Praktik Terbaik Acara Virtual yang Perlu Anda Terapkan

Revolusi digital telah selamanya mengubah konferensi. Apa yang dulunya merupakan proyek perencanaan selama seminggu sekarang dapat dilakukan pada hari yang sama secara online. Sementara beberapa orang mungkin merindukan masa lalu, banyak manfaat seperti aksesibilitas yang lebih besar , kesadaran merek , dan kehadiran yang lebih tinggi memperjelas bahwa acara industri virtual tidak akan kemana-mana.

Mereka harus berkualitas tinggi, tetapi bagaimana perusahaan dapat menjadi lebih baik dalam menyelenggarakan acara virtual yang sukses? Langkah pertama untuk meningkatkan adalah mempelajari praktik terbaik acara virtual, dan kemudian menemukan cara untuk mengimplementasikannya.

Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi cara menyelenggarakan acara virtual yang membuat tamu tetap terlibat dan tertarik.

Praktik Terbaik Acara Virtual

Tentukan Jenis Acara yang Anda Rencanakan untuk Diselenggarakan

Pilihan terpenting yang harus Anda buat adalah jenis acara yang akan diselenggarakan bahkan sebelum Anda mulai dengan praktik terbaik acara virtual. Apakah Anda merencanakan pameran karir virtual? Pameran perdagangan virtual? Acara olahraga online? Apakah Anda ingin merencanakan konferensi virtual yang lebih profesional? Atau mungkin Anda lebih suka webinar skala kecil?

Apa pun jenis bisnis yang Anda jalankan, ada banyak gaya acara virtual yang tersedia. Memutuskan mana yang akan digunakan tergantung pada apa yang Anda inginkan dari acara itu. Anda perlu menetapkan harapan, tujuan, dan jadwal yang jelas agar dapat memilih acara online yang tepat untuk Anda.

Lakukan Generasi Prospek Dini

Acara online tidak ada gunanya jika tidak ada yang hadir. Pembuatan prospek adalah langkah penting untuk memberi tahu orang-orang tentang acara virtual pertama Anda. Ada beberapa cara untuk ini, seperti siaran pers, blog, pemasaran email, dan pertemuan sosial. Yang Anda gunakan tergantung pada basis pelanggan target Anda dan di mana Anda akan paling sukses.

Pilih Platform Acara Virtual yang Tepat untuk Acara Virtual Anda

Sama seperti memilih lokasi, Anda harus memilih tempat terbaik untuk menjangkau audiens Anda. Dalam hal ini, ini berarti memilih platform acara virtual terbaik untuk Anda. Ada banyak platform, dan Anda harus memilih mana yang paling cocok untuk Anda dan peserta Anda.

Coba teliti fitur atau opsi harga untuk membantu memilih mana yang terbaik. Anda juga dapat mempelajari apa yang digunakan penyelenggara acara lain, dan bertanya mengapa mereka menggunakan platform tersebut.

Bawa Nilai, Bukan Pitch

Ini mungkin tampak berlebihan; mungkin Anda berpikir, “Yah, jika mereka membeli produk saya, mereka akan mendapatkan nilai,” tetapi klien Anda mungkin tidak merasakan hal yang sama.

Ini terutama bisa menjadi penting jika Anda memberi tahu peserta acara bahwa tidak akan ada ikatan dengan acara Anda.

Alih-alih membuat penawaran, cobalah untuk memberikan nilai dengan mengisi sesi Anda dengan wawancara, seri kelas master, pembicara ahli, dan konten lainnya. Anda dapat menyerahkan penawaran Anda kepada tim pemasaran.

Jangan Berhemat pada Kualitas Produksi

Waktu adalah sumber daya paling berharga yang dapat kita gunakan, karena itu adalah satu-satunya sumber daya yang tidak dapat kita peroleh lebih banyak. Jangan berharap orang menukar waktu mereka untuk pengalaman yang biasa-biasa saja. Alat partisipasi dan keterlibatan audiens dapat membantu, tetapi kualitas produksi sering kali menjadi faktor penentu.

Anda membutuhkan pembicara terkemuka serta topik yang menarik untuk dapat menonjol di tengah keramaian. Penyelenggara Anda perlu terlibat dan mendengarkan audiens. Anda dapat mendengarkan dengan menggunakan banyak jajak pendapat atau survei. Kita semua sedang belajar, dan kita semua ingin menciptakan pengalaman acara virtual yang lebih baik secara keseluruhan.

Rekam Sesi dan Jadikan Tersedia Setelah Acara

Pada acara virtual, semuanya bisa dan harus direkam. Jika Anda tidak merekam acara virtual Anda, maka Anda kehilangan bentuk pendapatan yang luar biasa. Anda dapat menempatkan sesi rekaman Anda secara online untuk peserta yang melewatkan acara tersebut, atau Anda dapat mempublikasikannya pada strategi pembuatan permintaan Anda.

Anda dapat menggunakan sesi yang direkam ini sebagai pengungkit. Apakah Anda baru-baru ini memiliki sesi populer? Gunakan sesi itu sebagai webinar setelah acara virtual untuk menemukan serangkaian calon klien baru . Anda bahkan dapat memikirkan untuk menggunakan kembali acara ini untuk infografis, blog, atau eBuku yang dapat berinteraksi dengan klien di tingkat yang berbeda.

Ciptakan Pengalaman Manusia di Dunia Virtual

Inti dari setiap peristiwa adalah “Pengalaman Manusia”, yang berarti menjaganya tetap nyata . Biarkan audiens melihat percakapan yang baik, apa pun topiknya. Ini meningkatkan fokus peserta sambil tetap peka terhadap lingkungan global yang dilihat peserta acara Anda setiap hari.

Lingkungan virtual juga dapat hadir dengan beberapa fitur utama untuk membantu meningkatkan "menjaganya tetap nyata".

Sebagai contoh, acara online dapat menghubungkan peserta menggunakan obrolan grup. Mereka bahkan dapat berkolaborasi secara real time, yang selanjutnya dapat melibatkan peserta.

Pasarkan Konferensi Virtual Anda

Orang tidak bisa datang ke acara yang tidak mereka ketahui! Pastikan untuk memberi diri Anda banyak waktu untuk mempromosikan acara Anda.

Aturan umum yang baik adalah memberikan waktu promosi selama tiga bulan, memberikan pemberitahuan bulanan sebelum acara. Kemudian, saat semakin dekat, Anda dapat beralih ke pemberitahuan mingguan atau harian untuk audiens media sosial Anda. Media sosial dapat menjadi cara cepat untuk mempromosikan acara Anda dan melihat seberapa banyak buzz yang Anda buat sebagai hasilnya.

Berinvestasi dalam Swag untuk Peserta

Hadiah perusahaan, barang curian perusahaan, dan jenis penawaran lainnya bisa menjadi cara yang bagus untuk melibatkan peserta. Semua orang suka mendapatkan barang gratis, jadi cobalah untuk mendapatkan hadiah yang sesuai dengan target pasar Anda. Sebagai contoh, jika Anda berbicara dengan prospek, maka perlengkapan swag mungkin merupakan cara yang tepat. Jika Anda memiliki audiens Milenial hingga Gen Z, dapatkan Kartu Pokemon dan saksikan kegembiraan mereka yang mengejutkan .

Anda bahkan dapat menawarkan hadiah ini sebagai hadiah bagi mereka yang terlibat dalam acara tersebut. Beberapa contoh pemenang adalah mereka yang menjawab pertanyaan, memberikan umpan balik, bergabung dengan ruang obrolan, dll.

Teknologi Dapat Membuat atau Menghancurkan Konferensi Virtual Anda

Teknologi adalah gelombang masa depan, dan terkadang Anda harus mengendarainya atau terhanyut. Saat mencari platform, mitra, atau solusi teknologi, jangan berhenti di satu. Gunakan lebih banyak teknologi untuk membuat platform acara virtual terbaik bagi peserta Anda, dan berikan mereka pengalaman acara virtual terbaik.

Memilih platform dan teknologi yang tepat bisa seperti memasak makanan. Anda bisa saja membeli makanan berpendingin dari toko dan memberikannya kepada perusahaan, tetapi mereka mungkin tidak akan puas pada akhirnya. Sebaliknya, jika Anda membeli banyak bahan untuk memasak makanan, perut tamu Anda akan kenyang saat mereka pulang . Dengan cara yang sama, tidak ada teknologi one-stop-shop yang sempurna untuk menjalankan acara virtual.

Sertakan Moderator di Acara Anda

Bersiaplah untuk hal-hal yang tidak terkendali; orang sering tidak sesopan online seperti offline.

Untuk bersiap-siap, pastikan Anda memiliki banyak moderator untuk membisukan atau melarang peserta acara virtual jika terjadi hal terburuk.

Siapkan Peserta untuk Acara

Jangan terlalu banyak berasumsi tentang tamu acara Anda; tidak semua orang melek teknologi. Pastikan untuk mempersiapkan peserta untuk membantu mereka mendapatkan hasil maksimal dari acara Anda.

Tawarkan dukungan teknis untuk fitur alat tertentu, seperti vendor, ruangan, stan virtual, dan cara menghubungkan peserta.

Pekerjakan Pembawa Acara Profesional

Salah satu hal yang sering dilewatkan oleh acara virtual adalah kesempatan untuk menghubungkan sesi, ceramah, dan acara networking bersama-sama tanpa merasa terputus-putus. Solusinya? Seorang pembawa acara profesional . Saat Anda mempekerjakan seseorang untuk memberikan pengumuman, memimpin sesi tanya jawab, dan sesi awal dan akhir, itu akan membantu menanamkan kesenangan ke dalam konferensi.

Saat mencari pembawa acara, penting untuk memikirkan nada yang Anda inginkan untuk acara Anda. Mau serius atau konyol? Pembawa acara Anda akan menjadi wajah acara, jadi pilihlah seseorang yang paling mewakili acara Anda.

Gunakan Fitur Virtual untuk Potensi Penuhnya

Dengan menggunakan fitur unik yang disertakan dengan acara virtual, rencanakan untuk mulai melibatkan peserta sepuluh kali lipat. Pikirkan tentang opsi yang Anda miliki: alat untuk membantu jaringan peserta, Tanya Jawab langsung, panggilan video satu lawan satu, sesi breakout, serta tombol reaksi seperti bertepuk tangan atau mengangkat tangan.

Semua fitur virtual ini dapat membantu menjaga peserta tetap terlibat dalam acara, yang mengarah pada keterlibatan yang lebih baik. Terlebih lagi, Anda bahkan dapat melacak informasi untuk melihat apa yang menarik minat audiens Anda dan apa yang paling mereka sukai di acara Anda.

Temukan Cara Unik untuk Melibatkan Peserta

Berikan peserta acara virtual Anda pengalaman yang interaktif dan menarik , dan itu akan menjadi acara virtual yang sukses.

Baik Anda membantu orang terlibat melalui media sosial (misalnya, dengan mengajukan pertanyaan dengan tagar tertentu) atau melalui pesan di acara virtual Anda, bersiaplah untuk merespons dengan cepat agar orang tetap tertarik dan bersemangat.

Siapkan Rencana atau Agenda

Membuat acara virtual tanpa rencana yang matang sebelumnya bisa menjadi persiapan untuk kegagalan. Struktur membantu menjaga tamu Anda tetap terlibat dan membuat rapat tepat waktu.

Anda bahkan dapat berbagi agenda dengan peserta selama perencanaan acara sehingga mereka tahu apa yang diharapkan. Ini juga membantu menjaga pembicara Anda siap untuk slot waktu mereka, sehingga menjaga kelancaran rapat.

Tetapkan Garis Waktu yang Realistis

Pilih waktu atau tanggal ketika orang-orang di komunitas Anda dapat hadir. Untungnya, Anda tidak perlu khawatir tentang lokasi saat Anda melakukan acara tatap muka, tetapi Anda memiliki masalah yang sama sekali berbeda. Karena peserta Anda bisa datang dari mana saja, Anda juga perlu mempertimbangkan zona waktu .

Di dunia yang ideal, merencanakan untuk menyelenggarakan acara virtual membutuhkan waktu sekitar delapan-sepuluh minggu, tetapi jangan biarkan hal itu menipu Anda.

Masalah terjadi, dan jika Anda kehilangan seminggu karena masalah selama pengembangan, Anda mungkin terjebak. Sebagai gantinya, cobalah untuk memesan acara Anda jauh - jauh hari agar tim pemasaran Anda memiliki waktu untuk bekerja, serta penyelenggara acara Anda untuk membangunnya dengan sempurna.

Pamerkan Sponsor Anda

Pastikan sponsor Anda memiliki area khusus untuk memamerkan diri mereka, seperti acara tatap muka.

Hal ini bisa dilakukan dengan beberapa cara, seperti menampilkan konten, logo, atau bahkan ruang tunggu virtual branded. Ini dapat membantu mengembangkan dampak yang sama seperti acara tatap muka, dan terkadang akan lebih menarik .

Lacak Keterlibatan

Anda dapat memanfaatkan manfaat acara online setelah efek dengan cara yang sama sekali berbeda dari acara tatap muka. Sebagai contoh, untuk acara tatap muka, seringkali sulit untuk mengetahui kapan peserta kehilangan minat, terutama setelah acara fisik.

Dengan menggunakan kemampuan pelacakan apa pun yang tersedia untuk Anda (bergantung pada platform acara virtual yang Anda gunakan), Anda dapat mengetahui dengan tepat kapan peserta berhenti berpartisipasi, atau kapan mereka mulai pergi.

Anda juga dapat menggunakan media sosial untuk melihat kapan buzz mulai mereda. Kapan Tweet atau pesan mulai melambat? Bagian mana dari acara virtual yang memiliki penayangan tertinggi atau terendah? Halaman atau bagian konten mana yang paling banyak dipilih? Dengan menggunakan informasi ini, Anda dapat mulai meningkatkan untuk acara mendatang yang diadakan secara online.

Gamify Acara Anda

Anda dapat membantu memberi insentif pada beberapa bagian dari acara virtual Anda dengan mempermainkannya. Baik perburuan dan papan peringkat membantu meningkatkan waktu partisipasi audiens Anda dan meningkatkan kesan abadi yang akan Anda buat di pikiran mereka. Ini pada akhirnya dapat terbukti membantu jumlah prospek yang Anda dapatkan di aplikasi acara seluler atau situs web Anda.

Kirimkan Tindak Lanjut Pasca-Acara

Anda dapat menindaklanjuti acara dengan mengirimkan "Terima Kasih" sederhana, atau mengirim rekaman, konten tambahan, bacaan, undangan ke acara jejaring lainnya, dll.

Anda ingin meninggalkan peserta Anda dengan perasaan positif tentang pengalaman mereka .

Bisakah Anda Menerapkan Praktik Terbaik Acara Virtual Ini ke Bisnis Anda?

Banyak orang takut dengan ide menjalankan acara virtual, tetapi menyelenggarakan acara virtual terbukti menjadi penyelamat bagi banyak perusahaan.

Dengan menggunakan praktik terbaik acara virtual, Anda memiliki dasar dari acara yang hebat. Ingat saja, selalu tempatkan diri Anda pada posisi peserta Anda. Pikirkan tentang apa yang ingin mereka dapatkan dari acara Anda, dan kemudian pikirkan tentang kebutuhan sponsor, peserta pameran, dan organisasi Anda.

Jika Anda senang membaca artikel tentang Praktik Terbaik Acara Virtual ini, Anda juga harus membaca ini:

• Cara Menyelenggarakan Acara Virtual: Praktik Terbaik untuk Ini
• Sumber Daya Perencanaan Acara Terbaik yang Harus Digunakan Setiap Pro
• Aplikasi Penjadwalan Grup Terbaik Di Luar Sana