Faktur Proforma WooCommerce: Semua yang perlu Anda ketahui

Apa itu faktur proforma WooCommerce?

Faktur proforma WooCommerce adalah dokumen kutipan yang dikirim ke pelanggan sebelum penjualan dikonfirmasi. Ini berisi informasi tentang apa yang diharapkan dari penjual untuk suatu pesanan. Ini termasuk detail produk atau layanan yang akan dikirim ke pelanggan.

Faktur Proforma di WooCommerce bukanlah dokumen hukum tetapi pada dasarnya merupakan kesepakatan antara penjual dan pembeli. Dikeluarkan untuk memberi tahu pembeli tentang pendahuluan penjualan dan dikirim sebagai faktur awal karena faktur resmi tidak dapat dikeluarkan pada tahap ini ketika perincian akhir penjualan tidak dikonfirmasi oleh pembeli.

Mengapa Anda memerlukan faktur proforma di WooCommerce?

Sekarang, ini mungkin pertanyaan miliaran dolar yang berputar di benak Anda saat ini. Apakah Anda benar-benar membutuhkan faktur proforma di toko WooCommerce Anda?

Mari kita jawab pertanyaan ini dengan sebuah contoh.

Bayangkan, Nova Enterprises, produsen perabot kantor, mendapat pesanan 100 meja kantor dari seorang klien. Setelah menerima pesanan, mereka mulai membuat tabel tanpa negosiasi atau diskusi perkiraan biaya. Setelah mereka selesai membuat semua tabel, mereka mengirim faktur ke klien. Klien tampaknya tidak senang karena total biaya lebih tinggi dari yang mereka harapkan.

Jadi Nova Enterprises harus menebus kesalahan dan menurunkan harga. Ini menciptakan banyak inefisiensi dalam bisnis. Apa yang bisa mereka lakukan adalah mengirimkan faktur proforma ke klien yang menyatakan detail pesanan dan perkiraan harga serta periode pengiriman sebelum membuat tabel.

Faktur proforma memberi ruang untuk negosiasi bagi klien sebelum benar-benar memproses pesanan. Pelanggan harus mengetahui apa yang akan mereka terima dalam jangka waktu tertentu dengan perkiraan biaya.

Sekarang mari kita lihat apa manfaat utama faktur proforma WooCommerce.

Manfaat Faktur Proforma WooCommerce

• Faktur proforma WooCommerce dapat bertindak sebagai kesepakatan kepercayaan antara penjual dan pembeli. Penjual menunjukkan kesediaan mereka untuk mengirimkan produk / layanan dengan harga tertentu, dalam jangka waktu tertentu. Dan pembeli mengakui membayar untuk produk atau layanan tersebut.

• Ini akan meningkatkan transparansi pemrosesan pesanan WooCommerce dengan menentukan semua ketentuan yang terkait dengan produk, biaya, periode pengiriman, dll.

• Faktur proforma WooCommerce dapat digunakan sebagai pernyataan penawaran untuk toko Anda dan membiarkan pelanggan Anda menegosiasikan biayanya.

• Ini mencantumkan semua informasi yang diperlukan yang harus diketahui pelanggan tentang pesanan sehingga mereka akan mengetahui apa yang diharapkan pada saat pengiriman.

• Faktur Proforma di WooCommerce dapat menghemat banyak waktu dalam memproses pesanan.

Bidang apa yang harus disertakan dalam faktur proforma WooCommerce?

Sekarang mari kita lihat bidang apa saja yang penting untuk disertakan dalam faktur proforma WooCommerce.

Faktur proforma WooCommerce harus berisi informasi berikut

• Nomor Faktur/Nomor Pesanan
• Nama penjual dan informasi kontak
• Nama pembeli dan informasi kontak
• Tanggal pemesanan dan waktu pengiriman yang diharapkan
• Deskripsi tentang apa yang termasuk dalam paket. (warna, bahan, kuantitas, berat, dll.)
• Ketentuan Transportasi
• Ketentuan Penjualan
• Pajak yang berlaku (jika ada)
• Biaya pengiriman (jika ada)
• Nomor faktur proforma (jika ada)

Itu adalah bidang penting untuk disertakan dalam faktur proforma WooCommerce. Sekarang mari kita lihat cara membuat faktur proforma di WooCommerce.

Bagaimana cara membuat faktur proforma WooCommerce? Panduan langkah demi langkah

Karena tidak ada opsi default di WooCommerce untuk membuat faktur proforma, kami akan menggunakan plugin pihak ketiga dan add-on untuk tujuan tersebut. Kami akan menggunakan plugin Faktur PDF WooCommerce gratis dan add-on premiumnya untuk faktur proforma WooCommerce.

Langkah 1: Memasang plugin

Untuk menginstal plugin WooCommerce PDF Invoice:

Dari dasbor WordPress Anda, buka Plugins > Add New .

Cari plugin Faktur PDF WooCommerce oleh WebToffee.

Klik tombol Instal Sekarang untuk menginstal plugin. Kemudian aktifkan plugin.

Untuk menginstal add-on faktur Proforma WooCommerce:

Setelah membeli plugin, Anda akan mendapatkan email untuk mengunduh plugin. Anda juga dapat mengunduh plugin dari bagian Akun saya di situs web WebToffee.

Kemudian arahkan ke Plugins > Add New . Klik tombol Unggah plugin untuk mengunggah plugin. Instal dan aktifkan plugin di dasbor WordPress Anda.

Sekarang kita telah menginstal plugin dan add-onnya, mari kita lanjutkan ke langkah berikutnya.

Langkah 2: Mengonfigurasi pengaturan umum untuk Faktur WooCommerce

Arahkan ke Faktur/Pengepakan > Pengaturan Umum dari dasbor WordPress Anda.

Pertama, dari tab Dokumen , pastikan faktur Proforma diaktifkan.

Lalu buka tab Umum . Dari sini, Anda harus mengonfigurasi beberapa pengaturan umum untuk faktur WooCommerce.

Masukkan nama perusahaan Anda lalu unggah logo perusahaan Anda.

Tambahkan informasi lain seperti ID Pajak perusahaan, Kebijakan Pengembalian, teks Footer, dll.

Sekarang, masukkan detail Alamat dan informasi kontak perusahaan Anda.

Kemudian klik Perbarui pengaturan untuk menyimpan pengaturan.

Langkah 3: Mengonfigurasi Faktur Proforma WooCommerce

Di bawah tab Invoice/Packing pilih Proforma invoice .

Dari sini Anda harus mengonfigurasi pengaturan faktur Proforma WooCommerce

Pengaturan Umum

• Pilih bagaimana Anda ingin menetapkan tanggal untuk faktur proforma WooCommerce. Anda dapat memilih tanggal Pemesanan atau tanggal pembuatan faktur Proforma .
• Pilih status pesanan untuk menghasilkan faktur proforma secara otomatis.
• Aktifkan kotak centang Lampirkan sebagai PDF di email pesanan untuk melampirkan faktur proforma sebagai file PDF di email pesanan.
• Kemudian pilih di mana Anda ingin menampilkan tombol cetak untuk pelanggan Anda.

Pengaturan nomor faktur proforma

• Pilih bagaimana Anda ingin mengatur nomor faktur proforma. Pilih apakah Anda ingin menyetel nomor faktur proforma menggunakan nomor pesanan WooCommerce atau seri nomor khusus.
• Pilih format angka untuk nomor faktur proforma.
• Kemudian atur panjang angka. Anda dapat melihat pratinjau perubahan di sisi kanan.

Pengaturan tampilan produk

• Pilih apakah akan mengelompokkan produk berdasarkan kategori.
• Kemudian, pilih bagaimana Anda ingin menyortir produk di faktur proforma.
• Aktifkan kotak centang Tampilkan data variasi di bawah setiap produk untuk menampilkan data variasi produk di tabel produk.

Pengaturan lanjutan

Pilih bidang meta pesanan dan bidang meta produk untuk ditambahkan ke faktur proforma WooCommerce.

Anda juga dapat menambahkan atribut produk, catatan kaki khusus, catatan khusus, dan bidang lanjutan lainnya pada faktur proforma WooCommerce.

Setelah melakukan perubahan yang diperlukan, klik Perbarui Pengaturan untuk menyimpan pengaturan.

Langkah 4: Opsi penyesuaian untuk Faktur Proforma WooCommerce

Sekarang buka tab Kustomisasi dari halaman pengaturan Faktur Proforma.

Gunakan editor visual untuk menyesuaikan bidang dalam faktur proforma. Anda dapat mengubah teks, ukuran font, warna, perataan, dll.

Sub-menu di sisi kanan akan membantu Anda dengan mudah menyesuaikan berbagai bidang dalam faktur proforma.

Setelah melakukan perubahan yang diperlukan, klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan sebagai template. Anda dapat memasukkan nama untuk template Anda dan menggunakannya untuk tujuan masa depan.

Kata-kata terakhir

Faktur proforma WooCommerce dapat menjadi tambahan yang bagus untuk dokumen toko Anda karena dapat membantu Anda mengelola pesanan WooCommerce dengan lebih efisien. Plugin Faktur PDF WooCommerce yang kami gunakan dalam artikel ini memiliki add-on yang berbeda untuk fungsionalitas yang diperluas.

Lihat panduan mendetail kami tentang cara membuat dan menyesuaikan faktur WooCommerce.

Tujuan artikel ini adalah untuk memberi tahu Anda tentang faktur proforma WooCommerce, bagaimana faktur tersebut dapat menguntungkan bisnis Anda, dan cara membuatnya di situs toko Anda. Kami harap artikel ini memenuhi tujuannya. Apa pendapat Anda tentang artikel ini? Berikan umpan balik Anda di bagian komentar di bawah.