Ogni attività online ha un sito web. Inoltre, la maggior parte dei siti Web dispone di un modulo di contatto che consente ai visitatori di mettersi in contatto con il proprietario o l'amministratore dell'azienda.

I moduli di contatto sono un ottimo modo per fornire supporto ai tuoi clienti e potenziali clienti. Sono facili da creare e convenienti e possono aiutarti a migliorare il tuo servizio clienti.

Tuttavia, rispondere manualmente a ogni modulo inviato può essere un'attività che richiede molto tempo. È qui che entra in gioco l'automazione.

Automatizzare le risposte dei moduli di contatto può farti risparmiare molto tempo e fatica. Può anche aiutarti a migliorare il tuo servizio clienti garantendo che tutte le richieste ricevano una risposta tempestiva e accurata.

In questo post del blog, introdurremo un hack AI per WordPress per aiutarti ad automatizzare le risposte dei moduli di contatto e come iniziare.

Qual è il problema con la gestione manuale dei moduli di contatto?

Quindi potresti pensare: “Qual è il problema nella gestione manuale degli invii dei moduli di contatto? Si tratta semplicemente di rispondere alle domande tramite e-mail.

Ma non è così semplice come sembra.

Analizziamo i problemi che può causare e perché è essenziale trovare una soluzione più intelligente.

Noioso e richiede tempo

Rispondere manualmente a ogni singolo invio di moduli può trasformarsi rapidamente in un'attività senza fine.

Richiede a te o al tuo team di vagliare innumerevoli e-mail, elaborare le informazioni e redigere risposte individuali.

Ho capito. Il tuo tempo è prezioso e spenderlo in lavori ripetitivi può rubarti il ​​tempo che puoi investire in attività strategiche e di crescita aziendale.

Tempo di risposta ritardato

Immagina che il tuo cliente invii una richiesta importante tramite un modulo di contatto, aspettando con impazienza una risposta, solo per sentire i grilli per giorni.

Non è la migliore esperienza, vero?

La gestione manuale spesso porta a ritardi nella risposta ai moduli inviati, lasciando gli utenti all'oscuro e potenzialmente danneggiando la loro fiducia nella tua azienda.

Nel mondo frenetico di oggi, i clienti si aspettano una comunicazione rapida ed efficiente e il mancato rispetto di tali aspettative può costare preziose opportunità.

Messaggi generici e impersonali

Hai mai ricevuto una risposta automatica che sembrava scritta da un robot? Non è l'esperienza più piacevole.

Quando si gestiscono manualmente gli invii dei moduli, è facile cadere nella trappola dell'invio di messaggi di riconoscimento generici e validi per tutti.

Ma diciamocelo, le persone vogliono sentirsi viste e apprezzate.

Una risposta generica può far sentire i tuoi utenti come un altro numero senza volto nella folla, diminuendo la loro connessione con il tuo marchio.

Qual è la soluzione più efficace?

Ora che abbiamo scoperto i problemi associati alla gestione manuale dell'invio dei moduli, è il momento di trovare la soluzione più efficace.

La risposta sta nel potere dell’intelligenza artificiale e dell’automazione !

Con l'aiuto dell'intelligenza artificiale e dell'automazione, puoi impostare un processo che ti eviterà il lavoro manuale e offrirà un'esperienza migliore ai tuoi clienti.

Questo processo prevede due passaggi:

Parte 1: automatizzare le e-mail di conferma dell'invio personalizzate

Puoi utilizzare strumenti di automazione/integrazione per collegare l'applicazione del modulo alle applicazioni di invio di posta elettronica.

Questo ti aiuterà a inviare automaticamente un'e-mail quando qualcuno compila il modulo di contatto:

Lo screenshot sopra mostra un flusso di lavoro creato con SureTriggers, uno strumento di automazione.

Secondo il flusso di lavoro, puoi inviare immediatamente e-mail quando qualcuno compila un modulo di contatto creato con Beaver Builder.

Con questo flusso di lavoro, puoi inviare e-mail con lo stesso contenuto, ma hai la possibilità di aggiungere dati dalle voci del modulo e sostituire le informazioni per ogni nome di posta elettronica.

E per fare un ulteriore passo avanti e rendere i tuoi contenuti e-mail dinamici e personalizzati, puoi sfruttare la potenza dell’intelligenza artificiale.

OpenAI, in particolare, offre funzionalità di generazione del linguaggio che consentono di personalizzare ogni messaggio di riconoscimento per l'individuo, facendolo sentire stimato e apprezzato:

Puoi incorporare il loro nome, fare riferimento alla loro richiesta specifica e fornire loro approfondimenti sui passaggi successivi.

Il risultato? Un'esperienza davvero personalizzata che lascia un ricordo indelebile nei tuoi utenti.

Parte 2: avvisa immediatamente i membri del tuo team sugli invii di nuovi moduli

Ora che i tuoi clienti sono soddisfatti del fatto che la loro domanda è stata ascoltata, dovrebbero anche aspettarsi una risposta il prima possibile.

Quindi, ancora una volta, abbiamo l’automazione in soccorso!

L'automazione non si ferma all'invio di e-mail di conferma.

Porta la collaborazione a un livello superiore consentendoti di avvisare i membri del tuo team ogni volta che viene ricevuta una nuova voce nel modulo.

Se utilizzi Slack per comunicare con il tuo team, puoi inviare immediatamente un messaggio di canale in modo che le persone appropriate del tuo team possano rispondere alla domanda del cliente:

Implementando questi sistemi di notifica, il tuo team può dare seguito tempestivamente ai lead, rispondere alle domande o assegnare compiti.

Il tutto senza la necessità di verificare manualmente l'invio di nuovi moduli.

Come funzionano gli strumenti di automazione?

Gli strumenti di automazione funzionano sul concetto di trigger e azioni .

I trigger sono eventi che avviano un flusso di lavoro come la compilazione di un modulo o qualcuno che effettua un acquisto dal tuo negozio di e-commerce.

Mentre le azioni sono attività che vengono eseguite quando si verifica un evento trigger. Ad esempio: creare una carta in Trello o inviare un messaggio WhatsApp.

Un set completo di trigger e azioni è chiamato flusso di lavoro. Un esempio è l'invio di un messaggio WhatsApp quando qualcuno effettua un acquisto dal tuo negozio WooCommerce:

La terminologia per Workflow può variare da piattaforma a piattaforma ma il concetto è lo stesso.

Cose da considerare quando si sceglie uno strumento di automazione

Una volta compresi i vantaggi derivanti dall'utilizzo degli strumenti di automazione, sorge la domanda successiva: "Quale strumento di automazione dovrei utilizzare?"

Quindi, per aiutarti nella scelta dello strumento di automazione più adatto alle tue esigenze, ecco alcuni fattori importanti da considerare:

Scopri di cosa hai bisogno

Crea un elenco delle attività che desideri automatizzare, come le risposte ai moduli di contatto o l'aggiunta/aggiornamento automatico dell'elenco e-mail, l'aggiunta di contatti agli strumenti CRM, ecc.

Pensa a tutte le attività ripetitive della tua azienda e vedi se possono essere automatizzate collegando diverse app.

Facile da usare

Cerca uno strumento facile da usare e che non richieda competenze tecniche avanzate.

Dovrebbe avere un'interfaccia semplice e flussi di lavoro di facile comprensione. In particolare, non dovrebbe richiedere che tu abbia competenze di programmazione in modo che chiunque del tuo team possa utilizzarlo.

Integrazioni disponibili

Controlla se lo strumento può connettersi con le app e i sistemi che già utilizzi, come i generatori di moduli, gli strumenti di email marketing, le piattaforme di e-commerce, i CRM, ecc.

Dovresti anche controllare se hanno aggiunto nuove applicazioni al loro elenco di integrazione.

Trigger e azioni disponibili

Se la piattaforma di automazione può connettersi con le app che già usi, è importante verificare quali trigger e azioni sono disponibili per tali app.

Ad esempio, se desideri aggiungere iscritti al tuo elenco Mailchimp, assicurati che lo strumento di automazione disponga di un'azione specifica "Aggiungi iscritto" per Mailchimp.

Integrazioni con strumenti AI

L’utilizzo dell’intelligenza artificiale nei flussi di lavoro automatizzati può migliorare notevolmente il processo. Pertanto, dovresti verificare se la piattaforma di integrazione offre integrazioni con strumenti come OpenAI.

Funzionalità di personalizzazione del flusso di lavoro

Assicurati che lo strumento di integrazione offra funzionalità avanzate in modo da poter personalizzare i flussi di lavoro automatizzati per soddisfare le tue esigenze specifiche come: ritardi , formattatori , pianificazioni , router , ecc.

Scalabilità

Valuta se lo strumento è in grado di gestire le tue crescenti esigenze aziendali.

Lo strumento selezionato dovrebbe essere in grado di eseguire un gran numero di attività in modo efficace e dovresti essere in grado di creare più flussi di lavoro senza alcun blocco.

Recensioni e raccomandazioni

Leggi recensioni e consigli di altri utenti per conoscere le loro esperienze con diversi strumenti di automazione.

Supporto

Controlla se lo strumento ha un buon supporto clienti e documentazione utile. Potresti aver bisogno di assistenza in caso di domande o problemi.

Prezzi

Infine, considera il costo dello strumento e cosa ottieni per i tuoi soldi. Cerca valore in termini di funzionalità, supporto e vantaggi per la tua attività.

Inoltre, puoi verificare se la piattaforma offre una prova gratuita in modo da poterla testare secondo le tue esigenze e poi prendere una decisione.

Come creare un flusso di lavoro per inviare e-mail personalizzate quando qualcuno compila i moduli di contatto

Immagina di aver selezionato il tuo strumento di automazione e ora di voler inviare automaticamente e-mail personalizzate ogni volta che qualcuno compila un modulo di contatto sul tuo sito web.

Per illustrare questo processo, diamo un'occhiata al seguente set di strumenti come esempio:

1. Beaver Builder : considerato uno dei migliori page builder per WordPress, Beaver Builder include un comodo blocco modulo che utilizzeremo per creare il nostro modulo di contatto.

2. SureTriggers : questo strumento di automazione si integra perfettamente con WordPress, plug-in WordPress e app Web, consentendoti di creare flussi di lavoro automatizzati.

3. OpenAI : potresti avere familiarità con OpenAI, l'organizzazione dietro prodotti come ChatGPT e Dall-E 2. Utilizzeremo OpenAI per generare e-mail personalizzate.

4. Gmail : sebbene sia possibile utilizzare qualsiasi servizio di posta elettronica o SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) per inviare e-mail tramite SureTriggers, per semplicità utilizzeremo Gmail per inviare e-mail quando viene inviato un modulo.

5. Slack: immaginiamo che tu e il tuo team possiate utilizzare Slack per le comunicazioni interne e invieremo un messaggio su Slack quando verranno ricevuti nuovi invii di moduli.

Ora, approfondiamo e comprendiamo come funzionano gli strumenti di automazione, quindi esploriamo il processo di connessione di SureTriggers con Beaver Builder, OpenAI e Gmail per creare il flusso di lavoro desiderato!

Prima di iniziare a creare il flusso di lavoro

Prima di iniziare a configurare il flusso di lavoro automatizzato, assicurati di avere quanto segue:

• Account SureTriggers : puoi registrarti gratuitamente per un account SureTriggers o accedere se ne hai già uno.
• Sito web progettato utilizzando Beaver Builder : assicurati che sul tuo sito web WordPress sia installato e attivato Beaver Builder, poiché questo sarà lo strumento di creazione di moduli con cui lavoreremo.
• Account OpenAI : registrati per un account sulla piattaforma OpenAI poiché utilizzeremo le sue chiavi API per collegarlo a SureTriggers.
• Account Gmail : probabilmente ne hai già uno. Se desideri utilizzare quell'account per inviare e-mail, puoi sicuramente farlo. In alternativa, puoi configurare un nuovo account Gmail esclusivamente per la connessione e l'invio di e-mail con SureTriggers.

Una volta pronti questi account, puoi accedere al tuo account SureTriggers e connettere tutte le app a SureTriggers.

Come connettere Beaver Builder con SureTriggers

Per connettere SureTriggers con Beaver Builder, tutto ciò che devi fare è installare il plug-in SureTriggers sul tuo sito WordPress in cui utilizzi Beaver Builder.

Ecco un video che ti aiuterà a comprendere il processo di installazione.

Dopo aver installato e attivato con successo SureTriggers sul tuo sito WordPress, il tuo account SureTriggers sarà collegato a questo sito WordPress insieme ai plugin installati su di esso.

Successivamente, puoi utilizzare il modulo del modulo di contatto di Beaver Builder per aggiungere qualsiasi tipo di modulo al tuo sito web e salvarlo come nuovo modulo:

Salvando i moduli come moduli, sarai in grado di selezionare il modulo durante l'impostazione del trigger di Beaver Builder:

Se stai pensando a come impostare i trigger, è spiegato più avanti in questo articolo.

Come connettere OpenAI, Slack e Gmail con SureTriggers

Il processo per connettere le app Web con SureTriggers è piuttosto semplice. Puoi semplicemente seguire i passaggi descritti di seguito:

1. Accedi al tuo account SureTriggers e vai alla schermata App :

2. Fare clic sul pulsante Aggiungi nuova connessione :

3. Cerca OpenAI e fai clic sulla sua icona dai risultati:

4. Segui i passaggi sullo schermo che ti aiuteranno a creare una connessione tra SureTriggers e OpenAI:

Dopo esserti connesso a OpenAI , puoi seguire gli stessi passaggi per aggiungere una nuova connessione per Gmail e Slack :

Una volta che OpenAI, Gmail, Slack e Beaver Builder sono collegati al tuo account SureTriggers, puoi iniziare a creare il tuo flusso di lavoro.

Creazione del flusso di lavoro

Ecco come creare questo flusso di lavoro:

1. Inizia impostando un trigger che si attiva quando qualcuno invia un modulo utilizzando Beaver Builder.
2. Configura un'azione che utilizza le funzionalità di OpenAI per generare e-mail personalizzate.
3. Imposta un'altra azione per inviare un'e-mail tramite Gmail alla persona che ha inviato il modulo.
4. Infine, crea un'azione per inviare un messaggio di notifica al tuo team su Slack ogni volta che viene ricevuto un nuovo modulo inviato.

Seguendo questi passaggi, puoi automatizzare il processo di invio di una risposta agli autori dei moduli e tenere informato il tuo team sui nuovi invii di moduli.

Se hai bisogno di una guida dettagliata su come creare questo flusso di lavoro in SureTriggers e accedere a un modello di flusso di lavoro già pronto, consulta questo articolo.

Conclusione

In conclusione, incorporare l’intelligenza artificiale e l’automazione nelle operazioni aziendali può avere un impatto trasformativo.

L’automazione ha rivoluzionato il modo in cui operano le aziende e con l’introduzione dell’intelligenza artificiale il gioco è completamente cambiato.

Sfruttare la potenza dell'intelligenza artificiale e dell'automazione può fare una differenza significativa per la tua azienda. Ha il potenziale per rivoluzionare il modo in cui operi e raggiungi i tuoi obiettivi.

Adottando queste tecnologie, puoi semplificare i processi, aumentare la produttività e sbloccare nuove opportunità di crescita e successo.

Quindi non esitare a esplorare le possibilità e a sfruttare i vantaggi dell'intelligenza artificiale e dell'automazione nelle tue attività aziendali.