Migliori pratiche per la gestione delle e-mail aziendali

La posta elettronica è emersa come linfa vitale delle comunicazioni aziendali e costituisce uno strumento importante per l'archiviazione e lo scambio di informazioni. La maggior parte di noi potrebbe essere d'accordo sul fatto che è impossibile svolgere il nostro lavoro quotidiano, anche orario, in assenza di e-mail.

Piuttosto, vengono inviate quasi 150.000 e-mail al minuto e l'impiegato generale riceve 121 e-mail ogni giorno. Anche se abbiamo bisogno dell'e-mail e dipendiamo da essa, la maggior parte di noi ne è anche intimidita.

È del tutto comune che, a causa di cattive pratiche di posta elettronica , le persone saltino riunioni o consegne vitali, il lavoro arrivi in ​​ritardo a causa della mancanza di comunicazione su intenti e scadenze, le domande rimangano senza risposta e si verifichi una perdita di produttività.

Di seguito sono riportati i modi in cui un manager può introdurre le migliori pratiche per la gestione della posta elettronica negli affari, per rimanere al vertice di tutto.

Migliori pratiche

1. Utilizza le app di messaggistica

Le app di chat del team come Slack, Chat Work o Mattermost sono fondamentali per domande e risposte brevi e specifiche che possono essere scambiate rapidamente. Questi tipi di app sono utili per risposte rapide e per salvare le informazioni dall'essere distrutte o impigliate nell'e-mail.

2. Impiegare forum aziendali e forum di discussione

Per annunci, dettagli e discussioni a livello aziendale, utilizzare forum o forum di discussione invece di e-mail che cc: tutto. L'impiego di un forum interno o semplicemente di un wiki mantiene le informazioni a livello aziendale comodamente accessibili, ricercabili e pubbliche, invece di dipendere dai singoli utenti per progettare e utilizzare il proprio sistema di riferimento.

3. Impiegare riunioni di persona

Ricorda che l'e-mail e la comunicazione scritta a volte confondono il tono e l'emozione. Può sembrare antiquato, anche se se un thread di posta elettronica viene deragliato con continui chiarimenti e domande di follow-up, passa al telefono, a Skype o chiama una riunione di persona.

Occasionalmente la comunicazione verbale è il modo migliore per creare rapidamente chiarezza e consenso e costruire i seguenti passaggi e azioni.

4. Adottare le migliori pratiche di gestione della posta elettronica sul lavoro

L'utilizzo di un assortimento di strumenti di comunicazione mantiene i messaggi giusti nei canali appropriati e riduce il traffico e-mail e il disordine della posta in arrivo. Tuttavia, ci sono anche pratiche eccellenti all'interno delle e-mail stesse che aiutano a rendere la comunicazione breve, più efficiente e più efficace.

Leggi anche: Come creare contenuti accattivanti per il tuo sito Web di blog

5. Migliori pratiche per l'organizzazione della posta in arrivo

La gestione della posta in arrivo è diversa da un'organizzazione della posta in arrivo. Non puoi gestire la tua posta in modo efficiente se non sei in grado di organizzarla. I seguenti suggerimenti guidano la gamma: dalla differenziazione delle e-mail tra le zone all'archiviazione o all'eliminazione dei messaggi all'interno delle cartelle.

• Struttura le email all'interno di cartelle categoriali.
• Organizza una casella di posta contenente etichette.
• Utilizza gruppi e filtri nei programmi di posta elettronica.
• Utilizzare cassette postali diverse per comunicazioni interne ed esterne.
• Progetta whitelist e blacklist e-mail.
• Riduci il numero complessivo di cartelle di posta elettronica.
• Ordina per eliminare.
• Intraprendi un'azione tempestiva sulle e-mail per impedire l'accumulo di disordine.

Ricorda che queste funzionalità nei servizi di posta elettronica sono progettate per filtrare elenchi predefiniti di e-mail che sono semplicemente spam e che hanno intenzioni commerciali oneste. Dopo aver avuto un bel modo di gestire le tue e-mail, solo allora potresti iniziare a gestire la tua casella di posta con successo.

6. Gestisci le email

7. Strumenti per la migliore gestione della posta elettronica

Se devi gestire il carico di lavoro della posta in arrivo, è possibile includere app o estensioni nel desktop o nello smartphone per gestire le e-mail in modo più efficace. Impiegare soluzioni tecnologiche per risolvere i problemi tecnici.
Ci sono molti strumenti presenti per aiutarti a gestire la tua posta elettronica con maggiori miglioramenti. Ecco qui alcuni di loro:

• Utilizza Edison Mail per accedere a più account da un'unica posizione.
• Utilizza Google Inbox per unire più account in un unico posto.
• Pianifica le tue risposte e-mail con Boomerang.
• Progetta e organizza le cartelle con SaneBox.
• Utilizza FollowUpThen per pianificare e monitorare le tue risposte e-mail.
• Previeni la posta indesiderata e lo spam utilizzando MailDrop.
• Mescola le tue newsletter informative utilizzando Unroll.
• Pianifica i tuoi account Gmail utilizzando Sortd.
• Evidenzia le tue e-mail utilizzando Trova sempre.
• Aumenta la tua produttività nella giornata lavorativa utilizzando l'automazione di IFTTT.
• Combina le tue app di calendario, lavoro e messaggistica con Mailbird.
• Divertiti a rimuovere le e-mail utilizzando il gioco e-mail.

Mantenere la sanità mentale in materia di gestione di una casella di posta troppo piena è un compito difficile. L'utilizzo di strumenti per aiutare a rimanere a galla può essere un punto di svolta. Possedere la tranquillità che le informazioni vitali non saranno cancellate accidentalmente può significare la distinzione tra una cassetta postale organizzata e il caos.

8. Scelta di un indirizzo email professionale

La prima cosa che devi fare è generare un indirizzo email professionale per la tua azienda. Certo, potresti semplicemente chiedere a tutto il tuo staff di gestire le email di lavoro con i propri account. Ma è davvero professionale? Desiderate imprimere fin dall'inizio la credibilità della vostra attività. Non rischiare che le e-mail di lavoro vitali si perdano nella combinazione proprio mentre inizi la tua attività.

Piuttosto, dovresti selezionare un servizio di posta elettronica aziendale che soddisfi le esigenze più elementari della tua azienda. Si tratta di sicurezza online, gestione dei contatti, spazio di archiviazione aggiuntivo, gestione del calendario e altre utili funzioni. Ad esempio, Yahoo Small Business fornisce un nome di dominio gratuito quando ti abboni a un indirizzo email professionale.

9. Utilizzo di Reply vs. Funzione Rispondi a tutti

Uno degli errori più frequenti nell'e-mail è fare clic su "rispondi" o "rispondi a tutti" in modo inappropriato.

Supponiamo di essere stato aggiunto a un'e-mail a livello aziendale che contempla modifiche alla politica sulle ferie. Vorresti chiedere al tuo capo se è ancora giusto intraprendere un weekend di 4 giorni ad aprile, ma premi inavvertitamente "rispondi a tutti" piuttosto che reagire in privato a lui. Ora tutto in ufficio è al corrente di una conversazione privata tra te e il tuo manager. È imbarazzante, e per non dire che è una cattiva etichetta di posta elettronica.

Di norma, dovresti semplicemente fare clic su "rispondi a tutti" quando la tua reazione è degna di tutti nella catena. Se la tua reazione è rilevante solo per alcune persone o qualcosa di facile come un "va bene, suona bene", attieniti a "rispondi".

10. Inclusa una firma

È essenziale aggiungere una firma alle tue email. Ciò offre informazioni di contatto chiave a clienti e partner esterni alla tua azienda. Ciò consentirà alla tua rete di raggiungerti comodamente se succede qualcosa. Una firma e-mail deve contenere il tuo nome, numero di telefono professionale, titolo e indirizzo aziendale. Alcune persone desiderano aggiungere una loro foto o il logo di un'azienda nelle loro firme. Questo è eccellente, ma assicurati che la tua firma non riceva più di 4 righe di testo. Una firma gonfiata può distrarre le persone dalla lettura del vero contenuto della tua e-mail.

In base alla tua posizione e al tuo marchio, potrebbe essere utile aggiungere i tuoi collegamenti ai social media (come Twitter o LinkedIn) nella tua firma.

11. Fai una chiusura semplice

Ci sono molti modi per firmare le tue email. Alcune delle firme più frequenti includono saluti, sinceramente e migliori auguri. Poche persone potrebbero divertirsi sperimentando la loro chiusura in base allo stato d'animo dell'e-mail e altre si attengono a un'unica chiusura per quanto riguarda tutte le comunicazioni.

Basterà un semplice “grazie”, come da Money. "Grazie" non sembra essere rigido o stucchevole. È rilevante praticamente per ogni tipo di scambio: puoi utilizzarlo per completare una nota a chiunque, indipendentemente dal livello nella catena del dipartimento, comando o ruolo nella tua azienda".

Migliorato ancora, "Grazie" ha ricevuto un tasso di risposta del 62% contro il 46% per chiusure non grate.

Conclusione sulla gestione delle e-mail aziendali

Utilizzando questi suggerimenti e le migliori pratiche per gestire le pratiche di Gestione delle e-mail aziendali , potrai instradare le comunicazioni attraverso il canale corretto, comunicare in modo più rapido ed efficace e ridurre il traffico e-mail. Invia e ricevi e-mail più veloci da leggere, con obiettivi chiari, aumentando la possibilità che i destinatari reagiscano nel modo preferito. controlla la tua posta elettronica, il calendario e le attività in modo più efficace, assicurandoti di lavorare alle attività corrette al momento giusto, aumentando la tua produttività e assicurandoti che nulla scivoli dalle crepe nella tua posta in arrivo.