Daftar Periksa Acara Virtual yang Tidak Anda Sadari Anda Butuhkan

Acara virtual telah menjadi terobosan di banyak industri, tetapi kenyataannya mereka bisa membuat stres. Ada banyak faktor yang menggerakkan, seperti pemasaran, branding, dan penjualan tiket, yang sering kali dapat membuat orang tidak dapat menghadiri acara virtual sama sekali. Apakah ada solusi untuk stres merencanakan acara virtual? Ya: membuat daftar periksa acara virtual.

Memiliki daftar periksa acara virtual adalah cara terbaik untuk tetap fokus dan seimbang setiap kali Anda mengembangkan, merancang, dan menyelenggarakan acara virtual Anda.

Tapi bagaimana Anda bisa mengikuti daftar periksa tanpa mengetahui apa yang harus disertakan dalam daftar periksa? Di sini kita akan melalui langkah-langkah yang diperlukan saat membuat daftar periksa acara virtual sehingga Anda dapat melanjutkan perencanaan acara virtual yang sukses .

Daftar Periksa Acara Virtual: Sebelum Acara

Ketahui Tujuan Acara Anda

Tujuan acara Anda tergantung pada siapa acara Anda, dan apa yang ingin Anda capai dengan audiens itu.

Ini tidak harus unik; seringkali perusahaan berusaha keras untuk mendapatkan prospek, membuat audiens mereka tetap terlibat, bekerja pada kinerja anggota tim, meluncurkan produk, atau mempromosikan merek perusahaan mereka.

Saat membuat acara virtual Anda, pertama-tama miliki tujuan yang ingin Anda perjuangkan, dan kemungkinan besar Anda akan mencapai tujuan itu.

Kembangkan Konsep Acara Virtual

Semua acara dimulai dengan konsep awal, dan tidak berbeda ketika merencanakan acara virtual.

Memiliki konsep awal akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik, terutama jika Anda baru menjadi perencana acara. Mulailah dengan ide, dan kemudian cari ide lain dari titik awal itu. Di sinilah kreativitas Anda dapat bersinar dan membuat acara Anda menonjol.

Pahami dan Tentukan Target Audiens Anda

Untuk membuat acara virtual yang efektif, Anda perlu memahami audiens Anda dan apa yang mereka inginkan.

Untuk ini, Anda harus mengembangkan persona (atau profil) peserta dari audiens ideal Anda. Saat membuat persona ini, pastikan untuk menyertakan semua informasi yang dapat digunakan seperti usia, lokasi, industri, dan peran manajemen.

Tentukan Kriteria Sukses Anda

Apa yang Anda inginkan terjadi di acara virtual Anda? Apakah Anda ingin banyak orang hadir? Apakah Anda ingin orang mengunjungi stan sponsor Anda? Tidak peduli bagaimana Anda mendefinisikan acara virtual yang sukses, Anda harus memikirkan kesuksesan Anda untuk dapat bekerja menuju tujuan itu.

Identifikasi Peran Tim dan Kontraktor

Untuk menjalankan acara yang efektif, Anda perlu menemukan bakat yang tepat untuk setiap pekerjaan. Inilah yang disebut manajer proyek "mengidentifikasi sumber daya Anda."

Setiap kali Anda mulai merencanakan sebuah acara, Anda perlu memiliki daftar anggota tim (atau kontraktor potensial) yang akan mengawasi aspek individu dari acara tersebut. Temukan tim impian Anda yang dapat menyelesaikan pekerjaan dengan benar.

Buat Anggaran Acara Virtual

Ini mungkin tampak jelas—tentu saja, Anda memerlukan anggaran—tetapi tidak sesederhana itu. Acara virtual menyediakan banyak opsi yang dapat mengubah anggaran acara normal. Perlu mengeluarkan uang untuk suatu lokasi? Bukan di acara online. Perlu mengeluarkan uang untuk dekorasi?

Hanya harga aplikasi komputer. Perlu mengeluarkan uang untuk biaya perjalanan? Anda dapat melakukan perjalanan ke Bangkok dari Kanada dalam sekejap secara online. Seperti yang Anda lihat, membuat anggaran acara virtual sangat berbeda dari untuk acara tatap muka.

Tentukan Format Acara

Saat mulai membuat acara, Anda perlu memutuskan format acara mana (misalnya, pameran dagang, seminar, webinar, kelas) yang paling sesuai untuk Anda. Menggunakan informasi itu akan membantu Anda memutuskan kisaran harga, serta membantu Anda memutuskan kontraktor mana yang ingin Anda gunakan.

Saat mempertimbangkan gaya acara, pastikan Anda memiliki cara untuk mempertahankan keterlibatan peserta. Akankah acara Anda menawarkan sesi breakout? Ruang tunggu? Fungsi obrolan? Apa pun yang Anda lakukan, pastikan bahwa peserta acara Anda akan tetap terlibat selama acara Anda.

Tentukan Kebutuhan AV/Produksi dan Teknologi Anda

Bersiaplah untuk mempertimbangkan semua pertimbangan teknis sebelum acara.

Ini dapat berkisar dari sesi perekaman, hingga bagaimana tayangan ulang acara akan didistribusikan, dan bagaimana peserta acara dapat memasuki sesi.

Semua keputusan ini harus dipikirkan dengan matang sebelumnya untuk mengurangi stres pada hari acara virtual.

Pilih Tanggal dan Tentukan Durasinya

Bergantung pada audiens Anda dan tujuan acara, tanggal dan waktu acara Anda dapat berubah dari bisnis ke bisnis. Sebagai contoh, penggalangan dana nirlaba biasanya tidak diadakan selama jam kerja, dan acara virtual mungkin akan memformat bisnis mereka dengan cara yang sama.

Di sisi lain, acara perusahaan paling sering diadakan pada pertengahan minggu. Sering diadakan pada hari Rabu dan terkadang pada hari Selasa.

Pilih Platform Acara Virtual

Kapan pun Anda ingin memilih platform acara virtual baru, pikirkan seberapa baik integrasinya dengan program lain yang digunakan perusahaan Anda. Juga, pikirkan apakah platform virtual akan menarik perhatian peserta acara .

Pertimbangkan Sesi Perekaman

Jika perusahaan Anda memiliki audiens di seluruh dunia, pertimbangkan untuk mengakomodasi zona waktu yang berbeda. Jika Anda membuat sesi rekaman Anda terbuka untuk umum, maka seluruh bagian dari audiens Anda ini akan dapat hadir sesudahnya, yang selalu menyenangkan.

Ini adalah salah satu elemen terpenting dari daftar periksa perencanaan acara virtual ini. Banyak peserta acara sering meminta rekaman setelah acara, yang selanjutnya meningkatkan pengenalan merek Anda.

Rencanakan Kegiatan Interaksi Sosial

Memiliki rencana khusus untuk interaksi sosial dan gamifikasi di acara Anda bahkan lebih penting ketika Anda ingin menjadi virtual.

Seringkali dengan acara tatap muka, mudah untuk menghubungkan peserta, tetapi tidak demikian halnya dengan acara virtual. Dengan acara virtual, Anda perlu membuat ide agar peserta virtual Anda dapat berinteraksi satu sama lain.

Temukan Pembicara

Sebagai salah satu bagian terpenting dari acara apa pun, pembicara adalah cara utama Anda dapat berinteraksi dengan audiens Anda.

Ini berarti Anda perlu menemukan pembicara yang dapat berbagi nilai Anda dan nilai sponsor dan peserta Anda. Cobalah untuk menemukan pembicara ahli dengan wawasan dan ide unik tentang topik terkait.

Hubungi Sponsor

Pada titik ini, Anda harus mulai mencari sponsor potensial dan mulai membuat paket sponsor. Pastikan untuk tetap berpikiran terbuka terhadap saran dan permintaan mereka.

Ingat, sponsor bisa menjadi cara yang bagus untuk menghasilkan pendapatan dari acara Anda, jadi cobalah untuk menemukan perusahaan yang sesuai dengan merek Anda saat ini.

Jual lebih banyak tiket acara dengan alat yang tepat untuk pekerjaan itu

Tetap teratur tidak pernah semudah ini.

Anda sekarang dapat mengelola bisnis Anda dan mengembangkan merek Anda dengan satu plugin pemesanan WordPress yang kuat yang membuat semua janji temu atau pemesanan acara Anda sejalan, klien Anda terorganisir dan bisnis Anda berkembang pesat.

Amelia sangat cocok untuk pemilik bisnis yang perlu merampingkan pengalaman pemesanan mereka baik untuk staf dan klien mereka.

Amelia menangani semuanya untuk Anda, bahkan mengirim email otomatis atau pengingat SMS ke klien Anda. Tidak ada pertunjukan? Tidak lagi!

Plugin pemesanan Amelia WordPress beradaptasi dengan berbagai industri untuk pengalaman pemesanan online yang menyenangkan dan manajemen karyawan.

Ingin tahu lebih banyak? Lihat fitur mengagumkan Amelia untuk melihat apa yang Anda lewatkan.

Promosikan Acara Virtual Anda

Mulai beri tahu dunia tentang acara Anda. Ada banyak strategi pemasaran seperti mengumumkannya di platform media sosial tim Anda dan situs web Anda.

Anda juga dapat berbicara dengan pembicara dan sponsor Anda dan membuat mereka mengumumkannya di platform media sosial mereka. Pertimbangkan untuk melakukan ini dalam bentuk tagar, yang dapat membantu memberikan semacam kohesi pada acara Anda.

Anda juga dapat membuat situs web sederhana untuk acara Anda. Di dalamnya, Anda dapat memberikan informasi kepada calon peserta tentang harga dan di mana mereka dapat menemukan tiket.

Buat Skrip Acara Anda

Tuliskan semuanya. Tulis apa yang akan terjadi dalam acara Anda, kapan setiap bagian akan terjadi, dan siapa yang akan bertanggung jawab. Ini dapat dilakukan dengan mudah di Google Spreadsheet atau Microsoft Excel, atau apa pun yang dapat Anda gunakan untuk berkoordinasi dengan tim Anda.

Buat Panduan Peserta

Peserta akan sering membutuhkan bantuan untuk dapat memanfaatkan platform acara yang tidak dikenal secara maksimal. Seringkali, platform acara sudah memiliki panduan online, tetapi jika tidak, buat sendiri.

Anda dapat membuat banyak gaya panduan yang berbeda tergantung pada acara Anda. Jika Anda memiliki game atau tema, pemandu dapat mengikuti tema tersebut. Anda juga dapat menyertakan cara untuk berinteraksi secara online dengan orang lain, atau membuat daftar beberapa sesi yang akan datang di masa mendatang.

Siapkan Saluran Komunikasi untuk Tim Anda

Dalam situasi yang ideal, Anda harus membatasi diri pada satu saluran untuk memastikan bahwa detail atau pesan penting tidak akan terlewatkan, terutama selama acara. Beberapa opsi bagus adalah Slack, Whatsapp, tim Microsoft, Discord, atau ruang pribadi di platform acara. Apa pun yang berhasil untuk Anda.

Rencanakan Peluang Jaringan

Jaringan adalah inti dari sebuah acara, dan terlebih lagi untuk acara virtual. Sebagian besar acara virtual Anda harus menciptakan peluang jaringan. Ini bisa datang dalam bentuk sesi breakout, ruang obrolan, dan aktivitas pemecah kebekuan. Apa pun yang meningkatkan jaringan Anda meningkatkan acara virtual Anda.

Daftar Periksa Acara Virtual: Selama Acara

Pengingat Pasca Acara

Memposting pengingat acara lebih sering saat Anda semakin dekat dengan acara dapat sangat membantu meningkatkan kehadiran. Saat Anda memasuki minggu, pengingat harian mungkin tepat.

Jalankan Percakapan

Tergantung pada platform acara yang Anda pilih, Anda akan memiliki banyak alat yang dapat membantu menciptakan lingkungan yang menyenangkan dan terbuka.

Anda dapat mendorong keterlibatan audiens menggunakan alat Tanya Jawab atau menjawab pertanyaan dalam obrolan. Jika Anda memiliki pilihan, Anda bahkan dapat memilih janji temu satu lawan satu.

Atur Peserta Berpasangan atau Kelompok Kecil untuk Pengalaman yang Lebih Interaktif

Memiliki peserta dalam kelompok yang lebih kecil dapat membantu mendorong keterlibatan audiens. Jika peserta dapat merespons atau mengambil tindakan setiap lima hingga tujuh menit, itulah titik manisnya.

Studi Harvard Business Review melaporkan bahwa aturan lima menit adalah yang paling efektif untuk membuat peserta tetap terlibat daripada pengamat.

Bersiaplah untuk Reaksi d o o Setiap Gangguan

Jika terjadi masalah teknis atau orang yang mengganggu, siapkan beberapa rencana cadangan. Ini dapat berkisar dari memoderasi konten hingga memiliki staf dukungan teknis online dan siap membantu.

Ketika Anda tidak dapat mencegah gangguan, bersiaplah untuk menghentikannya.

Menangkap Data Peserta

Menggunakan data audiens dapat membantu Anda meningkatkan acara virtual di masa mendatang dan membantu Anda memahami klien dengan lebih baik.

Secara umum, informasi yang berguna akan datang dari tautan yang diklik, jumlah kehadiran, periode waktu hadir, dan video yang diputar, sebagai beberapa contoh.

Streaming Acara Anda Saat Terjadi

Banyak platform acara memiliki opsi streaming yang dibuat sebelumnya. Anda dapat memilih untuk menyiarkan acara virtual Anda di platform media sosial tambahan untuk mengumpulkan lebih banyak informasi berguna untuk acara mendatang.

Anda bahkan dapat berbagi informasi dengan pembicara di tengah acara, yang dapat berguna.

Daftar Periksa Acara Virtual: Setelah Acara

Kirim Survei Peserta

Kirim survei umpan balik untuk mengonfirmasi apa yang disukai dan tidak disukai peserta. Kemudian Anda dapat menggunakan informasi itu untuk berinteraksi dengan audiens Anda lebih baik di acara virtual Anda berikutnya.

Juga, pastikan survei Anda singkat dan manis. Jika survei terlalu lama, seringkali orang tidak akan bertahan sampai akhir.

Berkomunikasi dengan Audiens kami _

Terima kasih hadirin atas kehadirannya. Anda dapat melakukan ini dengan mengirim email atau dengan menggunakan platform media sosial.

Cobalah untuk mengirim pesan segera setelah acara, sementara itu masih segar di pikiran mereka. Anda juga dapat menyertakan survei umpan balik dan informasi tentang di mana mereka dapat mengakses rekaman acara.

Analisis Data Kami

Tinjau data yang Anda kumpulkan selama dan setelah acara Anda. Data ini dapat membantu Anda lebih memahami area mana yang berhasil Anda kuasai dan area mana yang dapat Anda tingkatkan. Kemudian, dengan informasi itu, Anda dapat mulai bekerja untuk membuat acara yang lebih sukses.

Seimbangkan Anggaran

Sekarang setelah Anda membayar semua orang, bandingkan anggaran yang Anda rencanakan dengan hasil acara.

Pada titik ini, Anda dapat menghitung ROI (laba atas investasi) dan mempertimbangkan pendapatan langsung, pendapatan yang dikaitkan, saluran penjualan yang terhubung, semua manfaat pencitraan merek, pertukaran pengetahuan, dan semua informasi penting lainnya mengenai acara Anda.

Bagikan Informasi Tentang Acara Anda

Langkah terakhir dari daftar periksa acara virtual ini: Gunakan semua foto, video, dan artikel dari acara tersebut.

Anda dapat memposting ini di media sosial Anda untuk melibatkan audiens Anda dan memberikan lebih banyak eksposur untuk peserta di masa mendatang . Anda bahkan dapat menggunakan potongan acara masa lalu ini untuk konferensi atau acara virtual di masa mendatang.

Jika Anda senang membaca artikel tentang Daftar Periksa Acara Virtual ini, Anda juga harus membaca ini:

• Cara Menjadwalkan Rapat Skype dengan Cepat Dan Efisien
• Contoh Template Pengingat Rapat untuk Dikirim melalui Email
• Cara Menambahkan Kalender Acara Virtual di Situs WordPress Anda