Permata Tersembunyi: Ruang Rapat dan Dampaknya terhadap Kinerja Bisnis

Diterbitkan: 2023-09-13

Di dunia saat ini, komunikasi online, manajemen data digital, dan pertemuan tanpa kertas telah menjadi pilihan utama bagi anggota dewan dan tim bisnis di seluruh dunia. Hal ini karena digitalisasi memberikan kemudahan, efektivitas biaya, dan pengelolaan tugas yang mudah dari mana saja.

Terlebih lagi, digitalisasi bukan sekadar pilihan yang dipaksakan; setiap empat dari lima dewan direksi global percaya bahwa dewan direksi perusahaan harus memimpin transformasi digital.

Selain itu, dengan meningkatnya permintaan akan solusi manajemen dewan online, sejumlah besar penyedia layanan pun ikut meningkatkannya. Namun, hanya sedikit solusi manajemen rapat yang secara komprehensif mencakup seluruh aspek manajemen dewan. Salah satu solusinya adalah perangkat lunak portal dewan yang menawarkan semua fitur standar dan bahkan lanjutan untuk mengelola rapat dewan, dokumen, dan komunikasi secara efektif.

Inilah bagaimana ruang rapat virtual dapat memberikan dampak yang kuat terhadap tata kelola perusahaan. Mari kita mulai dengan pengenalan teknologi board portal.

Apa itu perangkat lunak ruang rapat virtual?

Perangkat lunak portal dewan, atau perangkat lunak dewan virtual, adalah perangkat lunak manajemen rapat dewan online yang aman dan solusi perusahaan lengkap khusus untuk direktur dewan, CEO, eksekutif, sekretaris dewan, pemangku kepentingan, investor, pemimpin serikat pekerja, komite, dan pengambil keputusan lainnya.

Tidak seperti banyak alat manajemen rapat lainnya, perangkat lunak dewan dikenal dengan fungsionalitas lengkapnya. Meskipun demikian, dengan portal papan yang aman, Anda dapat:

Menjadwalkan, mengatur, mengelola, mencatat, atau melacak rapat dewan
Melindungi, berbagi, menyimpan, mengedit, melihat, memberi anotasi, menukar, dan mendistribusikan dokumen dewan
Berkomunikasi dengan anggota dewan lainnya, penasihat, investor, atau pihak ketiga
Merampingkan transaksi bisnis eksternal atau memfasilitasi kesepakatan keuangan
Siapkan dokumen yang panjang dan memakan waktu dengan mudah menggunakan templat bawaan di ruang rapat

Bagian terbaiknya adalah ruang rapat virtual sama efektifnya untuk lembaga komersial, nirlaba, dan pemerintah atau publik.

Berikut ini adalah beberapa manfaat paling berharga dari penggunaan perangkat lunak portal papan.

1. Persiapan yang mudah dan akses mudah ke dokumen terkait dewan

“ Ruang rapat virtual sungguh luar biasa; Anda benar-benar dapat melakukan apa saja dengan mereka. Anda dapat melakukan rapat panjang dari kenyamanan rumah Anda, mengakses apa pun kapan pun diperlukan, menyiapkan buku rapat, laporan, dan piagam komite dengan templat bawaan, menyimpan data Anda dengan aman, atau melacak bawahan Anda, ” kata Jesus Rivas, Pakar Strategi Pemasaran di board-room.org. Anda juga dapat mempelajari cara menulis piagam untuk sebuah komite.

Seperti yang dikatakan Rivas, ruang rapat dapat membantu Anda melakukan segala hal yang berkaitan dengan tugas dewan dalam waktu yang minimal. Itu mungkin termasuk menyiapkan board pack atau laporan lainnya dengan usaha minimal.

Perangkat lunak dewan virtual memungkinkan direktur dan anggota dewan dengan mudah mengakses dokumen dewan dari lokasi mana pun dan kapan pun. Yang Anda butuhkan hanyalah perangkat elektronik yang dikenali seperti ponsel cerdas dan koneksi internet.

Penyedia ruang rapat virtual modern juga memungkinkan akses melalui aplikasi seluler, membuat dokumen dewan hanya dengan sekali klik. Terlebih lagi, beberapa vendor mengizinkan akses offline ke dokumen yang disimpan.

2. Peningkatan pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan yang tepat bergantung pada ketersediaan informasi terkini. Fitur manajemen data perangkat lunak Board memungkinkan dokumen diperbarui secara real time, dan sistem notifikasi instan segera memberi tahu pengguna yang bersangkutan.

Terlebih lagi, notulensi rapat, agenda masa lalu, laporan keuangan, manual kebijakan, dan laporan sudah tersedia dalam perangkat lunak ruang rapat. Ketersediaan data dewan secara instan memungkinkan anggota dewan direksi membuat keputusan yang lebih tepat dan tepat waktu.

3. Perlindungan data yang lebih kuat dan tersertifikasi

Perangkat lunak portal dewan menawarkan tingkat keamanan yang tinggi, menjaga informasi rahasia dengan bantuan berbagai lapisan pelindung. Vendor perangkat lunak papan bersertifikat mematuhi standar manajemen data dan keamanan yang ditetapkan oleh organisasi yang diakui seperti HIPAA, ISO, FISMA, FINRA, SOC, GDPR, dll.

Fitur-fitur seperti verifikasi dua langkah, tampilan pagar, dokumen yang dapat merusak diri sendiri, pembersihan perangkat jarak jauh, tanda air digital, kontrol akses dokumen, enkripsi data, dan pembatasan alamat IP memberikan kombinasi perlindungan siber yang tiada duanya.

Catatan: Perangkat lunak dewan yang andal adalah perangkat lunak yang secara ketat mematuhi pedoman yang ditetapkan oleh otoritas pengatur terkait seperti yang disebutkan di atas. Penting untuk diketahui bahwa mempekerjakan vendor yang tidak bersertifikat akan menimbulkan masalah kepatuhan.

4. Manajemen dewan yang efisien

Mengelola tugas dewan dengan portal dewan lebih cepat dan efisien dibandingkan metode tradisional. Persiapan pertemuan terencana atau tidak terencana dapat dilakukan dalam hitungan menit. Mengakses, berbagi, atau mendistribusikan data dengan aman dan cepat menghemat waktu.

Selain itu, anggota dewan dapat secara efisien mempersiapkan agenda rapat, mendistribusikannya secara instan, mengakses materi dewan, terlibat dalam rapat video/audio, menyampaikan kekhawatiran, memberikan suara, melakukan survei, menandatangani dokumen, dan melakukan tugas administratif lainnya dengan mudah. Singkatnya, ruang rapat membantu melakukan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

5. Transparansi dan aktivitas pengguna terkendali

Portal dewan menggunakan alat pemantauan untuk melacak setiap aktivitas di ruang rapat, mendorong transparansi dan mendorong partisipasi maksimal dari anggota dewan sekaligus membangun kepercayaan di antara para pemangku kepentingan. Administrator dapat mengambil tindakan tepat waktu jika ada ambiguitas atau aktivitas tidak sah dan langsung menangkap pelakunya.

6. Pengurangan biaya

Perangkat lunak portal dewan menambah nilai finansial yang besar bagi perusahaan dengan melindungi data dari kebocoran atau pelanggaran, yang pada akhirnya melindunginya dari potensi tuntutan hukum dan penalti.

Selain itu, hal ini mengurangi biaya yang terkait dengan kertas, pencetakan, kompilasi, dan distribusi dokumen dewan, sehingga meminimalkan kebutuhan akan rapat dewan di lokasi.

Membungkusnya

Tepatnya, ruang rapat virtual adalah perangkat lunak manajemen dewan multi-fungsi yang menawarkan solusi komprehensif untuk manajemen dokumen dewan, komunikasi virtual, manajemen proyek, manajemen rapat, dan manajemen kesepakatan.

Perangkat lunak ini sangat aman, hemat biaya, dan memungkinkan akses jarak jauh kapan saja. Beberapa portal dewan penting dan sangat aman termasuk Azues Convene, iDeals Boards, Nasdaq Boardvantage, Govenda Boards, dan BoardPro. Periksa perangkat lunak ruang rapat untuk pertemuan dewan online Anda berikutnya!