Esempi di testo di conferma appuntamento e suggerimenti per scriverne uno

Quasi ogni persona con cui interagiamo possiede un telefono, compresi i tuoi clienti. Per alcune aziende, un promemoria dell'appuntamento è fondamentale per ridurre il tasso di assenteismo. I telefoni possono essere un ottimo modo per inviare questi promemoria.

La conferma degli appuntamenti è importante se si dispone di un salone di bellezza, di un centro sanitario o di un'azienda che fornisce qualsiasi servizio che richieda un appuntamento. Questo ti aiuterà a ottimizzare le risorse e risparmiare tempo . Ma come si implementa la conferma dell'appuntamento?

Al giorno d'oggi, nessuno ha tempo per le telefonate che confermano i propri appuntamenti, quindi i testi di promemoria degli appuntamenti possono essere una buona scelta.

All'inizio, alcuni potrebbero pensare che i messaggi manchino di personalità. Se ti sei chiesto questo, è importante notare che i messaggi di testo possono essere personalizzati per adattarsi al tono del tuo marchio , attività o servizio .

Fortunatamente, ci sono molti modelli di promemoria degli appuntamenti che puoi utilizzare per incorporare senza problemi gli SMS nella tua attività. Dai un'occhiata ai seguenti suggerimenti per creare eccellenti opzioni di testo di conferma dell'appuntamento.

Testi di conferma appuntamento: cosa sono?

Diversi appuntamenti di mancata presentazione possono influire negativamente sulla tua attività. Ognuno ti costa tempo, risorse e denaro. Un motivo comune per cui le persone perdono gli appuntamenti è semplicemente l'oblio, e questo può essere facilmente risolto con i testi di promemoria.

Il no-show rate può essere ridotto al minimo, se non del tutto eliminato, con i messaggi SMS. Questi vengono inviati alcuni giorni o addirittura ore prima di un appuntamento , in modo che la persona possa confermare, annullare o riprogrammare. Tutto quello che devono fare è seguire un link, e questo ti fa risparmiare un sacco di problemi.

Le aziende basate sui servizi in vari campi seguono questo approccio, come servizi veterinari e medici, dentisti e saloni di bellezza, solo per citarne alcuni.

I promemoria degli appuntamenti via SMS possono essere semplici o complessi, come possiamo vedere nei seguenti esempi:

Promemoria SMS semplice:

"Ciao. Questo è un rapido promemoria del tuo appuntamento per il taglio di capelli di oggi a . ”

Promemoria SMS complesso:

“Ciao Sofia! Vogliamo ricordarti la tua sessione di kinesiologia con il Dr. Hopeson oggi alle 14:00 Se vuoi riprogrammare il tuo appuntamento, fai clic qui.

Ora è importante stabilire l'obiettivo dei tuoi promemoria SMS . Non stai cercando di vendere e non stai cercando di coinvolgere i tuoi clienti con il tuo marchio; hai solo bisogno che confermino o riprogrammano in modo da poter pianificare in anticipo.

Se sai che una persona non si presenterà, puoi utilizzare questo tempo per altre attività e ottimizzare il flusso di lavoro aziendale.

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Come creare testi di conferma dell'appuntamento efficaci: suggerimenti e consigli

I testi di promemoria devono contenere determinate informazioni, come la data dell'appuntamento. È importante che il cliente riceva le informazioni necessarie sui propri appuntamenti e un invito all'azione che lo incoraggi a confermare .

Ecco alcuni suggerimenti per il testo dei promemoria degli appuntamenti che possono essere utili durante la creazione del tuo.

Personalizza il tuo promemoria appuntamento: aggiungi il nome del cliente

L'invio di SMS è più personale di una telefonata o di un'e-mail, poiché è così che le persone comunicano con amici e familiari. Pertanto, ti consigliamo di iniziare con "Ciao, John", se la tua attività è informale. Se vuoi adottare un approccio più formale, puoi sempre scegliere "Hello, John Smith".

Il tono non dovrebbe essere lo stesso per un salone di bellezza, uno studio medico o una società finanziaria. Tuttavia, in ogni caso , dovresti rivolgerti al cliente con il suo nome. Ciò fornisce un tocco personalizzato che ti aiuterà a mantenere il tuo tasso di partecipazione al meglio.

Poi è il momento per il resto delle informazioni. Ciò che aggiungerai e come farlo è descritto nelle sezioni successive.

Presentati correttamente

Anche se una persona ha prenotato il tuo servizio, non significa che sappia chi sei solo dal testo. Potrebbero non avere il tuo numero registrato tra i loro contatti. Inoltre, potrebbero avere appuntamenti con altri fornitori.

Pertanto, non è una perdita di tempo aggiungere il nome della tua azienda al promemoria dell'appuntamento . Pertanto, il cliente può riconoscerti facilmente ed è meno probabile che respinga il tuo messaggio.

Raccogli un consenso

Prima di inviare messaggi di promemoria appuntamento, assicurati che la persona ti abbia dato il consenso. Puoi raccogliere opt-in per ricevere messaggi di testo in vari modi; i clienti possono compilare un modulo digitale o uno stampato di persona. Solitamente, al momento della registrazione, è presente una casella di controllo opt-in.

Inoltre, assicurati di rispettare le normative sulla riservatezza in vigore e di non inviare informazioni ao da terze parti o altre società.

Includere tutte le informazioni sull'appuntamento: data, ora e luogo

Ogni messaggio di conferma appuntamento ha lo stesso obiettivo: ricordare ai clienti il ​​luogo, l'ora e la data dell'appuntamento . Nonostante questo sia stato sicuramente stipulato al momento della prenotazione, non sappiamo se la persona abbia conservato tutti i dati. Quindi, è una buona idea includere almeno queste informazioni sull'appuntamento imminente. Il seguente esempio parla da sé:

"Ciao John. Questo per ricordarti il ​​tuo appuntamento domani alle 14 con il dottor Hopeson al General Hospital, situato al 1267 24th street, secondo piano.

Conferma dettagli importanti

A questo punto bisogna stare attenti. Non vuoi caricare i clienti con dettagli non necessari, ma devi fornire loro le informazioni di base.

Ad esempio, fai sapere loro se devono arrivare con 10 minuti di anticipo se devono registrarsi alla reception o se devono portare con sé documenti importanti .

Assicurati che i promemoria degli appuntamenti via SMS siano concisi ma informativi.

Incoraggia i tuoi clienti a confermare gli appuntamenti

Oltre all'opzione di conferma, i clienti dovrebbero essere in grado di annullare o riprogrammare facilmente . Aggiungi un link in modo che possano farlo senza problemi, evitando fastidiose telefonate ed e-mail.

Gestendo la riprogrammazione in questo modo, risparmi molte risorse. I messaggi di testo sono più facili da gestire per il personale rispetto ai promemoria delle telefonate, perché non è necessario che siano immediatamente disponibili per rispondere.

Con i messaggi di promemoria, gli addetti alla reception possono gestire molte più richieste alla volta non appena arrivano.

Ecco un esempio di messaggio di testo di promemoria per un appuntamento:

“Cara Mary, questo messaggio serve per confermare il tuo appuntamento per il massaggio mercoledì 8 giugno presso la nostra filiale di Hartford. Per annullare o riprogrammare, fare clic qui. In caso contrario, premere 'A' per confermare."

Includi un pulsante di annullamento dell'iscrizione

Sebbene i promemoria di testo siano utili, non tutti preferiscono questo metodo. Assicurati che i clienti abbiano la possibilità di annullare l'iscrizione se non desiderano ricevere più promemoria degli appuntamenti via SMS.

Includere i contatti dell'assistenza clienti

Non dimenticare di includere un numero di telefono per l'assistenza clienti. Anche se possono rispondere all'SMS, alcuni clienti potrebbero sentirsi più a loro agio con qualcuno da chiamare se hanno bisogno di aiuto . L'esempio seguente lo illustra bene.

“Cara Mary, hai un appuntamento mercoledì 8 giugno presso la filiale 'Healthy and Happy' di Hartford. Rispondi per rispondere o riprogramma chiamando il nostro ufficio: (111) 456-7890.”

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Esempi di testo di promemoria appuntamento

In questa sezione troverai esempi di testo di conferma appuntamento per diversi settori.

Pratica medica s _

“ Ciao, Giuliano. Questo messaggio è per ricordarti il ​​tuo appuntamento il 9 giugno alle 14:00 Questa consulenza è prenotata appositamente per te e il dottor Hopeson. Se è necessario annullare, si prega di farlo con 48 ore di anticipo inviando un SMS o chiamando questo numero.

“Ciao, Maria. Sei stato invitato a un colloquio presso il nostro centro "Sano e felice" al 350024° strada. In caso di domande, chiamare il numero (1111) 567-890. Patrizia”.

“Ciao, Susanna. Per favore ricorda il tuo appuntamento con il dottor Hopeson al Memorial Hospital il 10 giugno alle 14:00 Invia un messaggio CONFERMA o ANNULLA e FERMA per terminare .

“ Si prega di ricordare l'appuntamento con il Dr. [cognome] il [data e ora] a [luogo]. Fateci sapere in anticipo se desiderate annullare o riprogrammare. [Nome dell'azienda e dettagli di contatto]".

"Questo è [nome della receptionist] da [nome della clinica] per ricordarti del tuo appuntamento per una [procedura] con il Dr. [cognome] il [data e ora] a [indirizzo]."

“Il tuo appuntamento con il dottor [cognome] è domani alle [ora]. Assicurati di arrivare con 10 minuti di anticipo. Riprogrammare o annullare inviando un SMS [parola chiave/cifra] ."

Dentisti

“ Ciao, Sara! Il tuo appuntamento con il nostro igienista dentale è domani alle 14 presso la nostra filiale di Woodbury Lane. Per riprogrammare, fai clic qui [link]".

“Cara Mary, congratulazioni per aver scelto un sorriso bianco e luminoso per questa stagione! Ti aspettiamo il 15 giugno alle 15:00 presso la nostra filiale di Rangerly al 3500 24th street. Sentiti libero di annullare o riprogrammare il tuo appuntamento chiamando o scrivendo a questo numero.

“Cara Mary Johnson. Hai un appuntamento al Lincoln Dentist Center per una procedura di sbiancamento. Ti aspetteremo il 13 giugno alle 14:00 Se non puoi farcela, chiamaci al numero (111) 567-890 per modificare la data e l'ora della tua visita.

Saloni di bellezza

“ Ciao, Giulia! Questa è Tiffany del centro Beauty for the Soul. Ho ricevuto la tua richiesta di massaggio il 10 giugno alle 17:00 Non vediamo l'ora della tua visita! Per evitare costi di mancata presentazione, assicurati di farci sapere se è necessario riprogrammare . Chiama questo numero per riprogrammare o annullare.

“Ciao, Giuseppina. Sei prenotato per un taglio di capelli al salone Beauty for the Soul il 14 giugno alle 10:00 Hai bisogno di riprogrammare? Chiama il numero (111) 567-890 e facci sapere un momento più adatto a te!”

“Natalia, grazie per aver prenotato un taglio di capelli nel nostro salone Beauty for the Soul. Sei in programma per il 06.06.22 alle 14 T esto ANNULLA o CONFERMA . Per riprogrammare, chiama il nostro ufficio al numero (111) 555-55555. Manda un messaggio STOP alla fine.

“Sei pronta per sembrare più carina? Sei prenotato per una seduta di epilazione laser domani alle 15. Ci vediamo domani!”

«Buongiorno, Kate Miller. Questa è Sarah Michelle del salone Beauty for the Soul. Hai in programma un taglio di capelli con Natalia Coleman il 16 giugno alle 15. Se hai domande su questo appuntamento, rispondi a questo messaggio.

Veterinari

“ Caro [nome], [nome dell'animale] ha un appuntamento programmato con il Dr. [cognome] il [data e ora] su [indirizzo]. Per favore conferma la tua presenza!”

"Ciao! [Il nome dell'animale] è previsto per il [suo] follow-up chirurgico domani alle 14:00. Ci vediamo lì. Chiama se vuoi riprogrammare ed evitare multe per mancata presentazione!

"Cookie ha un appuntamento per un intervento chirurgico presso Willbourg Veterinians il 10 giugno alle 10:00 Rispondi Sì per confermare o AIUTA per ulteriori opzioni ."

“ Ciao, Sara! Aspettiamo te e Frido domani per il suo bagno! L'appuntamento è alle 11. Avete bisogno di apportare modifiche? Chiamaci al numero (111) 444-4444. A tutti e due domani!”

Banche

“ Signor Brooks, questo è un messaggio relativo al suo appuntamento presso la Banca Centrale il 1° luglio alle 9:00. Se desidera riprogrammare o annullare, chiami questo numero. Digita STOP alla fine."

“Buongiorno Caterina! Questo è un rapido promemoria della tua consulenza finanziaria presso la Banca Centrale al 3478 24a strada. Il tuo appuntamento è il 1 luglio alle 10:00 Invia SÌ per confermare o chiama questo numero per riprogrammare.

“Ciao, Giasone. Hai un appuntamento con il nostro consulente per gli investimenti, John Smith, il 24 giugno alle 9:00. Ti aspetta nel suo ufficio nella filiale centrale, al secondo piano. Rispondi per riprogrammare o annullare.

“Buongiorno, [nome]! Hai un appuntamento in [data e ora] presso la nostra [nome filiale] a [indirizzo]. Scrivi SÌ per confermare o chiama questo numero per riprogrammare.

Entra Fitness C

“ Ciao, [nome]! Questo è un rapido promemoria della vostra sessione di allenamento di due ore prevista per domani alle 17:00 Chiamatemi se avete domande! [Nome del personal trainer]”.

“Ciao, [nome], questo è [nome del personal trainer] a [nome palestra]. Invia SÌ per confermare l'appuntamento in [data e ora]. Ci vediamo!"

Varie

“ Ciao, [nome cliente]. Si prega di inviare un messaggio SÌ per confermare l'appuntamento per la lezione di guida in [data e ora]. Per annullare, si prega di rispondere NO. Per riprogrammare , fai clic su [link] ."

“ [Nome dell'azienda] ha ricevuto la tua richiesta di manutenzione completa del veicolo. La manutenzione durerà [durata] ed è programmata per [data e ora] a [indirizzo]. Rispondi CONFERMA se puoi partecipare a questo appuntamento o AIUTO se devi riprogrammare.

“Ciao Sofia! Abbiamo prenotato per un appuntamento per la valutazione della proprietà il 2 luglio alle 13:00 Invia SÌ per confermare. Telefono: (111) 444-4444. Julia Thompson.

“Buongiorno, [nome], il tuo appuntamento con [nome azienda] il [data e ora] è confermato con il numero [numero di registrazione]. È possibile annullare questo appuntamento tramite il nostro sito Web. Invia un messaggio di STOP per annullare l'iscrizione.

Formazione scolastica

“ Ciao, Kevin. Rispondi SÌ per confermare le sessioni di consulenza professionale in data [data e ora] a [nome azienda] . Se hai bisogno di aiuto, rispondi a questo messaggio."

“Buongiorno, [nome]. Hai una lezione di chitarra di [durata] con [nome dell'insegnante] il [data e ora]. L'insegnante ti aspetterà a [nome della filiale]. Rispondi OK per confermare o rispondi a questo messaggio per riprogrammare.

“Il numero della sala prove [numero della sala] è prenotato per [nome e cognome] il [data e ora]. Per evitare possibili sanzioni, si prega di attenersi alle regole allegate alla lavagna e di lasciare il luogo pulito e ordinato”.

Usi B al dettaglio

“ Ehi, Laura! Abbiamo ricevuto la tua risposta per la nostra importante vendita il 18 giugno alle 17:00 . m . presso la nostra sede principale! Ci auguriamo che troverai tutto ciò di cui hai bisogno e ci vediamo lì!”

“Mary Rivero è prevista per una prova del vestito con [nome dell'azienda] in [data e ora]. Ti aspetteremo presso la nostra filiale principale situata a [indirizzo]. Per favore, non lasciarci in sospeso! Rispondi a questo messaggio per eventuali modifiche alla tua prenotazione.”

Conclusione: qual è il miglior testo di conferma dell'appuntamento?

Puoi scegliere di utilizzare uno di questi modelli o scrivere il tuo testo di conferma dell'appuntamento. L'importante è tenere sempre presente l'obiettivo: ridurre i no-show.

È importante ricordare che l'invio di promemoria degli appuntamenti non è garanzia di partecipazione al 100%, ma sicuramente riduce i tassi di assenteismo.

Scrivendo messaggi di testo per confermare l'appuntamento imminente, ottimizzi il tuo flusso di lavoro e fai un uso migliore delle tue risorse. Inoltre, i testi di promemoria sono ottimi modi per coinvolgere il tuo pubblico con il tuo marchio.

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