Bagaimana Membuat Klien Anda Mengirimkan Konten Web Anda Tepat Waktu

Untuk pemasar Internet dan pengembang web, mengerjakan proyek situs web baru dapat memberikan perasaan pencapaian yang menyenangkan. Ini hampir seperti membuat karya seni atau membangun sebuah bangunan. Anda dapat melihatnya setelah selesai dan mengagumi pekerjaan yang dilakukan dengan baik.

Tetapi ketika sebuah situs web berisi lubang menganga di mana konten seharusnya berada, perasaan pencapaian itu dapat berkurang dengan cepat. Dan Anda berpikir, "Wah, kapan klien saya akan mengirimi saya konten web itu untuk beranda mereka?" Dan juga, “Kapan kita akan menutup proyek ini agar saya bisa mendapatkan bayaran?”

Klien mungkin memberi tahu Anda bahwa mereka "terburu-buru" untuk menyelesaikan situs web ini tetapi tidak menyadari betapa banyak pekerjaan yang harus mereka lakukan untuk menghasilkan konten untuk situs mereka sendiri sehingga dapat ditayangkan. Kita semua pernah mengalami ini. Bicaralah dengan pengembang di LinkedIn dan di WordCamps, dan Anda akan melihat bahwa ini adalah masalah umum. Jadi bagaimana kita mendapatkan konten web tepat waktu dari klien kita?

Berikut adalah beberapa tips yang dijalin dengan saran peserta yang diberikan dari pertanyaan yang kami posting beberapa waktu lalu di Grup Pakar WordPress LinkedIn.

Tetapkan Batas Waktu Pembayaran

Tidak ada yang seperti rasa sakit mengetahui Anda membayar banyak uang untuk sesuatu dan tidak melakukan apa pun untuk Anda. Itu dapat memotivasi seseorang untuk bekerja keras dan serius tentang konten web mereka. Jika semua situs web klien dibayar dan yang ditunggu hanyalah konten untuk ditayangkan, klien kemungkinan besar akan mulai menulis lebih cepat daripada nanti.

Ini adalah sifat manusia – kami tidak suka uang kami terbuang sia-sia, dan kami juga bekerja dengan baik dengan tenggat waktu yang pasti daripada, “Oh ya, saya perlu melakukan hal itu di daftar tugas saya dalam waktu dekat…”

Metode ini membutuhkan rencana pembayaran yang dituangkan dengan jelas dalam kontrak pengembangan situs web.

Metode saya adalah menagih 50% di muka dan 50% sisanya segera setelah selesai atau dalam 70 hari (mana yang lebih dulu). Dengan begitu, klien mengetahui dua hal:

1. Situs “selesai” saat situs dikembangkan, bukan saat konten siap, yang berarti pembayaran akan jatuh tempo saat kami menyelesaikan bagian kami.
2. Jika mereka menunda proyek, mereka masih harus membayar saldo akhir dalam 70 hari, yang merupakan waktu yang cukup untuk mencapai semua tonggak proyek, ditambah beberapa kelonggaran ekstra untuk hal-hal tak terduga 'biasa' yang mungkin muncul dan menyebabkan penundaan. Dengan kata lain, ini lebih dari adil karena cukup waktu bagi mereka untuk menyelesaikan konten web mereka, tetapi pembayarannya tidak bisa menunggu karena itu memengaruhi arus kas dan kemampuan kita untuk 'makan' kerja keras kita.

Seberapa ketat Anda dalam hal ini terserah Anda, dan tidak ada 'standar' atau 'kode etik' tidak tertulis yang harus diikuti oleh pengembang web. Namun, beberapa pengembang membuat ketentuan mereka lebih kaku untuk membantu menyalakan api dinamo. Misalnya, Mark Hannon dari Mark Hannon Art Direction & Design menyarankan hal berikut:

Jika proyek macet selama 3 minggu karena keterlambatan klien, kontrak berakhir dan kontrak baru harus dikeluarkan dan ditandatangani. Setiap uang terutang yang harus dibayar klien harus dibayar pada saat ini.

Selain itu

Saya pernah mendengar orang lain memberikan ketentuan seperti ini kepada kliennya, mengatakan bahwa setelah penundaan, klien harus kehilangan semua yang mereka bayarkan untuk proyek hingga saat ini dan akan dipaksa untuk memulai proyek baru dengan pembayaran penuh. Saya pribadi berpikir bahwa beberapa minggu mungkin merupakan garis waktu yang terlalu ketat, meskipun mungkin diperlukan dalam beberapa kasus khusus. Misalnya, beberapa pengembang dan desainer WordPress sangat diminati. Saya dapat melihat bagaimana penundaan klien dapat membuang-buang waktu karena waktu bernilai uang dan banyak bisnis lain mengantre untuk menggunakan layanan pengembang atau desainer dengan permintaan tinggi.

Namun, tiga minggu sebenarnya tidak terlalu lama bagi klien untuk menunda – saya telah mengalami jauh lebih buruk, dan saya yakin orang lain juga! Saya dapat memahami bagaimana ini akan menjadi klausul yang baik untuk proyek yang tertunda secara ekstensif - seperti selama berbulan-bulan, bukan berminggu-minggu.

Saya merekomendasikan untuk menyertakan klausul yang mencakup "tidak responsif" dari klien.

Jika klien terus tidak membalas atau pergi ke MIA dalam proses proyek (ini pernah terjadi pada saya sebelumnya), maka proyek pada titik tertentu dapat dianggap ditutup dan klien harus membayar untuk setiap pekerjaan yang dilakukan hingga saat itu. Penting juga untuk menyertakan klausul no-refund untuk ini juga, karena jika Anda menutup proyek, beberapa klien mungkin merasa mereka tidak mendapatkan apa yang mereka bayarkan, meskipun itu adalah kesalahan mereka pada situs tersebut. belum selesai dan pekerjaan seperti yang dijanjikan telah selesai sampai saat itu. Saya pribadi dengan senang hati mengirim file yang belum selesai ke klien untuk membantu kompensasi, meskipun beberapa desainer mungkin tidak ingin melakukan ini untuk melindungi hak cipta mereka atas karya seni.

Menakutkan untuk pergi selama beberapa bulan tanpa mengetahui apakah Anda akan dibayar karena klien mungkin tidak ada untuk menyelesaikan proyek atau mengirimi Anda cek untuk apa yang telah Anda kerjakan. Dalam pengalaman saya, klausul kontrak yang mencakup tenggat waktu pembayaran sangat penting untuk berada dalam pengembangan web dan bisnis desain. Ini adalah industri tempat kami bekerja dengan wirausahawan yang tidak memiliki siapa pun kecuali diri mereka sendiri untuk bertanggung jawab, dan itu biasanya berarti penundaan tidak dapat dihindari karena disiplin diri jarang terjadi.

Tetapkan Batas Waktu Peluncuran dan Gunakan Teks Placeholder Lorem Ipsum Jika Diperlukan

Ini adalah taktik yang hebat, dan seperti yang ditunjukkan oleh Mary Diaz dari Amethyst Website Design, dalam pengalamannya:

Menulis konten untuk situs Anda sendiri sangat menegangkan bagi banyak orang, terutama pemilik usaha kecil, dan ini dapat menyebabkan klien yang baik menghindari email Anda, dan proyek tertunda selamanya. Karena saya tidak menginginkan itu, saya sekarang menambahkan klausul yang mengatakan jika mereka tidak dapat mengirim konten sesuai jadwal, saya akan menambahkan konten placeholder untuk mereka, dan mereka akan bertanggung jawab untuk menambahkan konten. Sejauh ini bekerja dengan sangat baik. Ini benar-benar menghilangkan stres bagi kami berdua. Saya dapat menyelesaikan situs tepat waktu, dan mereka dapat menambahkan konten yang hilang saat mereka dapat menulis tanpa otak membeku. Saya juga memiliki copywriter yang dapat saya rekomendasikan untuk membantu mereka.

Menggunakan beberapa teks demo Lorem Ipsum adalah cara yang bagus untuk menyelesaikan visual situs, bahkan jika konten 'nyata' belum siap. Ini memungkinkan pengembangan untuk melanjutkan sesuai jadwal, tetapi ada kekurangannya. Saya perhatikan bahwa proyek web yang tidak memiliki konten 'nyata' yang siap di awal fase desain dapat mengalami kesulitan dalam hal pemasaran dan memastikan desain sesuai dengan kisaran yang diperlukan selama pengembangan. Misalnya, ajakan bertindak mungkin tidak sesuai dengan ruang yang dirancangnya, atau mungkin ada lebih banyak kotak konten di beranda daripada yang dibutuhkan klien untuk menjual produk utama mereka. Inilah sebabnya mengapa memiliki konten di depan selalu merupakan skenario terbaik untuk menghasilkan proyek web yang sukses.

Tapi itu seharusnya tidak menjadi alasan arus kas pengembang web menderita selama berbulan-bulan atau portofolio mereka batal dengan banyak situs web yang tidak diluncurkan, yang dapat memengaruhi penjualan di masa mendatang. Saya akan mengatakan untuk menggunakan taktik ini hanya jika Anda benar-benar harus.

Dan ingat, seperti kata Scot Zoumbaris dari Pro Image Gold, jika Anda menggunakan teks Lorem Ipsum:

Anda masih akan menemui klien yang mengeluh tentang apa yang Anda buat, tetapi seandainya mereka bergerak maju tepat waktu, tidak akan ada masalah, jadi seberapa banyak mereka bisa mengeluh?

Menagih Biaya Keterlambatan

Saya bukan penggemar pendekatan ini karena beberapa alasan.

Pertama, saya juga seorang pengusaha, dan saya tahu bahwa jika situasinya terbalik dan saya berada di posisi klien saya, ini mungkin akan menjadi pemecah kesepakatan bagi saya. Saya akan berpikir, “Saya yang membayar Anda, Anda tidak dapat membebankan biaya keterlambatan kepada saya, ini adalah situs web saya, dan saya akan ditayangkan kapan pun saya mau. Yang perlu Anda khawatirkan adalah bahwa saya membayar Anda untuk pekerjaan Anda tepat waktu dan membayar Anda untuk setiap pekerjaan tambahan yang Anda lakukan, itu adil.

Gordon Jablonski dari Keystone Internet Services juga mempertimbangkan hal ini dalam diskusi LinkedIn kami, dengan mengatakan,

Saya tahu kami menjalankan bisnis di sini, tetapi beberapa klien kami memiliki beberapa masalah serius yang harus dihadapi dalam memberikan informasi kepada kami… Kontak terus-menerus dengan klien sangat penting dan "omelan" tidak akan menyelesaikan masalah. Santai sedikit, biarkan klien Anda bertanggung jawab atas keterlambatan mereka sendiri tanpa masalah.

Mari kita hadapi itu; bahkan banyak dari kita yang menjual situs web memiliki desain web yang tampak buruk karena kita mengabaikannya karena kesibukan kita sendiri sebagai pemilik perusahaan. Kami tahu prioritas utama kami adalah melayani klien kami terlebih dahulu, bukan diri kami sendiri. Jadi kami mungkin memiliki satu jari yang menunjuk ke klien kami ketika mereka menyebabkan penundaan konten web, tetapi itu menjadi tiga jari yang kami tujukan ke diri kami sendiri.

Dan, seperti yang dijelaskan oleh Jade Stanley dari Oasis Interactive, dalam pengalamannya,

Kami mencoba membebankan biaya bulanan untuk keterlambatan, tetapi itu tidak cukup untuk memotivasi mereka, tetapi tampaknya hal itu membuat mereka marah.

Saya benar-benar dapat melihat ini terjadi. Klien tidak 'mengerti' apa yang kita lakukan, jadi ini bisa membuka pintu bagi argumen kemarahan yang membuat hubungan kerja menjadi canggung. Tidak ada yang suka bertengkar tentang uang.

Kedua, jika batas waktu pembayaran sudah ditetapkan, meluncurkan situs klien nanti biasanya tidak memerlukan biaya lebih banyak. Saya tidak suka menagih klien untuk apa pun. Jadi mengapa saya menagih mereka untuk sesuatu yang tidak sulit bagi saya? Yah, kecuali untuk frustrasi, demotivasi, dan perasaan tidak sabar… Saya rasa itu cukup buruk untuk dialami tetapi itu tidak benar-benar merusak rekening bank saya, jika Anda mengerti maksud saya.

Tapi – Dan Ini Adalah “Tapi” Besar

Saya mengerti mengapa orang menerapkan biaya keterlambatan. Jika Anda pernah membaca buku Tim Ferris, The Four Hour Work Week , yang berbicara tentang efisiensi waktu, Anda akan tahu bahwa waktu penyiapan adalah pemakan uang Anda. Inilah sebabnya mengapa membutuhkan biaya yang sama untuk sablon beberapa t-shirt versus sablon banyak t-shirt, dan juga dengan pencetakan buku. Setelah mekanisme pencetakan terpasang, tinggal membiarkan mesin bekerja lebih lama. Ini bukan kuantitas yang mempengaruhi biaya sebanyak setup . Printer menghasilkan lebih banyak pada kumpulan pekerjaan yang lebih besar.

Jadi pasti, jika klien menyebabkan penundaan yang mengharuskan Anda untuk secara konsisten harus menutup dan kemudian membuka kembali file, membaca ulang email, dan mengulangi percakapan di telepon karena tidak ada yang ingat apa yang dibicarakan empat bulan lalu, maka biaya keterlambatan benar-benar dapat diterima. Dalam hal ini, penundaan pasti lebih mahal, karena membutuhkan lebih banyak waktu penyiapan, dan waktu adalah satu-satunya mata uang kami dalam pekerjaan ini. Semakin banyak yang kita habiskan untuk sebuah proyek, semakin sedikit yang kita hasilkan.

Jadi dengan mempertimbangkan poin satu dan dua di atas, saya lebih suka menyebutnya sebagai biaya "pembukaan kembali proyek" , daripada biaya keterlambatan yang dibebankan berdasarkan jumlah minggu atau bulan klien menunda proyek. Kedengarannya lebih adil dan bisa dibenarkan jika dijelaskan kepada klien dengan cara yang sudah saya jelaskan di atas.

Tawarkan untuk Menulis Konten Untuk Mereka

Ini adalah pendekatan yang sangat bagus dan saya dapat mengatakan ini karena saya juga seorang copywriter dan pemasar Internet. Memiliki konten web yang tepat dapat membuat desain web dan SEO jauh lebih baik. Mereka bekerja secara harmonis. Untuk lebih lanjut tentang ini, saya sangat merekomendasikan "The Content Conundrum" oleh Christopher Detzi serta tanggapan saya sendiri terhadap artikel berjudul, "Tanggapan saya terhadap" The Content Conundrum ": Kami lupa SEO!"

Seperti yang dinyatakan dengan baik oleh Paul Gourhan dari PMW.net,

Kami telah menemukan bahwa beberapa klien tidak mampu menyediakan konten. Sesederhana itu. Entah mereka tidak bisa menulis, mereka tidak bisa memotivasi dengan tulisan mereka, mereka tidak tahu apa yang harus dikatakan atau terlalu sibuk.

Dia juga memberikan ide bagus bagi kami untuk mengubah klien kami yang tidak terlalu prosa menjadi penulis dalam semalam!

Ketika kita menyalin tulisan kita menggunakan teknik wawancara. Kami mewawancarai klien untuk setiap halaman dan merekam percakapan untuk mempertahankan nada atau suara klien. Kemudian kami menyalin dan memolesnya dan mengirimkannya ke klien untuk ditinjau. Ini biasanya mempercepat proses.

Lihat, ini adalah ide makeover klien yang lengkap. Pada kenyataannya, orang suka berbicara tentang diri mereka sendiri. Mereka hanya tidak tahu apa yang mereka miliki yang begitu berharga, jadi sulit untuk mencoba menjelaskan apa yang hebat tentang perusahaan mereka sendiri. Mintalah diri Anda untuk melakukan hal yang sama dan munculkan proposisi penjualan unik Anda. Kemungkinan Anda ingin merevisinya sepuluh kali setahun karena Anda tidak tahu apa yang membuat target pasar Anda menyukai Anda; Anda hanya tahu bahwa mereka melakukannya. Terkadang dibutuhkan orang luar yang dilengkapi dengan pertanyaan yang tepat, untuk masuk dan mengeluarkan kualitas-kualitas ini dengan cara yang dapat dijelaskan kepada massa.

Lebih banyak dari Paulus tentang ini karena maksudnya sangat bagus:

Jika Anda mendengarkan klien, mereka senang berbicara tentang bisnis mereka dan mengapa mereka membangun perusahaan mereka. Jika Anda beruntung, Anda dapat menangkap energi dari visi mereka, percikan yang membuat mereka memulai bisnis sejak awal. Itu benar-benar dapat memberi merek pada situs dan membuatnya berbeda dari para pesaingnya. Juga teknik ini dapat membantu penulis untuk menerapkan kata kunci khusus industri yang tepat di atas ungkapan pemilik bisnis. Sangat membantu untuk SEO.

Copywriting bukanlah keahlian mereka, melainkan keahlian kami.

Ini benar. Klien kami bukanlah penulis (kecuali jika Anda benar-benar membuat situs web penulis…). Mereka adalah pemilik bisnis di industri yang berbeda. Kami adalah orang-orang yang tahu jenis tulisan apa yang mereka butuhkan untuk situs mereka, dan wajar jika memberikan layanan ini kepada mereka atau merujuk mereka ke copywriter yang Anda kenal yang dapat menangani pekerjaan dan menyelesaikannya tepat waktu. Dan, seperti yang ditunjukkan secara klasik oleh Bob Rosenbaum dari The Market Farm, "[Kami] melihat [pengembangan web] sebagai layanan teknologi, sementara klien kami mengharapkan layanan pemasaran."

Terkadang klien tidak mau membayar untuk layanan tambahan, meskipun mereka sangat membutuhkannya, seperti yang juga disebutkan oleh Jade Stanley. Juga, John Hollands dari RWP Group menunjukkan,

Untuk beberapa situs, orang tidak memiliki asumsi realistis tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menulis salinan yang layak. Untuk situs teknis Profesor apa pun sangat jarang menulis apa pun yang akan memotivasi pengunjung. Kami menawarkan fotografi, copywriting, copy editing dan seorang jurnalis dan ini tetap tidak berhasil.

Dalam kasus seperti itu, menurut saya, gunakan saja placeholder teks Lorem Ipsum.

Tunjukkan pada Mereka Cara Menambahkan Konten Web Sendiri

Ini adalah tidak punya otak. Alasan pertama kami menggunakan sistem manajemen konten seperti WordPress adalah memungkinkan klien untuk menambahkan konten ke situs web mereka tanpa harus melalui pengembang web. Jadi mengapa tidak mengambil rute yang sama seperti yang disarankan oleh Leo Adhemar Tan dari Agents of Value, yaitu:

Kami tidak menyertakan konten dalam perjanjian kami. Kami pada dasarnya hanya memberi mereka situs web jadi yang berisi konten lorem ipsum. Ini bekerja untuk kami karena setelah kami selesai dengan situs web, langkah selanjutnya adalah melatih klien tentang cara menggunakan WordPress, di mana membuat perubahan, cara mengedit gambar slider, mengelola pengguna, moderasi komentar, dll… Beberapa klien menjadi sangat bersemangat ketika mereka menyadari betapa mudahnya membuat perubahan di WordPress sehingga mereka segera mulai menulis konten.

Ini benar – begitu klien melihat betapa mudahnya bekerja dengan WordPress, dan melihat seberapa cepat menerbitkan konten mereka untuk dilihat dunia, itu menjadi menarik bagi mereka. Mereka merasa seperti sedang berpartisipasi dalam 'membuat' sesuatu untuk diri mereka sendiri. Saya hanya akan menyiapkan halaman dalam jumlah terbatas untuk klien sebagai bagian dari paket pengembangan web, tetapi kemudian saya akan melatih mereka secara menyeluruh tentang cara menambahkan sisanya nanti. Itu membebaskan saya dari keharusan memperbaiki kesalahan ketik mereka sebagai permintaan revisi setelah mereka mengirimi saya apa yang disebut 'draft akhir' untuk disiapkan

Mendidik, Mendidik Mendidik!

Anda tahu, kami benar-benar tidak bisa terlalu menyalahkan klien kami. Terkadang mereka tidak tahu apa yang diperlukan untuk membuat situs web. Saya sering merasa bekerja di salah satu industri yang paling disalahpahami saat ini. Saya sebenarnya memiliki klien yang berpikir bahwa yang diperlukan bagi saya untuk mengubah warna di situs web mereka hanyalah dengan mengklik tombol. Saya berharap semudah itu! Saya juga memiliki pemilik bisnis yang memberi tahu saya bahwa pengusaha hanya berharap untuk membayar tagihan dan tiba-tiba sebuah situs web muncul. Mereka tidak menyadari betapa banyak pekerjaan yang harus mereka lakukan.

Seperti yang ditunjukkan oleh Jade Stanley hampir persis seperti yang pernah saya pikirkan dan dengar sebelumnya,

Sungguh mengherankan saya bahwa pemilik bisnis begitu sering menolak untuk bertanggung jawab atas bagian proyek mereka dan ingin situs web muncul secara ajaib tanpa masukan dari mereka. Mereka harus berkolaborasi untuk membuat situs web yang sukses.

Itu juga mengherankan saya, tetapi saya semakin tidak terkejut saat ini.

Lydia Green, yang bukan pengembang web WordPress tetapi bekerja dalam komunikasi medis seluler dan mengalami penundaan klien serupa, menyebutkan saran yang sangat sesuai dengan apa yang dilakukan pengembang web:

Saya suka menganggapnya sebagai perbaikan pendidikan, bukan perbaikan hukum. Kami beruntung menggunakan dek slide pada panggilan konferensi awal klien di awal proyek. Anda dapat menggunakan panggilan ini untuk meninjau peran dan tanggung jawab setiap orang, garis waktu proyek, pentingnya tanggal pencapaian, kebutuhan untuk menghormati anggota tim, dan bagaimana penundaan pada tahap mana pun dapat menimbulkan stres bagi orang-orang di hilir.

Saya pribadi memiliki bagan yang menunjukkan secara visual bagaimana proses garis waktu bekerja dan semua pencapaiannya. Ini menunjukkan dengan jelas bahwa tiga 'aliran' pekerjaan harus diselesaikan sebelum sebuah situs dapat diluncurkan: desain web, konten web, dan pengembangan web. Selain itu, juga diberikan timeline tertulis, untuk menjelaskan apa yang terjadi pada setiap milestone dan berapa hari yang dibutuhkan. Ketika saya pertama kali mendapatkan permintaan penjualan, kutipan saya menyebutkan bahwa meskipun waktu kerja sebuah proyek dapat memakan waktu x beberapa minggu, jika klien menunda untuk menghubungi saya selama dua minggu, maka seluruh proyek tertunda selama waktu tersebut. .

Singkatnya, klien perlu mengetahui seperti apa proses ini nantinya, apa yang menyebabkan keterlambatan, dan apa yang dapat mereka lakukan untuk mencegah keterlambatan . Ini run-of-the-mill bagi kami, tetapi bagi mereka, mereka berjalan ke skenario baru. Bahkan jika mereka pernah bekerja dengan pengembang lain di masa lalu, kemungkinan proses Anda akan berbeda dari yang mereka alami sebelumnya. Jadi pendidikan di muka itu relevan. Bob Rosenbaum setuju, mengatakan:

Kami memahami bagaimana proyek-proyek ini bersatu tetapi sering tidak menyadari bahwa itu semua adalah misteri bagi klien. Dalam kasus tersebut, Anda harus memegang tangan mereka dan bekerja dengan mereka terlebih dahulu, sebelum Anda memulai pemrograman, sehingga mereka menjadi mitra dalam proyek, bukan sekadar pembeli layanan.

5 Strategi Terbukti untuk Memastikan Anda Mendapatkan Konten Web Tepat Waktu dari Klien

Selain artikel asli, berikut adalah cara yang lebih spesifik untuk membantu mengatasi hambatan pengiriman yang terlambat dan merampingkan proses akuisisi konten. Sangat penting untuk menggunakan strategi yang telah terbukti yang mendorong lingkungan kolaboratif dan mendorong pengiriman yang cepat. Dengan menerapkannya, Anda akan meminimalkan penundaan, mengoptimalkan jadwal proyek, dan mencapai kesuksesan proyek. Mari selami dan temukan cara efektif menavigasi proses perolehan konten web dari klien tepat waktu.

1. Tentukan Persyaratan Konten

Di awal proyek apa pun, penting untuk menetapkan persyaratan konten yang jelas dan spesifik . Dengan menekankan pentingnya mendefinisikan persyaratan ini, Anda dapat memastikan bahwa klien memahami peran penting yang dimainkan konten mereka dalam kesuksesan proyek secara keseluruhan.

Dorong klien untuk memberikan panduan mendetail dengan berbagai aspek seperti jumlah kata, format, nada, dan kata kunci atau frasa kunci khusus untuk disertakan. Dengan memberikan panduan khusus, klien dapat mengomunikasikan visi dan harapan mereka secara efektif untuk konten tersebut.

Salah satu pendekatan yang efektif adalah dengan menggunakan ringkasan konten atau kuesioner yang dapat diisi oleh klien. Ini membantu mengumpulkan informasi yang diperlukan dan menyediakan kerangka kerja terstruktur bagi klien untuk menyampaikan preferensi, tujuan, dan audiens target mereka. Dengan mengumpulkan detail ini di awal, Anda dapat menghindari kesalahpahaman atau revisi di kemudian hari.

2. Tetapkan Harapan yang Jelas

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk memastikan Anda mendapatkan konten web tepat waktu. Dari diskusi awal, nyatakan dengan jelas pentingnya memenuhi tenggat waktu dan dampaknya terhadap keseluruhan waktu dan kesuksesan proyek . Dengan menetapkan ekspektasi ini di awal, klien cenderung memprioritaskan dan menyediakan konten tepat waktu.

Secara kolaboratif menyetujui garis waktu dan tonggak proyek, yang memastikan bahwa kedua belah pihak setuju dengan itu. Diskusikan konsekuensi dari konten yang tertunda dan potensi efek riak yang ditimbulkannya pada tugas selanjutnya. Dengan menekankan saling ketergantungan dari berbagai komponen proyek, klien memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang urgensi dan pentingnya pengiriman konten tepat waktu.

3. Tetapkan Alur Kerja Kolaboratif

Kembangkan alur kerja yang kolaboratif dan transparan dengan membangun jalur komunikasi terbuka dengan klien Anda. Dorong check-in reguler dan perbarui kemajuan untuk menjaga momentum dan membuat klien tetap terlibat selama proses berlangsung. Dengan menunjukkan komitmen Anda terhadap proyek dan secara aktif mencari masukan mereka, klien merasa lebih berinvestasi dalam pengiriman konten yang tepat waktu.

Manfaatkan alat manajemen proyek yang memfasilitasi kolaborasi tanpa hambatan, seperti kalender bersama atau platform manajemen proyek. Alat-alat ini membantu kedua belah pihak tetap teratur, melacak kemajuan, dan memiliki lokasi terpusat untuk diskusi dan pembaruan terkait konten. Dengan menyediakan lingkungan terstruktur untuk komunikasi, klien lebih cenderung memprioritaskan tanggung jawab konten mereka.

Dengan menggabungkan pentingnya menetapkan harapan dengan persyaratan konten yang jelas, Anda membangun dasar yang kuat untuk pengiriman konten yang tepat waktu. Pendekatan proaktif ini mendorong klien untuk memberikan pedoman terperinci, menggunakan brief konten, dan berpartisipasi aktif dalam perkembangan proyek. Di bagian selanjutnya, kita akan mengeksplorasi strategi tambahan untuk lebih meningkatkan proses dan memastikan pengiriman konten web tepat waktu.

4. Berikan Instruksi dan Template yang Jelas

Untuk memastikan bahwa klien dapat membuat dan mengirim konten secara efektif, berikan instruksi yang jelas kepada mereka . Dengan menawarkan pedoman terperinci, Anda akan meminimalkan kebingungan dan memastikan bahwa klien memahami harapan dan persyaratan untuk konten mereka.

Salah satu pendekatan yang bermanfaat adalah memberi mereka template atau contoh yang menunjukkan struktur, pemformatan, dan pengaturan yang diinginkan untuk konten mereka. Ini dapat berfungsi sebagai referensi berharga dan memberdayakan klien untuk menyelaraskan kiriman mereka dengan tujuan proyek Anda. Dengan menampilkan contoh sukses, Anda menetapkan standar yang jelas dan mempermudah klien untuk memenuhi harapan Anda.

Selain itu, pertimbangkan untuk mendorong penggunaan sistem pengelolaan konten atau alat kolaboratif, seperti Google Drive, Trello, dan alat serupa. Ini sangat membantu karena menyediakan ruang terpusat tempat klien dapat membuat, mengedit, dan mengirimkan konten mereka.

Dan terakhir, ingatlah untuk membuat templat dan panduan ini ringkas, mudah diikuti, dan disesuaikan dengan kebutuhan khusus proyek Anda. Komunikasikan dengan jelas struktur konten yang diinginkan, jumlah kata, nada, dan pedoman spesifik apa pun yang unik untuk proyek tersebut. Ini akan memberdayakan mereka untuk membuat konten yang selaras dengan visi proyek Anda dan menghemat waktu dengan meminimalkan revisi bolak-balik.

5. Berikan contoh

Salah satu cara paling efektif untuk menginspirasi pengiriman konten yang tepat waktu dari klien adalah dengan memberi contoh . Sebagai pemasar digital atau pengembang web, sangat penting untuk memprioritaskan dan memenuhi tenggat waktu Anda sendiri secara konsisten. Dengan menunjukkan komitmen yang kuat untuk menyelesaikan pekerjaan Anda tepat waktu, Anda akan membangun rasa profesionalisme dan keandalan yang dapat ditiru oleh klien.

Pastikan untuk mengelola tugas Anda sendiri dengan cermat, menetapkan tenggat waktu yang realistis, dan berusaha untuk menyelesaikannya dengan segera. Dengan menunjukkan dedikasi Anda, Anda tidak hanya menunjukkan komitmen Anda tetapi juga menanamkan kepercayaan pada klien dengan menangani konten mereka dengan tingkat ketepatan waktu dan perhatian yang sama.

Selain memenuhi tenggat waktu, penting untuk menunjukkan profesionalisme dan keandalan dalam semua interaksi Anda dengan klien. Ini termasuk komunikasi yang cepat dan jelas, secara aktif mendengarkan kebutuhan mereka, dan menangani masalah atau pertanyaan apa pun dengan segera.

Pertahankan sikap profesional selama proyek berlangsung, perlakukan klien dengan hormat dan sopan. Bersikap proaktif dalam memberikan pembaruan tentang kemajuan proyek mereka. Juga, beri tahu mereka tentang perubahan atau penyesuaian apa pun yang dapat memengaruhi tenggat waktu pengiriman konten.

Selanjutnya, secara terbuka akui dan hargai klien yang secara konsisten mengirimkan konten tepat waktu. Dengan mengakui upaya mereka secara terbuka dan menampilkan karya mereka sebagai teladan, Anda menciptakan insentif positif bagi klien lain untuk mengikutinya.

Terakhir, tunjukkan manfaat dari pengiriman konten tepat waktu dengan menyoroti bagaimana hal itu berdampak positif terhadap keseluruhan jadwal dan kesuksesan proyek.

Pertimbangkan untuk menggunakan Atarim

Atarim adalah solusi terbaik untuk desainer web lepas dan biro desain karena salah satu fitur utamanya adalah penyampaian konten yang sangat efisien.

Setelah Anda mengaktifkan klien di Atarim, mereka tidak perlu menggunakan saluran lain (seperti email, Slack, atau spreadsheet dan dokumen Google kosong) untuk mengirimkan konten kepada Anda — mereka dapat melakukan semuanya di dalam Atarim, plus, di selain itu, mereka dapat meninggalkan instruksi, umpan balik, dan bahkan melihat bagaimana perkembangannya.

Jika Anda masih lebih suka menggunakan email untuk pengiriman konten, maka Atarim juga berperan sebagai solusi terbaik — kotak masuk terpadu mereka, yang dibuat khusus untuk pembuat web, akan membuat komunikasi email jauh lebih mudah!

Semua ini mempersingkat waktu pengiriman proyek dan memberi klien Anda pengalaman yang luar biasa.

Lihat Atarim di sini!

Kesimpulannya

Mendapatkan konten web tepat waktu sangat penting untuk keberhasilan pemasaran digital dan proyek pengembangan web. Dengan menerapkan strategi yang diuraikan dalam panduan ini, Anda akan mengatasi tantangan dan memastikan pengiriman konten yang cepat dari klien.

Menetapkan ekspektasi yang jelas, menentukan persyaratan konten, memberikan instruksi dan template yang jelas, dan memimpin dengan memberi contoh semuanya berkontribusi untuk mengembangkan lingkungan kolaboratif yang mendorong pengiriman tepat waktu.

Jangan biarkan penundaan menghambat kesuksesan proyek Anda. Terapkan strategi ini dan sederhanakan proses akuisisi konten untuk hasil yang optimal. Dan jangan ragu untuk menambahkan saran Anda sendiri di bawah ini!

_{​​Catatan Editor: Posting ini diperbarui pada tahun 2023, mengikuti tren industri dan mencoba menawarkan perspektif baru tentang topik tersebut.}