Sasaran SMART dalam Manajemen Proyek (Panduan Lengkap Dengan Contoh)

Tujuan utama dari setiap proyek adalah untuk selalu mencapai target atau tujuan bisnis. Untuk melakukan itu, manajer proyek atau manajer produk harus membuat rencana, mengatur tugas, sasaran, dan menindaklanjutinya. Tetapi ketika tiba waktunya untuk menjalankan rencana dan dia menyadari bahwa ada lubang-lubang tertentu dalam rencana awal, itu jelas akan menghasilkan kemunduran. Itulah mengapa mereka perlu menerapkan tujuan SMART dalam manajemen proyek.

Kegagalan suatu proyek dapat bergantung pada sejumlah alasan. Tetapi penyebab paling umum adalah tujuan proyek tidak cukup jelas. Sebagai manajer proyek, Anda mungkin sudah memikirkan hasil yang diinginkan. Namun, jalan menuju perjalanan itu sulit dan tanpa rencana yang tepat, tidak mungkin untuk mencapainya.

Solusinya adalah tujuan SMART .

Apa Arti SMART Goals?

SMART adalah akronim dari “ Specific , Measurable , Attainable , Relevant , dan Time-Bound ”. 5 elemen ini membantu Anda menetapkan tujuan spesifik dan dapat dicapai untuk membuat proyek Anda sukses. Tujuan normal menentukan apa yang ingin Anda capai. Namun, sasaran SMART mencakup detail yang lebih baik dalam persamaan seperti sumber daya, tenggat waktu, dan hambatan potensial di sepanjang jalan.

Sasaran SMART akan membantu Anda merencanakan jadwal dengan cermat, menentukan hasil proyek Anda, dan juga memastikan Anda telah memperhitungkan setiap sumber daya yang Anda gunakan.

Hari ini kita akan menggali jauh ke dalam tujuan SMART dan memberi tahu Anda bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk keuntungan Anda.

Pentingnya Sasaran SMART dalam Manajemen Proyek

Pekerjaan seorang manajer proyek sulit, untuk memulai. Dan kemudian ketika Anda memiliki tujuan yang tidak jelas atau tidak terdefinisi, itu benar-benar dapat membuat pekerjaan Anda jauh lebih sulit. Anda menyelesaikan proyek dengan tergesa-gesa untuk memenuhi tenggat waktu, dan ini adalah saat klien senang, mereka meminta fitur tambahan, mengubah kelayakan proyek.

Anda harus memiliki harapan yang jelas dan kolaborasi yang tepat agar proyek Anda dapat berjalan dan mencapai tujuannya.

Sebagai manajer proyek, Anda perlu membuat rencana jangka panjang, mengaturnya menjadi tujuan yang tepat, membuat tugas yang lebih kecil, dan mencapai tujuan Anda. Menerapkan tujuan SMART dalam manajemen proyek dapat mengubah proyek yang kelebihan beban menjadi tugas yang bermakna dan teratur.

Dengan cara ini, tujuan yang tampak tidak dapat dicapai pada awal proyek akan terlihat dapat dicapai. Sasaran SMART membutuhkan lebih banyak upaya untuk dibuat dan diikuti, tetapi mereka memastikan kemungkinan keberhasilan yang lebih tinggi. Seperti banyak hal dalam hidup, usaha ekstra pada akhirnya akan sia-sia.

Jadi, sekarang Anda pentingnya tujuan SMART, mari kita lihat bagaimana menetapkannya dalam proyek Anda.

Bagaimana mengatur Sasaran Proyek SMART

kedengarannya seperti banyak, tetapi menetapkan tujuan SMART bukanlah ilmu roket. Namun, Anda harus memiliki pemahaman penuh tentang proyek tersebut. Mengetahui seluk beluk proyek akan membantu Anda menetapkan tujuan realistis yang pasti akan mendorong Anda untuk memenuhi persyaratan proyek.

Jangan menetapkan terlalu banyak tujuan saat menerapkan tujuan SMART dalam manajemen proyek. Karena Anda ingin sasaran SMART Anda menjadi tolok ukur kinerja yang andal dan indikator seberapa dekat Anda dengan target, Anda tidak ingin melangkah terlalu jauh dengan membagi sasaran menjadi lebih banyak sasaran daripada yang dibutuhkan. Ini hanya akan membawa Anda ke keadaan overthinking terus-menerus, dan akhirnya, kelelahan.

Fokus hanya pada satu tujuan pada satu waktu. Inilah cara Anda dapat menyiapkan sasaran SMART,

Tetapkan Tujuan yang “Spesifik”

Jika Anda mengatakan di awal proyek Anda bahwa kami akan "Meningkatkan tingkat konversi situs kami" dan mulai merencanakan, maka Anda selesai.

Menjadi spesifik adalah bagian dari manajer proyek yang efektif. Jika tidak, Anda akan terjebak dan pada akhirnya akan gagal menentukan kesuksesan Anda.

Tetapkan tujuan Anda secara deskriptif sehingga Anda dengan cepat mendapatkan ide tentang bagaimana merancang peta jalan Anda. Alih-alih menggunakan nomor acak, tujuan Anda seharusnya adalah "Meningkatkan tingkat konversi sebesar 20% dari situs kami". Jadilah spesifik, tepat.

Tetapkan Tujuan yang “Terukur”

Menerapkan tujuan SMART dalam manajemen proyek akan membantu Anda menjaga ukuran tujuan Anda. Sehingga ketika Anda setengah jalan melalui proyek Anda dan Anda ingin tahu bagaimana kinerja tim Anda, Anda dapat dengan mudah mengetahuinya.

Metrik akan membantu Anda mengukurnya.

Jika Anda tidak memiliki metrik mengenai proyek Anda, maka membuat perubahan di menit-menit terakhir akan memusingkan dan Anda juga akan kesulitan melakukan penyesuaian. Metrik melibatkan tugas yang diselesaikan per minggu, jam rata-rata yang dihabiskan untuk setiap tugas, dan jumlah total jam kerja di antara tim Anda.

Tetapkan Tujuan yang “Dapat Dicapai”

Ini adalah yang paling sulit dari semua tujuan SMART. Sebagai manajer proyek, Anda perlu memutuskan kemampuan tim Anda dan menghasilkan tujuan yang dapat dicapai. Tidak buruk untuk menjadi ambisius, tetapi Anda perlu menyadari bahwa ada saat-saat di mana tidak mungkin untuk mencapai tujuan.

Anda harus mengingatnya dan menetapkan tujuan yang realistis. Jika Anda ingin menyelesaikan proyek besar dengan tim yang terdiri dari 5 orang, tidak hanya itu akan menghabiskan energi tim Anda, tetapi juga kemungkinan besar konflik penjadwalan dengan proyek lain, yang dapat merugikan bisnis secara keseluruhan.

Cara terbaik untuk menetapkan tujuan adalah dengan melihat data bulan sebelumnya. Tren akan memberi Anda ide yang tepat untuk menetapkan tujuan.

Tetapkan Tujuan yang “Relevan”

Meskipun baik untuk memiliki banyak tujuan proyek, Anda perlu bertanya pada diri sendiri apakah semua tujuan itu relevan dengan proyek tersebut. Jika Anda berada di jalur untuk mencapainya maka Anda tidak perlu khawatir. Namun, ada baiknya untuk mengunjungi kembali tujuan Anda secara teratur dan mengevaluasinya.

Jika menurut Anda ada tujuan yang tidak relevan dan tidak akan menambah nilai apa pun pada proyek, hapus saja. Tapi, pastikan itu bukan tujuan yang sudah diusahakan oleh tim. Tetapi terkadang Anda perlu membuat keputusan yang sulit dan mengabaikan tugas sama sekali.

Tetapkan Tujuan yang “Terikat Waktu”

Apakah proyek itu besar atau kecil, waktu sangat penting. Itu tidak akan memperlambat atau menunggu Anda. Itulah mengapa Anda perlu merencanakan setiap detik. Jika rencana Anda berisi frasa "berapa lama waktu yang dibutuhkan", Anda mungkin ingin mempertimbangkannya kembali.

Memiliki tujuan terikat waktu berarti tujuan Anda layak dalam kerangka waktu tertentu. Ini tentang memahami bahwa beberapa tujuan Anda akan membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan daripada yang lain dan bahwa Anda mungkin perlu mengesampingkan tujuan lain karena waktu tidak mengizinkan penyelesaiannya dengan sumber daya yang saat ini Anda miliki aksesnya.

Jadi, ini adalah bagaimana Anda perlu menetapkan tujuan SMART Anda dalam proyek Anda. Jika Anda mengikuti mereka, mudah-mudahan, itu akan membawa hasil yang lebih baik.

Jika Anda masih bingung maka mungkin contoh kami akan membantu memperjelas semuanya.

3 Contoh Penerapan Sasaran SMART dalam Manajemen Proyek

Anda akan menemukan banyak faktor yang mempengaruhi tujuan SMART. Dua perusahaan mungkin memiliki jenis proyek dan tujuan yang sama. Namun, tergantung pada ukuran perusahaan, versi SMART masing-masing perusahaan akan berbeda.

Misalnya,

Contoh 1: Publikasikan 4 posting blog berkinerja tinggi setiap bulan

• Spesifik: Tambahkan dan jadwalkan posting di kalender editorial dan publikasikan secara teratur selama sebulan
• Measurebale: Apakah ada cukup pengunjung di pos? Apakah mereka diubah menjadi pelanggan yang membayar?
• Dapat dicapai: Kami telah menerbitkan 3 posting bulan lalu dan kami telah menyewa penulis konten baru bulan lalu
• Relevan: 7% pengunjung kami diubah menjadi pelanggan
• Terikat Waktu: 30 hari sudah cukup untuk melakukan penelitian kata kunci dan mempublikasikan konten

Contoh 2: Dapatkan 10 backlink baru dalam 30 hari

• Spesifik: Dapatkan backlink dari situs yang relevan untuk meningkatkan visibilitas halaman
• Terukur: Gunakan alat backlink untuk melacak backlink dan lalu lintas yang baru diperoleh ke situs
• Dapat dicapai: Kami dapat memperoleh 5 tautan balik dalam 30 hari terakhir menggunakan email penjangkauan tepat waktu dan menawarkan tautan dari domain kami sendiri
• Relevan: Tautan balik membantu meningkatkan visibilitas kami di Google, yang merupakan sumber besar kemungkinan pelanggan.
• Terikat waktu: Menemukan situs dan orang untuk dihubungi akan memakan waktu seminggu. Empat minggu sudah cukup untuk mengirim email dan tindak lanjut, dan bernegosiasi dengan situs yang merespons.

Contoh 3: Rekrut 3 karyawan di bulan depan

• Spesifik: Dapatkan bakat baru di perusahaan melalui lebih banyak perekrutan
• Terukur: Kami akan menyiapkan kampanye perekrutan untuk menerima aplikasi hingga mewawancarai calon karyawan.
• Attainable: Kami telah merekrut 2 karyawan baru dalam sebulan terakhir
• Relevan: Bakat baru akan menghasilkan perspektif dan ide baru. Kampanye perekrutan yang baik dan proses wawancara akan memastikan bahwa Anda menemukan orang-orang terbaik untuk proyek tersebut.
• Terikat waktu: Satu bulan adalah waktu yang cukup untuk berhasil dan waktu yang singkat untuk membuat Anda tetap termotivasi.

Semoga, contoh-contoh ini akan membantu Anda memahami tujuan SMART dengan mudah di proyek Anda.

Gol SMART vs Tujuan SMART

Perbedaan konseptual antara tujuan SMART dan tujuan SMART tidak besar. Masing-masing memiliki serangkaian karakteristiknya sendiri yang membuatnya lebih cocok untuk situasi tertentu.

Bonus: Menerapkan Sasaran SMART Dengan Alat Cerdas

WP Project Manager adalah plugin WordPress yang kaya fitur untuk mengelola dan meningkatkan hasil proyek. Alat ini akan membantu Anda meningkatkan kolaborasi antara anggota tim dengan dasbor yang melacak semua tugas Anda.

Ini memungkinkan Anda membuat daftar tugas individual untuk proyek Anda. Ini juga memiliki opsi untuk melacaknya secara terpisah dan menghasilkan laporan waktu nyata hanya dalam beberapa klik. Antarmuka yang ramah pengguna dan fitur manajemen tugas berbasis web membuatnya sangat mudah untuk mengelola banyak proyek di dalam bisnis.

Lebih dari 10.000+ perusahaan mengelola proyek mereka secara menguntungkan menggunakan alat manajer proyek berkinerja tinggi ini. Tidak perlu khawatir tentang perawatannya - mudah dipasang dan mudah dioperasikan.

Fitur Penting:

1. Kecepatan super cepat
2. Dasbor pelacakan proyek
3. Dukungan papan Kanban untuk WordPress
4. Faktur yang dibuat secara otomatis untuk menagih klien
5. Representasi cerdas dari laporan ringkasan
6. Fitur manajemen tugas seperti Sub-tugas, Tugas saya, dll.

Menjadi Manajer Proyek yang Efisien Menetapkan Sasaran SMART Anda dengan Benar!

Meskipun mungkin perlu beberapa waktu untuk menerapkan tujuan SMART dalam proyek. Namun ketika Anda terbiasa maka Anda akan menyadari betapa efektifnya hal itu.

Dengan menciptakan sasaran SMART Anda dapat membangun hubungan yang lebih baik dengan manajemen atas dan bawahan Anda. Dan komunikasi yang lebih baik akan mengurangi ketidakpastian dan terbukti menjadi faktor pendorong pertumbuhan perusahaan.

Dan jika Anda mencari alat untuk membantu Anda dalam hal ini, maka WP Project Manager pasti akan membantu. Ini memiliki semua fungsi yang Anda butuhkan untuk mengelola proyek kecil hingga menengah.

Jadi, terapkan tujuan SMART dan bangun strategi yang lebih kuat untuk membuat proyek Anda sukses.