6 migliori strumenti di documentazione: un elenco curato per il 2022

Cerchi i migliori strumenti di documentazione per aiutarti a creare contenuti di documentazione interna o esterna di prim'ordine?

Sia che tu stia creando documentazione pubblica per consumatori non tecnici o contenuto tecnico come la documentazione API del tuo software (o qualsiasi altra via di mezzo), ci sono alcuni ottimi strumenti di documentazione per aiutarti a gestire i tuoi contenuti e pubblicarli per gli utenti.

In questo post, abbiamo curato un elenco delle sei migliori opzioni, comprese le soluzioni open source e SaaS per tutti i budget (incluso gratuito).

Per tutti e sei gli strumenti, evidenzieremo i loro vantaggi, svantaggi, prezzi e come puoi iniziare con la tua documentazione utilizzando quello strumento.

Entriamo subito!

Sei migliori strumenti di documentazione

1. Base di conoscenza eroica
2. GitBook
3. Documento360
4. Leggi i documenti
5. Nozione + Motore.so
6. Aiuta il succo

1. Base di conoscenza eroica

Heroic Knowledge Base è uno strumento di documentazione open source basato sul popolare software WordPress, anch'esso open source.

Puoi installare Heroic Knowledge Base come plug-in su WordPress per trasformare immediatamente il tuo sito WordPress in un hub di documentazione.

Il modo in cui crei il tuo sito dipende da te: potresti creare un nuovissimo sito WordPress esclusivamente per la documentazione o potresti installare Heroic Knowledge Base su un sito WordPress esistente per aggiungere funzionalità di documentazione a quel sito.

Per creare contenuti, puoi utilizzare l'editor di blocchi flessibile di WordPress, insieme al sistema di revisione integrato di WordPress per il controllo della versione.

Heroic Knowledge Base aggiunge anche i propri blocchi dedicati in modo da poter aggiungere facilmente callout, avvisi e altri punti salienti.

Ottieni anche strumenti per rendere privata parte o tutta la tua documentazione, a seconda che tu stia creando documentazione pubblica o interna.

Heroic Knowledge Base ti offre anche tantissime funzionalità per creare un'esperienza eccezionale per i tuoi visitatori e ottimizzare la tua documentazione:

• Ricerca AJAX in tempo reale con suggerimenti in tempo reale.
• Categorie e tag per organizzare gli articoli.
• Analisi integrate per tenere traccia di ricerche, visualizzazioni, efficacia degli articoli e trasferimenti a canali di supporto in tempo reale.

Poiché è basato su WordPress, puoi anche estendere la tua documentazione utilizzando altri plugin. Ad esempio, puoi utilizzare il plug-in Multicollab gratuito per aggiungere commenti e collaborazione in stile Google Documenti all'editor di contenuti.

Benefici

• Utenti, articoli, categorie e così via illimitati . Fondamentalmente, non ci sono limiti arbitrari come quelli che in genere incontri sugli strumenti di documentazione SaaS.
• Flessibile . Heroic Knowledge Base include tonnellate di funzionalità integrate per aiutarti a configurare la tua documentazione e puoi anche installare altri plugin di WordPress secondo necessità, come l'aggiunta di funzionalità di collaborazione.
• Piena proprietà dei dati . Tutti i tuoi dati rimangono sempre al 100% sui tuoi server.
• Open-source . Sia WordPress che Heroic Knowledge Base sono open-source.

Svantaggi

• Se non vuoi usare WordPress per qualche motivo, è importante notare che Heroic Knowledge Base funziona solo con WordPress.

Prezzo

Heroic Knowledge Base parte da $ 149 per l'utilizzo su un singolo sito Web e un anno di supporto e aggiornamenti. Manterrai l'accesso al software per sempre senza costi aggiuntivi, ma dovrai rinnovare la licenza per continuare a ricevere supporto e aggiornamenti dopo il primo anno.

Avrai anche bisogno di un sito Web WordPress, che potrebbe costare dei soldi se non hai già accesso a un hosting di siti Web in grado di eseguire WordPress.

Come iniziare

Ecco come configurare un hub di documentazione utilizzando Heroic Knowledge Base:

1. Crea un sito WordPress che funga da base del tuo hub (se non l'hai già fatto).
2. Acquista e installa il plug-in Heroic Knowledge Base.
3. Configura il comportamento del tuo hub di documentazione usando le impostazioni ( Heroic KB → Settings )
4. Aggiungi articoli utilizzando l'editor di blocchi flessibile.

Puoi anche aggiungere altre modifiche, come la creazione di un sito intranet, la limitazione dell'accesso agli utenti che hanno effettuato l'accesso o la richiesta di una password per visualizzare la documentazione (che può essere utile per la documentazione interna).

2. GitBook

Come suggerisce il nome, GitBook è uno strumento di documentazione più orientato ai team di software che necessitano di creare documentazione pubblica o privata.

Ad esempio, puoi sincronizzare GitBook con un repository GitHub o GitLab che contiene file markdown per creare la tua documentazione in questo modo. Tuttavia, non sei obbligato a usare Git solo per usare GitBook e puoi anche creare contenuti utilizzando un editor intuitivo o importarli da altre fonti come file markdown, documenti Word e altro.

Per organizzare la tua documentazione, puoi utilizzare “spazi” (cioè una base di conoscenza unica) e “raccolte” (cioè una categoria all'interno di una base di conoscenza).

Alcune altre caratteristiche degne di nota includono quanto segue:

• Controllo della versione.
• Modifica e collaborazione dal vivo del team.
• Rich incorpora nell'editor di contenuti.
• Esportazione PDF facile.

Benefici

• Utilizzare flussi di lavoro tecnici familiari . Per i team tecnici, GitBook ti consente di utilizzare strumenti con cui hai già familiarità (come Git). Utilizza anche termini tecnici, come "rami" e "richieste di modifica" per le modifiche.
• Funzionalità di collaborazione . Questo può essere utile se più persone lavorano sullo stesso documento (magari anche contemporaneamente).
• Gratuito per il non profit. Se sei un'organizzazione senza scopo di lucro o gestisci un progetto open source, puoi utilizzare GitBook gratuitamente.

Svantaggi

• tecnico . Se non stai creando documentazione software, GitBook potrebbe sembrare un po' complesso. Le persone che cercano di creare documentazione non tecnica probabilmente vorranno cercare altrove.

Prezzo

GitBook è gratuito per uso individuale, senza scopo di lucro e progetti open source. I piani commerciali partono da $ 8 per utente al mese, con un minimo di 5 utenti. Quindi il piano più economico sarebbe di $ 40 al mese.

Come iniziare con la base di conoscenza eroica

Per iniziare, devi solo registrarti per un account GitBook e iniziare a costruire. Puoi sincronizzare con un repository su GitHub o creare da zero utilizzando gli editor di contenuti di GitBook.

3. Documento360

Document360 è uno strumento di documentazione SaaS che ti consente di creare la tua knowledge base interna o orientata al futuro.

Grazie al suo approccio SaaS, è molto facile iniziare. Devi semplicemente registrarti per un account e iniziare a creare la tua documentazione tramite l'interfaccia intuitiva.

Puoi creare contenuti utilizzando un semplice editor WYSIWYG con supporto Markdown. Avrai anche accesso agli strumenti di collaborazione e al controllo della versione, che è utile se lavori con un team.

Sul frontend, i tuoi utenti avranno un'interfaccia ben progettata per sfogliare i contenuti, inclusi tocchi utili come suggerimenti per la ricerca in tempo reale, sommario automatico e altro ancora.

Benefici

• Configurazione facile . Per creare documentazione, devi solo registrarti per un account e iniziare a scrivere.
• Ospitato per te . Document360 gestisce l'hosting e la manutenzione della documentazione per te, quindi non devi mai rovinare gli aggiornamenti o altro.
• Caratteristiche di produttività . Puoi accedere ad alcune interessanti funzionalità come promemoria automatici di revisione, notifiche per eventi della knowledge base e altro ancora.

Svantaggi

• Caro. Il piano a pagamento più economico costa già $ 119 al mese e include solo funzionalità limitate.
• Limitazioni . Se hai bisogno di più account team o basi di conoscenza, dovrai pagare un extra. Ad esempio, il piano Startup include solo cinque account team. Se vuoi di più, pagherai $ 19 al mese per account.

Prezzo

Document360 è uno strumento SaaS, quindi pagherai una tariffa mensile o annuale per tutto il tempo che desideri utilizzarlo. I piani partono da $ 119 per progetto al mese, più $ 39 per versione della knowledge base aggiuntiva e $ 19 per ogni account del team oltre i cinque account inclusi.

C'è anche un piano gratuito che ti consente di creare fino a 50 articoli con 1 GB di spazio di archiviazione e accesso limitato alle funzionalità.

Come iniziare con Document360

Document360 è uno strumento di documentazione SaaS, il che significa che tutto ciò che devi fare è registrare un account per iniziare.

C'è una prova gratuita di 14 giorni in modo da poter esplorare tutte le funzionalità gratuitamente.

4. Leggi i documenti

Leggi i documenti è uno strumento di documentazione creato appositamente per il software o la documentazione tecnica.

Ti consente di gestire il contenuto e il controllo delle versioni utilizzando Git e quindi distribuirlo facilmente su un'interfaccia front-end intuitiva. Questo approccio significa che è realmente accessibile solo agli sviluppatori... ma ha senso dato che si concentra sulla creazione di documentazione tecnica.

A seconda della versione che stai utilizzando, puoi anche accedere ad alcune o a tutte le seguenti funzionalità:

• Analytics per vedere cosa cercano e leggono i visitatori.
• Risultati di ricerca in tempo reale e suggerimenti.
• Più build simultanee. Ad esempio, una build per la produzione e un'altra per la versione beta o una per la versione 1.0 e un'altra per la versione 2.0.
• Facile esportazione in PDF, HTML o epub.
• Accesso singolo tramite Google Workspace o provider VCS (GitHub, GitLab o Bitbucket).

Benefici

• Utilizzare strumenti di sviluppo . Utilizzando strumenti come Git per gestire la documentazione, Read the Docs cerca di integrarsi nei flussi di lavoro esistenti degli sviluppatori di software.
• Versione forte . Git semplifica la gestione del controllo delle versioni e puoi anche pubblicare più versioni dei tuoi documenti contemporaneamente, il che è ottimo se le persone potrebbero utilizzare versioni diverse del tuo software.

Svantaggi

• Configurazione più complessa . Leggi i documenti è un po' più complesso da configurare rispetto ad altri strumenti di documentazione perché devi lavorare tramite Git. Tuttavia, dato che è incentrato sulla documentazione tecnica, i tipi di persone che utilizzano Leggi i documenti non dovrebbero avere problemi.
• Solo per documentazione tecnica . Se non stai creando documentazione software/tecnica, ti consigliamo di scegliere uno strumento di documentazione diverso poiché Leggi i documenti non fa per te.

Prezzo

Se hai un progetto open source, Leggi i documenti ti consente di creare e ospitare la tua documentazione gratuitamente. In effetti, Read the Docs afferma che ospita documentazione gratuita per oltre 240.000 progetti open source.

Per le attività commerciali, c'è anche un servizio a pagamento Read the Docs for Business, che parte da $ 50 al mese. Tutti i piani includono progetti e utenti illimitati: le limitazioni principali sono le funzionalità che ottieni e il numero di build simultanee che puoi avere.

Come iniziare a leggere i documenti

Leggi i documenti ti offre due modi per scrivere la tua documentazione effettiva:

1. MkDocs
2. Sfinge

Dopo aver utilizzato questi strumenti per creare un repository Git con il contenuto della documentazione, Read the Docs importerà automaticamente il repository per creare la documentazione.

5. Nozione + Motore.so

L'idea è un po' una palla curva qui in quanto non è specificamente creata per la documentazione. Tuttavia, con la giusta configurazione, può essere un ottimo strumento per gestire tutti i diversi tipi di documentazione.

Se non hai familiarità con Notion, è fondamentalmente uno strumento all-in-one per gestire qualsiasi tipo di conoscenza, dati, gestione dei progetti e molto altro.

Puoi usarlo per tantissime cose diverse, inclusa la creazione di tutti i tipi di documentazione. Lo svantaggio, tuttavia, è che Notion di per sé non è realmente focalizzato sulla pubblicazione di tali informazioni su un sito Web in cui altre persone possono interagire con esso.

È qui che entra in gioco Engine.so. Con Engine.so ( un servizio di terze parti ), puoi pubblicare il contenuto di Notion sul tuo sito Web per creare facilmente il tuo hub di documentazione. Puoi vedere un esempio di come appare nella documentazione di Engine.so.

Benefici

• Modi unici di presentare le informazioni . L'uso di Notion ti offre molta flessibilità che potresti non ottenere con strumenti di documentazione più mirati. Ad esempio, puoi utilizzare i molti blocchi Nozione in modi interessanti.
• Facile da usare . A differenza degli strumenti basati su Git, questo approccio è facile sia per gli utenti tecnici che per quelli non tecnici.
• Conveniente . Sebbene non esista un piano gratuito, questo approccio dovrebbe essere conveniente per la maggior parte dei casi d'uso.

Svantaggi

• Non appositamente costruito per la documentazione . Sebbene Notion funzioni alla grande per la documentazione, questo non è l'unico obiettivo come lo è con gli altri strumenti di documentazione in questo elenco. Se hai intenzione di avere centinaia di articoli, potresti preferire uno strumento più mirato.
• Controllo della versione limitata. Questo approccio non offre un forte controllo della versione. Se paghi per Notion, puoi ottenere 30 giorni di cronologia delle versioni, ma non è forte come Git o il sistema WordPress che ottieni con Heroic Knowledge Base.

Prezzo

Notion ha un piano gratuito che dovrebbe funzionare bene per i casi d'uso di base. Tuttavia, c'è la possibilità che tu voglia pagare a seconda delle tue esigenze specifiche.

Per trasformare il contenuto di Notion in un hub di documentazione pubblico, tuttavia, dovrai pagare per Engine.so. Engine.so costa $ 19 al mese per un massimo di 300 pagine o $ 49 al mese per un massimo di 1.000 pagine. Puoi provarlo con una prova gratuita di 14 giorni.

Come iniziare con nozione

Ecco come creare documentazione utilizzando questa configurazione:

1. Registrati per un account Notion.
2. Crea la tua documentazione usando Notion. Puoi trovare modelli Notion predefiniti per il contenuto della documentazione, come questi modelli di Beestat.
3. Registrati per un account Engine.so.
4. Pubblica la documentazione di Notion sul tuo sito Web/hub di documentazione personalizzato utilizzando Engine.so.

6. Succo d'aiuto

Simile a Document360, Helpjuice è un altro popolare strumento di documentazione e knowledge base SaaS.

Ti aiuta a creare facilmente qualsiasi tipo di documentazione utilizzando un semplice editor di testo, comprese le opzioni per importare da documenti Word per risparmiare tempo.

Puoi anche accedere a una serie di funzionalità per creare una documentazione efficace:

• Risultati/suggerimenti di ricerca immediati.
• Analytics per monitorare ricerche, visualizzazioni di pagina e molto altro.
• Possibilità di pubblicare più versioni della tua documentazione.
• Livelli di accesso utente per controllare chi può vedere diversi articoli.
• Funzionalità di collaborazione inclusi i commenti nell'editor.

Benefici

• Configurazione facile . Per creare documentazione, devi solo registrare un account.
• Ospitato per te . Helpjuice gestisce l'hosting e la gestione della documentazione per te, quindi non devi mai rovinare gli aggiornamenti o altro.
• Nessun piano con funzionalità bloccate . Sebbene Helpjuice non abbia un piano gratuito, tutti i suoi piani a pagamento ti danno accesso a tutte le funzionalità.

Svantaggi

• Costoso . Il piano più economico parte da $ 120 al mese e può arrivare fino a $ 500 al mese.
• Limiti dell'utente . Se hai una squadra numerosa, Helpjuice può diventare costoso. Ad esempio, se hai più di 60 utenti, hai bisogno del piano da $ 500 al mese.

Prezzo

I piani a pagamento di Helpjuice partono da $ 120 al mese per tutte le funzionalità e fino a quattro utenti. I piani salgono da lì in base al numero di utenti di cui hai bisogno, arrivando a $ 500 al mese per utenti illimitati.

La cosa unica è che puoi accedere a tutte le funzionalità su tutti i piani, mentre qualcosa come Document360 blocca alcune funzionalità dietro piani di livello superiore.

Puoi anche provare tutto con una prova gratuita di 14 giorni.

Come iniziare con Helpjuice

Per iniziare, tutto ciò che devi fare è registrarti per un account Helpjuice e iniziare ad aggiungere i tuoi contenuti.

Qual è il miglior strumento di documentazione per le tue esigenze?

Alla fine, la scelta del miglior strumento di documentazione dipende davvero dalle tue esigenze specifiche, dal budget e dal livello di conoscenza.

Ecco alcune domande comuni che vorresti farti per restringere la tua ricerca:

• Vuoi una soluzione self-hosted o sei d'accordo con l'utilizzo di uno strumento SaaS?
• Allo stesso modo, vuoi una soluzione open source o sei d'accordo con l'utilizzo di uno strumento closed-source?
• Stai creando documentazione molto tecnica (ad es. documentazione API) o più documentazione rivolta ai consumatori?
• Ti piace l'idea di utilizzare Git per il controllo della versione/gestione dei contenuti o preferisci avere un sistema di gestione della conoscenza dedicato?
• Qual è il tuo budget? Sei d'accordo con il pagamento di un canone mensile continuo o desideri qualcosa di gratuito o un pagamento una tantum?

Rispondendo a queste domande, dovresti avere una buona idea di quale sia lo strumento di documentazione migliore per le tue esigenze.

Se non sei sicuro da dove cominciare, pensiamo che Heroic Knowledge Base possa soddisfare le esigenze della maggior parte delle aziende. Offre un approccio open source conveniente che ti offre la piena proprietà dei tuoi dati a un prezzo inferiore rispetto alla maggior parte degli altri strumenti.

Ma allo stesso tempo, hai comunque accesso a tantissime funzionalità per creare documentazione di prim'ordine, come suggerimenti di ricerca in tempo reale e analisi dettagliate. Puoi anche accedere all'intero ecosistema di WordPress se desideri una flessibilità ancora maggiore.

Per saperne di più e iniziare, vai alla pagina del prodotto Heroic Knowledge Base.