawan Anda pada shift tertentu yang menjamin produktivitas, jangkauan, dan layanan pelanggan yang optimal.

Ini merupakan alat yang hebat untuk bisnis, namun hal ini tidak dapat diperoleh dengan mudah . Faktanya, jadwal yang direncanakan dapat dengan mudah memerlukan perubahan tergantung pada fluktuasi keahlian karyawan, peraturan ketenagakerjaan, permintaan, dan permintaan waktu istirahat.

Selalu ada kemungkinan ketidakhadiran tak terduga atau kejadian acak yang memerlukan penyesuaian jadwal Anda secara real-time, sehingga semakin mempersulit proses perencanaan.

Tidak ada mekanisme untuk umpan balik

Yang terakhir, jadwal yang ditetapkan sering kali mengalami kesulitan dalam menciptakan mekanisme yang tepat untuk umpan balik yang teratur. Ini merupakan pukulan telak karena kurangnya umpan balik dapat menyebabkan masalah seperti miskomunikasi, ketidakpuasan, dan kesalahan.

Bagaimana Anda Merencanakan Manajemen Pergeseran Secara Efektif?

Sekarang setelah Anda melihat manfaat dan tantangan manajemen jadwal, apakah Anda siap untuk mengatakan apakah itu layak atau tidak? Mungkin masih terlalu dini untuk mengatakannya karena banyak tantangan yang terkait dengan manajemen shift dapat diatasi melalui penggunaan berbagai alat dan strategi .

Memahami permintaan bisnis

Analisis data historis untuk memahami jam dan hari sibuk bisnis Anda. Jadwalkan lebih banyak staf selama waktu sibuk dan lebih sedikit selama periode lebih lambat untuk menyesuaikan permintaan.

Pertimbangkan preferensi karyawan

Jika memungkinkan, pertimbangkan preferensi karyawan mengenai waktu shift dan hari libur. Karyawan yang bahagia dan puas akan lebih produktif dan bertahan di perusahaan Anda.

Juga, dorong karyawan untuk memberikan umpan balik mengenai jadwal shift dan beban kerja mereka. Gunakan masukan mereka untuk melakukan penyesuaian dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih seimbang dan produktif.

Karyawan lintas kereta

Pelatihan silang karyawan dalam berbagai peran dapat membantu Anda merespons masalah kepegawaian yang tidak terduga dengan lebih fleksibel. Miliki rencana darurat untuk kekurangan staf yang tidak terduga karena sakit atau keadaan darurat lainnya. Latihlah karyawan secara silang untuk turun tangan saat diperlukan, atau miliki daftar staf siap panggil yang dapat mengisi dalam waktu singkat.

Cross0training juga memastikan bahwa karyawan memperoleh keahlian yang lebih luas.

Memperlancar komunikasi dan kolaborasi

Ada banyak alat manajemen shift dan perangkat lunak penjadwalan karyawan yang dapat membantu memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara Anda dan karyawan Anda.

Melalui alat manajemen shift, Anda dapat berbagi jadwal, pembaruan, dan perubahan shift secara real-time untuk menghindari kebingungan atau miskomunikasi.

Pastikan Anda mengizinkan karyawan untuk meminta waktu istirahat atau perubahan shift melalui alat penjadwalan itu sendiri untuk menyederhanakan prosesnya.

Manfaatkan alat dan plugin penjadwalan untuk manajemen yang efisien

Sebagai pemilik bisnis jasa, hanya mengandalkan alat manajemen shift saja tidak cukup. Itu tidak akan cukup, karena Anda memerlukan solusi yang dirancang untuk memenuhi penjadwalan shift dan penjadwalan janji temu.

Dengan alat yang tepat, Anda tidak hanya dapat mengatur pekerjaan, shift, dan informasi karyawan, tetapi Anda juga dapat mengatur penjadwalan janji temu dan manajemen pelanggan.

Beruntung bagi Anda, alat seperti itu memang ada dan namanya Amelia .

Tentukan kebijakan dan pedoman shift

Jika Anda masih khawatir tentang kesalahan penjadwalan janji temu atau pemesanan ganda, cobalah menetapkan kebijakan shift yang jelas.

Hal ini mencakup penetapan aturan khusus untuk hal-hal seperti waktu istirahat, rotasi shift, permintaan waktu istirahat, dan cakupan shift. Dengan mengomunikasikan pedoman ini kepada karyawan Anda, Anda dapat merasa tenang karena mengetahui bahwa semua orang memiliki pemikiran yang sama.

Evaluasi dan penyesuaian secara berkala

Dengan terus memantau efektivitas strategi Anda dan melakukan penyesuaian yang diperlukan, Anda dapat menghilangkan salah satu masalah terbesar dalam jadwal yang ditetapkan – kurangnya umpan balik.

Catat jam kerja karyawan, biaya tenaga kerja, dan pola lalu lintas pelanggan. Analisis data ini untuk mengidentifikasi tren dan membuat keputusan yang tepat tentang tingkat kepegawaian dan penjadwalan.

Dengan membuat upaya perbaikan diketahui oleh karyawan dan pelanggan, Anda dapat mendorong umpan balik dan membangun jalur untuk melakukan perbaikan.

FAQ tentang Manajemen Shift di Sektor Bisnis Jasa

Apa itu manajemen shift?

Manajemen shift ibarat permainan catur di sektor jasa. Ini tentang merencanakan siapa yang bekerja dan kapan, untuk memastikan Anda memiliki orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Ini mencakup penjadwalan, pelacakan waktu, mengelola penggantian atau pertukaran, dan menjaga semuanya tetap adil dan sah. Ini adalah bagian penting dalam menjalankan operasi yang lancar.

Mengapa manajemen shift penting di sektor jasa?

Bayangkan manajemen shift sebagai bahan bakar yang menjaga mesin bisnis jasa Anda tetap berjalan. Hal ini memastikan cakupan staf yang memadai selama jam kerja, mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan staf, membantu menjaga kepuasan karyawan, dan pada akhirnya meningkatkan layanan pelanggan.

Tanpa manajemen shift yang efektif, bisnis Anda mungkin menghadapi hambatan yang serius.

Bagaimana teknologi dapat membantu manajemen shift?

Teknologi hadir untuk menyelamatkan manajemen shift seperti pahlawan super! Perangkat lunak manajemen shift modern mengotomatiskan penjadwalan, pelacakan waktu, dan bahkan komunikasi antara karyawan dan manajer.

Ini tentang menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan membuat hidup lebih mudah bagi semua orang. Mereka adalah asisten virtual Anda, yang mengatur rotasi sehingga Anda tidak perlu melakukannya.

Apa yang harus saya pertimbangkan saat membuat jadwal shift?

Saat mengatur jadwal shift Anda, pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda (waktu sibuk, cakupan), persyaratan hukum (lembur, istirahat), dan kebutuhan karyawan Anda (ketersediaan, keadilan). Keseimbangan adalah kuncinya.

Anda menginginkan jadwal yang sesuai dengan bisnis Anda, menghormati tim Anda, dan menjaga semuanya berjalan dengan baik.

Bagaimana cara menangani perubahan shift atau pertukaran secara efektif?

Dalam tarian shift swap, komunikasi yang jelas dan keadilan adalah kuncinya. Perangkat lunak dapat membantu dengan menyediakan platform untuk permintaan dan persetujuan.

Selalu pantau perubahan untuk menghindari kebingungan atau perselisihan, dan miliki kebijakan yang jelas sehingga semua orang mengetahui langkah-langkahnya.

Bagaimana manajemen shift dapat meningkatkan layanan pelanggan?

Dengan manajemen shift yang efektif, tim Anda selalu siap melayani. Anda menghindari kekurangan staf yang dapat menyebabkan waktu tunggu yang lama atau layanan yang buruk.

Karyawan yang bahagia dan cukup istirahat juga cenderung memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Ini sama-sama menguntungkan.

Dapatkah manajemen shift berdampak pada kepuasan karyawan?

Sangat! Jadwal shift yang adil dan dapat diprediksi dapat meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja dan kepuasan kerja. Tak seorang pun ingin merasa seperti mereka selalu tutup atau tidak pernah mendapat akhir pekan.

Perubahan shift dan pertukaran yang dikelola dengan baik juga membantu. Ini tentang menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda menghargai waktu dan kesejahteraan mereka.

Tantangan apa yang mungkin saya hadapi dalam manajemen shift?

Anda mungkin menghadapi konflik penjadwalan, perubahan di menit-menit terakhir, atau perselisihan mengenai giliran kerja. Kepatuhan hukum juga bisa menjadi tantangan.

Ini seperti menavigasi labirin, tetapi dengan alat dan pendekatan yang tepat, Anda bisa melakukannya. Dan ingat, tantangan hanyalah peluang yang terselubung!

Bagaimana saya bisa memastikan kepatuhan hukum dalam manajemen shift?

Pengetahuan dan kewaspadaan adalah alat Anda di sini. Waspadai persyaratan hukum mengenai jam kerja, lembur, dan istirahat di wilayah Anda.

Gunakan teknologi untuk melacak jam kerja secara akurat dan mencegah pelanggaran. Jika ragu, tanyakan. Lebih baik aman daripada menyesal.

Bagaimana cara memilih perangkat lunak manajemen shift yang tepat?

Memilih perangkat lunak yang tepat seperti menemukan sepasang sepatu yang sempurna. Pertimbangkan kebutuhan Anda (ukuran, fitur, integrasi), anggaran, dan reputasi vendor.

Apakah mereka menawarkan dukungan? Bisakah Anda mencoba sebelum membeli? Ingat, perangkat lunak yang tepat harusnya cocok untuk bisnis Anda.

Apakah Manajemen Shift Sangat Penting?

Sekarang Anda pasti memahami betapa pentingnya mengoptimalkan manajemen jadwal bagi bisnis Anda. Ini meningkatkan kinerja bisnis Anda dan memungkinkan staf Anda mengerjakan proyek yang menarik dan memotivasi mereka. Ini meningkatkan kepuasan klien dan mengurangi waktu tunggu.

Sistem manajemen shift yang terencana dan efisien diperlukan untuk kelancaran operasional di setiap bisnis jasa (atau setiap bisnis secara umum). Jika karyawan tidak tahu apa yang seharusnya mereka lakukan, mereka tidak akan dapat melakukan pekerjaannya. Jika karyawan tidak dapat melakukan tugasnya, maka klien tidak dapat menikmati layanannya. Semua orang kalah.

Ini mungkin tampak seperti tugas yang berat, namun dengan menggunakan strategi yang tercantum dalam artikel ini dan menerapkan Amelia ke dalam bisnis Anda, Anda pasti akan dapat mengoptimalkan manajemen shift Anda secara maksimal. Yang tersisa hanyalah memulai.

Selamat menjadwalkan!

Jika Anda senang membaca artikel tentang manajemen shift ini, Anda harus membacanya juga:

• Mengapa Manajemen Waktu Penting dan Bagaimana Menyelesaikan Lebih Banyak Pekerjaan
• Cara Menjadwalkan Janji Temu Secara Efektif: Tip & Trik
• Perangkat lunak manajemen bisnis kecil yang harus Anda periksa