Cara Meningkatkan Manajemen Dokumen WordPress Anda

Sebagai penggemar WordPress, saya melihat betapa serbagunanya platform ini dan berpikir bahwa tidak ada solusi lain yang dapat menandingi apa yang ditawarkannya saat menerbitkan situs web. Tentu saja, jutaan orang lainnya juga merasakan hal yang sama. Namun, ada beberapa aspek WordPress—seperti manajemen dokumen—yang tidak memiliki kemampuan beradaptasi yang sama. Plugin dapat membantu sebagian besar fungsi ini.

Bergabunglah dengan saya, saat saya berbagi wawasan saya tentang manajemen dokumen di WordPress. Saya akan memandu Anda melalui beberapa keuntungan, mengapa WordPress gagal dalam bidang ini secara default, dan banyak lagi. Ini bukan tutorial khusus. Ini lebih merupakan pengalaman manajemen dokumen, dan bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda.

A (Kecil) Sejarah Manajemen Dokumen

Instalasi WordPress pada umumnya memungkinkan Anda mengelola banyak format dokumen berbeda melalui Perpustakaan Media. Saya akan berbicara tentang penggunaan Perpustakaan Media nanti, meskipun Anda dapat menyesuaikan aspek ini dengan cara di luar cakupan postingan ini.

Faktanya, mengelola file adalah aspek besar dalam membangun situs web, aplikasi, dan pekerjaan 'tingkat pengembang' lainnya. Ini bahkan dapat berdampak pada Pengalaman Pengguna (UX), seperti yang akan saya tunjukkan kepada Anda. Dalam sebagian besar sejarah komputasi, Antarmuka Pengguna (UI) akan menjadi cerminan langsung bagaimana sistem mengatur file.

Windows, misalnya, menggunakan struktur hierarki yang menawarkan pemisahan fisik antara file sistem dan pengguna pada disk. File Explorer menunjukkan kepada Anda organisasi file dan direktori yang tepat di hard drive:

Sebaliknya, macOS menghilangkan struktur hierarki ini—pada dasarnya 'membuang' semuanya ke drive tanpa pengelompokan file atau folder yang ketat.

Namun di front-end, Anda memiliki organisasi apa pun yang disediakan oleh Sistem Operasi (OS) atau aplikasi:

Terkait file sistem, macOS menyembunyikannya di mana pun file tersebut berada, yang dalam beberapa kasus bisa menjadi pengalaman yang membuat frustrasi.

Saya pribadi ingat mencoba bekerja dengan manajemen file Apple setelah beralih dari Windows, karena file tidak 'berada' di tempat yang saya harapkan. Bahkan sekarang, saya kesulitan menemukan file tertentu dalam perangkat lunak fotografi atau musik saya, karena ada beberapa lokasi tempat macOS menyimpannya.

Hal ini menunjukkan pro dan kontra dari kedua pendekatan tersebut. Singkatnya, sistem yang terstruktur dan hierarkis memberi Anda lebih sedikit fleksibilitas tetapi UX yang lebih besar di back-end. Pendekatan tidak terstruktur tanpa hierarki juga berfungsi, karena memberi Anda lebih banyak fleksibilitas, sementara UX bisa sebaik yang diinginkan pengembang.

Mengapa WordPress Membutuhkan Manajemen Dokumen yang Lebih Baik

Mengapa semua ini penting untuk WordPress? Itu karena pendekatan WordPress saat ini terhadap manajemen dokumen 'di bawah tenda' sudah cukup memadai, namun bisa dibilang buruk di front-end untuk jenis file tertentu.

Platform ini menempatkan semua unggahan ke dalam folder eponymous ( wp-content/uploads ), dan mengaturnya berdasarkan tahun dan bulan:

Saya menyukai pendekatan ini, dan meskipun saya menghargai model yang tidak terstruktur, pengorganisasian media dan dokumen memerlukan struktur. Faktanya, ini bisa memberikan Anda model manajemen dokumen yang lebih baik dengan cakupan lebih besar untuk mengatur file Anda. Pertimbangkan ini sebagai pertanda.

Namun, dengan instalasi default WordPress, Anda hanya memiliki Perpustakaan Media untuk digunakan. Tidak ada opsi khusus yang berkaitan dengan berbagai jenis media, dan hanya sedikit cara untuk menyajikan dokumen tersebut kepada pengguna Anda.

Menurut pendapat saya, UX/UI tampaknya berlawanan dengan model back-end tidak terstruktur Apple, front-end terstruktur. Perpustakaan Media menyajikan file Anda sebagai tumpukan konten, yang harus Anda pilih dan gunakan sesuai keinginan. Pembaruan terkini memberi kami cara untuk bekerja dengan dokumen di bagian depan situs Anda.

Menerapkan Manajemen Dokumen Menggunakan Fungsi Bawaan WordPress

Sepertinya WordPress mengabaikan pengelolaan file secara umum. Misalnya, ada daftar jenis file yang didukung di Codex WordPress lama, tapi ini tidak lengkap. Biasanya, Anda dapat mengunggah file SVG dan BMP, tetapi Codex tidak menyebutkannya.

Opsi yang lebih baik adalah dengan memeriksa layar Kesehatan Situs WordPress:

Layar Info > Penanganan Media menyertakan daftar jenis file bermanfaat yang didukung WordPress—sayangnya, ini hanya berkaitan dengan gambar dan video (seperti yang Anda harapkan). Saya juga menyarankan Anda memeriksa dan berpotensi meningkatkan ukuran unggahan maksimum WordPress, untuk menghentikan kesalahan apa pun yang merusak UX.

Pendekatan terbaik untuk mengunggah dokumen adalah dengan coba-coba sederhana. Jika Anda mencoba mengunggah file tanpa dukungan, ini akan menunjukkan kesalahan ringan:

Anda akan menggunakan Perpustakaan Media untuk mengunggah file apa pun dalam WordPress 'vanilla', dan dari sana, gunakan Blok File, yang memungkinkan Anda menampilkan tautan unduhan di front-end untuk file yang Anda tentukan:

Ini adalah tambahan yang disambut baik untuk WordPress, karena akan menyematkan penampil untuk file tertentu (seperti PDF), dan memberi Anda sedikit opsi untuk menyesuaikan tampilannya. Anda dapat menghapus pratinjau seluruhnya jika diinginkan, mengubah ketinggiannya, menyesuaikan tombol unduh, dan banyak lagi.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin ingin menggunakan Blok Sematan untuk file pihak ketiga tertentu. Misalnya, Anda dapat menyematkan tautan Issuu, Scribd, dan Imgur ke situs Anda, yang mungkin membantu Anda mengawasi ukuran file situs.

Ini mungkin cukup bagi Anda untuk bekerja dengan beberapa file dasar dan memberikan pengalaman yang layak. Untuk tugas lebih lanjut, plugin WordPress akan menjadi pilihan yang lebih baik.

Keuntungan Menggunakan Solusi Manajemen Dokumen Pihak Ketiga

Seperti banyak tugas WordPress lainnya, plugin menutupi kekurangan fungsionalitas dari instalasi default. Ini (tentu saja) dirancang, dan dibuat sedemikian rupa sehingga Anda dapat menyesuaikan situs sesuai keinginan dan menjadikannya unik.

Ketika berbicara tentang manajemen dokumen, ada banyak alasan mengapa Anda ingin menggunakan plugin:

• WordPress jelas tidak memberi kita fungsionalitas yang tepat untuk mengelola file dan dokumen secara langsung.
• Sebuah plugin akan memberi kita fungsionalitas khusus yang lebih besar daripada manajemen file sederhana, yang seharusnya membuat pengaturan lebih mudah untuk diterapkan.
• Kami dapat menukar solusi seiring dengan perubahan kebutuhan kami, semoga dengan waktu henti atau perubahan yang minimal.

Bagi pengguna Anda, mereka mendapatkan UX dan UI yang lebih baik berkat semua fungsi khusus tersebut. Banyak plugin yang memberi Anda templat ujung depan untuk kisi, tabel, dan lainnya.

Opsi default WordPress hanya berfungsi dengan file tunggal, tetapi plugin memungkinkan Anda menangani file secara massal. Anda juga dapat menampilkan dan melihat informasi lebih lanjut tentang setiap unduhan kepada pengunjung Anda.

Singkatnya, jika Anda ingin menerapkan manajemen dokumen di WordPress, sebuah plugin akan menjadi pendekatan Anda untuk melakukannya. Untungnya bagi kami, ada banyak pilihan kualitas.

Memilih Plugin untuk Membantu Strategi Manajemen Dokumen Anda

Seperti yang saya katakan di awal artikel: ini bukan tutorial manajemen dokumen, karena WP Walikota membahasnya di sejumlah postingan. Ini juga bukan kumpulan plugin, karena kami memiliki banyak konten tentang memilih plugin manajemen dokumen—terkadang dengan nama yang sedikit berbeda untuk solusi tersebut:

• 3 Plugin Perpustakaan Dokumen WordPress Terbaik
• 6 Plugin Manajemen Dokumen dan File Terbaik untuk WordPress

Namun, dua plugin populer yang sering kita bicarakan adalah Document Library Pro dan GravityView. Keduanya mendekati fungsionalitas dengan cara yang berbeda:

• Perpustakaan Dokumen Pro. Ini adalah plugin manajemen dokumen khusus yang menyediakan antarmuka apik, fungsionalitas kuat dan bijaksana, serta tampilan front-end yang tampak hebat.
• Tampilan Gravitasi. Memanfaatkan rangkaian fitur Gravity Forms untuk memungkinkan Anda membuat aplikasi web yang kaya— termasuk situs manajemen dokumen.

Mungkin tidak satu pun dari solusi ini yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Oleh karena itu, Anda harus tahu apa yang harus diperhatikan saat menemukan plugin yang tepat. Saya selalu ingin memilih solusi yang disukai pengguna lain, yang berarti memeriksa peringkat dan ulasan. Saya juga suka menelusuri halaman dukungan di WordPress.org untuk memahami bagaimana pengembang menangani masalah yang mendesak.

Jika mereka proaktif dalam masalah pengguna, saya lebih suka menggunakan plugin mereka daripada yang lain hanya karena alasan kepercayaan dan dukungan.

Untuk fungsionalitas, ini akan menjadi keputusan subjektif berdasarkan apa yang ingin Anda capai dari plugin. Sebagian besar memberi Anda cara untuk menyajikan daftar unduhan dalam tabel yang rapi, tetapi saya sarankan Anda membaca dokumentasi—bahkan secara singkat—untuk plugin guna melihat bagaimana Anda mencapai hal-hal yang Anda inginkan.

Jika ada plugin versi demo atau gratis, lebih baik lagi. Saya lebih suka menggunakan plugin, bahkan dengan serangkaian fitur terbatas, untuk memahami bagaimana hari-hari saya menggunakannya. Anda mungkin menemukan bahwa sebuah plugin terasa lebih baik 'di tangan Anda' dibandingkan yang lain, yang sekali lagi merupakan keputusan subjektif yang harus Anda buat.

Trik dan Tip untuk Meningkatkan Manajemen Dokumen WordPress Anda

Untuk mengakhiri obrolan tentang manajemen dokumen di WordPress ini, saya ingin menyampaikan beberapa tips cepat untuk membantu membuat pengaturan Anda sendiri menjadi mudah untuk diterapkan. Mengingat cara saya memulai postingan, melihat struktur folder Anda adalah bagian besar dari implementasi.

Pendekatan saya melibatkan pembuatan kategori utama dan luas seperti informasi, fiksi, non-fiksi, dll. Tentu saja, ini bergantung pada unduhan apa yang ditawarkan situs Anda. Subkategori dapat membantu menyempurnakan daftar Anda, begitu pula konvensi penamaan yang konsisten untuk file dan direktori.

Saya selalu mengutamakan skalabilitas dan intuisi. Jika pengguna dapat menemukan dokumen tanpa meminta bantuan, itu sistem yang bagus. Di sinilah pencarian bawaan menjadi penting. Pencarian asli WordPress cukup baik, meskipun plugin seperti Ivory Search dan Relevanssi dapat menambah pengalaman.

Untuk tim yang lebih besar atau manajemen dokumen yang lebih kompleks, Anda mungkin ingin mempertimbangkan alur kerja Anda. Ada banyak opsi plugin untuk ini, dan plugin yang tepat dapat membantu Anda mengatur proses persetujuan, notifikasi, penetapan tugas, dan banyak lagi.

Berbicara tentang proses internal, keamanan situs Anda memiliki dampak yang lebih besar ketika menjalankan sistem manajemen dokumen. Izin file dapat memusingkan jika Anda tidak mengaturnya dengan benar, jadi memastikan izin ini berfungsi seperti yang Anda harapkan adalah langkah penting.

Manajemen pengguna juga penting di sini, dan memanfaatkan peran pengguna bawaan WordPress adalah awal yang baik. Untuk kontrol yang lebih terperinci, pertimbangkan plugin seperti Anggota atau Editor Peran Pengguna.

Masih mengenai masalah keamanan, pastikan situs Anda menjalankan sertifikat SSL, dan Anda sudah memiliki keamanan situs yang kuat. Pemeliharaan situs secara rutin juga akan berkontribusi di sini. Kabar baiknya adalah plugin berkualitas seperti GravityView atau Document Library Pro akan hadir dengan opsi keamanan sebagai standar—mengurangi kekhawatiran yang membuat pembelian sepadan.

Dengan Plugin yang Tepat, Manajemen Dokumen di WordPress Sangat Mudah

Tujuan Anda dalam manajemen dokumen bukan hanya untuk menyimpan file, namun untuk menciptakan sistem yang membuat pengunjung Anda lebih produktif, kolaboratif, dan memberi mereka nilai tambah pada alur kerja mereka sendiri. Cara terbaik untuk melakukannya adalah memulai dengan plugin WordPress yang berkualitas.

Dari sana, luangkan waktu untuk memikirkan apa yang ingin Anda capai, dan temukan perpaduan yang tepat antara fitur dan fungsi untuk mewujudkannya. Namun, jangan lupakan aspek lain dari situs Anda, karena aspek tersebut dapat berkontribusi pada pengaturan pengelolaan Anda. Misalnya, keamanan harus menjadi perhatian utama, seperti UX dan UI front-end Anda.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang manajemen dokumen di WordPress? Saya ingin mendengarnya di bagian komentar di bawah!

Kredit gambar: Wikimedia Commons .