Nozioni di base sulla contabilità per le piccole imprese

Se stai avviando un'impresa, dovrai comprendere i principi contabili per giudicare lo stato di salute della tua organizzazione e il progresso verso i suoi obiettivi.

Le aziende si basano sulle transazioni. Le basi della contabilità iniziano con un sistema per la registrazione e il reporting delle transazioni. Anche se prevedi di esternalizzare la contabilità e la contabilità, devi essere in grado di leggere e comprendere i tuoi rapporti finanziari e ciò significa comprendere alcuni principi di base della configurazione aziendale e della contabilità.

Iniziamo con una serie di domande:

1. Che tipo di attività hai?

È un'attività di servizi, merchandising, produzione o informazioni?

Alcune aziende sono ibridi di due o più tipi: un'azienda di frullati che importa le proprie materie prime per la lavorazione è un produttore, ma quando vende i frullati, è un merchandiser. Se ha una sede fisica, diventa un servizio quando il frullato viene preparato e somministrato a un cliente. E se offre lezioni su come vendere frullati o frullati, è un business di informazioni.

Il tuo tipo di attività determina le transazioni che costituiranno la maggior parte della tua contabilità.

Quindi, qual è la struttura proprietaria? Esistono diversi requisiti contabili e bancari per le ditte individuali, le società di persone, le società, le società a responsabilità limitata (LLC) e le cooperative. Ulteriori informazioni sulle differenze.

2. Hai licenze e permessi commerciali?

Ti serviranno per aprire un conto bancario aziendale ed essere in grado di dichiarare correttamente le tue tasse. I documenti necessari variano a seconda del tipo di attività e della sede delle operazioni.

3. Hai un conto bancario aziendale separato?

La maggior parte delle strutture di proprietà richiede che la tua azienda abbia un account separato. Ma è consigliato per ogni azienda in cui non vuoi che le tue transazioni personali si mescolino con quelle aziendali se puoi aiutarlo.

4. Avrai dipendenti?

In caso contrario, avrai un processo contabile molto più semplice. Ma se prevedi di avere dipendenti, dovrai impostare procedure per le ritenute d'acconto.

Anche se per ora sei solo tu, probabilmente assumerai comunque appaltatori per progetti particolari. Gli appaltatori che vengono pagati oltre un determinato importo all'anno negli Stati Uniti devono ricevere un 1099, quindi assicurati di:

• Tieni traccia di chi hai pagato e quanto li hai pagati.
• Ottieni un modulo W-9 da ogni appaltatore.
• Conserva gli indirizzi correnti in archivio per tutti quelli che assumi.

5. Hai un software di contabilità?

Se prevedi di avere centinaia o migliaia di transazioni al mese, ti serviranno software di contabilità come QuickBooks o FreshBooks. Le aziende con meno transazioni possono cavarsela utilizzando un foglio di calcolo Excel, ma un'azienda con transazioni elevate non sarà in grado di tenere il passo con gli inserimenti manuali.

Il software di contabilità automatizza la maggior parte dei processi essenziali e ti toglie gran parte del lavoro. Registra, archivia e recupera i dati delle transazioni e li utilizza per produrre rendiconti finanziari e report. Il tuo software di contabilità può anche creare fatture e scrivere assegni.

Se decidi di utilizzare un software di contabilità, puoi sincronizzare i dati del tuo negozio con QuickBooks Sync for WooCommerce o WooCommerce FreshBooks.

Con queste domande di base risolte e le basi della tua attività in atto, sei pronto per la fase successiva del processo contabile.

Innanzitutto, cerchiamo di essere chiari su alcuni termini.

Transazioni

Nella terminologia contabile, una transazione avviene ogni volta che viene dato, ricevuto o richiesto denaro da un'azienda o da un fornitore.

Una transazione potrebbe essere una delle seguenti:

• Soldi che il proprietario investe nell'impresa.
• Ricavi dalle vendite.
• Fatture.
• Spese come salari, marketing, viaggi e costi di costruzione.
• Beni acquistati, come veicoli, attrezzature per ufficio, proprietà o materiali.

Una singola transazione può avere più componenti. Quando paghi un dipendente orario, ad esempio, devi conoscere la quantità di tempo che ha lavorato, il suo salario lordo, le detrazioni fiscali e la retribuzione netta. Il tuo software di contabilità può eseguire tutte queste attività.

Debiti e crediti

Tutte le transazioni sono tracciate da un sistema di addebiti e accrediti. Il modo migliore per capirlo è con questa equazione contabile di base:

Attività = Passività + Equity (Proprietario o Società)

Un addebito viene aggiunto al lato sinistro dell'equazione. Un credito viene aggiunto a destra.

Come semplice esempio, se effettui una vendita per $ 500, quei $ 500 vengono addebitati, il che significa che vengono aggiunti alle risorse aziendali. E viene anche accreditato come patrimonio del proprietario sotto forma di reddito. Ogni volta che qualcosa viene addebitato, qualcos'altro deve essere accreditato, perché questo mantiene l'equazione in equilibrio.

Questa è una versione molto semplificata di qualcosa di cui potremmo parlare in diversi libri, ma ti dà un'idea di base di cosa sta facendo il tuo software di contabilità quando inserisci le transazioni.

Contabilità con metodo di cassa e metodo di competenza

Esistono due metodi di base per la contabilità: il metodo di cassa e il metodo di competenza. Il metodo di maturazione è quello più comune e, a seconda delle dimensioni e della natura della tua attività, potrebbe essere richiesto dalla legge.

La differenza fondamentale tra i metodi è quando viene rilevata una transazione.

Nella contabilità di cassa, una transazione viene riconosciuta quando il denaro effettivo è passato di mano. Nella contabilità per competenza, la transazione viene riconosciuta quando i lavori sono stati completati e la fattura inviata. Si supponga di effettuare un ordine per una nuova scorta di carta da ufficio a gennaio e di inserirla sulla carta di credito aziendale. Ricevi immediatamente la carta dell'ufficio, ma in realtà non la paghi fino a febbraio, quando arriva l'estratto conto della tua carta di credito.

Nella contabilità per competenza, la transazione avviene nel momento in cui acquisti la carta. Prendi la ricevuta, la memorizzi nel tuo file system e registri la spesa. È una spesa per gennaio, anche se non la paghi fino al prossimo.

Nella contabilità di cassa, la transazione avviene quando si paga il conto. Questo è quando il denaro reale cambia di mano. Quindi, è una spesa di febbraio, anche se hai ricevuto il giornale a gennaio.

Il reddito funziona allo stesso modo. Se invii una fattura a un cliente a maggio e lui non la paga fino a luglio, la transazione viene registrata a maggio con il metodo della competenza, ma a luglio con il metodo in contanti.

La contabilità per competenza è il metodo preferito, soprattutto per le aziende più grandi. Ti dà un quadro più chiaro del tuo costo di beni o servizi venduti ogni mese. Se acquisti carta ad agosto, quella carta faceva parte del costo di gestione della tua attività, ad agosto, non quando sei effettivamente in grado di pagare il conto. Se effettui una vendita a maggio, l'hai effettuata a maggio , non a luglio, quando il cliente arriva a inviarti il ​​denaro.

Utilizzando il metodo di competenza, puoi riconciliare i costi di fare affari ogni mese, in modo da poter vedere quali mesi hanno prodotto i margini più elevati. Calcola i margini con questa equazione:

Margine = (Fatturato – Costo della merce) / Entrate

(Per semplificare questo processo, WooCommerce ha un'estensione che calcola il costo delle merci in modo da poter calcolare il costo di ogni prodotto specifico che vendi, una categoria di prodotti o tutti i tuoi prodotti per qualsiasi periodo di tempo selezionato.)

I tre bilanci primari

Con i tuoi sistemi contabili e software in atto e i tuoi dati di transazione inseriti, sarai in grado di preparare i tuoi tre rendiconti finanziari di base: il conto economico (noto anche come "rendiconto profitti e perdite" o P&L), lo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario.

Conto economico

Il conto economico riporta l'utile guadagnato in un determinato periodo di tempo , ad esempio un mese. Questo profitto è ciò a cui le persone si riferiscono quando usano il termine "linea di fondo". Il tuo profitto è il tuo reddito netto. Oppure, se hai perso denaro durante quel periodo di tempo, la tua perdita netta.

In parole povere, il profitto è calcolato sottraendo le spese dalle entrate. Ciò rafforza la ragione per utilizzare il metodo della contabilità per competenza. Se utilizzi il metodo in contanti, non sarai in grado di vedere chiaramente ciò che hai effettivamente guadagnato e speso durante quel mese specifico di attività.

Bilancio

Il tuo bilancio riporta le tue attività, passività e patrimonio in un momento specifico, in genere alla fine di un mese, trimestre o anno. È un'istantanea della tua salute finanziaria.

I beni sono cose di proprietà che hanno valore, come contanti, forniture, attrezzature, veicoli, proprietà, inventario e crediti. Un "credito in conto corrente" è il termine per il denaro che ti è dovuto ma non è stato ancora pagato.

Le passività sono cose che devi, come prestiti, pagamenti di interessi, salari e qualsiasi cosa a credito. Le passività sono generalmente definite come "debiti".

Se guardi indietro all'equazione contabile di base elencata in precedenza, vedrai che l'equità è semplicemente la differenza tra attività e passività. Sottrai le passività dalle attività e avrai quello che viene chiamato il "valore contabile", o patrimonio netto, della tua attività.

Rendiconto finanziario

Questa è semplicemente una dichiarazione che mostra come sono cambiati i tuoi contanti in un determinato periodo di tempo.

Tutti e tre questi rendiconti finanziari di base possono essere prodotti rapidamente dal tuo software di contabilità, a condizione che tu sia stato diligente nell'inserire i dati delle transazioni. Se non hai tempo per questo, potresti prendere in considerazione l'assunzione di un contabile.

Due basi contabili finali per le piccole imprese

1. Conserva tutte le ricevute, le fatture e le registrazioni dei pagamenti

Il principio di affidabilità della contabilità afferma che devono essere registrate solo le transazioni con documentazione di supporto . Se non hai registrazioni di una transazione, non puoi conteggiarla come entrata o come una spesa, e questo incasina i tuoi libri contabili. Se hai provato a richiedere una detrazione fiscale per una spesa che non hai mai pagato, potrebbe essere chiamata frode fiscale.

Quindi conserva le ricevute fisiche in un file. Oppure fotografali e archiviali digitalmente. Conserva anche tutte le fatture e le ricevute inviate tramite e-mail in una cartella e-mail separata, non solo nella tua casella di posta generica.

2. Conosci i tuoi requisiti fiscali

I requisiti fiscali variano notevolmente a seconda del tipo di attività e del luogo in cui opera. È necessario conoscere l'imposta sulle vendite, l'imposta sull'importazione se si dispone di transazioni internazionali, ritenute fiscali, pagamento di imposte trimestrali stimate e qualsiasi altra imposta specifica per la propria nazione, stato, provincia, città o regione.

Tali tasse figureranno nel tuo software di contabilità e nei rendiconti finanziari. Si consiglia sempre di consultare un professionista fiscale per assicurarsi di seguire le procedure corrette.

WooCommerce copre la contabilità

WooCommerce comprende la responsabilità che gli imprenditori hanno ogni giorno. L'inserimento manuale delle transazioni e la creazione di report finanziari possono richiedere molto tempo, ma la contabilità è una parte essenziale per gestire un'attività di successo.

Per alleggerire l'onere dei proprietari dei negozi, WooCommerce ha una varietà di estensioni che automatizzano i processi contabili chiave. Visita questa pagina per un elenco completo delle estensioni contabili per i negozi WooCommerce.