Peran Keamanan untuk Ruang Data Virtual

Data sensitif adalah mangsa potensial bagi peretas dan risiko bagi organisasi. Pelanggaran data mahal untuk disembunyikan dan menyebabkan kerugian besar. Ide pembobolan data dan serangan siber telah memperkenalkan inovasi ruang data virtual (VDR) untuk membantu meningkatkan keamanan data.

VDR adalah repositori virtual serbaguna yang dibuat untuk membantu dalam berbagai transaksi bisnis seperti manajemen dokumen, distribusi, dan penyimpanan. Meskipun perangkat lunak ruang data online dianggap aman, perusahaan perlu memverifikasi dan memastikan mereka bebas dari kebocoran data dan serangan siber.

Oleh karena itu, sebelum memilih penyedia ruang data virtual, keamanan ruang data harus ditunjukkan dalam berbagai faktor. Mari kita jelajahi mereka lebih jauh.

Faktor yang Membuat Ruang Data Virtual Aman

Sebagian besar perusahaan menilai keamanan VDR berdasarkan jenis sertifikasi. Banyak yang menganggap sertifikasi 'ISO' yang paling penting, sehingga berinvestasi dalam penyedia ruang data virtual dengan standar ISO. Namun, ada beberapa kriteria keamanan lain yang perlu dipertimbangkan.

Detail Keamanan Fisik

• Perlindungan data fisik. Perangkat lunak ruang data online berisi penyimpanan cloud, artinya tidak diperlukan penjagaan fisik. Namun, ruang data virtual juga perlu diselaraskan dengan pedoman fisik untuk keamanan yang lebih baik. Organisasi perlu mengamankan pusat data mereka untuk memastikan semua peralatan aman dan berfungsi.
• Infrastruktur yang baik. Organisasi perlu menggabungkan sistem kerja dan perangkat keras yang berkualitas untuk pemrosesan data yang lebih baik.
• Cadangan data. Pengguna ruang data virtual harus berinvestasi dalam sistem pencadangan data yang berkualitas. Sistem pencadangan harus dapat membuat salinan tambahan dari dokumen apa pun di sistem untuk referensi jika terjadi kehilangan data.
• Enkripsi data. Pengguna harus mengandalkan enkripsi kelas atas selama transfer dan penyimpanan file untuk memastikan keamanan data.
• Beberapa lokasi server. Organisasi tidak boleh bergantung pada satu server untuk memproses dan menyimpan data. Harus ada beberapa server untuk membantu dalam pemulihan data dan manajemen bencana.

Akses Tindakan Keamanan

Fungsi utama layanan data virtual adalah untuk mengirimkan data sensitif dan memberikan keamanan terbaik untuk menghindari kebocoran atau pelanggaran data.

Ini berarti perangkat lunak ruang data harus memiliki akses terbatas untuk mencegah peretasan dan pelanggaran. Akses terbatas juga mengandung ancaman keamanan siber orang dalam yang menjaga keamanan data yang rentan.

• Pengaturan izin yang ditentukan. Admin ruang data dapat mengatur izin khusus atau pengaturan login untuk memungkinkan setiap pengguna hanya mengakses dan melihat dokumen tertentu. Proses ini memberikan akses hanya ke beberapa area yang dibutuhkan pengguna. Ini membantu mengurangi gangguan dan kebocoran data.
• Akses dokumen khusus. Untuk menjaga keamanan sistem, administrator ruang data dapat memberi makan pengguna yang berwenang dan fungsi yang dapat mereka operasikan. Misalkan ada orang yang mencoba melampaui situs yang diizinkan, sistem akan memberi tahu admin.
• Proses masuk tunggal. Manajer atau admin ruang data harus memberikan detail login tunggal kepada semua pengguna yang berwenang untuk menghindari banyak kredensial login. Ini akan menunjukkan detail tentang siapa yang saat ini bekerja di situs dan aktivitasnya.
• Akses batas waktu dan pembatasan alamat IP. Pengguna VDR tidak boleh hanya masuk menggunakan alamat IP apa pun. Perusahaan dapat membatasi akses ke sistem tertentu untuk tindakan keselamatan. Juga disarankan untuk menetapkan batas akses waktu untuk meningkatkan keamanan.

Keamanan Dokumen di Ruang Data

• Hak akses dokumen. Setiap pengguna harus memiliki peran yang ditentukan dalam dokumen tertentu untuk memastikan hanya orang yang berwenang yang memiliki akses ke dokumen penting.
• Pelacakan dokumen. Sistem ruang data virtual yang baik perlu mengenkripsi pemeriksaan data apa pun pada alamat IP pengguna, waktu akses, dan detail berbagi data. Sistem harus melarang tindakan yang tidak sah dan memperingatkan administrasi melalui pemberitahuan.
• Fitur penghapusan jarak jauh. Administrasi membutuhkan rencana cadangan seperti tisu jarak jauh jika terjadi pencurian. Ini akan secara otomatis menghapus atau membuat crash semua program yang membiarkan sistem mesin kosong untuk melindungi perusahaan.
• Rusak jarak jauh. Misalkan pengguna mengunduh dokumen tertentu, admin atau organisasi harus tetap memegang kendali atas dokumen tersebut. Ini mencegah penggunaan dokumen yang salah atau kebocoran data karena pengguna hanya dapat menggunakan dokumen di bawah pengawasan.

Cara Memilih Vendor Ruang Data Virtual yang Aman

Sebelum memilih penyedia ruang data virtual, pastikan mereka memenuhi berbagai faktor dan fungsi.

• Keamanan data dan persyaratan pemerintah. VDR memiliki fungsi yang berbeda berdasarkan kebutuhan pengguna. Perangkat lunak harus mematuhi langkah-langkah keamanan data dan peraturan pemerintah. Misalnya, VDR pilihan Anda harus sesuai dengan persyaratan HIPAA dan aturan FDA berdasarkan bidang atau organisasi.
• Standar dan sertifikasi keamanan global. Berdasarkan perusahaan Anda, VDR harus memenuhi berbagai sertifikasi. Pilih penyedia VDR dengan sertifikasi yang baik. Sertifikasi catatan memiliki tanggal kedaluwarsa; periksa tanggalnya untuk menghindari ketidaknyamanan.
• Ulasan dan riwayat pelanggaran data. Tidak sulit untuk mencari pelanggaran data karena sebagian besar pemerintah mengumumkan pelanggaran data apa pun di organisasi atau bidang tertentu. Ini memungkinkan pengguna untuk meninjau riwayat penyedia virtual. Ini juga membantu mengetahui pengguna lain yang berinvestasi dengan vendor VDR tertentu.

Penggunaan Ruang Data Virtual

VDR digunakan dalam berbagai kasus untuk membantu meningkatkan keamanan data dan mentransfer informasi penting melalui saluran yang aman.

• Penawaran umum perdana (IPO). VDR untuk penawaran umum perdana cukup penting karena data perusahaan mungkin terekspos. Para pemangku kepentingan perlu memastikan semua data aman dan tersembunyi dengan sistem yang tepat untuk menghindari kebocoran data.
• M&A (transaksi merger dan akuisisi). Pembeli dan penjual kebanyakan menggunakan VDR selama proses uji tuntas. Kedua pihak perlu mengekspos keuangan, aset, dan detail penting lainnya. Namun, data harus tetap berada dalam lingkaran tertutup demi keamanan.
• Proses audit dan investigasi. Perusahaan modern menggunakan ruang data elektronik untuk melakukan audit dan investigasi. Prosesnya lebih cepat dan aman karena informasi didistribusikan ke pengguna yang berwenang di platform yang aman. Layanan ruang data memudahkan audit karena tidak diperlukan dokumentasi fisik untuk memulai proses.

Kesimpulan

Ruang data virtual sangat penting dalam pertumbuhan bisnis karena pengguna dapat beroperasi melalui sistem yang aman. Perangkat lunak ini mencegah kebocoran data yang memberi perusahaan waktu yang mudah untuk bekerja dan bertransaksi tanpa takut akan serangan siber.