I migliori modelli di email per appuntamenti da utilizzare

Ogni volta che si desidera programmare, confermare, riprogrammare, annullare o semplicemente ricordare a qualcuno l'appuntamento imminente, è necessario inviare un'e-mail di riunione adeguata. Poiché ogni e-mail ha le sue regole di formattazione e consigli, è meglio disporre di un modello di e-mail per appuntamenti facilmente accessibile da utilizzare quando la situazione lo richiede.

Questo articolo ti darà i migliori consigli su come scrivere un'e-mail di appuntamento perfetta, oltre a fornirti una serie di modelli che potrebbero tornare utili.

Formato e-mail del programma di appuntamento

Per le richieste di incontro o le e-mail di promemoria degli appuntamenti, la semplicità e la semplice formalità sono fondamentali.

Inizia sempre con un oggetto mirato, in modo che la persona che riceve la tua email sappia immediatamente di cosa si tratta.

Quindi, trasmetti il ​​tuo messaggio in un tono diretto ed educato. Per completare la tua e-mail, aggiungi un invito all'azione e includi i tuoi dettagli di contatto, insieme a un saluto caloroso e professionale.

La riga dell'oggetto

Le righe dell'oggetto sono spesso sottovalutate, ma sono uno degli elementi più vitali in un'e-mail. Detto questo, dovrebbero essere sempre concisi e informativi.

Quando si scrive un'e -mail di richiesta di riunione , utilizzare una semplice riga dell'oggetto come " Richiesta di riunione " o " Richiesta di appuntamento ".

Le e-mail di promemoria sono fondamentali per ridurre le mancate presentazioni. In questo caso puoi scrivere “ Promemoria appuntamento per (data/ora)” oppure “ (data/ora) Email conferma appuntamento”.

L' e-mail di conferma perfetta ha bisogno di un oggetto mirato. Un'opzione è " Conferma per appuntamento (di servizio) il (data/ora)". È inoltre possibile utilizzare “ Messaggio di conferma appuntamento (data/ora)”.

Il corpo

Inizia sempre l'e-mail dell'appuntamento con un saluto educato, come faresti in una normale conversazione. Essere educati è fondamentale se stai scrivendo a potenziali clienti, a un nuovo cliente o a un'altra azienda.

Usa un saluto formale come " Caro " seguito dal nome del destinatario. Se desideri un'e-mail di richiesta di riunione meno formale, inizia con " Ciao " o " Ciao ".

Se stai inviando un'e -mail di richiesta di riunione , dovresti presentarti brevemente e spiegare il motivo per cui li stai contattando. Includere dettagli riguardanti la data, l'ora e il luogo della riunione.

Poiché i tuoi programmi potrebbero non essere allineati, aggiungi diverse opzioni affinché la persona possa scegliere a suo piacimento. Puoi utilizzare una tabella o elenchi puntati per questo.

Un'altra strategia è offrire al destinatario l'opportunità di suggerire una data e un luogo che si adattino al loro programma.

Se stai scrivendo un'e-mail di conferma , ti consigliamo di includere anche i dettagli più importanti dell'appuntamento, in modo che i tuoi clienti/clienti/partner commerciali possano avere queste informazioni prontamente disponibili in qualsiasi momento.

Per un'e -mail di promemoria , includi tutti i dettagli della riunione e sottolinea come e quando il destinatario può riprogrammare/annullare l'appuntamento.

Concludendo l'e-mail

Indipendentemente dal tipo di email che stai scrivendo, il tuo obiettivo è ricevere un feedback positivo. Pertanto, dovresti includere opzioni praticabili affinché il destinatario dell'e-mail possa contattarti. Per lo meno, includi il numero di telefono della tua attività e l'e-mail di lavoro.

Inoltre, chiedere una risposta o una conferma dell'appuntamento. In questo modo aumenterai le tue possibilità di successo.

Quindi, puoi concludere il tuo messaggio con un cordiale saluto e firma.

Modelli di email per appuntamenti che puoi utilizzare

• Modelli e-mail di pianificazione degli appuntamenti
• Modelli di e-mail di promemoria dell'appuntamento
• Annullare o riprogrammare i modelli di email per appuntamenti
• Marketing e business offre modelli di email
• Modelli di email di conferma dell'appuntamento
• Modelli di email di follow-up

Modelli e-mail di pianificazione degli appuntamenti

Campione 1:

Caro signor / signora. (Nome del destinatario),

Ti sto contattando per fissare un incontro per esplorare una possibile prospettiva di business.

Vorrei incontrarci il (data/ora) a (suggerire un luogo).

Questo orario e luogo funzionano per te?

Se fosse preferibile un altro orario e luogo, per favore fatemelo sapere.

Non vedo l'ora di incontrarti.

Grazie,

(Il tuo nome)

Campione 2:

Salve (nome del destinatario),

Desidero fissare un appuntamento con voi per (l'attività professionale della persona).

Credo che sarebbe un'ottima occasione per avvicinarsi (di cosa parlerai durante la tua visita).

Puoi trovare ulteriori informazioni allegate a questa e-mail da leggere prima di incontrarci.

Attualmente la mia disponibilità è nei seguenti giorni e orari.

(Includere date e orari.)

Qualcuno di questi è conveniente per te?

Distinti saluti,

(Il tuo nome)

Campione 3:

Salve (nome del destinatario),

Il mio nome è (il tuo nome). Le scrivo per programmare un incontro con lei per discutere (soggetto).

La discussione ci fornirà l'opportunità di (dettagliare cosa ti aspetti dall'incontro).

Al momento, sono in grado di incontrarmi nei giorni e negli orari elencati di seguito:

(Includere date e orari.)

Sarei felice di venire nella tua posizione (o consigliare una possibile alternativa).

Per favore, conferma la ricezione di questa email e fammi sapere quale data funziona meglio per te, così posso prenotarlo.

Invece, se hai in mente un altro giorno o orario, inviami un'e-mail a (dettagli di contatto).

Non vedo l'ora di sentirti e di incontrarti a breve.

(Il tuo nome)

Modelli di e-mail di promemoria dell'appuntamento

Campione 1:

Caro signor / signora. (Nome del cliente),

Hai ricevuto questa e-mail da (nome del provider) come promemoria del tuo appuntamento alle (data e ora).

Per riprogrammare, rispondi a questa email o utilizza il seguente numero di telefono: (numero di telefono aziendale).

Gli appuntamenti mancati con meno di 24 ore di preavviso potrebbero comportare spese fino a una commissione (valore).

Distinti saluti,

(Il tuo nome e la tua posizione in azienda)

(Nome commerciale)

(Recapito di lavoro)

Campione 2:

Salve (Nome cliente),

Questa e-mail è solo un rapido promemoria dell'appuntamento (nome del dipendente o titolo professionale) presso (indirizzo) a (descrizione concisa dell'obiettivo della visita).

Assicurati (azione necessaria per eseguire il servizio) prima dell'arrivo (nome del dipendente o titolo professionale).

Per richieste e modifiche, si prega di raggiungere i seguenti contatti: (numero di telefono aziendale ed e-mail).

Grazie e a presto!

(Il tuo nome e la tua posizione in azienda)

(Nome commerciale)

(Recapito di lavoro)

Campione 3:

Salve (nome del cliente),

Questa e-mail è un promemoria amichevole che conferma l'appuntamento per la riunione il (data/ora).

Per garantire la tua prenotazione, rispondi a questa email di conferma. In alternativa, puoi chiamare (ragione sociale) telefono dell'ufficio:(numero di telefono dell'azienda).

Non vediamo l'ora di incontrarvi presto!

(Nome commerciale)

(Recapito di lavoro)

(Contatto)

Per ulteriore ispirazione, dai un'occhiata a questo articolo che rivela ancora più modelli di promemoria per le riunioni e suggerimenti per la scrittura.

Annullare o riprogrammare i modelli di email per appuntamenti

Campione 1:

Caro signor / signora. (Nome del destinatario),

A causa di circostanze impreviste, devo annullare il nostro incontro di lavoro per il (data/ora dell'incontro). Sono spiacente di informarLa così a ridosso dell'appuntamento fissato e degli eventuali impedimenti che ciò potrebbe causare.

Sono disposto a riprogrammarlo per un altro momento che potrebbe essere adatto a entrambi.

Cordiali saluti,

(Il tuo nome)

Campione 2:

Salve (nome del destinatario),

Sfortunatamente, dovrò riprogrammare il nostro incontro. Si prega di utilizzare il seguente collegamento per selezionare un'altra data/ora conveniente per te.

(Includere un collegamento al sito Web con opzioni di riprogrammazione).

Apprezzo la tua comprensione.

Cordiali saluti,

(Il tuo nome)

Marketing e business offre modelli di email

Campione 1:

Caro signor / signora. (Nome del cliente),

Apprezziamo la tua richiesta relativa alla procedura dettagliata del prodotto. Sono disponibile a fissare un appuntamento per discutere tutte le vostre domande.

Fare clic su questo collegamento per programmare una data/ora:

(Includi il collegamento alla pianificazione).

Cordiali saluti,

(Il tuo nome)

(Nome commerciale)

Campione 2:

Salve (Nome cliente),

Spero sinceramente che tu sia soddisfatto del tuo prodotto!

In (nome commerciale), cerchiamo costantemente nuovi modi per aiutare i nostri clienti ad avere successo.

Stiamo offrendo un aggiornamento al tuo piano attuale, che credo potrebbe soddisfare le tue esigenze meglio di quello che stai utilizzando ora. Fammi sapere e sarò felice di inviarti via e-mail ulteriori informazioni a riguardo.

Se desideri fissare un incontro per discutere di persona di questa offerta, fai clic sul seguente link.

Spero di parlare presto con te!

(Il tuo nome)

(Contatto)

Campione 3:

Salve (nome del cliente),

Grazie per averci contattato. Siamo entusiasti di parlare con te!

Puoi fissare il tuo appuntamento per la demo facendo clic su questo link:

(Includere un collegamento al sito web).

Non vediamo l'ora di chattare con te a breve.

Buona giornata!

(Il tuo nome)

(Nome della ditta)

Modelli di email di conferma dell'appuntamento

Campione 1:

Caro signor / signora. (Nome del cliente),

Ti invio questa email di conferma del tuo prossimo appuntamento il (data/ora) con (nome del membro dello staff).

Non esitate a contattarci per richieste o modifiche.

Cordiali saluti,

(Il tuo nome)

(Il tuo contatto)

(Nome commerciale)

Campione 2:

Salve (Nome cliente),

Questo messaggio è un promemoria amichevole dell'appuntamento (di servizio) con (nome del fornitore) a (posizione) il (data/ora).

La risposta a questa email conferma l'orario programmato.

Utilizzare il seguente contatto (numero di telefono aziendale) o e-mail (indirizzo e-mail) per domande o modifiche.

Distinti saluti,

(Il tuo nome)

(Nome commerciale)

Se vuoi saperne di più, dai un'occhiata a questa guida passo-passo su come scrivere una fantastica email di conferma dell'appuntamento.

Modelli di email di follow-up

Campione 1:

Caro signor / signora. (Nome del destinatario),

Io sono (il tuo nome e titolo di lavoro) a (ragione sociale). Il motivo per cui ti sto contattando è seguire il nostro appuntamento e rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere sull'argomento discusso.

Sono disponibile a fissare un rapido incontro per discutere i tuoi piani ed esplorare come (ragione sociale) può supportarti.

Cordiali saluti,

(Il tuo nome)

(Nome commerciale)

Campione 2:

Salve (nome del destinatario),

Mi è piaciuta la nostra conversazione di oggi e vorrei suggerire di discutere gli obiettivi (ragione sociale) al nostro prossimo appuntamento.

Puoi accedere ai miei orari disponibili sul link sottostante e prenotare una data e un orario convenienti.

(Includere link al sito web).

Si prega di inviare eventuali domande a questo indirizzo e-mail in anticipo.

Cordiali saluti,

(Il tuo nome)

Quindi, qual è il miglior modello di email di appuntamento per te?

Questo articolo ha condiviso 15 esempi di semplici modelli di email che puoi utilizzare per tutte le tue esigenze relative agli appuntamenti, comprese le richieste speciali e le email di follow-up.

Ammettiamo che all'inizio le e-mail per la pianificazione degli appuntamenti possono essere scoraggianti. Ma una volta comprese le loro migliori pratiche, capirai perché sono preziose per le aziende.

E ciò che può essere ancora più prezioso è automatizzare il processo di invio di e-mail di appuntamento.

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