Merinci Langkah-Langkah Dalam Proses Manajemen Proyek

Setiap manajer proyek harus terbiasa dengan lima tahap Proses Manajemen Proyek. Ini akan membantu mereka mengelola proyek secara efektif. Setiap proyek terdiri dari fase yang berbeda dan fase ini disusun secara sistematis sehingga menjadi lebih mudah bagi manajer proyek untuk mengelola proyek mereka.

Inisiasi Proyek

Saat melakukan sebuah proyek, salah satu langkah pertama adalah mendefinisikannya. Proyek adalah kegiatan yang harus diselesaikan untuk menghasilkan hasil tertentu dengan kendala dan tujuan yang unik. Tujuan mendefinisikan proyek Anda adalah untuk memahami apa yang sedang Anda kerjakan. Ini membantu dalam menetapkan prioritas, membuat garis waktu, dan membantu Anda menentukan apakah sesuatu layak dilakukan atau tidak.

Saat menentukan apakah layak atau tidak melakukan sesuatu sebagai sebuah proyek, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apa saja manfaatnya?
• Apa risikonya?
• Apakah saya memiliki semua asumsi yang didokumentasikan?

Perencanaan proyek

Langkah pertama dalam manajemen proyek adalah mendefinisikan masalah. Ini termasuk mencari tahu tujuan apa yang ingin Anda capai dan bagaimana Anda akan melakukannya. Hal terpenting tentang proses ini adalah Anda tidak khawatir tentang apa tujuan orang lain, atau apakah itu realistis atau tidak untuk situasi Anda.

Alih-alih, fokuslah untuk menjadi ambisius tetapi realistis pada saat yang sama. Misalnya: jika Anda ingin menjadi bugar tiga bulan dari sekarang tetapi belum pernah berolahraga sebelumnya dalam hidup Anda, mungkin mulailah dengan sesuatu yang lebih dapat dicapai seperti "mendaki gunung sebulan sekali" daripada "lari maraton".

Penting juga untuk tidak hanya menetapkan tujuan, tetapi juga untuk memahami mengapa tujuan itu sangat penting!

Misalnya: mengapa saya ingin menurunkan berat badan? Apa artinya menurunkan berat badan? Apakah itu akan meningkatkan kepercayaan diri dan harga diri saya? Apakah saya bisa memakai pakaian dengan lebih baik? Menjadi lebih sehat secara keseluruhan?

Eksekusi projek

Pada tahap ini, manajer proyek menyelesaikan tugas dan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Selain memantau dan mengendalikan kinerja, ia harus mengatur, staf, dan sumber daya langsung serta berkomunikasi dengan pemangku kepentingan.

Daftar berikut berisi beberapa tanggung jawab utama yang mungkin terlibat dalam fase ini:

• Atur – Rencanakan bagaimana proyek akan dimulai dan diselesaikan dengan mendefinisikan peran dan tanggung jawab untuk anggota tim; membuat garis waktu; mengidentifikasi risiko; merencanakan strategi komunikasi; mengembangkan dasar anggaran; berkoordinasi dengan proyek lain (jika ada)
• Staf – Identifikasi personel yang memiliki pengetahuan tentang industri atau bidang keahlian spesifik Anda (jika diperlukan), kemudian rekrut mereka jika mereka tersedia sebagai staf atau kontrakkan mereka sebagai konsultan
• Berkomunikasi – Membuat laporan yang menunjukkan kemajuan terhadap pencapaian/hasil sehingga pemangku kepentingan dapat terus mendapat informasi tentang apa yang terjadi dalam proyek organisasi mereka
• Monitor – Lacak kemajuan menuju sasaran menggunakan alat analitik seperti Jira atau Trello yang memungkinkan Anda melihat semua masalah terbuka di beberapa tim di satu tempat

Pemantauan & Pengendalian Proyek

Pemantauan dan pengendalian proyek merupakan bagian penting dari grup Proses.

Pemantauan memastikan bahwa proyek berada di jalur dan dilaksanakan secara efektif sementara pengendalian memastikan bahwa proyek tetap pada jalurnya. Alat yang digunakan untuk pemantauan adalah sistem pelaporan formal, seperti laporan default Microsoft Project, atau alat seperti Redmine untuk melihat semua proyek Anda di satu tempat. Ini dapat digunakan untuk menghasilkan laporan status bagi pemangku kepentingan atau melacak tugas-tugas utama melalui tanggal penyelesaiannya (atau jika mereka terlambat dari jadwal).

Penutupan Proyek

Kegiatan penutupan proyek adalah fase terakhir dari siklus hidup proyek. Mereka termasuk:

• Tinjauan proyek akhir
• Laporan proyek akhir
• Mendokumentasikan kegiatan penutupan
• Presentasi proyek akhir
• Menandatangani dan mengarsipkan dokumen dan file proyek. Anda dapat menyimpan file dan laporan ini dalam satu repositori atau mendistribusikannya ke beberapa sistem, termasuk server file elektronik atau drive bersama di jaringan Anda. Setelah diarsipkan, sumber daya ini tersedia untuk digunakan di masa mendatang oleh orang lain yang mungkin memerlukan akses ke sumber tersebut untuk tujuan penelitian atau proyek lain (proyektor).

Langkah pertama dalam siklus hidup proyek adalah mendefinisikan proyek. Ini dilakukan dengan membuat piagam proyek, yang merupakan dokumen yang menguraikan apa proyek itu, mengapa itu dilakukan dan siapa yang akan terlibat. Untuk langkah selanjutnya, Anda dapat merencanakan bagaimana Anda dapat melaksanakan proyek Anda. Ini termasuk mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek, serta menetapkan tujuan dan sasaran untuk itu.

Langkah ketiga dalam proses pelatihan PRINCE2 terbaik adalah menjalankan rencana. Ini berarti mengambil tindakan pada semua aspek proyek dan menindaklanjuti setiap komitmen yang dibuat selama perencanaan.

Setelah pelaksanaan datang pemantauan dan pengendalian aktivitas sehari-hari. Ini melibatkan pengukuran kinerja terhadap target, mengidentifikasi risiko dan masalah yang dapat memengaruhi kinerja, dan mengatasinya sebelum menjadi masalah. Tahap terakhir dari pelatihan PRINCE2 terbaik adalah menutup proyek setelah berhasil diselesaikan atau ditinggalkan jika gagal memenuhi tujuan.

Dengan Sertifikasi PMP Online Anda Dapat Mempelajari Proses dan Alat Manajemen Proyek.

Di bagian ini, Anda akan belajar tentang proses dan alat manajemen proyek:

• Proses Manajemen Proyek

Kursus online sertifikasi PMP mencakup topik-topik berikut:

• Pentingnya Proses Manajemen Proyek dalam Proyek
• Langkah-langkah Proses Manajemen Proyek
• Cara Menggunakan Alat Manajemen Proyek Selama Setiap Langkah dalam Proyek

Kesimpulan

Manajemen proyek adalah proses yang kompleks. Ini melibatkan koordinasi sejumlah kegiatan dan orang-orang, dan sangat penting bahwa Anda memiliki alat yang tepat untuk mengelola proyek Anda dengan sukses.

Sertifikasi manajemen proyek adalah salah satu alat tersebut. Ini akan membantu Anda meningkatkan keterampilan Anda, meningkatkan prospek karir Anda dan membuat Anda lebih berharga di pasar kerja yang kompetitif saat ini.

Kredensial Manajemen Proyek Profesional (PMP) adalah sertifikasi manajemen proyek yang paling diakui di dunia. Sertifikasi PMP memvalidasi pengetahuan Anda dalam lima proses manajemen proyek utama: memulai, merencanakan, melaksanakan, memantau & mengendalikan, dan menutup. Selain itu, ini membuktikan bahwa Anda memiliki keterampilan dan pengalaman yang tepat yang dibutuhkan untuk berhasil sebagai manajer proyek atau pemimpin tim.

Untuk profesional bersertifikat PRINCE2, program ini menawarkan kesempatan untuk mengenal proses kredensial PMP dan mendapatkan materi persiapan ujian sertifikasi PMP tanpa biaya tambahan!

Artikel terkait yang menarik: 19 Blog Manajemen Proyek Terbaik yang Harus Anda Ikuti.