6 consigli per stare al passo con le scadenze sul posto di lavoro

Abbiamo tutti sentito il detto: "Non è quanto tempo, ma quanto bene". Anche se sembra carino, non è del tutto vero in un contesto lavorativo. Ogni obiettivo, progetto e compito è misurato dal tempo. In effetti, la T negliobiettivi SMART è legata al tempo.Quindi, non importa quanto bene svolgi un compito; se perdi la scadenza, non hai raggiunto i tuoi obiettivi.

Ecco cosa succede quando non rispetti le scadenze. Diventi frustrato: hai tutte le risposte ma le fornisci troppo tardi, quindi non ottieni il credito appropriato. Perdi clienti. Costi i soldi della tua azienda. Sviluppi una cattiva reputazione. E alla fine perdi il lavoro: nessuno vuole mantenere una responsabilità.

Ora, non suona così giusto, vero? Ma è quello che è. Non sei così intelligente come pensi se non tieni il tempo. Tutto il tuo duro lavoro va sprecato e nessuno vede la tua genialità.

Tuttavia, puoi cambiarlo adesso. L'uccello è nelle tue mani: se vive o muore dipende da te. Puoi scegliere di diventare più intenzionale nel rispettare le scadenze e persino di anticiparle. I suggerimenti qui ti metteranno sulla strada giusta.

3 motivi principali per cui i dipendenti non rispettano le scadenze

Un uomo una volta vide delle erbacce nel suo giardino. Con rabbia, tirò fuori le sue forbici da giardino e le fece a pezzi. Sorrise soddisfatto del suo duro lavoro e rientrò in casa. Il giorno dopo, le erbacce erano tornate. Continuò a tagliarli finché non si rese conto che doveva sradicare l'erba per un risultato permanente.

Allo stesso modo, se non arrivi alla radice di ciò che ti fa perdere le scadenze, taglierai solo l'erba. Di seguito sono riportati i tre motivi comuni per cui le persone non rispettano le scadenze sul posto di lavoro. Vedi se c'è il tuo.

• Povera comunicazione

Senza una comunicazione chiara sui risultati finali di un'attività, il rispetto della scadenza potrebbe essere un problema. Ad esempio, se un superiore assegna un compito ai propri subordinati e dice: "Preparalo entro la prossima settimana", è vago. "La prossima settimana" può significare in qualsiasi momento dal lunedì al venerdì e venerdì potrebbe essere troppo tardi.

È qui che entra in giocoil software di gestione dei progetti . Aiutano a creare un team coeso consentendo ai team di comunicarei requisiti del progetto, i risultati finali, i ruoli e le responsabilità.Ciò rimuove qualsiasi ambiguità sulle aspettative di un'attività.

• Scadenze irrealistiche

SÌ. Non tutte le scadenze sono realistiche e aspettarsi di rispettarle è un miraggio. Non è colpa tua, ma influenzerà sicuramente la tua produttività. Anche se le tempistiche strette potrebbero costringerti a portare a termine le attività più velocemente, ti sottoporranno a un'indebita pressione e porteranno a costosi errori. Una discussione franca con il tuo capo su scadenze irrealistiche è la via da seguire.

• Mancanza di capacità di gestione del tempo

Ora, siamo al nocciolo della questione. Questo di solito è il problema principale che le persone hanno nel rispettare le scadenze: non sanno come gestire il tempo. La ricerca mostra che l'82% delle persone non dispone di un sistema di gestione del tempo .In qualche modo si aspettano solo di rispettare le scadenze magicamente.

Non c'è da stupirsi che molti lavoratori non rispettino le scadenze. Non succede niente finché non lo fai accadere. Le abilità di gestione del tempo non ti finiranno sulle ginocchia. Devi essere proattivo al riguardo. Devi imparare e coltivare queste abilità.

6 Suggerimenti per anticipare le scadenze

È evidente dai motivi sopra elencati che alcuni dei fattori che influenzano le scadenze mancate sono al di fuori del tuo controllo. Se la tua azienda non ha una buona cultura della comunicazione o se i tuoi capi stabiliscono scadenze irrealistiche, c'è poco o niente che puoi fare al riguardo.

Tuttavia, ci sono fattori sotto il tuo controllo su cui puoi lavorare. I suggerimenti di seguito ti aiuteranno a gestire il tuo tempo in modo più efficace.

• Avere un sistema di gestione del tempo

Come accennato in precedenza, devi essere deliberato di anticipare le scadenze. Questa intenzionalità implica lo sviluppo di un sistema di gestione del tempo che ti aiuterà a controllare il tuo tempo. Le tueroutine di gestione del tempo saranno automatizzate, in modo tale che tutto vada a posto e tu raggiunga i tuoi obiettivi.

• Utilizza un software di gestione dei documenti come SmallPDF

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La gestione manuale dei documenti fa perdere tempo ed energia, facendoti perdere le scadenze.Tuttavia, un software di gestione dei documenti come SmallPDF risolve il problema. Con esso, puoi convertire PDF in documenti Word modificabili, unire, modificare, comprimere e firmare documenti PDF.

SmallPDF ha gli strumenti necessari per avviare, gestire e completare le tue attività con documenti digitali. Puoi evidenziare e aggiungere testo, annotazioni a mano libera, forme e immagini con il software. Questo ti fa risparmiare un sacco di tempo e ti consente di concentrarti su compiti più importanti.

• Approfitta di un software di monitoraggio del tempo

Quando ti destreggi tra più attività, puoi facilmente perdere la cognizione del tempo. Un software di monitoraggio del tempo impedisce che ciò accada.Ti aiuta a portare a termine il tuo compito entro il periodo di tempo stabilito senza compromettere lo standard del tuo lavoro. Puoi usarlo individualmente o come una squadra. Porta a una migliore produttività dei dipendenti.

• Pratica la matrice di Eisenhower

Quando hai più progetti e attività, puoi essere sopraffatto e perdere la concentrazione. Basta confondere tutto insieme e iniziare a lavorare. Alla fine, potresti scoprire di aver tralasciato le attività più importanti e di aver mancato le scadenze. La matrice di Eisenhower ti aiuta a uscire da questa miseria. Ti consente di dare priorità alle attività in modo efficace.

Ecco come funziona. Dividi i tuoi compiti in base alla loro importanza e ti concentri su di essi, li ignori ed elimini di conseguenza. Le attività sono suddivise nei seguenti segmenti:

• Urgente e importante
• Importante e non urgente
• Urgente e non importante
• Non importante e non urgente

Con questa segmentazione, puoi portare a termine le attività più importanti e rispettare le scadenze.

• Adotta la tecnica del Pomodoro

Lavorare sodo significa lavorare per lunghe ore ed esaurirsi. Lavorare in modo intelligente significa lavorare per brevi periodi e fare pause intermittenti. Alla fine, raggiungi i tuoi obiettivi e rispetti le scadenze senza il burnout. Questo è ciò che propone la tecnica del Pomodoro.

Dopo aver dato la priorità alle tue attività, avvia la prima e lavoraci per 25 minuti di fila. Quando il tempo scade, fai una pausa di 5 minuti per allungarti e rilassarti. Fallo circa quattro volte prima di fare una pausa più lunga di 30 minuti. Il software di monitoraggio del tempo discusso in precedenza diventa utile qui. Scoprirai che otterrai di più e sarai più riposato.

• Sfrutta il metodo Iceberg

Il concetto dell'iceberg prevede la raccolta di risorse vitali e appunti per un uso futuro. Quando lo fai, hai unrepository di risorse pronte per l'uso quando ne hai bisogno.Questo metodo ti farà risparmiare un sacco di tempo nella ricerca.

Ecco come puoi sfruttare questo metodo.

• Raccogli articoli, e-mail, video, note, ecc. relativi al lavoro.
• Taggali e disponili correttamente
• Conservali
• Consultali ogni volta che hai un compito

5 vantaggi di stare al passo con le scadenze

Oltre a non rovinare la tua reputazione e perdere il lavoro, ecco altri vantaggi di rispettare le scadenze e anticiparle.

• Messa a fuoco migliorata

I consigli sulla gestione del tempo che hai messo in pratica miglioreranno il tuo potere di concentrazione.Sarai in grado di concentrarti su un'attività e portarla a termine con successo prima di intraprenderne un'altra. Ciò aumenterà la produttività e la qualità del lavoro.

• Padronanza della priorità

La definizione delle priorità è un aspetto vitale della gestione del tempo. Quando ne prendi l'abitudine, fai le cose giuste al momento giusto e ottieni i risultati giusti. Eliminerai le attività inutili e banali dal tuo programma e utilizzerai il tuo tempo in modo più produttivo.

• Maggiore produttività

Quando usi i suggerimenti sopra elencati nel tuo lavoro, vedi un aumento della tua produttività. Ottieni di più in meno tempo e la qualità del tuo lavoro è migliorata.

• Maggiore affidabilità

Il rispetto delle scadenze aumenta la fiducia che i tuoi superiori hanno in te. Possono contare su di te per consegnare il tuo lavoro in tempo utile senza compromettere la qualità. Ciò aumenta la tua responsabilità e, eventualmente, la remunerazione.

• Riduzione dello stress

La pressione di scadenze non rispettate porta allo stress. Quando hai molto lavoro in sospeso nel tuo piatto, il tuo livello di stress aumenta, influenzando la tua salute e la tua produttività. Rispettare le scadenze rimuove questo stress. Sei rinfrescato e non sei sotto pressione per consegnare perché hai un sistema di gestione dell'orario di lavoro.

Mantieni il controllo del tuo gioco con comprovati suggerimenti per la gestione del tempo

Le persone che anticipano le scadenze sono risorse. Non solo portano a termine il lavoro, ma mostrano ai loro datori di lavoro che prendono sul serio il loro lavoro e faranno qualsiasi cosa per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. Queste persone sono intenzionate a rispettare le scadenze e si impegnano in un sistema di gestione dell'orario di lavoro.

Anche se alcuni fattori che causano scadenze non rispettate sfuggono al loro controllo, si fanno carico di quelli che possono controllare. In definitiva, aumentano la loro produttività, aumentano la loro affidabilità, costruiscono una reputazione positiva e diventano tesori aziendali.

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