10 migliori strumenti tecnologici per diventare un lavoratore produttivo

Viviamo in un’epoca in cui tutto si muove velocemente. Con così tanti compiti e impegni in giro, spesso diventa estremamente difficile tenere traccia di tutte le riunioni e le scadenze. Di conseguenza, la maggior parte dei lavoratori si sente rapidamente sopraffatta, pensando che non ci sia mai abbastanza tempo.

Ma in questo mondo frenetico non c’è posto per le scuse. Da quando le tecnologie AI sono entrate nel mercato, molte organizzazioni hanno iniziato a concentrarsi su come ottenere più lavoro da un numero minimo di dipendenti. Quindi, non rispettare ripetutamente le scadenze per alcune volte può seriamente mettere fine alla tua carriera.

Puoi vedere che molti dipendenti mediocri e poco produttivi vengono licenziati. Tuttavia, ora sono disponibili molti strumenti tecnologici che possono aiutarti notevolmente a rimanere produttivo nel tempo e a dare il massimo. In questo articolo ti presenteremo alcuni dei migliori strumenti tecnologici per diventare un lavoratore produttivo.

Iniziamo!

Caratteristiche obbligatorie di uno strumento tecnologico per renderti produttivo

Quando si seleziona uno strumento, ci sono diverse funzionalità chiave che è necessario considerare attentamente per verificare se sono disponibili. Altrimenti sarà solo una perdita di tempo e denaro. Di seguito abbiamo elencato le funzionalità obbligatorie che devi verificare negli strumenti selezionati.

Panoramica del dashboard

Una dashboard panoramica è il luogo in cui è possibile visualizzare tutte le informazioni rilevanti. Visualizza un'istantanea di tutte le attività, scadenze, progressi del team e indicatori chiave di prestazione (KPI) in un unico posto. Se sei coinvolto in più progetti, la dashboard panoramica può aiutarti a controllare tutti i tuoi stati a colpo d'occhio.

Tracciatore del tempo

Un time tracker ti consente di vedere quanto tempo dedichi a vari progetti, attività o incarichi in cui sei coinvolto. Ciò ti consente di rimanere concentrato, smettere di perdere tempo e completare i progetti assegnati a tempo debito.

Leggi anche: Oltre 15 strategie e tecniche efficaci di gestione del tempo

Diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è un diagramma del ciclo di vita di un progetto. Suddivide le attività e le attività dipendenti, comprese le scadenze per ciascuna. È estremamente utile per progetti di grandi dimensioni. Perché puoi visualizzare facilmente l'intero flusso del progetto, identificare i colli di bottiglia e risolverli in anticipo.

Tabellone Kanban

La Kanban Board ha rilevanza per il diagramma di Gantt. Ha una dashboard visiva che classifica le attività in colonne (Da fare, In corso e Fatto). Di conseguenza, puoi verificare immediatamente quali attività secondarie sono già state completate, quali sono in corso e quali dovrebbero essere completate a breve.

Calendario delle attività

Questa funzionalità può aiutarti a pianificare e programmare le tue attività in base a scadenze, priorità e disponibilità. Una volta pianificato e organizzato, eviterai il panico dello stress dell'ultimo minuto.

Gestisci i membri del team

Se sei un team leader o manager, uno dei tuoi KPI dovrebbe essere quanto bene riesci a gestire i tuoi subordinati. Pertanto, lo strumento tecnologico dovrebbe avere la capacità di aggiungere nuovi membri in modo da poter monitorare il loro stato e l'avanzamento del lavoro.

Condividi e salva file e documenti

Quando gestisci un team, spesso potresti voler condividere risorse preziose con i membri del team. Cercherai sicuramente un canale sicuro per farlo. Di conseguenza, cerca uno strumento di produttività che ti consenta di caricare, condividere e salvare file e documenti.

Report avanzati con approfondimenti

I report avanzati con approfondimenti vengono solitamente visualizzati statisticamente utilizzando grafici facilmente comprensibili, grafici a torta, grafici a barre, ecc., in modo da poter prendere rapidamente decisioni basate sui dati.

Monitoraggio delle tappe fondamentali

In effetti, non puoi mangiare un intero elefante in una volta ma morso dopo morso. Allo stesso modo, i grandi progetti spesso sembrano travolgenti. Ecco perché nasce l’idea delle pietre miliari. Ti consente di suddividere progetti enormi in attività più piccole e più gestibili assegnate nel tempo.

Integrazione con strumenti utili

Per semplificare e automatizzare le attività, il tuo strumento di produttività deve essere integrato con gli strumenti più diffusi. Alcuni di questi strumenti potrebbero essere Slack, e-mail, libreria CRM, sistema di comunicazione, social media, ecc.

I migliori strumenti tecnologici per diventare un lavoratore produttivo

È davvero difficile ottenere tutte le funzionalità sopra menzionate in un unico strumento. Inoltre, si prevede che uno strumento in cui si ottengono tutte queste funzionalità costerà molto. Tuttavia, nella parte seguente di questa sezione, ti presenteremo i migliori strumenti tecnologici per diventare un lavoratore produttivo, elencandone le caratteristiche principali in modo che tu possa scegliere quello giusto per te.

1. Responsabile del progetto WP

WP Project Manager è un importante strumento di gestione dei progetti basato su WordPress. Otterrai la maggior parte delle funzionalità di cui sopra e molte altre in questo strumento. È necessario installarlo su WordPress per iniziare a utilizzare il plugin. Ti consente di creare attività, assegnarle ai membri del team, impostare scadenze e monitorare i progressi.

Con la sua interfaccia intuitiva, puoi gestire queste attività in modo organizzato, condividere file e abilitare il monitoraggio del tempo. Puoi anche suddividere le attività in parti più piccole e distribuirle ai membri del team, fissando le scadenze. WP Project Manager è uno strumento ideale sia per singoli individui che per team.

Caratteristiche principali di WP Project Manager:

• Crea e aggiungi attività, progetti e team illimitati
• Tieni traccia del tempo tramite accesso, interruzione, pausa e immissione personalizzata
• Diagramma di Gantt e scheda Kanban
• Calendario delle attività interattivo
• Gestire i ruoli dei membri del team
• Imposta modelli e parametri per attività ricorrenti
• Permette di vedere i file di progetto in un unico posto
• Dashboard personale per tutti gli utenti
• Gestione delle priorità
• Nella discussione del progetto
• Reportistica avanzata con approfondimenti
• Monitoraggio delle tappe fondamentali
• Compatibile con il frontend
• Integrazione con WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github e altro

Il plugin ha molte più caratteristiche e funzionalità. Ha una versione gratuita e premium. Controllali cliccando i pulsanti allegati qui sotto.

2. Allentato

Slack è una popolare applicazione di messaggistica e collaborazione per i team. È uno strumento centralizzato di messaggistica e condivisione di file che consente la collaborazione in tempo reale. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alla struttura organizzata, anche i principianti possono comunicare e collaborare in modo efficiente utilizzando questo strumento.

Una delle più grandi caratteristiche di Slack è che rende i tuoi flussi di lavoro molto più semplici attraverso canali, messaggi diretti e integrazioni con altri strumenti. I canali ti consentono di dividere le conversazioni in progetti, dipartimenti o argomenti in modo che nessuno si perda e possa ottenere tutte le informazioni necessarie.

Inoltre, Slack ha integrazioni con Google Drive, Trello e Zoom. Di conseguenza, puoi condividere file, partecipare a riunioni e gestire attività senza dover passare da una piattaforma all'altra.

Caratteristiche principali di Slack:

• Creare canali per una comunicazione organizzata e basata su progetti
• Invia messaggi in conversioni private
• Condividere file e documenti
• Integrazione con numerosi strumenti utili
• Effettua chiamate video e vocali
• Imposta preferenze di notifica personalizzabili
• Mostra gli aggiornamenti di stato delle reazioni emoji
• Supporta app mobili e desktop
• Cronologia dei messaggi facile da cercare
• Crea thread di messaggi per la comunicazione organizzata

3. Fare clic su

ClickUp è uno strumento di gestione dei progetti noto e ricco di funzionalità che può aiutarti a organizzare i flussi di lavoro e tenere traccia del progetto. Viene fornito con molte funzionalità utili per la gestione delle attività, come elenchi di attività personalizzabili, schede di progetto, sequenze temporali e altro ancora.

Con loro, puoi facilmente monitorare i progressi, dare priorità ai compiti importanti e assegnarli a lavori diversi da un unico posto. Di conseguenza, non è necessario dipendere da più strumenti. Ha anche l'integrazione con altre app popolari come Slack, Google Drive, Zoom e molte altre.

ClickUp è ideale per piccoli team grazie alla sua flessibilità. Il monitoraggio del tempo, l'impostazione degli obiettivi e i resoconti sui progressi rendono ancora più semplice per i team rimanere nei tempi previsti e in linea.

Caratteristiche principali di ClickUp:

• Elenchi di attività e schede di progetto personalizzabili
• Visualizza le attività in un elenco, una bacheca, un Gantt o un calendario
• Stabilisci le priorità in base alle dipendenze delle attività e alle tappe fondamentali
• Condividi file e documenti
• Consente la collaborazione e i commenti in tempo reale
• Abilita l'automazione per le attività ripetitive
• Viene fornito con strumenti di reporting e analisi
• Ha sia app mobili che desktop
• Notifiche e promemoria facili da impostare
• Progetta flussi di lavoro e stati personalizzabili
• Integrazione con molti strumenti popolari e utili

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams è uno strumento di comunicazione e collaborazione unico per i team. Ti consente di chattare, partecipare a videoconferenze e condividere file tra i membri del team. Di conseguenza, puoi pianificare chiamate, riunioni e attività da un unico posto senza passare a più strumenti/piattaforme.

Pertanto, consente di risparmiare tempo nella raccolta di informazioni e una migliore pianificazione con calendari ed elenchi di cose da fare. Oltre alle integrazioni con più strumenti, controllo del progetto e chat in tempo reale, ottieni di più in meno tempo.

Funzionalità principali di Microsoft Teams:

• Chat e messaggi diretti
• Facile gestire i team e organizzare i canali
• Condividi file e documenti in tempo reale
• Permette di condividere gli schermi durante le riunioni
• Configura notifiche personalizzabili
• Integrazione con molti strumenti di terze parti
• Aggiungi sfondi virtuali per le videochiamate
• Supporto mobile e desktop
• Sicurezza e conformità
• Organizza le attività con elenchi di cose da fare

5. Cambia traccia

Toggl Track è un'applicazione dedicata al monitoraggio del tempo. Con questo, puoi tenere traccia di quanto tempo tu e i membri del tuo team trascorrete durante la giornata lavorativa. Viene fornito con un'interfaccia facile da usare in cui puoi controllare lo stato attuale dei tuoi progetti in corso in tempo reale.

È possibile classificare le schede attività per progetti e attività. Pertanto, che tu lavori su un progetto interno, personale o di un cliente, l'app ti garantisce di utilizzare ogni singolo minuto. I suoi report e analisi completi ti consentono di vedere immediatamente se un progetto o parte di un progetto sta consumando inutilmente tempo aggiuntivo.

In questo modo puoi scoprire le inefficienze in modo da poter sviluppare te stesso o guidare i membri del team a essere produttivi. Inoltre, puoi anche verificare quali dei tuoi dipendenti sono comparativamente più produttivi.

Caratteristiche principali di Toggl Track:

• Monitoraggio del tempo facile da usare con timer di avvio/arresto
• Include tracciamento e monitoraggio in tempo reale
• Tag personalizzabili per il monitoraggio del tempo
• Fornisce riepiloghi temporali giornalieri e settimanali
• Dashboard per panoramiche e analisi
• Facile gestione di più spazi di lavoro
• Permette di esportare report in vari formati (CSV, PDF)
• Monitoraggio delle ore fatturabili
• Supporto per dispositivi desktop e mobili

6. Calendario di Google

Google Calendar è un calendario gratuito ma popolare ampiamente utilizzato per gestire correttamente la pianificazione delle tue attività. Con questo, puoi mostrare visivamente i tuoi programmi giornalieri, settimanali e mensili e condividerli con i membri del team. Consente al tuo team di prepararsi prima dell'inizio di qualsiasi evento critico.

La cosa migliore di Google Calendar è che puoi inviare promemoria e avvisi per le prossime date. Impedisce ai lavoratori di non rispettare scadenze o appuntamenti. Google Calendar è integrato con innumerevoli strumenti e applicazioni in circolazione.

Poiché l'utilizzo è completamente gratuito, devi utilizzare Google Calendar nella tua vita professionale quotidiana per essere più concentrato e organizzato.

Funzionalità principali di Google Calendar:

• Mostra eventi in base alle visualizzazioni giornaliere, settimanali e mensili
• Differenziare gli eventi mediante codifica a colori
• Imposta notifiche e promemoria personalizzabili
• Condividi calendari con i membri del team
• Definisci i fusi orari per i team globali
• Integrazioni con innumerevoli strumenti e applicazioni
• Supporto per desktop e dispositivi mobili
• Permette di cercare nella cronologia degli eventi

7. Spazio di lavoro di Google

Google Workspace (precedentemente noto come G Suite) è una suite di soluzioni di produttività cloud per semplificare le attività e collaborare. Include molte applicazioni popolari come Gmail, Google Drive, Google Docs, Fogli Google, Presentazioni Google e Google Meet. Spero che tu abbia già familiarità con molti di loro.

Una delle più grandi capacità di Google Workspace è che semplifica il processo di condivisione e apertura di documenti, fogli di calcolo e presentazioni in tempo reale da parte dei membri del team. L'integrazione con Google Meet e Google Chat consente ai membri del team di avviare riunioni video ogni volta che si verifica un'emergenza.

Poiché è basato su cloud, i lavoratori possono partecipare da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Quindi, anche se sei in tournée, puoi controllare i documenti della tua squadra se hai almeno uno smartphone e una connessione internet.

Funzionalità principali di Google Workspace:

• Supporto Gmail per comunicazioni e-mail professionali
• Facile condividere e archiviare file su Google Drive
• Google Docs consente una documentazione rapida
• Foglio di calcolo Google per il mantenimento del calcolo finanziario
• Integra Google Calendar per la pianificazione degli eventi
• Supporto di domini personalizzati per la posta elettronica aziendale
• Integra innumerevoli strumenti di terze parti
• Supporto per dispositivi mobili e desktop
• Opzione di ricerca avanzata in tutti gli strumenti

8. Ingrandisci

Zoom è un noto strumento di videoconferenza che è diventato una potente alternativa per il lavoro remoto e la collaborazione virtuale. Consente ai dipendenti di interagire con chiamate video e audio di buona qualità, che possono essere utilizzate anche per riunioni, webinar e formazione in qualsiasi momento.

Zoom è semplice da usare e accessibile su più dispositivi. Ti consente di condividere lo schermo durante la conferenza dal vivo in tempo reale, presentare file PPT e documentazione e unirti a più persone per iniziare le riunioni. Quindi la distanza fisica non è più un problema.

Oggi troverai l'app Zoom sia su dispositivi mobili che su desktop. Quindi, anche se sei in tournée, puoi partecipare immediatamente a qualsiasi riunione urgente se disponi solo di una connessione Internet.

Caratteristiche principali di Zoom:

• Esegui conferenze audio e video di alta qualità
• Imposta lo sfondo virtuale durante la riunione
• Registra la riunione nell'archivio cloud
• Ospita webinar per un vasto pubblico
• Integra il calendario per la pianificazione delle riunioni
• Integrazione con molti strumenti di terze parti
• Funzione sala d'attesa
• Permette di condividere file durante le riunioni
• Lascia che i partecipanti alzino la mano durante la riunione
• Include supporti multi-dispositivo

9. Grammatica

La scrittura è una parte essenziale di quasi ogni lavoro oggi. Senza una forte padronanza degli aspetti grammaticali e della formulazione delle frasi, è impossibile per chiunque evitare errori grammaticali, anche se si presta molta attenzione. La grammatica potrebbe essere un valido salvatore in questo caso.

Grammarly è il tuo assistente di scrittura preferito. Può aiutarti notevolmente a semplificare la comunicazione e creare una scrittura priva di errori. Controlla istantaneamente la grammatica, l'ortografia e la punteggiatura per aiutarti a curare una scrittura senza errori. Pertanto, può salvarti dal commettere qualsiasi errore.

Può migliorare la tua efficienza automatizzando la modifica e correggendo gli errori scritti. È facile da integrare su varie piattaforme, inclusi browser, client di posta elettronica ed elaboratori di testi.

Caratteristiche principali di Grammarly:

• Rileva il tono e scrive in base ai contesti
• Controlla l'autenticità del plagio
• Suggerisce maggiore chiarezza e concisione
• Compatibile con varie piattaforme
• Fornisce feedback in tempo reale durante la digitazione
• Può rivedere le tue copie di vendita e promozionali
• Corregge gli errori di punteggiatura
• Suggerisce sinonimi

10. ChatGPT

Attualmente viviamo in un mondo fortemente influenzato dall’Intelligenza Artificiale (AI), in continua crescita. Quindi è del tutto impossibile per chiunque di noi andare avanti e competere con gli altri a meno che non adottiamo l’intelligenza artificiale nella nostra vita quotidiana. Ma lo strumento che ha portato l’intelligenza artificiale a tutte le persone comuni e l’ha resa incredibilmente adattabile a tutti è ChatGPT.

ChatGPT può scrivere e-mail, rapporti, idee e persino soluzioni di problemi complessi per te, facendoti risparmiare tempo prezioso. Ciò è particolarmente utile per scopi di ricerca, per abbreviare testi lunghi, decostruire argomenti difficili e automatizzare attività ripetitive. Il suo più grande punto di forza è la sua flessibilità.

Puoi usarlo per generare idee, creare bozze o persino correggere le bozze di un documento. Se ancora non hai familiarità con l'intelligenza artificiale, inizia il tuo viaggio con ChatGPT.

Caratteristiche principali di ChatGPT:

• Fornisce risposte alle tue domande utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale
• Può fornire assistenza nella scrittura, nella generazione di immagini, nel supporto personalizzato, nella traduzione e altro ancora
• Facile scrivere codici e rilevare errori nei frammenti di codice
• Aiuto nel brainstorming e nella generazione di idee
• Riassumere testi e articoli lunghi
• Semplifica argomenti difficili

Conclusione: quale scegliere

Come accennato in precedenza, è piuttosto difficile trovare tutte le caratteristiche e le funzionalità necessarie disponibili in un unico strumento. Questo è il motivo per cui si ritiene che la maggior parte delle persone, dei team e degli uffici dipenda da più strumenti. Inoltre, potrebbero essere presi in considerazione anche i compiti e gli scopi (persona, team, ufficio, ecc.) per i quali stai cercando uno strumento.

Quindi, ecco il nostro suggerimento, che può accelerare il tuo processo di riflessione nella scelta del miglior strumento di produttività.

• Esplora tutti gli strumenti gratuiti disponibili nel tuo progetto personale e di squadra adatto
• Utilizza WP Project Manager se ti piace eseguire un'applicazione di progetto basata sul web
• Considera il WP Project Manager se la maggior parte dei tuoi progetti sono su WordPress
• Utilizza Slack per la comunicazione in tempo reale e integra Google Meeting con esso
• Integra Google Calendar nei tuoi strumenti per la pianificazione degli eventi
• Usa Zoom se desideri ospitare webinar, consentendo a molte persone di parteciparvi

Spero che questi consigli possano aiutarti a selezionare gli strumenti e decidere quelli adatti ai tuoi progetti. Se hai qualche domanda o opinione, menzionala nella casella dei commenti qui sotto.