Vantaggi del software di gestione del tempo per aumentare la produttività del team

La convinzione che il monitoraggio del tempo ci renda più lenti invece di renderlo più veloce non è altro che un errore. Nel mondo reale, il monitoraggio del tempo ti consente di misurare il tuo ritmo di lavoro, adeguarti alle scadenze e metterti costantemente alla prova per superare le tue precedenti prestazioni lavorative. In questa era digitale, al giorno d'oggi un corretto monitoraggio del tempo richiede un software. E ci sono una serie di notevoli vantaggi del software di gestione del tempo di cui parleremo oggi nel post.

Dall'inizio alla fine di un progetto, incontrerai alcuni scenari comuni come "Quante ore abbiamo bisogno per completare questo progetto?", "Quale dipendente può farlo più velocemente?", "Chi è il più qualificato per delegare un compito?", "Come migliorare i miei preventivi e preventivi?" e tanti altri.

Quindi tieniti forte per scoprire come i vantaggi del software di gestione del tempo possono aiutarti a fare le cose e sfruttare al meglio il tuo tempo. Inoltre, impara come assegnare priorità alle attività, gestire i tuoi progetti e aumentare la produttività con un adeguato processo di gestione del tempo.

Importanza della gestione del tempo nei progetti per le imprese

In molte aziende, vediamo spesso che i progetti non vengono completati in tempo. Questo è semplicemente perché non hanno un adeguato processo di gestione del tempo in atto. Più essenzialmente, non si rendono nemmeno conto dell'importanza della gestione del tempo negli affari. Quindi ecco i fattori che rendono la gestione del tempo così importante.

La gestione del tempo ti consente di:

• Impara a gestire il tuo tempo e le tue risorse in modo più efficace per aumentare la produttività e svolgere più lavoro.
• Completa i progetti nei tempi e nei limiti del budget
• Visualizza e controlla lo stato del progetto
• Prevedere i programmi e le risorse dei progetti futuri
• Project manager per avere uno stretto controllo del tempo e delle spese
• Gestisci il tuo tempo mentre lavori ai progetti in modo da lavorare in modo più efficiente

Quali sono i principali vantaggi di un software di gestione del tempo o di monitoraggio?

Poiché gestiamo la nostra attività con una soluzione di monitoraggio del tempo, abbiamo riscontrato che i seguenti fattori, ricavati dalla nostra esperienza, sono utili.

Spingere i dipendenti a rispettare le scadenze urgenti

Se i tuoi dipendenti utilizzano un software di gestione del tempo, possono vedere lo stato delle loro attività dalla dashboard del software o dagli elenchi di attività. Questo li spingerà a presentare il loro compito delegato a tempo debito.

Aiutare i tuoi compagni di squadra a passare alle attività con priorità più alta

È un fenomeno abbastanza comune che dopo aver terminato un determinato compito, i tuoi dipendenti non riescono a capire su quale compito dovrebbero concentrarsi o iniziare. È proprio qui che viene in soccorso uno strumento di monitoraggio del tempo . In questo modo, non solo possono vedere le attività successive, ma possono anche vedere il livello di priorità (basso, medio e alto) di un'attività. Pertanto, un dipendente può valutare il proprio tempo per i compiti assegnati e può passare al compito successivo che richiede una priorità più alta.

Migliorare le quotazioni e le stime per un solido rapporto con i clienti

Il monitoraggio del tempo su ogni bit e pezzo del tuo progetto ti consentirà di generare report su diversi tipi di attività necessarie per il completamento. Sulla base di questo rapporto, puoi facilmente formulare le tue ipotesi e quindi stimare il tempo necessario per completare un progetto fornendo preventivi migliori ai tuoi clienti.

Misurare accuratamente le ore fatturabili

Se il tuo team sta impiegando un tempo inutilmente lungo per completare un determinato progetto o una serie di attività, la fatturazione ai tuoi clienti rispetto a quel tempo non darà buoni risultati. Il tuo cliente può perdere la fiducia in te perché potrebbe pensare che gli stai fatturando più di quanto meriti. Pertanto, è necessario identificare e ridurre le ore non fatturabili.

La buona notizia è che se continui a misurare correttamente le tue attività, puoi fatturare al tuo cliente in base alla quantità netta di tempo e lavoro, svolto dall'intero team.

Come evitare il "requisito strisciante"

La mancanza di una buona definizione, di una buona documentazione e di un controllo può portare al problema dello scorrimento delle funzionalità che può gradualmente aumentare nel tempo. In aggiunta a ciò, lo scope creep funziona come un backlog del tuo progetto.

Secondo il sondaggio Pulse of the Profession di PMI del 2018, il 52% dei progetti ha riscontrato problemi di scope creep.

Poiché monitorerai il tempo per ciascuna delle attività, sarà più facile per il tuo cliente capire il fatto che non aumentare i requisiti si insinuano.

Pagare liberi professionisti o appaltatori per ciò che veramente meritano

Con una soluzione di monitoraggio del tempo, puoi tenere traccia della quantità totale di tempo di lavoro dei tuoi appaltatori o liberi professionisti. Ciò garantisce che li stai pagando per ciò che meritano davvero o per ciò che hanno effettivamente fatto. Questo può essere implementato nello stesso modo in cui il tuo personale compila le schede attività nello stesso sistema di monitoraggio del tempo.

Monitoraggio dello stato di tutte le attività alla volta

Quando gestisci progetti diversi alla volta, diventa davvero difficile conoscere lo stato di un'attività su richiesta. Sentirai che i compiti stanno arrivando e gradualmente si stanno allontanando.

Tuttavia, con le opzioni di ricerca avanzate, dovrai solo inserire il nome di una determinata attività o il nome dell'utente associato all'attività sulla barra di ricerca e premere il pulsante Invio per salvare un'attività persa a modo tuo. Inoltre, uno strumento di monitoraggio del tempo con una dashboard dedicata ti aiuterà a ottenere una visione a volo d'uccello di tutte le attività di tutti i progetti.

Migliorare le pianificazioni dei progetti in un lasso di tempo più realistico

Non importa quanto tu sia abile ed esperto nel stimare correttamente i programmi dei tuoi progetti, ci sarà sempre incertezza per completare un lavoro entro un periodo di tempo specificato. Se non invii i tuoi progetti entro il periodo di tempo specificato, il tuo cliente ti considererà "non professionale".

D'altra parte, se disponi di dati sufficienti su progetti o attività precedentemente completati, puoi determinare il tempo previsto per completare un progetto e quindi impostare le pianificazioni del progetto su un arco di tempo più realistico diventa più facile per te.

Ottenere l'opportunità di confrontare i progetti e migliorare l'efficienza

Con la cronologia dei dati passati dei progetti eseguiti in precedenza, puoi confrontare i tuoi progetti attualmente completati in modo da poter misurare se stai impiegando lo stesso tempo o meno. Questo aprirà sicuramente la strada per sfidare te stesso insieme a tutta la tua squadra a svolgere lo stesso compito in meno tempo.

Eludere i problemi di sovraccarico

Quando vengono assegnati compiti, un buon numero di persone li prende con buon cuore – è perché queste persone amano aiutare gli altri. Ma con il passare del tempo, quei compiti sono allineati davanti a loro e diventa davvero difficile completarli del tutto. Tracciando correttamente il tempo, è possibile rilevare chi impiega più tempo per eseguire le attività e identificare se è gravato dal sovraccarico delle attività.

Premiare i compagni di squadra efficienti

Se stai monitorando il tempo esatto, impiegato da un determinato compagno di squadra, per completare una particolare serie di compiti e se osservi che ha raggiunto i suoi obiettivi e svolto lavoro extra, allora è il momento di premiare quella persona. Questo incentivo lo alimenterà a fare meglio in futuro.

Trasforma il tuo lavoro al massimo con il miglior software di gestione del tempo

Spero che tu abbia annotato questi incredibili vantaggi del software di gestione del tempo. Ci auguriamo che questi vantaggi influiscano sicuramente su di te per ottenere un software efficace per la gestione del tempo o il monitoraggio del tuo team perché per alcuni settori è obbligatorio misurare l'orario di lavoro dei tuoi dipendenti a fini di reporting e conformità. E guardando i vantaggi, è abbastanza evidente che l'utilizzo di un software di gestione del tempo ti farà fare un salto di qualità rispetto ai tuoi concorrenti.

Inoltre, uno strumento di monitoraggio del tempo online ti renderà libero in tutto l'universo poiché puoi accedere alla tua dashboard in qualsiasi momento con la sola connettività Internet da qualsiasi tipo di dispositivo. Questo è il motivo per cui hai bisogno di un software di monitoraggio o gestione del tempo affidabile e potente in grado di aumentare l'efficacia degli sforzi dei tuoi team.

Uno di questi strumenti robusti è WP Project Manager , che non solo ti aiuta a gestire le attività tue e del tuo team in modo efficiente, ma tiene anche traccia del tempo di tutti i progetti per assicurarsi che tu o il tuo team non stiate superando la scadenza. Quindi, se stai lottando per gestire o tenere traccia del tempo del tuo progetto o di un particolare membro del team, allora questo strumento può sicuramente fare la differenza nella gestione del tempo delle attività.

se ti piace leggere contenuti su argomenti già pronti e interessanti, unisciti ai nostri oltre 63.000 lettori iscrivendoti alle nostre newsletter.