5 migliori sistemi di prenotazione e prenotazione di Office Hoteling

Oggi, non tutti i luoghi di lavoro utilizzano lo stile di lavoro tradizionale dei posti a sedere assegnati. L'hot desking (quando i dipendenti si presentano al lavoro e prendono qualsiasi scrivania disponibile) e l'hoteling desk o office (quando i dipendenti possono prenotare il proprio spazio di lavoro in anticipo) sono due tipi di opzioni di ufficio ibride che i datori di lavoro moderni stanno adottando. Il software di gestione del posto di lavoro si impegna a mantenere tutti i tipi di spazi di lavoro alternativi organizzati e prevedibili. Ci sono molte fantastiche opzioni là fuori e condivideremo alcuni dei nostri preferiti con te.

Che cos'è il software Office Hoteling?

Il software di Office Hoteling in genere viene fornito con un assortimento di funzionalità per soddisfare tutte le esigenze di gestione del posto di lavoro. Ad esempio, per l'hot desking, il software aggiornerà le scrivanie disponibili rispetto a quelle utilizzate, in modo che i dipendenti possano trovare più facilmente un posto di lavoro. Per il desk hoteling, il software consentirà ai lavoratori di prenotare lo spazio in anticipo e anche su base continuativa. Gli utenti possono prenotare anche altri tipi di spazi, come sale riunioni, ascensori di servizio, lounge e altro ancora.

Il software di gestione del posto di lavoro offre anche molto controllo ai supervisori. Grazie alla raccolta dei dati, i gestori possono vedere le tendenze di utilizzo e prevedere le esigenze future. Inoltre, le regole esercitano il controllo su chi può prenotare gli spazi di lavoro in determinate aree e sul tipo di accesso che avranno tali spazi di lavoro. Inoltre, ci sono diverse viste tra cui scegliere, inclusa una vista a volo d'uccello della pianta e dettagli su uno specifico spazio di lavoro.

5 migliori sistemi di prenotazione e prenotazione di Office Hoteling

Con la crescente popolarità dei luoghi di lavoro ibridi, soprattutto dopo che il COVID ha cambiato il modo in cui operano le aziende, sono emersi molti software eccellenti. Per questo articolo, abbiamo selezionato i nostri cinque preferiti per iniziare la tua ricerca.

1. Software EMS per la prenotazione al banco

Il software EMS per la prenotazione al banco consente ai lavoratori di prenotare, aggiornare, modificare e annullare le prenotazioni utilizzando lo strumento web o l'app mobile. Filtra gli spazi di lavoro disponibili in base ai posti a sedere o al tipo di spazio, ai servizi e alle attrezzature. Prenota anche tutti i tipi di spazi di lavoro, da cubicoli e uffici a tavoli condivisi, scrivanie in piedi e persino posti a sedere, come i divani.

Crea quartieri designati in modo che squadre o dipartimenti possano sedersi uno vicino all'altro. Visualizza una planimetria in tempo reale per vedere lo spazio utilizzato e dove lavorano tutti. Visualizza i dati sulle scrivanie vuote e sulle cancellazioni in modo da poter modificare lo spazio dell'ufficio.

Caratteristiche principali del software EMS

• Imposta regole personalizzate per gestire chi ha accesso a determinati spazi di lavoro.
• I chioschi interni all'edificio consentono ai dipendenti di prenotare uno spazio di lavoro all'ultimo minuto o di effettuare il check-in al loro arrivo.
• L'app Room Sign mostra le prenotazioni su un tablet per mostrare la disponibilità e consente anche ai lavoratori di prenotare o modificare una prenotazione.
• Le integrazioni del calendario con Google e Outlook aiutano i dipendenti a mantenere organizzato il proprio programma di lavoro.

Fonte: SME

Il software di gestione del posto di lavoro di EMS è semplice e offre tutte le funzionalità necessarie per controllare l'utilizzo dell'ufficio. Chioschi, segnali di visualizzazione e integrazioni aggiungono alcune sottigliezze che potrebbero mancare anche ad altri software. La gestione dei visitatori consente inoltre di tenere d'occhio tutti coloro che vanno e vengono oltre il normale personale.

Il software EMS fa per te se...

• La tua azienda rispetta il distanziamento sociale e deve limitare le capacità delle stanze.
• I visitatori prendono in considerazione la gestione dello spazio del tuo ufficio.
• Desideri integrare il software di desk hoteling con il tuo HVAC per automatizzare il riscaldamento e il raffreddamento in base a come viene utilizzato lo spazio dell'ufficio.

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2. Inviato

Con il software di prenotazione hot desk di Envoy, puoi impostare quali desk sono disponibili, non disponibili o assegnati in modo permanente. Assegnando servizi alle postazioni di lavoro, i lavoratori possono vedere a cosa avranno accesso e scegliere di conseguenza. E mentre il software è orientato all'hot desking, lo è anche per l'hotel in ufficio, poiché esiste un sistema di prenotazione in anticipo.

I compagni di squadra e i quartieri possono essere designati in modo che possano esserlo i lavoratori che hanno bisogno di essere vicini. I compagni di squadra possono essere assegnati in base alla funzione o al progetto e la flessibilità integrata consente loro di scegliere comunque i propri posti all'interno di un quartiere.

Caratteristiche principali di Envoy

• L'accesso tramite l'app mobile consente la prenotazione in movimento.
• I dati sull'utilizzo della scrivania aiutano i manager a pianificare meglio in base all'utilizzo passato e attuale.
• L'inclusione di un questionario sulla salute prima di consentire ai lavoratori di prenotare le scrivanie mantiene un posto di lavoro più sicuro.

Fonte: inviato

L'app mobile, le mappe dell'area di lavoro e varie opzioni di prenotazione semplificano l'utilizzo di Envoy sia per i supervisori che per i lavoratori. Il software è ideale per i luoghi di lavoro con esigenze ibride diverse e mutevoli, dall'hot desking e desk hoteling al distanziamento sociale e ai progetti basati sul team.

Envoy fa per te se...

• Hai un ufficio di hot desking con alcuni dipendenti che desiderano una postazione di lavoro permanente.
• Il distanziamento sociale è ancora un fattore e il tuo posto di lavoro deve cambiare la disponibilità in base alle ordinanze sanitarie.
• Vuoi incorporare consegne, visitatori e intere sale nel tuo software di gestione del posto di lavoro.

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3. Software di prenotazione della scrivania OfficeSpace

Il software di prenotazione desk di OfficeSpace è per vari tipi di uffici ibridi, da quelli che utilizzano l'hot desking a quelli che preferiscono l'hoteling desk. La funzionalità di desk hoteling consente ai dipendenti di prenotare in anticipo gli spazi di lavoro e di vedere quali lavoratori sono in ufficio. Inoltre, qualsiasi cosa in ufficio può essere trasformata in uno spazio prenotabile, non solo scrivanie.

Sezioni e posti possono essere assegnati per creare quartieri in modo che alcune squadre possano essere posizionate insieme. OfficeSpace funziona su desktop e dispositivi mobili, nonché su chioschi touchscreen e può anche essere integrato con Microsoft Teams e Slack. I supervisori possono visualizzare i dati di prenotazione storici e in tempo reale e approvare o rifiutare le richieste secondo necessità.

Caratteristiche principali di OfficeSpace

• La ricerca intelligente consente ai dipendenti di cercare le aree di lavoro in base alla posizione o alla funzionalità.
• Le impostazioni di prenotazione consentono ai gestori di limitare le prenotazioni anticipate e abilitare le prenotazioni di più giorni e ricorrenti.
• Free Addressing utilizza sensori per aggiornare lo stato delle scrivanie in tempo reale.
• Insights Hub ti consente di vedere le tendenze dei posti a sedere in modo da poter regolare il modo in cui viene utilizzato lo spazio e prevedere la domanda.

Fonte: OfficeSpace

L'indirizzamento gratuito è particolarmente utile se il tuo posto di lavoro utilizza l'hot desking. I dipendenti non hanno bisogno di prenotare uno spazio in anticipo, ma puoi comunque monitorare automaticamente quali scrivanie vengono utilizzate. Nel complesso, OfficeSpace è l'ideale se il tuo posto di lavoro utilizza diversi tipi di opzioni di prenotazione scrivania.

OfficeSpace fa per te se...

• Ci sono più di scrivanie e spazi di lavoro che devono essere riservati.
• Il tuo posto di lavoro ha alcuni tipi di opzioni di spazi di lavoro ibridi.
• La funzione di indirizzamento gratuito di hot desking sarà utile.

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4. Skedda

Skedda ha tutte le funzionalità di gestione del posto di lavoro che ti aspetteresti, come la visualizzazione della planimetria, le prenotazioni self-service e l'accesso mobile. Ma dove brilla è con la sua capacità di creare regole e politiche di prenotazione automatizzate, anche complesse. Con la gestione delle autorizzazioni, i supervisori hanno un controllo a livello micro su ciò che può e non può essere prenotato.

Inoltre, anche se potrebbe non sembrare importante, un altro vantaggio di Skedda è che gli utenti possono utilizzare le informazioni di accesso esistenti. Ciò significa che i tuoi dipendenti non dovranno destreggiarsi tra l'ennesima combinazione di login e password solo per prenotare una scrivania. Con i tag utente, anche loro avranno un'esperienza personalizzata dopo aver effettuato l'accesso.

Caratteristiche principali di Skedda

• Planimetrie personalizzate e interattive significano prenotazioni più facili e organizzate per tutti.
• Software ottimizzato per dispositivi mobili a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo.
• Integrazione con Google Workspace e Microsoft 365 per una gestione completa della pianificazione.

Fonte: Skedda

Skedda è uno dei migliori sistemi di gestione del posto di lavoro disponibili, soprattutto se ti stai abituando a un posto di lavoro ibrido. Esistono diverse funzionalità che rendono il software più piacevole da utilizzare per il management e i dipendenti, semplificando e automatizzando i processi.

Skedda fa per te se...

• La tua azienda ha esigenze di prenotazione anticipata e requisiti specifici.
• Questo è il tuo primo tentativo di provare la prenotazione al banco per il tuo ufficio.
• Ci sono più piani nel tuo edificio che necessitano di servizi di prenotazione su tutti loro.

Prezzi Skedda: a partire da $ 50 al mese | Ulteriori informazioni su Skedda

5. Riserva Tango di AgilQuest

Tango Reserve di AgilQuest è un software di prenotazione desk basato su cloud con accesso mobile in modo che il software possa essere utilizzato da qualsiasi luogo. I dipendenti possono visualizzare la disponibilità dell'area di lavoro, filtrare in base ai servizi e prenotare immediatamente una scrivania, inoltre possono utilizzare il software per vedere chi c'è in ufficio e individuare i colleghi.

I gestori possono controllare chi ha accesso a determinati spazi e quando possono essere prenotati. Puoi anche impostare regole aziendali, ad esempio creare un periodo di grazia per le prenotazioni perse e quindi annullarle automaticamente una volta trascorsa una certa durata. L'analisi e il reporting ti aiutano a capire come viene utilizzato lo spazio e a determinare se l'ufficio ha bisogno di più o meno spazio.

Caratteristiche principali di Tango Reserve

• Tre interfacce — desktop, app mobile o chiosco nella hall — così le persone possono prenotare da casa, in viaggio o quando entrano nell'edificio.
• Tre opzioni di visualizzazione per vedere l'intera pianta, visualizzare un elenco di spazi di lavoro disponibili o trovare disponibilità per spazi di lavoro nel calendario.
• Imposta prenotazioni ricorrenti senza data di fine e copia le prenotazioni precedenti quando i dipendenti hanno le workstation preferite.
• I segnali digitali della scrivania mostrano informazioni su chi ha prenotato la scrivania e quando è stata prenotata, nonché se l'area di lavoro ha bisogno di servizi di pulizia.

Fonte: AgileQuest

Tango Reserve dà la priorità al lavoro di squadra, dando agli utenti la possibilità di creare la propria squadra per stare al passo con ciò che stanno facendo le persone a loro più vicine. Anche le opzioni di prenotazione preferite e ricorrenti sono utili per semplificare il processo per gli utenti. Inoltre, con la possibilità di prenotare altri servizi, il software può far funzionare tutto in ufficio senza intoppi.

Tango Reserve fa per te se…

• Stai ancora utilizzando il distanziamento sociale sul posto di lavoro.
• Alcuni dipartimenti devono stare insieme e creeranno un quartiere di scrivanie.
• Ci sono comfort e servizi aggiuntivi da prenotare, come allestimenti e guasti delle camere, attrezzature, armadietti, parcheggio e ascensori di servizio.

Prezzo di riserva di Tango: è necessario contattare l'azienda | Ulteriori informazioni sulla riserva di tango

Considerazioni finali sul miglior software di gestione del posto di lavoro

Sebbene molte opzioni di software per hotel per uffici condividano funzionalità simili, quella che scegli per il tuo ufficio dipenderà dalle tue esigenze specifiche e dalle tue preferenze personali. Anche se ogni pacchetto software ha le stesse 10 funzionalità, quell'undicesima caratteristica distintiva può essere quella che ti spinge a sceglierla. Pensa attentamente agli extra di cui hai bisogno o che renderanno il tuo ufficio più fluido. E allo stesso tempo, non pagare più del dovuto per software con un sacco di funzionalità che non dovrai mai utilizzare.

Dato che siamo in argomento, dai un'occhiata al nostro articolo su come il desk hoteling può migliorare lo spazio di lavoro del tuo ufficio.

Immagine in primo piano tramite GoodStudio / shutterstock.com