In che modo l'automazione nella gestione dei progetti può aiutare la tua azienda a crescere più rapidamente

L'automazione nella gestione dei progetti sta raggiungendo il più recente livello di efficacia.

Le aziende di tutto il mondo lo stanno adottando principalmente per due motivi. Uno, l'automazione ti fa risparmiare molto tempo. Due, semplifica le tue attività e il processo di esecuzione.

Di conseguenza, oltre il 90% delle organizzazioni ritiene che l'automazione sia fondamentale per la trasformazione aziendale. Tuttavia, solo il 67% di loro è stato in grado di implementarlo con successo.

La volontà c'è. Ma cosa spinge i project manager a pensarci due volte prima di adottare l'automazione? La possibile risposta sta nel comprendere l'intera faccenda.

E noi siamo qui per aiutarti. In questo blog, ti mostreremo cos'è l'automazione della gestione dei progetti, la sua importanza e come adottarla per il tuo progetto, oltre ai consigli degli esperti.

Cominciamo prima con la definizione -

Che cos'è l'automazione nella gestione dei progetti

L'automazione è un processo lavorativo in cui gli input umani in un'attività sono ridotti al minimo e la meccanizzazione è improvvisata.

Ciò significa che l'automazione aiuta gli esseri umani a ridurre il carico di lavoro e a svolgere un'attività automaticamente, beh, il più possibile. Anche un processo di automazione completo ha bisogno della guida umana.

Pertanto, il software di gestione dei progetti automatizzato può eseguire automaticamente le attività di base del tuo progetto e funzionare seguendo il tuo pre-comando.

Ad esempio, se si dispone di un software di gestione dei progetti automatizzato, è possibile impostare il processo per monitorare l'avanzamento dell'attività specifica di un team.

Puoi vedere chi sta facendo cosa e quanti progressi ha fatto il tuo team in un dato momento. Ogni volta che viene eseguita un'attività secondaria, il software ti avvisa o ti invia anche un messaggio di aggiornamento.

L'obiettivo dell'automazione nella gestione dei progetti è salvarti da attività amministrative ripetitive e concentrarti sulle cose più preziose per migliorare il tuo progetto come manager.

Perché l'automazione è importante per la gestione dei progetti

I progetti hanno scadenze, budget e una serie di obiettivi raggiungibili. Un manager deve fare tutte le cose nel modo giusto, mantenere le cose a posto senza intoppi e fare una distribuzione e linee guida adeguate per la realizzazione.

Uno dei compiti principali di un project manager è assegnare i membri del team a diverse attività secondarie e controllare i progressi. E poi continua a risolvere i problemi e ad apportare ulteriori miglioramenti finché l'obiettivo non viene raggiunto.

Quindi, in questo processo spontaneo, dove sta l'automazione? Rappresenta un ponte tra i manager e compiti più semplici ma cruciali come il monitoraggio del tempo, la programmazione, la creazione di report, il monitoraggio dei progressi, ecc.

Quindi i motivi principali per scegliere l'automazione della gestione dei progetti sono:

• Risparmio di tempo per sfide più grandi e gratificanti esperienze di gestione dei progetti
• Migliori transizioni tra le fasi dei flussi di lavoro
• Riduce le attività manuali e le possibilità di errori nelle attività più semplici
• Genera accuratamente report e stato di avanzamento

Bene, andiamo alle situazioni che possono portarti ad adottare l'automazione nel tuo progetto.

Quando adattare l'automazione nella gestione dei progetti

Prima di scegliere un software di automazione per gestire il tuo progetto, ci sono alcune domande a cui devi trovare la risposta. Dai un'occhiata qui sotto -

• Quali sono le attività che richiedono uno sforzo ripetitivo da parte dei membri del tuo team
• Hai scoperto le attività manuali e che richiedono più tempo nel tuo progetto
• Il tuo processo di lavoro è ben documentato e mappato
• Se il tuo processo di gestione del progetto non è semplificato, come superare

Dopo aver risolto la risposta a queste domande, capirai facilmente se hai bisogno di automazione nella gestione dei progetti o meno.

Il ruolo del software automatizzato non sostituisce lo sforzo umano, bene fino ad ora. Ha lo scopo di rafforzare i tuoi progressi e ridurre il carico di lavoro.

6 vantaggi dell'automazione nel software di gestione dei progetti

Bene, se implementi l'automazione nella gestione dei progetti, quali sono i principali vantaggi che otterrai? Abbiamo risolto questo problema per te. Guarda -

1. Più produttività

L'automazione aumenta la produttività complessiva? È una domanda comune che potresti fare.

Anche la risposta è semplice. SÌ. Quando implementi l'automazione, la tua ora di lavoro sarebbe più efficace, non dovrai preoccuparti di un'attività preimpostata con un'azione automatizzata fino a quando non controlli lo stato di avanzamento.

Quando disponi di un software di gestione dei progetti automatizzato, non avrai bisogno di risorse aggiuntive. Il processo sarà più agile e snello, e il tuo membro del team potrebbe fare di più in poco tempo, e ci sarebbe anche tempo per riflettere e rimediare all'errore.

2. Scarica il tuo compito di routine

Supponiamo di dover bussare ogni giorno a ciascuno dei membri del team sull'avanzamento del lavoro. Ma questo sarà un compito di routine, noioso e dispendioso in termini di tempo. L'automazione è progettata per scaricare queste attività noiose per te.

Il software di gestione automatizzata dei progetti può essere di grande aiuto per quanto riguarda le attività ricorrenti e le seccature amministrative. Alcuni di loro sono -

• Fai in modo che le persone ricordino le scadenze
• Controllo dell'avanzamento delle attività
• Invio di rapporti di progetto ai membri assegnati, ecc.

Scaricare le attività di routine ti farà risparmiare molto tempo e fatica. Ciò consente un lavoro più efficace.

3. Comunicazione semplificata

Più del 30% dei progetti fallisce a causa della scarsa comunicazione all'interno del team. Se non riesci a stabilire un progetto di comunicazione ininterrotto, molti aspetti e possibilità del tuo progetto non possono concretizzarsi.

In questo caso, l'automazione nella gestione dei progetti sarebbe stata un'ottima soluzione. Se disponi di un project manager automatizzato, il software dovrebbe consentire la comunicazione interna tramite notifiche, messaggistica, commenti e servizi di posta elettronica automatizzati.

Ad esempio, se disponi di WP Project Manager, la piattaforma può facilmente consentirti di inviare messaggi e notifiche automatiche a tutti i team, i canali e i progetti.

4. Supportare l'integrazione

La maggior parte dei software di gestione dei progetti automatizzati supporta integrazioni di terze parti. E hai bisogno di queste integrazioni per potenziare i tuoi progetti e raggiungere l'obiettivo.

Ciò significa che l'automazione nella gestione dei progetti può trasformare il tuo processo di gestione dei progetti in un forte meccanismo di un diverso insieme di strumenti che lavorano insieme per il tuo successo.

WP Project Manager supporta molte integrazioni e moduli per semplificare la gestione dei progetti. Puoi utilizzare un time tracker, un diagramma di Gantt o un sub-task manager per velocizzare il tuo processo.

5. Tieni traccia del tuo progetto e rivedilo per prendere decisioni migliori

Quando tutte le tue attività e attività secondarie saranno distribuite, progredite e completate in un unico posto, sarà più facile generare un rapporto dettagliato. L'automazione consente di risparmiare molto tempo dalla creazione di fogli di report manuali e tanto meno dal processo di analisi.

Pertanto, puoi facilmente scoprire come stanno andando i membri del tuo team, se le attività secondarie e i progetti hanno rispettato le scadenze e analizzare il rapporto sulla crescita per prendere una decisione più praticabile.

Inoltre, puoi tenere traccia di ogni singolo membro del team e di come stanno andando. Se riscontri un problema, sarà più facile risolverlo e consultare i membri del tuo team nei tempi previsti o all'istante.

6. Migliorare la qualità delle attività per raggiungere gli obiettivi

Ultimo ma non meno importante, l'automazione della gestione dei progetti migliora semplicemente la qualità del tuo progetto. Perché, quando implementi un software automatizzato, si occupa di tutte le tue micro attività in un unico posto, mantiene la coerenza e ti fornisce aggiornamenti e rapporti simultanei sul progetto.

Nel complesso, puoi vedere il quadro generale dalla tua dashboard e pensare di più a come migliorare ulteriormente. Quando tutte le tue attività meschine e le tue routine ricorrenti sarebbero ben gestite da un'unica piattaforma con le integrazioni necessarie, puoi lasciarti coinvolgere in attività più significative.

Ciò ti porta a fare di più con efficienza e ottenere di più alla fine della giornata. Una gestione del progetto ben controllata è ciò di cui hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

Procurati un software per implementare l'automazione nella gestione dei progetti

L'automazione è un modo semplice per la gestione quotidiana dei progetti. Se desideri implementare uno strumento di gestione del progetto per automatizzare il tuo processo, devi considerare le seguenti cose:

• Budget e ambito: è necessario scegliere un software di automazione della gestione dei progetti che abbia le giuste funzionalità di cui hai bisogno e che si adatti bene al budget e all'ambito.
• Buona interfaccia utente: una buona interfaccia utente è un must per aiutare gli utenti il ​​più possibile.
• Programmazione e pianificazione delle attività semplificate : la gestione automatizzata dei progetti richiede funzionalità di assegnazione, pianificazione e pianificazione delle attività semplici.
• Task Manager: la funzionalità indispensabile dello strumento automatizzato per creare attività, assegnare membri, selezionare scadenze e tenere traccia dei progressi.
• Comunicazione: la comunicazione in-app è un'ottima cosa per un project manager automatizzato. Rafforza il processo di comunicazione per ottenere di più.
• Gestione dei documenti e condivisione dei file : l'automazione nella gestione dei progetti dovrebbe consentire agli utenti di allegare file scaricabili e inviare file tramite messaggi all'interno del team.
• Ottimo supporto clienti: i software sono soggetti a bug e problemi tecnici. Uno strumento affidabile deve disporre di un servizio di supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per risolvere i tuoi problemi.

Pertanto, puoi scegliere WP Project Manager Pro poiché offre tutti i vantaggi e l'arsenale necessari per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto.

Domande frequenti sull'automazione della gestione dei progetti

Chiusura

Il miglior project management unisce tecnologia e competenze. In altre parole, la tecnologia intensifica le tue capacità per ottenere di più.

Quindi, non c'è dubbio, l'automazione della gestione dei progetti è la chiamata del giorno per acquisire competenza nella gestione della tua attività. L'unica domanda rimane, con quanta chiarezza puoi prendere una decisione al riguardo?

Riteniamo che ora tu abbia una conoscenza dell'automazione nella gestione dei progetti e un'idea chiara per farla funzionare all'interno del tuo progetto.