Apa Itu Wiki Perusahaan & Cara Mengaturnya

Diterbitkan: 2022-09-10

Terlepas dari ukuran bisnis Anda, ada begitu banyak informasi yang diperlukan untuk menjaga agar semuanya tetap berjalan. Seiring pertumbuhan organisasi Anda, informasi ini sering menumpuk dan tersebar di seluruh departemen, kantor, atau bahkan penyimpanan. Hal ini membuat akses cepat dan berbagi antardepartemen menjadi sulit, membuang-buang waktu kerja dan menghambat produktivitas.

Faktanya, karyawan menghabiskan rata-rata 9,3 jam per minggu untuk mencari informasi, terhitung 20% dari total waktu anggota tim. Produktivitas yang terlacak juga akan menunjukkan tren yang menurun seiring dengan meningkatnya kompleksitas informasi.

Bagaimana jika Anda memiliki semua informasi ini di tempat terpusat, di mana setiap anggota tim yang berwenang dapat mengakses hanya dengan mengklik tombol di komputer atau ponsel mereka? Inilah yang dimaksud dengan wiki perusahaan.

Singkatnya, wiki perusahaan, juga dikenal sebagai wiki bisnis, wiki perusahaan, atau wiki perusahaan, adalah gudang terpusat dari informasi perusahaan penting yang relevan bagi anggota tim. Ini adalah alat manajemen pengetahuan yang menyediakan informasi tentang proses bisnis, budaya organisasi, dan info terkait lainnya untuk karyawan, manajer, rekanan, dan pemimpin perusahaan. Wiki perusahaan adalah tempat untuk menangkap informasi, mengatur, belajar, berkolaborasi, atau memperbarui seperlunya.

Baca terus untuk memahami secara detail mengapa wiki penting untuk bisnis Anda dan, yang paling penting, cara menyiapkannya.

Mengapa Wiki Perusahaan Penting?

Wiki perusahaan memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi yang relevan tentang perusahaan dengan cepat. Ini adalah cara yang bagus untuk memberi tahu anggota tim baru tentang kebijakan, prosedur, dan budaya perusahaan. Untuk karyawan mapan, ini adalah repositori pusat, FAQ, dan bahkan database pemecahan masalah untuk apa pun yang berkontribusi pada keberhasilan operasional.

Wiki nyaman karena Anda dapat melacak perubahan dan pembaruan dengan cepat saat Anda memastikan semuanya mutakhir. Jika Anda memiliki informasi yang relevan dengan seluruh tim Anda tetapi belum tentu pelanggan, wiki adalah tempat yang tepat untuk meletakkannya sehingga semua orang dapat mengaksesnya.

Untuk perusahaan yang cukup besar, kemungkinan besar, tidak ada tim yang tahu bagaimana yang lain bekerja atau mengapa mereka melakukan tugas tertentu. Sebuah wiki memungkinkan semua anggota dan departemen untuk menjelaskan peran dan proses mereka dengan kata-kata mereka sendiri, sehingga setiap orang di perusahaan dapat melihat dan memahami. Juga, ketika saatnya tiba untuk berkolaborasi, wiki perusahaan memudahkan tim untuk bekerja sama, meningkatkan produktivitas anggota.

Ketika informasi perusahaan dipusatkan di wiki perusahaan dan dapat diakses oleh grup yang relevan, hal itu membuat pekerjaan menjadi lebih mudah bagi karyawan, manajer, tim hukum, dan pemimpin perusahaan.

Apa yang Harus Disertakan dalam Wiki Perusahaan

Wiki perusahaan adalah ensiklopedia internal perusahaan. Ini berarti Anda dapat memasukkan hampir semua hal yang menurut Anda relevan dengan tim Anda, terutama informasi bermanfaat yang memberi mereka pemahaman tentang merek, proses, dan budaya bisnis. Anda dapat menyertakan yang berikut ini di wiki perusahaan:

sejarah perusahaan
Konflik kepentingan
Kontak informasi
Budaya perusahaan
Buku pegangan/panduan anggota tim
Acara perusahaan
Laporan keuangan
Informasi hukum
laporan strategi pemasaran
Pengembangan produk, sejarah, pengujian, penggunaan, desain, dan fitur
Manajemen risiko
Prosedur operasi standar
Strategi
Misi dan visi

Ingatlah bahwa Anda hanya boleh menyertakan informasi yang relevan dan bermanfaat untuk tim Anda. Itulah mengapa penting untuk melibatkan karyawan dalam membuat wiki. Anda juga dapat menyertakan foto, video, dan hyperlink dari situs web lain yang relevan dengan konten Anda.

Siapa yang Dapat Membuat Wiki Perusahaan?

Jika Anda memutuskan untuk membangun wiki perusahaan Anda, mempekerjakan profesional TI dari perusahaan pengembang perangkat lunak terkemuka adalah yang terbaik. Profesional TI memiliki keterampilan untuk membuat sistem dengan penyimpanan yang cukup, akses mudah, dan navigasi.

Namun, dalam hal konten untuk wiki, semua orang di perusahaan memainkan peran integral dalam mengisi halaman wiki agar menjadi sumber daya yang komprehensif dan bermanfaat.

Cara Mendirikan Perusahaan Wiki

Membuat wiki perusahaan sangat mudah jika Anda tahu persis apa yang Anda inginkan. Ikuti langkah-langkah berikut saat membuat wiki perusahaan Anda.

Identifikasi Tujuan Wiki

Peran utama wiki adalah untuk menyelesaikan masalah yang sering terjadi dalam proses organisasi. Anggota tim dapat mengakses informasi yang menyederhanakan tugas mereka atau meningkatkan kemampuan mereka untuk melakukan.

Untuk alasan ini, Anda harus menetapkan tujuan Anda untuk membuat wiki perusahaan Anda sehingga setiap orang yang memiliki akses dapat mencapai tujuan yang Anda inginkan. Tujuan Anda mungkin:

Perekrutan dan orientasi tim baru
Memiliki sumber informasi utama
Mempersiapkan komunikasi klien, seperti video dan audio
Menyimpan catatan proyek yang telah selesai untuk referensi di masa mendatang
Mengkomunikasikan pembaruan proses dengan tim

Sebelum memutuskan perangkat lunak terbaik, masukkan tujuan pribadi lainnya yang Anda inginkan untuk dicapai oleh wiki.

Pilih Perangkat Lunak yang Tepat

Saat memilih perangkat lunak yang ideal, Anda harus setuju dengan tim internal Anda tentang fitur yang Anda perlukan di wiki internal. Pertimbangkan hal-hal berikut:

Akses izin untuk memutuskan siapa yang dapat melihat konten
Menautkan halaman wiki berdasarkan relevansi untuk meningkatkan navigasi.
Penggabungan dengan alat berharga lainnya dalam sistem perusahaan
Dapat diedit bahkan oleh pengguna non-teknis secara real time
Fungsi pencarian yang mudah, andal, dan instan

Gunakan Template Wiki

Sebagian besar perangkat lunak wiki dilengkapi dengan templat halaman. Namun, Anda dapat menyesuaikan template Anda sesuai dengan merek perusahaan Anda. Setelah wiki Anda siap untuk diformat, sesuaikan template dengan menghapus konten yang sudah diisi untuk menambahkan konten kustom Anda. Anda dapat mengubah warna, latar belakang, dan font agar sesuai dengan spesifikasi dan tujuan Anda.

Identifikasi Kontributor Utama

Gunakan editor online untuk menambahkan semua informasi yang diperlukan. Anda juga dapat mengimpor data yang ada dari file internal Anda. Wiki internal yang baik mendukung semua bentuk media, mulai dari video, audio, gambar, dan skrip. Anda juga dapat menyewa penulis dan editor profesional untuk menambahkan lebih banyak informasi ke wiki Anda. Ingat, formatnya harus beradaptasi dengan perubahan proses bisnis, karena pengeditan akan diperlukan pada tahap yang berbeda untuk menangkap perubahan ini.

Undang Tim Anda dan Konfigurasikan Hak Akses

Kolaborasi adalah salah satu manfaat utama wiki, jadi jangan lakukan semuanya sendiri. Sebaliknya, jadwalkan pertemuan dengan tim Anda untuk berkontribusi dan memberikan umpan balik. Selalu ada sesuatu yang dapat Anda atur untuk membuatnya lebih baik.

Informasi harus aman; oleh karena itu, mengatur akses izin ke beberapa anggota untuk halaman tertentu di wiki adalah cara yang harus dilakukan. Sebelum membuat keputusan tentang anggota mana yang akan memberikan akses ke halaman apa, pertimbangkan hal berikut:

Siapa yang perlu mengedit konten di wiki?
Siapa yang melakukan pengaturan akun dan penagihan?
Apakah Anda ingin informasi dapat dibagikan dengan semua orang?

Selain itu, bertemu dengan tim Anda adalah cara yang bagus untuk meluncurkan wiki sebagai perangkat lunak baru di perusahaan. Konferensi ini sangat penting karena Anda dapat:

Jelaskan struktur dan logika di balik wiki Anda
Tunjukkan kepada anggota tim cara kerja wiki
Berikan klarifikasi apa pun mengenai konten wiki
Pastikan bahwa setiap orang secara psikologis bergabung dengan perangkat lunak baru

Kesimpulan

Wiki perusahaan diperlukan untuk setiap perusahaan atau bisnis. Anda dapat menyederhanakan proses wawancara dan orientasi serta meningkatkan produktivitas, pengetahuan, dan upaya kolaborasi anggota tim. Secara keseluruhan, ini menghemat waktu dan sumber daya.