Elementi chiave delle funzioni del sistema informativo contabile (con esempi)

La gestione delle finanze è uno dei compiti più impegnativi coinvolti nelle operazioni aziendali. Ogni azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni, ha bisogno di un flusso accurato di informazioni finanziarie e contabili su più canali. Ecco perché è necessario disporre di un processo sistematico e automatizzato di raccolta, archiviazione ed elaborazione di questi dati per creare report per le parti interessate. Questo è il momento in cui le funzioni del sistema informativo contabile svolgono un ruolo vitale per qualsiasi azienda al giorno d'oggi.

Questo semplicemente perché aiuta le aziende garantendo un'accuratezza ottimale nella loro rendicontazione finanziaria e nella registrazione delle transazioni. Queste informazioni sono prontamente disponibili per la rispettiva autorità ogni volta che ne hanno bisogno. Pertanto, un sistema informativo contabile facilita il processo decisionale di un'azienda.

In questo articolo, esamineremo più in dettaglio le funzioni di un sistema informativo contabile. Prima di questo esaminiamo velocemente la definizione di un sistema informativo contabile e quali sono i suoi elementi chiave.

Che cos'è un sistema informativo contabile?

Un sistema di informazioni contabili, noto anche come AIS, si riferisce allo strumento utilizzato dalle aziende per tenere traccia delle proprie finanze, transazioni, rapporti e altri dati contabili. Consente ai decisori di comprendere lo stato di salute generale di un'azienda e di agire di conseguenza.

Un AIS ben strutturato raccoglie, archivia ed elabora i dati per generare report finanziari intelligibili. Contabili, manager, funzionari finanziari, analisti aziendali, agenzie fiscali e altre parti interessate possono tenere traccia di tutte le attività relative alla contabilità dall'AIS. Un software AIS competente fornisce dati accurati e tempestivi e limita la circolazione di dati sensibili adottando pratiche di sicurezza ottimali.

I componenti chiave del sistema informativo contabile

Un sistema informativo contabile è costituito principalmente da sette elementi chiave. Questi componenti sono discussi di seguito nelle sezioni seguenti.

1. Persone AIS

Le persone che usano un AIS rientrano in questo punto. Da dirigenti di C-suite come CFO a contabili e manager, chiunque utilizzi questo sistema è considerato personale AIS. Ad esempio, la direzione superiore può fissare obiettivi di vendita per il personale. I dipartimenti pertinenti ricevono notifiche a riguardo e i venditori possono inserire i loro ordini cliente nell'AIS. Queste informazioni vengono passate al reparto contabilità e creano fatture.

Quindi i dipendenti del magazzino elaborano questi ordini e organizzano la spedizione. Il team di assistenza clienti tiene traccia della spedizione e rimane informato sullo stato dell'ordine. Durante l'intero processo, l'AIS gestisce tutte le procedure e crea rapporti di vendita comprendenti inventario, consegna e costi di produzione.

Consulenti, analisti aziendali e dipartimenti di audit possono accedere a questi dati per analizzare il costo totale, i ricavi e i profitti. In questo modo, un AIS include un'ampia gamma di persone nel suo funzionamento.

2. Procedure e istruzioni

Il sistema AIS deve seguire una serie di regole durante la raccolta e l'elaborazione dei dati. In caso contrario, ci saranno discrepanze e incongruenze. Metodi precisi sono indispensabili per garantire il corretto flusso di informazioni. Sia i metodi manuali che quelli automatizzati sono parte integrante di queste procedure e istruzioni.

È necessario creare documenti adeguati che spieghino i processi seguiti dal sistema informativo contabile. Forma i tuoi dipendenti a seguire le procedure. Condurre un addestramento ripetitivo per abituarli a seguire minuziosamente le istruzioni. Solo allora il tuo sistema informativo contabile produrrà risultati accurati in modo coerente.

3. Dati di origine

Di solito, i sistemi informativi contabili utilizzano un linguaggio di query strutturato SQL per gestire un database. Qualsiasi informazione che influisca sulle questioni finanziarie dell'azienda dovrebbe essere inclusa nel database AIS. Un database AIS è generalmente costituito dai seguenti tipi di dati.

• Ordini di vendita
• Dati di inventario
• Libro mastro generale
• Ordini di acquisto
• Fatture transazionali
• Analisi e report
• Informazioni fiscali
• Dati sulle buste paga
• Cronometraggio e altro.

Mantieni il tuo database AIS il più ordinato possibile. Evitare di archiviare dati che non sono correlati alla contabilità finanziaria dell'azienda. Troppe informazioni potrebbero sopraffarti quando accedi ai dati richiesti.

4. Hardware e dispositivi

Avrai bisogno di molti dispositivi di input e output per eseguire senza problemi un sistema di informazioni sull'account. Tutti questi dispositivi e l'infrastruttura IT devono essere compatibili con il software AIS che utilizzerai. In caso contrario, non otterrai un'esperienza senza interruzioni durante l'utilizzo dell'AIS per la tua azienda.

L'infrastruttura dovrebbe includere backup per mancanza di corrente e interruzione, guasto hardware, connettività Internet e qualsiasi altro dispositivo che ha un impatto sull'AIS. Ecco un elenco di alcuni dei dispositivi di input e output che facilitano i processi AIS.

1. Computer
2. Tastiere
3. Modem/Router
4. Scanner di codici a barre
5. Monitora
6. Stampanti
7. Proiettori
8. Dispositivi mobili
9. Alimentazione di riserva

5. Processori di informazioni (software)

Una volta che hai tutto l'hardware e i dispositivi pronti a tua disposizione, è il momento di integrare il software nel tuo sistema. Questo software elabora tutti i dati rilevanti e li pubblica in libri mastri, report e giornali e li rende disponibili per l'uso. I decisori possono analizzare i risultati e prendere decisioni sulla base di tali informazioni.

6. Archiviazione delle informazioni

L'elaboratore di informazioni o il software non dispone di una memoria fisica in cui archiviare i dati. Di solito dipende da un server o da dispositivi di archiviazione come i dischi rigidi. Assicurati di disporre di dispositivi di archiviazione sicuri che siano facilmente accessibili solo alle persone che ne hanno l'autorità.

7. Sicurezza

Quasi tutti i dati generati da AIS sono informazioni riservate. Devi avere il controllo interno sulla circolazione di questi dati sensibili. Le misurazioni di sicurezza possono variare da semplici password numeriche a complesse identificazioni biometriche come impronte digitali, voci, riconoscimento facciale e scansioni della retina.

Un sistema di informazioni contabili di prim'ordine può prevenire violazioni dei dati e proteggere i tuoi dati da computer non autorizzati. Il tuo AIS dovrebbe consentire a persone con autorizzazione adeguata di accedere al database. Perché di solito contiene informazioni riservate sia dell'azienda che dei suoi clienti. Alcuni dei dati sensibili sono i seguenti.

• Informazioni sullo stipendio
• Dati personali
• Numeri di previdenza sociale
• I dati finanziari dell'azienda
• Informazioni per il cliente
• Numeri di carta di credito
• Informazioni finanziarie di altre parti interessate

È necessario disporre di un piano di emergenza per salvare i dati da disastri naturali, sbalzi di tensione imprevisti, virus informatici e qualsiasi altra minaccia che potrebbe causare la perdita di dati.

Funzioni del sistema informativo contabile

Un AIS competente si assicura che tutte le informazioni finanziarie della tua azienda siano registrate all'interno del sistema con il massimo livello di accuratezza e riservatezza. Consente inoltre ai rispettivi dipendenti di accedere e recuperare questi dati sensibili quando necessario. Tutte le funzioni di un sistema informativo contabile sono state scomposte nella sezione seguente.

1. Raccogliere ed elaborare informazioni

In questa fase, un sistema informativo contabile accumula i dati delle vendite in contanti e degli acquisti in contanti. Crediti, debiti, buste paga, fatture e altro. Il sistema informatico elabora tutti i dati di addebito e accredito e li converte in informazioni significative.

2. Genera report per la gestione

Le persone del management come responsabili delle vendite, responsabili della produzione, analisti finanziari e altri capi di reparto possono prendere decisioni sulla base dei report generati da un AIS. Possono analizzare la performance finanziaria dell'azienda e la posizione attuale. Pertanto, possono stabilire obiettivi aziendali raggiungibili in linea con le risorse disponibili.

3. Interconnettere più reparti

Un AIS può creare un dashboard comune per più reparti correlati. Ad esempio, il reparto vendite può caricare il proprio budget di vendita per il team di inventario. Quindi possono prendere provvedimenti per immagazzinare prodotti o acquistare materiali. Quindi il rispettivo dipartimento creerà le fatture. Queste informazioni saranno disponibili per qualsiasi dipartimento che ne abbia bisogno.

4. Avere il controllo sulla circolazione dei dati

Un sistema informativo contabile si occupa delle informazioni sensibili di clienti, fornitori, fornitori e dell'azienda stessa. Puoi regolare il livello di circolazione dei dati con esso. Un AIS aiuta gli imprenditori a definire chi ottiene quanto accesso ai dati finanziari dell'azienda. Avrai il controllo interno completo sui dati disponibili nell'AIS.

5. Rileva attività fraudolente

Poiché un AIS tiene traccia di tutte le transazioni finanziarie di un'azienda, puoi facilmente rilevare qualsiasi flusso di denaro non autorizzato e innaturale. Ciò consente alle aziende di indagare su eventuali discrepanze prima che sia troppo tardi. Puoi risparmiare milioni di dollari investendo in un sistema informativo contabile di qualità.

Vantaggi del Sistema Informativo Contabile

Abbiamo riassunto i vantaggi dell'utilizzo di un sistema informativo contabile in questa sezione per aiutarti.

1. Processo di lavoro automatizzato e snello
2. Raccolta e archiviazione efficienti di informazioni finanziarie
3. Dati intelligibili da utilizzare nel processo decisionale
4. Controllo interno su tutte le informazioni contabili
5. Migliore comunicazione tra team interconnessi
6. Esperienza cliente migliorata
7. Prevenzione della perdita di informazioni sensibili

3 Esempi pratici di sistemi informativi contabili

Ora che conosci gli elementi e le funzioni di un sistema informativo contabile, sviluppiamo una comprensione più profonda mettendo in relazione il tuo apprendimento con situazioni di vita reale. Abbiamo compilato tre esempi pratici qui per aiutarti a ottenere informazioni dettagliate sull'utilità di un AIS.

• Per i distributori: i distributori di solito dipendono molto dalle condizioni di credito quando trattano con i loro clienti. Ecco perché hanno bisogno di informazioni precise sui crediti. Diversi dipendenti di diversi dipartimenti possono accedere ai rapporti di pagamento in modo da poter seguire i pagamenti scaduti e scaduti.

• Per le imprese edili: un'impresa edile esegue più progetti contemporaneamente. Un sistema informativo contabile aiuta a tenere traccia dei costi e dello stato di avanzamento dei suoi progetti. Produce rapporti sui costi dei materiali spesi per ciascun edificio, le ore di lavoro rimanenti per i lavoratori e il tasso di completamento. Inoltre, tiene traccia delle linee di credito e delle scadenze dei prestiti.

• Per le organizzazioni senza scopo di lucro: le organizzazioni senza scopo di lucro gestiscono le proprie finanze in modo diverso. Tengono traccia dei donatori che danno loro i soldi. Queste organizzazioni devono trasmettere le dichiarazioni annuali del fondo ai loro donatori con la dichiarazione dei redditi. Questi dati vengono presentati anche al consiglio di amministrazione, ai donatori regolari e al governo.

Scegli un software ERP affidabile per sfruttare al meglio le funzioni del sistema informativo contabile

Le aziende ora utilizzano un software onnicomprensivo per gestire tutte le loro operazioni. Tale strumento è chiamato soluzioni ERP-Enterprise Resource Planning. Un software ERP automatizza e ottimizza tutti i reparti di un'azienda. Tutti gli aspetti di un'azienda sono gestiti tramite software ERP.

Dalla gestione delle risorse umane alla generazione dei dati di vendita o dalle relazioni con i clienti alla gestione della contabilità, uno strumento ERP ha tutto per gestire un'azienda senza intoppi allo stesso tempo. Un sistema informativo contabile è solo una piccola parte di un sistema ERP a tutti gli effetti. Quindi, se ottieni una soluzione ERP affidabile per la tua azienda che ha un modulo di contabilità avanzato che si allinea alle esigenze della tua azienda per soddisfare tutti i suoi obiettivi primari.

A questo proposito, WP ERP può essere una scelta ideale per gli utenti di WordPress. È un ottimo plug-in che ti consente di integrare un sistema informativo contabile completo all'interno del tuo software ERP. Viene fornito con moduli di gestione delle risorse umane, CR e contabilità integrati ma separati per soddisfare le esigenze della tua attività in crescita.

Inoltre, viene fornito con oltre 20 estensioni essenziali che rendono il processo di gestione aziendale più fluido di quanto tu possa mai immaginare. E questo è tutto, oltre a tutto ciò che ti consente anche di integrarti con un potente strumento di gestione dei progetti che ti aiuta a tenere traccia di tutti i progressi del tuo progetto in modo da poter svolgere il tuo compito in modo organizzato e ordinato.

Questo post è stato scritto da Md. Tanvir Faisal, che è uno scrittore di contenuti con oltre 4 anni di esperienza in scrittura di contenuti, copywriting, correzione di bozze ed editing. Si concentra sulla scrittura di contenuti informativi che attirano l'attenzione sui social media e migliorano la visibilità sui motori di ricerca. Ad oggi, ha sviluppato con successo contenuti utili per molti siti Web in tutti i formati.