7 Tips Cara Menulis RFP yang Sempurna untuk Desain Situs Web

Apakah Anda ingin mendesain ulang situs web bisnis Anda yang sudah ada atau menyiapkan kehadiran online yang efektif untuk startup Anda, Anda ingin bermitra dengan perusahaan desain dan pengembangan web yang andal.

Dan untuk menemukan biro desain yang hebat, Anda perlu membuat RFP (permintaan proposal) desain web yang komprehensif. Oleh karena itu, artikel ini menguraikan tujuh tip utama untuk menulis RFP yang dijalankan dengan baik untuk desain web.

Apa itu RFP?

RFP adalah dokumen komprehensif yang menyatakan garis besar proyek, persyaratan vendor, harapan, dan semua detail lainnya mengenai proyek tertentu.

Dokumen tersebut mewakili permintaan penawaran formal untuk produk atau layanan yang dikirim organisasi ke calon vendor.

Organisasi pemerintah, perusahaan, dan bisnis lintas industri menggunakan RFP untuk menyatakan minat mereka dalam memperoleh produk atau layanan, menentukan pedoman dan persyaratan proyek, dan menentukan detail proyek yang mendasar.

RFP yang ditulis dengan baik meminimalkan waktu dan kehilangan sumber daya serta mencegah kemunduran dalam prosedur proyek.

RFP untuk Proyek Desain Situs Web

Permintaan desain web untuk proposal adalah dokumen yang menjelaskan tujuan dan kebutuhan bisnis Anda dan menguraikan ruang lingkup pekerjaan yang harus dimiliki agensi pilihan Anda pada proyek desain situs web.

RFP desain web membantu menyempurnakan ide Anda untuk situs web baru Anda dan menentukan tantangan, masalah, dan tujuan proyek bahkan sebelum proses desain dimulai.

Selain membantu Anda menentukan tujuan proyek Anda, RFP untuk desain situs web dapat membantu Anda membandingkan proposal dari berbagai agensi dalam hal keuangan, tenggat waktu, tugas, dll.

7 Tips untuk RFP Desain Web

Untuk membantu Anda menguraikan RFP pertama Anda, berikut adalah tujuh tip untuk membuat prosesnya lebih mudah dan lebih produktif.

#1 Berikan Ikhtisar Proyek

Tinjauan proyek adalah elemen mendasar dari RFP desain situs web. Di awal permintaan proposal Anda, Anda perlu menentukan mengapa Anda menghubungi agensi.

Tentukan masalah Anda (Anda tidak memiliki situs web, lalu lintas atau penjualan situs web Anda saat ini rendah, dll.) Dan nyatakan harapan Anda dari proyek tersebut.

Selain itu, cobalah untuk menguraikan spesialis yang Anda perlukan untuk ikut serta dalam proyek Anda: desainer UX/UI, pengembang, insinyur QA, copywriter, ahli strategi SEO, dll.

Lakukan yang terbaik untuk mengevaluasi cakupan keterlibatan agensi, tunjukkan tugas yang akan menjadi tanggung jawab vendor, dan tentukan layanan yang Anda ingin agensi berikan.

Pastikan untuk ringkas di segmen RFP ini agar calon vendor memahami dan menentukan solusi terbaik untuk masalah Anda.

#2 Beritahu Vendor Tentang Perusahaan Anda

Latar belakang perusahaan Anda adalah salah satu elemen penting dari RFP yang baik.

Berikan informasi tentang sejarah perusahaan Anda, di mana Anda memulai, dan bagaimana produk/layanan Anda berkembang. Selain itu, uraikan dasar-dasar industri Anda, dan beri tahu calon vendor lebih banyak tentang nilai dan budaya perusahaan Anda.

Selain itu, tentukan audiens target dan persona pembeli organisasi Anda. Jika Anda sudah memiliki keberadaan web, tarik analitik untuk mencantumkan pengunjung saat ini dan analisis seberapa cocok mereka dengan klien ideal Anda.

#3 Ilustrasikan Tujuan dan Persyaratan Situs Web Baru

Agar agensi dapat menyusun proposal desain web terbaik untuk bisnis Anda, Anda perlu memberikan gambaran menyeluruh tentang bagaimana Anda membayangkan situs web masa depan Anda.

Beri tahu calon vendor apa yang ingin Anda capai dengan situs web baru – lebih banyak penjualan, kesadaran merek yang lebih besar, atau menetapkan merek Anda sebagai pemimpin pemikiran.

Selain itu, bagikan fungsionalitas yang Anda inginkan untuk situs baru Anda. Misalnya, tentukan integrasi pihak ketiga yang dibutuhkan situs web baru Anda, sistem manajemen konten, dan gateway pembayaran untuk diterapkan.

RFP Anda dapat menyertakan info tentang bahasa pemrograman pilihan, fitur aksesibilitas, dan lainnya.

Namun, kesalahpahaman umum bahwa Anda perlu mengetahui terminologi. Pada kenyataannya, Anda dapat menulis bahwa Anda ingin pengguna dapat membuat profil mereka, berlangganan buletin Anda, atau membeli melalui situs Anda – agensi akan tahu apa yang harus dilakukan.

#4 Petakan Garis Waktu Proyek dan Tetapkan Batas Waktu

Bahkan jika Anda tidak memiliki batasan waktu mengenai tanggal peluncuran situs web baru Anda, merupakan langkah cerdas untuk menetapkan tenggat waktu penyelesaian proyek. Selain itu, Anda dapat membagi proyek menjadi beberapa fase dan menentukan pencapaian yang harus dipenuhi pada tanggal tertentu.

Tenggat waktu berguna bagi calon vendor untuk memahami apakah mereka dapat memenuhi permintaan Anda.

Selain itu, tenggat waktu tidak memungkinkan proyek Anda berlama-lama – baik karena kesalahan agensi atau Anda. Selain itu, membiarkan proyek berjalan terlalu lama akan menghabiskan waktu dan sumber daya yang berharga serta melemahkan motivasi dan kreativitas Anda dan tim Anda.

#5 Tentukan Anggaran Proyek Anda

Bersikaplah transparan dan realistis tentang keuangan yang dapat Anda alokasikan untuk proyek desain situs web Anda.

Beberapa perusahaan mungkin merasa enggan untuk membagikan anggaran mereka karena takut vendor akan menaikkan harga mereka secara artifisial. Namun, RFP berfungsi untuk membandingkan proposal dari vendor yang berbeda, jadi tidak ada alasan nyata untuk merahasiakan anggaran Anda.

Nyatanya, berterus terang tentang anggaran Anda yang sebenarnya memungkinkan vendor membuat proposal desain web terbaik berdasarkan keuangan Anda. Ini memungkinkan agensi untuk menyesuaikan layanan mereka secara maksimal dan menawarkan solusi yang paling memadai dan hemat biaya.

#6 Tetapkan Persyaratan Proposal

Beri tahu calon vendor informasi apa yang harus disertakan dalam proposal mereka. Pada dasarnya, pada tahap ini, Anda memberikan instruksi kepada agensi tentang apa yang harus mereka sertakan dalam proposal mereka.

Menentukan persyaratan proposal penting karena, setelah Anda mengumpulkan semua penawaran proyek dari agensi yang berbeda, Anda akan dapat membuat perbandingan apel-ke-apel.

Pastikan untuk menyebutkan bahwa proposal yang tidak lengkap tidak akan diperhitungkan untuk memastikan vendor menyusun penawaran mereka sesuai kebutuhan Anda.

#7 Kriteria Garis Besar untuk Memilih Vendor

Last but not least, RFP desain web Anda harus menyertakan ikhtisar singkat tentang kriteria yang akan Anda putuskan pada vendor.

Sebutkan aspek apa dari penawaran vendor yang akan berdampak terbesar pada keputusan akhir Anda: portofolio agensi, keahlian dalam industri atau jenis proyek tertentu, klien lama, ekspektasi keuangan, dll.

Menyertakan informasi ini akan membantu calon vendor menyesuaikan proposal mereka dengan kebutuhan Anda dan dengan demikian membantu Anda menemukan mitra yang sempurna untuk proyek desain situs web Anda.

Kesimpulan

Terima kasih telah membaca daftar tip kami untuk menyusun RFP desain yang sempurna untuk klien Anda.

Jika Anda tertarik mempelajari beberapa alat dan trik baru untuk membangun situs kustom, lihat kumpulan panduan pembuatan situs web kami.

Jelajahi panduan pembuatan situs web kami

Sekali lagi terima kasih, dan semoga hari Anda menyenangkan!