8 errori da evitare durante la selezione di un'azienda IT che fornisce personale esterno

L’outsourcing dell’IT è stato uno degli approcci più ampiamente applicati per coinvolgere i migliori specialisti IT e padroneggiare le competenze più recenti. Tuttavia, oltre ai vantaggi derivanti dalla riduzione del personale, potrebbero esserci dei rischi senza una gestione adeguata. Evita questi errori comuni quando selezioni un fornitore di personale IT esterno:

1. Non controllare riferimenti e recensioni

Prima di firmare qualsiasi contratto, ricordati di chiedere all'azienda che fornisce servizi di personale IT per i clienti a cui puoi rivolgerti. Cerca recensioni e testimonianze su Internet per vedere se il fornitore di servizi ha agito correttamente. Un esame così approfondito aiuta l'azienda a evitare di entrare in partnership con aziende con cattiva reputazione o prive di esperienza.

2. Mancanza di protocolli di sicurezza

Qualsiasi azienda che esternalizza le proprie funzioni IT dovrebbe dare la massima priorità alla sicurezza dei dati e del sistema. Esamina le politiche e le tecnologie di sicurezza della società che fornisce personale esterno, i processi di screening dei dipendenti e le procedure di audit per garantire che soddisfino le tue esigenze. La mancata adozione di queste misure renderà la tua azienda vulnerabile agli attacchi informatici.

3. Ambito di lavoro poco chiaro

Sii chiaro sui compiti, sui progetti e sugli obiettivi del dipartimento che desideri che il team IT esterno raggiunga. Senza di ciò perdiamo la chiarezza delle aspettative e le incomprensioni su chi è responsabile di ciò che di solito ne consegue. Specificare le competenze/competenze obbligatorie, i risultati, le tempistiche e gli indicatori di successo. Questo può essere molto critico soprattutto nell’e-learning.

Pertanto, è meglio rivolgersi a un'azienda che ha molti anni di esperienza in questo settore: https://academysmart.com/expertise/e-learning/.

4. Barriere linguistiche e comunicative

Quando si esternalizza all’estero, le lacune linguistiche e culturali possono ostacolare una collaborazione efficace. Valutare la conoscenza della lingua inglese dei potenziali fornitori per garantire una comunicazione fluida. Chiedi informazioni sui processi per la gestione delle barriere linguistiche prima che abbiano un impatto negativo sulla produttività.

5. Contratti inflessibili

I contratti di outsourcing rigidi e a lungo termine spesso mancano di flessibilità man mano che le esigenze evolvono. Dare priorità alle aziende che assumono personale esterno che consentono di adeguare le dimensioni del team, le competenze e i livelli di servizio – anche le clausole di uscita – per allinearsi ai mutevoli requisiti aziendali.

6. Prezzi non competitivi

Il potenziale di risparmio dell'outsourcing scompare rapidamente con tariffe esorbitanti. Confronta i prezzi con le medie del settore per individuare tariffe irragionevoli. Fai attenzione anche alle commissioni nascoste. Sono essenziali modelli di prezzo competitivi e trasparenti.

7. Mancanza di governance

Senza processi di governance per supervisionare la relazione, le aziende rischiano di ridurre la visibilità e il controllo. Stabilire procedure per il monitoraggio centralizzato di budget, qualità, rischio e conformità. Inoltre, garantisci strumenti di collaborazione senza soluzione di continuità e standard di reporting definiti.

8. Rischi legati alla proprietà intellettuale

La mancata protezione della proprietà intellettuale e dei dati interni sensibili può comportare conseguenze durature. Controllare la proprietà dei dati e le politiche di riservatezza del fornitore. Utilizza NDA, controlli di accesso e crittografia per salvaguardare preziose informazioni aziendali da furti o esposizione non autorizzata.

Evitando queste trappole comuni, le aziende possono sfruttare i vantaggi dell'outsourcing riducendo al minimo i rischi. L'esecuzione di un'accurata due diligence nella selezione del giusto partner strategico per il personale IT pone le basi per un rapporto di successo e reciprocamente vantaggioso. Definisci requisiti dettagliati, verifica le protezioni di sicurezza, confronta i prezzi e implementa una governance forte, prima di firmare qualsiasi contratto.

Modelli di outstaffing: aumento del personale vs servizi gestiti

Il personale esterno aiuta le organizzazioni ad accedere alle competenze IT avanzate disponibili all'estero per una frazione dei costi di occupazione locali. Ma non tutte le disposizioni in materia di personale esterno sono uguali. Esistono due modelli predominanti: aumento del personale e servizi gestiti. Comprendere le differenze consente agli acquirenti di allineare le strategie di outsourcing alle loro esigenze e priorità:

Aumento del personale

Questo modello integra i team IT esistenti con ulteriori talenti offshore. Le aziende mantengono la piena supervisione e responsabilità della gestione: semplicemente assumono professionisti qualificati. Gli usi comuni includono:

• Prototipazione per accelerare lo sviluppo del software
• Rafforzare i team IT sovraccarichi durante progetti speciali
• Colmare le lacune delle competenze di nicchia a lungo termine

L'aumento del personale offre la massima flessibilità per aumentare e ridurre le dimensioni in base alle fluttuazioni del carico di lavoro. Tuttavia, l’onere di dirigere e governare i membri del team offshore ricade interamente sui clienti.

Servizi IT gestiti

Queste partnership affidano a società di outsourcing specializzate la gestione di funzioni IT definite in modo indipendente – non è richiesta alcuna supervisione diretta. Le società che assumono personale si assumono la responsabilità di fornire i servizi contrattualmente promessi, quali:

• Supporto service desk a più livelli 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Hosting su cloud, backup dei dati e disaster recovery
• Sviluppo e test di applicazioni personalizzate
• Monitoraggio e difesa della sicurezza informatica

I servizi gestiti liberano i clienti dai compiti IT tattici in modo che possano concentrarsi sulle priorità aziendali principali. Tuttavia, gli acquirenti perdono anche il controllo e la supervisione rispetto all’aumento del personale.

In realtà, la maggior parte degli accordi di outsourcing fondono elementi di entrambi i modelli in base al mix di competenze tecniche e competenze gestionali che i clienti desiderano esternalizzare anziché mantenere internamente. La definizione anticipata di queste preferenze e aspettative consente ai fornitori di personalizzare partenariati equilibrati.

Considerazioni chiave quando si strutturano accordi di personale IT

Accordi di personale ben strutturati tutelano gli interessi degli acquirenti incentivando al tempo stesso le migliori prestazioni dei fornitori. Sfortunatamente, le ipotesi errate e le omissioni durante le negoziazioni contrattuali spesso compromettono i risultati per entrambe le parti e mettono a dura prova i rapporti. Quali dettagli meritano di essere esaminati?

Ambito del progetto

Aspettative ambigue hanno condannato fin dall’inizio molte iniziative di riduzione del personale. Per ridurre al minimo la confusione, dettagliare in modo esaustivo tutti i servizi, i risultati finali, le tempistiche e le responsabilità previste dai fornitori. Descrivere le competenze richieste, i protocolli di comunicazione, le procedure di reporting e i controlli di accesso.

Termini di prezzo

Confronta le tariffe proposte con le medie del settore utilizzando la ricerca di società di analisi come Gartner ed Everest Group. I modelli di fatturazione variano ampiamente a seconda del tipo di progetto, delle dimensioni del team, degli stack tecnologici e della durata. Comprendi tutti i componenti dei costi e fai attenzione alle commissioni nascoste oltre alle tariffe base.

Proprietà intellettuale

I clienti si preoccupano giustamente della protezione della proprietà intellettuale quando esternalizzano lo sviluppo di software e processi proprietari all’estero. Per salvaguardare informazioni e dati sensibili, tutti i membri del team del fornitore sono tenuti a firmare accordi di non divulgazione (NDA).

Garanzia di qualità

Gli standard permissivi di controllo qualità minano i vantaggi dell’outsourcing se il lavoro scadente richiede continuamente correzioni e rilavorazioni. L'istituzione di test di accettazione, revisioni del codice, requisiti di documentazione e altre clausole di QA all'interno degli accordi proteggono i clienti.

Metriche delle prestazioni

Definisci metriche misurabili per il successo in linea con gli obiettivi aziendali anziché liste di controllo puramente tecniche. Esempi comuni includono punteggi di soddisfazione del cliente, obiettivi di minimizzazione dei tempi di inattività, report di lead generation o ROI su progetti di sviluppo.

Contratti solidi convertono visioni elevate di personale esterno in piani di esecuzione tangibili e responsabili. Investire tempo in anticipo descrivendo dettagliatamente l'ambito, i prezzi, la protezione della proprietà intellettuale, le aspettative di qualità e i parametri di successo prima di firmare gli accordi. Termini di impegno chiari aprono la strada a relazioni di outsourcing produttive.