7 migliori strumenti software di gestione dei documenti da provare

I documenti svolgono un ruolo importante nella vita di ogni azienda e nelle operazioni quotidiane. È incredibilmente importante conservarli e proteggerli correttamente. È qui che possono entrare in gioco alcuni dei migliori software di gestione dei documenti per aiutarti a comprendere il flusso di lavoro dei documenti della tua azienda e assicurarti che nulla vada perso nel processo.

Che cos'è il software di gestione dei documenti (DMS)?

Il software di gestione dei documenti elimina il fastidio di archiviare i file fisici e li sposta invece tutti nel cloud. Potrebbe essere frustrante passare ore a cercare un documento solo per rendersi conto in seguito che non esisteva affatto. Il software di gestione dei documenti consente di organizzare documenti digitali e documenti cartacei in modo semplice e conveniente.

Se non disponi di un software del genere che funziona per te, potrebbero essere necessarie ore o addirittura giorni per recuperare un documento importante, il che può essere un enorme ostacolo per l'intero team.

Il miglior software renderà il lavoro veloce e senza intoppi. Esistono diverse opzioni sul mercato e se stai cercando il miglior software di gestione dei documenti, questa guida ti aiuterà a prendere la decisione migliore in base alle tue esigenze.

Come scegliere il miglior software di gestione dei documenti per te

È difficile scegliere il giusto software di gestione dei documenti per la tua azienda. Tieni sempre d'occhio le seguenti funzionalità quando selezioni le tue opzioni.

Il miglior software di gestione dei documenti nel 2022

Ora che sai esattamente quali funzionalità aspettarti dal miglior software di gestione dei documenti, diamo un'occhiata alle migliori opzioni disponibili.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint è probabilmente una delle soluzioni di questo tipo più conosciute e anche uno dei sistemi di gestione dei documenti aziendali più completi oggi disponibili. Offre strumenti che si adattano alle esigenze di ogni azienda. Oltre alle sue capacità di gestione dei documenti, puoi utilizzare SharePoint per fungere da intranet "intelligente" della tua azienda. Sono disponibili app per tutti i dispositivi e una buona funzionalità di condivisione che offre una collaborazione senza interruzioni. Utilizzando OneDrive, puoi anche sincronizzare i tuoi file tra il cloud e i dischi rigidi locali.

️ Caratteristiche:

• Monitoraggio delle attività
• Gestione del calendario
• Modelli personalizzabili
• Gestione documenti
• Sincronizzazione dei dati
• Condivisione di file
• Modelli di documenti

Prezzo:

• Piano 1: $ 5/utente/mese con 1 TB di spazio di archiviazione
• Piano 2: $ 10/utente/mese
• Office 365 E3: $ 20/utente/mese

2. Bitrix24

Bitrix24 è un software di gestione dei documenti utilizzato da milioni di persone in tutto il mondo. È disponibile in locale e nel cloud. Il software consente la sincronizzazione dei file, l'accesso mobile, la condivisione di file, la guida personale e aziendale, la modifica multiutente, la modifica offline e altro ancora. È disponibile per una prova gratuita di 30 giorni.

️ Caratteristiche principali:

• Controlli di accesso
• Dashboard e monitoraggio delle attività
• Avvisi/notifiche
• Generazione e archiviazione di documenti
• Gestione documenti

Prezzo :

• Cloud Basic: $ 39/mese
• Standard: $ 79/mese
• Professionista: $ 159/mese
• 30 giorni di prova gratuita disponibile

3. Rubex

Rubex di eFile Cabinet è un software di gestione dei documenti che offre archiviazione su cloud e un'efficiente soluzione di condivisione di file. Consentirà alla tua azienda di non utilizzare più la carta e di gestire i file in modo efficiente. Rubex è l'ideale per le piccole e medie imprese e ti consentirà di condividere documenti all'interno dell'organizzazione e anche di impostare la conservazione dei documenti. Ha una buona funzione di ricerca, creazione di modelli, flussi di lavoro automatizzati e condivisione di file.

️ Caratteristiche principali:

• Sistema eFile Cabinet DM
• Condivisione sicura dei file
• Autenticazione a due fattori (2FA)
• Impostazioni di sicurezza personalizzate
• Strumenti di conformità
• Integrazione con Microsoft Office
• Accesso mobile
• Pista di controllo
• Automazione del flusso di lavoro

Prezzo:

• Principiante: $ 15/utente/mese per 25 GB di spazio di archiviazione
• Vantaggio: $ 30/utente/mese con 1 TB di spazio di archiviazione ma limitato a tre utenti
• Business: $ 55/utente/mese e 5 TB di spazio di archiviazione

4. File M

M-Files è l'ideale per piccole e grandi imprese in diversi settori. Il software on-premise basato su cloud include funzionalità chiave, come funzionalità di firma elettronica, gestione delle autorizzazioni, flussi di lavoro automatizzati e accesso offline. Ha anche un motore di ricerca che ti permetterà di cercare facilmente i documenti. Puoi anche cercare il testo del documento usando lo strumento.

️ Caratteristiche principali:

• Controlli/autorizzazioni di accesso
• Monitoraggio della conformità
• Pista di controllo
• Strumenti di collaborazione
• Modelli personalizzabili
• Gestione dei contenuti
• Classificazione dei documenti
• Gestione del patrimonio digitale
• Generazione di documenti

Prezzo:

• È necessario contattare M-Files per i prezzi e offre anche una prova gratuita.

5. Firma ora

SignNow offre una soluzione di firma elettronica che ti consente di firmare, inviare e gestire i tuoi documenti sul tuo dispositivo. Offre un'elevata sicurezza ed è semplice da usare. Ti consente di raggruppare più documenti in un unico pacchetto e inviare un documento a più persone alla volta. SignNow include anche un audit trail ed è basato su cloud.

️ Caratteristiche principali:

• Pista di controllo
• Acquisizione della firma mobile
• Modelli personalizzabili
• Promemoria
• Analisi dei documenti
• Firma multipartitica
• Monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività

Prezzo:

• Business: $ 8/utente/mese (pagato annualmente)
• Business Premium: $ 15/utente/mese (pagato annualmente)
• Professionista: $ 30/utente/mese (pagato annualmente)

6. Controllo principale

MasterControl è un sistema di gestione della qualità che offre anche un software di controllo dei documenti come parte della loro soluzione. Questo probabilmente metterà fine ai tuoi processi cartacei. MasterControl offre un'elevata flessibilità e ti consente di implementare un sistema di gestione dei documenti che funziona per la tua azienda. Include una suite di moduli.

️ Caratteristiche principali:

• Routing automatizzato
• Firma elettronica
• Gestione della conformità
• Controlli di accesso
• Controllo della versione
• Conservazione dei documenti
• Conversione di documenti
• Firma elettronica
• Conversione del tipo di file
• Ricerca full-text
• Archiviazione dei documenti
• Controllo della versione
• Controlli di accesso/autorizzazioni
• Check-in/check-out documenti
• Pista di controllo

Prezzo:

• Contatta MasterControl per i prezzi

7. DocuWare

DocuWare è un software molto potente che aiuta a indirizzare i tuoi documenti e indirizzarli ai flussi di lavoro corretti. Puoi tenere traccia delle attività in sospeso e recuperare i record in un istante. Si rivolge ad aziende di tutte le dimensioni ed è disponibile in 18 lingue. DocuWare supporta la distribuzione in locale e il cloud. Include funzionalità come il controllo degli accessi, la ricerca di testo, la gestione dei documenti, la firma elettronica, i moduli elettronici, il recupero dei file e altro ancora.

️ Caratteristiche principali:

• Controlli/autorizzazioni di accesso
• Archiviazione e conservazione
• Strumenti di collaborazione
• Modelli personalizzabili
• Classificazione e gestione dei documenti
• Firma elettronica
• Moduli elettronici
• Ricerca full-text
• Recupero file

Prezzo:

Contattare DocuWare per i prezzi; è disponibile una prova gratuita

Conclusione sul miglior software di gestione dei documenti

Alcune delle soluzioni in questo elenco hanno un focus più aziendale (come M-Files), mentre altre sono molto accessibili e possono essere avviate in modo rapido ed economico (come SignNow). Poi c'è Microsoft SharePoint, che è stato il gold standard sul mercato per un po' di tempo.

Facci sapere cosa ne pensi di questi migliori strumenti software di gestione dei documenti e qual è la tua scelta.