Terlepas dari skalanya, bisnis sangat bergantung pada piutang, atau AR, bahkan untuk makanan pokok. Orang sering menggeneralisasi piutang sebagai pembayaran yang Anda terima untuk barang atau jasa yang telah dijual bisnis Anda.

Namun, bukan itu masalahnya. AR mengacu pada kasus di mana Anda telah menjual barang atau jasa tetapi belum menerima pembayaran untuk itu. Namun, beberapa proses yang melibatkan AR dapat melibatkan terlalu banyak upaya untuk keuntungan yang terlalu sedikit.

Di sinilah otomatisasi AR masuk. Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai solusi piutang yang dapat membantu Anda merampingkan proses pembayaran bisnis Anda.

Foto oleh Darlene Alderson dari Pexels

Apa itu Otomasi AR?

Otomasi AR mungkin terdengar seperti istilah teknis yang rumit, tetapi dalam praktiknya sangat sederhana. Otomatisasi AR hanya mengacu pada mengotomatiskan tugas-tugas tertentu dari proses piutang sehingga waktu dan tenaga dapat dihemat.

Dalam proses Otomasi AR, sebuah perangkat lunak diperkenalkan yang mengambil alih beberapa tugas yang, jika tidak, harus dilakukan oleh seorang akuntan. Hal ini pada gilirannya mempercepat siklus kredit-ke-tunai.

Perhatikan bahwa siklus kredit-ke-tunai mengacu pada semua tindakan yang diambil di antara pembelian suatu produk hingga benar-benar menerima pembayaran untuk itu. Semakin sedikit waktu yang dibutuhkan siklus kredit-ke-tunai, semakin efisien suatu bisnis.

Manfaat Otomasi AR

Namun, otomatisasi AR memiliki lebih banyak manfaat untuk ditawarkan. Mari kita lihat lebih dekat bagaimana otomatisasi AR dapat bermanfaat bagi perusahaan Anda:

1) Mempercepat proses pembayaran

Salah satu manfaat terbesar otomatisasi AR adalah mempercepat proses pembayaran. Alih-alih memproses faktur secara manual dan menunggu cek masuk melalui pos, otomatisasi AR memungkinkan Anda mengirim faktur secara elektronik dan menerima pembayaran secara online. Ini berarti pembayaran dapat diproses lebih cepat, yang dapat meningkatkan arus kas dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menerima pembayaran.

2) Mengurangi kesalahan

Manfaat lain dari otomatisasi AR adalah mengurangi kesalahan. Pemrosesan faktur dan pembayaran secara manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Otomasi AR, di sisi lain, menggunakan perangkat lunak untuk melakukan tugas-tugas ini, yang mengurangi risiko kesalahan manusia. Ini dapat membantu memastikan bahwa faktur akurat dan pembayaran diproses dengan benar.

3) Meningkatkan layanan pelanggan

Otomasi AR juga dapat meningkatkan layanan pelanggan dengan menyediakan proses pembayaran yang lebih efisien. Pelanggan dapat menerima faktur secara elektronik dan membayar secara online, yang lebih nyaman daripada mengirimkan cek. Selain itu, otomatisasi AR dapat memberi pelanggan pembaruan waktu nyata tentang status pembayaran mereka, yang dapat membantu meningkatkan komunikasi dan mengurangi pertanyaan.

4) Pengalaman yang dipersonalisasi

AR dapat digunakan untuk menciptakan pengalaman pembayaran yang dipersonalisasi berdasarkan preferensi pelanggan dan perilaku sebelumnya. Misalnya, pelanggan yang sering membeli produk tertentu dapat ditawari opsi pembayaran atau diskon khusus.

5) Menghemat waktu dan uang

Otomatisasi AR dapat menghemat waktu dan uang dengan mengotomatiskan tugas yang memakan waktu seperti pembuatan faktur, pelacakan pembayaran, dan pengingat pembayaran. Artinya, karyawan dapat fokus pada tugas lain, yang dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Selain itu, otomatisasi AR dapat mengurangi kebutuhan pemrosesan manual, yang dapat mengurangi biaya yang terkait dengan proses berbasis kertas.

6) Keunggulan kompetitif

Dengan menerapkan teknologi AR dalam proses pembayaran, bisnis dapat membedakan dirinya dari pesaing dan menarik pelanggan yang menghargai pengalaman berbasis teknologi.

Penerapan

Sekarang setelah kita membahas manfaat otomatisasi AR, mari kita lihat lebih dekat bagaimana Anda dapat menerapkan teknologi ini di perusahaan Anda.

1) Identifikasi proses pembayaran Anda

Langkah pertama dalam menerapkan otomatisasi AR adalah mengidentifikasi proses pembayaran Anda. Ini melibatkan pemahaman bagaimana Anda saat ini memproses pembayaran dan di mana Anda dapat meningkatkan efisiensi. Misalnya, Anda mungkin ingin mengidentifikasi area tempat Anda dapat mengotomatiskan pembuatan faktur, pelacakan pembayaran, atau pengingat pembayaran.

2) Pilih perangkat lunak otomasi AR yang tepat

Setelah Anda mengidentifikasi proses pembayaran Anda, langkah selanjutnya adalah memilih perangkat lunak otomasi AR yang tepat. Ada banyak pilihan perangkat lunak berbeda yang tersedia, jadi penting untuk memilih solusi yang memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Cari perangkat lunak yang menawarkan fitur seperti faktur elektronik, pelacakan pembayaran, dan pengingat pembayaran.

3) Integrasikan perangkat lunak dengan sistem yang ada

Setelah Anda memilih perangkat lunak otomasi AR, langkah selanjutnya adalah mengintegrasikannya dengan sistem yang ada. Ini melibatkan menghubungkan perangkat lunak ke sistem akuntansi Anda dan sistem lain yang relevan. Pastikan perangkat lunak tersebut kompatibel dengan sistem Anda yang ada untuk memastikan integrasi yang lancar.

4) Latih staf Anda

Setelah perangkat lunak terintegrasi, penting untuk melatih staf Anda tentang cara menggunakannya. Pastikan bahwa setiap orang yang akan menggunakan perangkat lunak memahami cara kerjanya dan bagaimana hal itu dapat bermanfaat bagi mereka. Berikan materi pelatihan dan dukungan untuk memastikan kelancaran transisi.

Foto oleh Antoni Shkraba dari Pexels

Hambatan Potensial untuk Otomasi AR

Sementara otomatisasi AR dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan, ada juga beberapa hambatan yang dapat mencegah organisasi mengadopsi teknologi ini. Berikut adalah beberapa hambatan umum untuk otomatisasi AR dalam proses pembayaran:

1) Biaya

Salah satu hambatan terbesar untuk otomatisasi AR adalah biaya. Menerapkan otomatisasi AR dapat memerlukan investasi yang signifikan dalam perangkat lunak, perangkat keras, dan personel. Untuk beberapa organisasi, biaya awal penerapan otomatisasi AR mungkin terlalu tinggi, meskipun manfaat jangka panjangnya signifikan.

2) Resistensi terhadap perubahan

Beberapa organisasi mungkin menolak otomatisasi AR hanya karena itu mewakili perubahan pada proses yang ada. Karyawan mungkin ragu untuk mempelajari sistem atau proses baru, yang dapat mempersulit organisasi untuk sepenuhnya mengadopsi otomatisasi AR.

3) Masalah keamanan

Otomasi AR melibatkan transmisi informasi keuangan yang sensitif, yang dapat membuat beberapa organisasi ragu untuk mengadopsi teknologi ini. Perusahaan mungkin khawatir tentang pelanggaran data, serangan dunia maya, dan masalah keamanan lainnya yang terkait dengan otomatisasi AR.

Foto oleh Andri dari Pexels

Kesimpulan

Kesimpulannya, otomatisasi AR adalah alat canggih yang dapat merampingkan proses pembayaran Anda, mengurangi kesalahan, meningkatkan layanan pelanggan, dan menghemat waktu dan uang. Dengan mengidentifikasi proses pembayaran Anda, memilih perangkat lunak yang tepat, mengintegrasikannya dengan sistem yang ada, dan melatih staf Anda, Anda dapat membuka kekuatan otomatisasi AR dan meningkatkan proses pembayaran Anda.