Apa itu Lingkup Pekerjaan?

Diterbitkan: 2022-07-07

Bekerja dengan klien tidak mudah. Salah satu alasan utama memburuknya hubungan klien adalah ketika ada ketidaksepakatan seputar layanan apa yang seharusnya diterima klien. Anda memerlukan alat yang dengan jelas menyatakan layanan apa yang akan Anda lakukan untuk mereka. Alat itu disebut ruang lingkup pekerjaan.

Pernahkah Anda mendapati diri Anda melakukan pekerjaan ekstra yang tidak dibayar untuk klien atau dituduh tidak memberi mereka cukup pekerjaan untuk apa yang mereka setujui?

Itu cenderung terjadi, terutama dalam profesi digital seperti desain dan pengembangan web.

Klien mungkin berpikir mudah bagi Anda untuk menambahkan pekerjaan ekstra dan mengharapkan Anda melakukannya dengan sedikit pemberitahuan atau tanpa kompensasi. Di lain waktu mereka bingung tentang apa yang termasuk dalam layanan tertentu. Kadang-kadang, Anda akan mendapatkan klien yang hanya mencoba untuk bekerja dengan Anda untuk pekerjaan gratis sebanyak mungkin.

Untuk mencegah masalah klien ini, Anda memerlukan ruang lingkup pekerjaan. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu ruang lingkup pekerjaan, mengapa Anda harus memilikinya, dan cara membuatnya.

Apa itu Lingkup Pekerjaan?

Lingkup pekerjaan adalah kesepakatan tentang pekerjaan yang akan dilakukan dalam suatu proyek. Ini merinci apa yang akan dilakukan, kapan akan dilakukan, dan bagaimana.

Lingkup pekerjaan mendefinisikan batasan dan batasan pelayanan.

Lingkup Pekerjaan vs Pernyataan Kerja

Lingkup pekerjaan sering dikacaukan dengan pernyataan pekerjaan, terutama karena keduanya memiliki akronim yang sama – SoW. Tetapi istilah-istilah ini tidak sinonim.

Lingkup pekerjaan menguraikan layanan yang dilakukan, bersama dengan tugas individu yang akan diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek.

Pernyataan kerja adalah garis besar proyek dan dokumen manajemen proyek yang lebih luas dan lebih komprehensif. Ini berisi segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Pernyataan kerja dapat mencakup hal-hal seperti informasi subkontraktor atau persyaratan perjalanan. Dokumen-dokumen ini biasanya dibagikan dengan lebih banyak pemangku kepentingan daripada lingkup pekerjaan.

lingkup pekerjaan

Mengapa Lingkup Pekerjaan Penting?

Lingkup pekerjaan secara ringkas mengkomunikasikan kepada klien apa yang akan mereka terima dari Anda dan bagaimana Anda bekerja. Dua hal itu kritis.

Lingkup pekerjaan dapat digunakan untuk mendidik klien tentang proses internal Anda. Ini adalah cara terbaik untuk memastikan Anda berada di halaman yang sama. Dan itu bisa menghemat banyak waktu dan sakit kepala.

Ingin mencegah klien dari terus-menerus menanyakan berapa banyak yang telah Anda lakukan dan kapan mereka dapat mengharapkan kiriman? Tulis ruang lingkup pekerjaan yang terperinci.

Ini juga mencegah komplain lingkup dan keluhan pasca-layanan dengan menunjukkan bahwa mereka telah menyetujui serangkaian layanan dan tugas yang didefinisikan dengan jelas. Jika mau, Anda dapat menyertakan cara bagi mereka untuk menambahkan layanan tambahan.

Anda dapat membuat versi sederhana yang hanya merinci beberapa layanan dan tugas. Atau Anda dapat membuat yang lebih luas yang membagikan tenggat waktu persetujuan.

Apakah saya memerlukan Lingkup Pekerjaan?

Ya. Jika Anda memberikan layanan kepada klien, Anda harus memiliki dokumentasi yang mendefinisikan dengan tepat layanan apa yang Anda berikan kepada mereka, tingkat dan batasan layanan tersebut, dan bagaimana Anda akan memberikannya. Informasi ini tidak tercakup dalam proposal atau kontrak.

Lingkup pekerjaan harus dilakukan untuk setiap layanan – bahkan jika itu adalah layanan berulang untuk klien jangka panjang. Tidak masuk akal untuk mengharapkan klien mengetahui atau mengingat semua detail proses Anda. Ini akan menjaga segala sesuatunya tetap profesional dan mendukung Anda jika terjadi kesalahan.

Bekerja tanpa ruang lingkup pekerjaan adalah menyiapkan diri Anda untuk kegagalan.

Apa yang Harus Dicakup dalam Lingkup Pekerjaan?

Lingkup pekerjaan dapat disesuaikan agar sesuai dengan layanan, proyek, dan klien Anda. Setidaknya harus merinci layanan apa yang Anda berikan, kapan Anda menyediakannya, bagaimana Anda menyediakannya, dan apa yang akan diterima klien.

Kami telah menyusun daftar dua puluh elemen yang dapat masuk ke dalam lingkup pekerjaan. Tidak semuanya cocok untuk setiap proyek. Anda dapat memilih mana yang akan disertakan dan mana yang tidak.

Ingat, ini semua tentang mengomunikasikan detail proyek yang akan membantu membuat hubungan klien-desainer Anda lebih mudah, lebih efisien, lebih produktif, dan tidak terlalu berisiko.

Elemen-elemen berikut dapat dianggap penting:

  • Ringkasan
  • Tujuan/Tujuan
  • Lingkup pekerjaan
  • Ubah Protokol
  • Persyaratan Persetujuan
  • Deskripsi Layanan
  • Kiriman
  • Tonggak sejarah
  • Pelaporan Kemajuan
  • Garis Waktu/Jadwal

Berikut ini dapat dimasukkan berdasarkan kebutuhan Anda:

  • Pernyataan masalah
  • Glosarium
  • Daftar di luar cakupan
  • Daftar tugas
  • Sumber daya
  • Tempat kerja
  • administrasi proyek
  • Pengujian
  • Syarat pembayaran
  • Anggaran atau alokasi Sumber Daya

1. Ikhtisar Proyek atau Latar Belakang

Ikhtisar proyek merangkum proyek. Itu harus mencakup detail dasar proyek: siapa klien, siapa penyedia layanan, dan layanan apa yang diberikan.

Sebagian besar ikhtisar juga memberikan informasi latar belakang dengan konteks seputar pekerjaan yang sedang dilakukan. Ini mungkin termasuk alasan mengapa Anda dipilih sebagai penyedia layanan dan bagaimana klien sampai pada keputusan itu. Ini juga dapat mencakup perkiraan waktu.

2. Tujuan Proyek

Tujuan proyek menggambarkan hasil dan hasil yang ingin dicapai oleh layanan Anda.

Ini adalah gambaran umum, gambaran besar, deskripsi tingkat permukaan. Seharusnya tidak menyertakan daftar detail kiriman atau teknis.

Pikirkan "halaman arahan dengan keranjang belanja" vs "pembingkaian gambar, SEO pada halaman, integrasi keranjang," dll.

3. Pernyataan Masalah

Pernyataan masalah menjelaskan masalah, masalah, atau kebutuhan yang ditangani oleh layanan ini. Ini adalah bagian singkat yang menguraikan alasan proyek tersebut.

Bagian ini dapat dianggap opsional. Ini tidak akan berfungsi untuk semua proyek tetapi harus disertakan jika Anda merasa cocok.

Misalnya, perancang web yang mengerjakan pembaruan situs mungkin ingin menyertakan pernyataan masalah yang menjelaskan rasio pentalan situs web yang tinggi atau tidak dapat diaksesnya penyandang disabilitas.

4. Glosarium

Anda harus mempertimbangkan untuk menyertakan glosarium saat bekerja dengan individu yang mungkin tidak terbiasa dengan bahasa yang digunakan untuk menggambarkan layanan Anda.

Buat daftar dan definisikan apa pun yang mungkin tidak diketahui orang luar.

Ini dapat mencakup akronim, istilah, dan jargon yang digunakan dalam bidang pekerjaan dan industri Anda. Itu juga harus mencakup syarat, ketentuan, dan persyaratan layanan apa pun.

Jika disertakan, glosarium harus ditempatkan di dekat awal dokumen. Itu setidaknya harus ditempatkan sebelum istilah apa pun yang harus didefinisikan.

5. Lingkup Pekerjaan

Lingkup bagian kerja mencantumkan layanan spesifik yang akan diberikan klien.

Bagian ini mirip dengan tetapi berbeda dari daftar kiriman atau tugas. Ini mencantumkan layanan dan sub-layanan berbeda yang Anda berikan kepada mereka.

Misalnya, seorang desainer web yang menyediakan layanan desain grafis mungkin menyertakan wireframing, 3 desain logo, gambar latar belakang, dan tipografi.

Jika ada tingkat layanan yang berbeda, bagian ini harus mencakup tingkat pekerjaan itu.

6. Daftar di Luar Cakupan

Bagian di luar cakupan mencantumkan pekerjaan yang tidak akan dilakukan selama layanan ini. Ini adalah cara yang bagus untuk mencegah scope creep – apakah itu tidak disengaja atau klien mencoba untuk mengatasi Anda.

Bagian ini mencantumkan layanan tambahan yang kemungkinan besar akan diminta oleh klien selama proyek berlangsung atau layanan yang sangat penting bagi keberhasilan proyek – tetapi tidak akan diselesaikan oleh Anda.

Setiap penyedia layanan yang mengerjakan proyek yang entah bagaimana bergantung pada orang atau faktor luar harus menyertakan bagian kegiatan di luar cakupan. Ini melindungi Anda dari tanggung jawab untuk hal-hal yang berada di luar kendali Anda. Bagian ini juga membantu menghilangkan ekspektasi pekerjaan gratis atau layanan bonus secara definitif.

Klien sering meminta desainer web untuk lebih banyak fitur, peningkatan, perubahan, atau tambahan lain di sana-sini. Kadang-kadang itu terjadi karena mereka tidak memikirkannya sebelumnya, lupa memasukkan sesuatu, atau mendapat kesan bahwa itu akan dimasukkan Pikirkan sesuatu yang gratis, berkaitan erat, atau lebih luas dari apa yang Anda berikan.

Banyak klien memilih untuk menambahkan lebih banyak layanan ke dalam perjanjian setelah mereka melihatnya terdaftar di bagian di luar cakupan. Jadi, pertimbangkan ini sebagai cara yang bagus untuk meningkatkan penjualan.

7. Ubah Protokol

Klien akan menginginkan perubahan. Anda harus siap untuk itu dengan protokol yang ditetapkan untuk menangani perubahan dengan klien dan proses dalam proyek.

Pra-mendidik klien tentang bagaimana perubahan dapat dan harus dilakukan membantu menjaga proyek berjalan lancar. Ini membawa lebih banyak struktur ke dalam proses kerja Anda, menunjukkan profesionalisme, dan menambahkan rasa formalitas pada hubungan klien Anda.

Ini menunjukkan kepada klien bahwa Anda menganggap serius pekerjaan Anda dan memiliki harapan yang jelas atas perilaku mereka selama proyek.

Klien menghormati orang yang menetapkan batasan yang jelas. Mereka harus memahami bahwa Anda tidak beroperasi atas dasar "apa saja".

Protokol perubahan atau bagian proses menguraikan apa yang akan terjadi jika klien menginginkan perubahan dilakukan. Itu harus mencakup setidaknya hal-hal berikut:

  • Perubahan apa yang termasuk dalam ruang lingkup perjanjian?
  • Bagaimana klien harus melakukan perubahan itu
  • Apa yang terjadi jika mereka gagal membuat perubahan dalam persyaratan yang ditetapkan?
  • Bagaimana menangani perubahan yang berada di luar layanan yang disepakati
  • Harga dan syarat pembayaran untuk perubahan tambahan

Sertakan apa pun yang diperlukan untuk membuat penanganan perubahan lebih mudah bagi Anda. Penyedia layanan biasanya lebih suka membatasi perubahan hanya pada jumlah yang ditetapkan dan dalam jangka waktu yang terbatas.

Bagian ini mencegah permintaan perubahan yang sembrono, memastikan bahwa perubahan tidak kacau, dan membatasi creep lingkup.

8. Deskripsi Layanan

Bagian deskripsi layanan menjelaskan layanan yang akan Anda lakukan. Pikirkan ini dalam hal jenis dan kategori, bukan tugas.

Misalnya, layanan web untuk situs web e-niaga mungkin berupa penelitian SEO, pengembangan situs web WordPress, penyesuaian tema, pengoptimalan seluler, dan integrasi plug-in pemasaran.

Anda dapat menggunakan bagian deskripsi layanan sebagai peluang untuk memperkuat nilai Anda.

9. Daftar Tugas dan Detail

Bagian ini mencakup semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap layanan, beserta tenggat waktunya. Ini adalah daftar paling terperinci dari apa yang Anda lakukan untuk klien.

Bagian tugas dapat mulai menjadi cukup panjang, terutama saat menyediakan layanan web atau pekerjaan lain di mana satu layanan dapat menyertakan daftar tugas yang panjang. Jadi, jaga agar bagian ini tetap rapi dan teratur secara logis.

Jika banyak orang terlibat di dalamnya atau perlu merujuknya, bagian ini harus cukup rinci untuk digunakan sebagai referensi.

10. Sumber Daya

Bagian sumber daya harus disertakan jika klien perlu memberi Anda sumber daya, informasi, atau apa pun untuk melengkapi layanan.

Ini harus berupa daftar apa yang Anda butuhkan untuk mereka, tenggat waktu untuk menyediakan setiap sumber daya, dan metode pilihan Anda untuk menerimanya.

11. Lokasi Kerja atau Tempat Pertunjukan

Bagian ini menceritakan di mana pekerjaan akan dilakukan. Bagi banyak penyedia layanan, ini berarti lokasi kerja virtual atau jarak jauh.

Namun, ini bisa menjadi campuran jika Anda memiliki pertemuan langsung dengan klien.

12. Hasil Kerja

Bagian ini mencantumkan setiap produk akhir yang berbeda yang akan diterima klien sebagai bagian dari layanan yang diberikan. Anda dapat memilih untuk menyertakan metode Anda dalam menyediakannya.

Berikut adalah dua contoh:

  • Hasil karya desainer logo mungkin berupa 5 versi logo yang disediakan dalam format SVG dan JPG melalui Google Drive
  • Hasil proyek desain web mungkin berupa analisis pesaing, 2 versi situs web untuk pengujian A/B, aset materi iklan, dan pedoman gaya

Bagian ini penting. Klien Anda harus tahu persis apa yang akan mereka terima di akhir proyek.

13. Administrasi Proyek atau Pekerjaan

Bagian administrasi merinci manajemen proyek Anda sehubungan dengan partisipasi klien atau pemangku kepentingan lainnya.

Ini harus mencakup hal-hal seperti rapat virtual, percakapan telepon, konferensi video, diskusi pemangku kepentingan, dll.

Misalnya, jika Anda ingin mengadakan pertemuan mingguan untuk membahas kemajuan, letakkan di bagian ini.

14. Tonggak sejarah

Bagian milestone cocok untuk hampir semua lingkup pekerjaan. Ini mencantumkan poin-poin penting di seluruh proyek.

Ini dapat berkorelasi dengan tahapan manajemen proyek yang berbeda dan/atau menandai pencapaian yang meyakinkan.

15. Jadwal atau Timeline Kerja

Lingkup pekerjaan akan selalu menyertakan jadwal. Ini harus mencantumkan tanggal mulai dan akhir proyek (atau perkiraan tanggal akhir) bersama dengan tanggal untuk setiap pencapaian.

Anda juga dapat memilih untuk memberi klien timeline fase proyek. Ini adalah cara yang bagus untuk membantu mereka melacak di mana segala sesuatunya berada.

Jadwal khas akan memiliki:

  • Tanggal mulai proyek
  • Perkiraan tanggal akhir proyek
  • Tanggal penghentian akhir proyek
  • Tanggal awal dan akhir pekerjaan
  • Tanggal pencapaian
  • Tanggal jatuh tempo yang dapat dikirim
  • Perkiraan tanggal untuk fase-fase utama

Pastikan untuk membedakan antara tanggal yang tegas dan tanggal yang diperkirakan. Tanggal mulai proyek seringkali merupakan satu-satunya yang dapat ditentukan secara pasti.

Ketika datang ke tonggak dan fase proyek, Anda mungkin ingin memberikan rentang tanggal atau tenggat waktu akhir daripada satu tanggal.

Pastikan klien mengerti ketika Anda memberi mereka tenggat waktu yang tegas versus perkiraan waktu.

16. Pelaporan Kemajuan

Bagian lingkup pekerjaan ini menjelaskan bagaimana Anda akan berbagi laporan status dan pembaruan dengan klien.

Beri tahu mereka jenis informasi apa yang akan mereka dapatkan, kapan mereka akan mendapatkannya, dalam format apa, dan bagaimana hal itu akan disampaikan.

Sebaiknya berikan laporan kemajuan dengan cara yang dapat diverifikasi nanti.

17. Pengujian dan Pos Pemeriksaan

Lingkup pekerjaan harus mencakup bagian pengujian atau pos pemeriksaan jika itu adalah bagian penting dari layanan yang Anda lakukan.

Ini harus memiliki:

  • Pekerjaan apa yang akan diuji?
  • Tes seperti apa yang akan dilakukan?
  • Luasnya tes itu
  • Kapan tes akan dilakukan

Ini memungkinkan klien mengetahui apa standar Anda dan mencegah mereka mengajukan keluhan atau tuduhan layanan di bawah standar, setelah fakta.

Ini harus dimasukkan dalam jadwal atau garis waktu Anda.

18. Persyaratan Penerimaan dan Persetujuan

Lingkup pekerjaan Anda harus selalu mencakup ekspektasi yang ditetapkan untuk persetujuan dan penerimaan klien atas pekerjaan Anda.

Itu harus memberi tahu klien apa yang perlu disetujui, bagaimana mereka harus membuat persetujuan itu, dan berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk melakukannya. Kegagalan klien untuk memenuhi persyaratan ini akan dianggap sebagai penerimaan pekerjaan.

Klien harus menyetujui pekerjaan di sepanjang jalan. Sertakan persetujuan bertahap untuk setiap fase penting, hasil, pencapaian, dan penutupan akhir proyek.

19. Ketentuan Pembayaran

Lingkup pekerjaan dapat mencakup syarat pembayaran dan tanggal jatuh tempo. Persyaratan ini harus tercakup dalam dokumen lain, seperti kontrak dan proposal.

Namun, mengulanginya dalam ruang lingkup pekerjaan menegaskan kembali fakta bahwa pekerjaan bergantung pada pemenuhan ini.

20. Anggaran Proyek atau Alokasi Sumber Daya

Lingkup pekerjaan untuk proyek-proyek besar dapat mencakup bagian yang merinci alokasi anggaran.

Membungkus

Lingkup pekerjaan harus membuat hubungan kerja Anda lebih mudah sambil menawarkan perlindungan hukum terhadap keluhan dan perselisihan.

Fokus pada dasar-dasar pada awalnya, lalu tambahkan apa pun yang akan membantu Anda dan klien Anda berada di halaman yang sama.

Berikut adalah beberapa tips terakhir:

  • Tulis dengan jelas dan sederhana
  • Jadilah terperinci dan terperinci
  • Lakukan langkah demi langkah, pikirkan semua yang dilakukan mulai dari persiapan hingga penutupan
  • Pecah pekerjaan menjadi layanan, sub-layanan, tugas, dan subtugasnya
  • Tetapkan tolok ukur yang jelas, kriteria keberhasilan, dan tahapan
  • Mintalah ruang lingkup pekerjaan ditinjau oleh orang lain atau biarkan istirahat dan periksa kembali

Tonton Webinarnya: Cara Membuat Lingkup Pekerjaan yang Komprehensif

Posting ini didasarkan pada webinar “Cara Membuat Lingkup Kerja yang Komprehensif” dari Pelatihan iThemes. Cari tahu lebih lanjut tentang membuat cakupan atau pernyataan kerja yang membuat bisnis Anda lebih efisien dan produktif.