Una lista di controllo efficace per l'acquisto di software di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti è obbligatorio se gestisci già un'impresa. Ti aiuterà nella gestione di un progetto in ogni fase, dalla distribuzione delle attività alla definizione delle scadenze.

Per iniziare e terminare il tuo progetto più velocemente e in modo organizzato, non c'è alternativa all'avere un software di gestione dei progetti.

Sia che tu intenda acquistare un software di gestione dei progetti o stia aggiornando quello esistente, hai bisogno di una lista di controllo prima di fare il trasloco finale. Come sai, una lista di controllo è fondamentale, indipendentemente dal tipo di project manager che scegli.

Quando sarai pronto con i requisiti del software di gestione dei progetti per l'acquisto, non perderai nessuna funzionalità dopo averlo acquistato.

Quindi, diamo un'occhiata a questa lista di controllo che abbiamo preparato per te.

Perché dovresti utilizzare un software di gestione dei progetti

Prima di passare all'elenco di controllo dei requisiti del software di gestione del progetto, lascia che ti spieghi in che modo il software di gestione del progetto ti aiuterà in molti modi. Qui vengono descritti alcuni dei punti chiave per una migliore comprensione.

Collaborazione di squadra facile: quando si gestisce un progetto di grandi dimensioni, è importante sviluppare la comunicazione con tutti coloro che sono associati al progetto per un risultato migliore. Uno strumento di gestione del progetto aiuta nella collaborazione interfunzionale per semplificare il lavoro del team. Puoi comunicare con le persone giuste nel progetto giusto utilizzando questo strumento.

Distribuzione delle attività: una volta installato questo software, sarai in grado di distribuire facilmente tutte le attività tra tutti i membri del team. Puoi assegnare a ciascun membro un compito specifico. Se qualcuno non è sicuro dei propri compiti, può controllare nell'elenco delle attività cosa deve essere fatto e quando farlo. Consente inoltre di indicare quali passaggi sono sequenziali e quali attività dipendono l'una dall'altra.

Pianificazione adeguata: senza una pianificazione adeguata, non è possibile ottenere nulla. Come sai, il processo di pianificazione del progetto richiede molto tempo per mappare tutti i passaggi importanti. Il software di gestione dei progetti offre la possibilità di stabilire facilmente una gerarchia di attività per un completamento efficace ed efficiente.

Monitoraggio del progetto: un altro ottimo motivo per affidarsi agli strumenti di gestione del progetto è la sua capacità di monitoraggio del progetto. Monitorare lo stato di avanzamento di un progetto ha un grande valore. Ti consente di raccogliere dati sui membri del team per conoscere il loro ritmo di lavoro. Utilizzando questi dati, un team leader sarà in grado di effettuare in seguito una stima del tempo più precisa. Ciò crea prestazioni migliori e risultati più rapidi.

Condivisione dei documenti: un software di gestione dei progetti crea una piattaforma di archiviazione centralizzata in cui i membri del team possono accedere a tutti i file e i documenti necessari. In questo modo, puoi ridurre la dipendenza reciproca. Tutti possono completare le proprie attività senza mescolare migliaia di e-mail per le informazioni richieste.

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Preparare un elenco di controllo dei requisiti del software di gestione dei progetti prima di acquistare uno strumento di gestione dei progetti

Immagino che ognuno di noi abbia l'esperienza di tornare a casa senza comprare qualcosa che avrebbe dovuto comprare, solo perché non abbiamo stilato una lista. Non ripetere lo stesso errore mentre acquisti un software di gestione dei progetti per la tua azienda.

Quando sei determinato ad acquistare uno strumento di gestione del progetto, devi avere una lista di controllo. La tua lista di controllo dovrebbe contenere gli argomenti indicati di seguito.

• Facilità d'uso
• Capacità di pianificazione del progetto
• Capacità di monitoraggio del tempo
• Capacità di gestione delle attività
• Potenziale risparmio di tempo
• Prezzi

Vediamo questi requisiti del sistema di gestione del progetto in dettaglio-

Facilità d'uso

La facilità d'uso dovrebbe essere la tua priorità. Assicurati che qualunque software in cui investi sia facile da usare. Alcuni strumenti rinomati sono molto complicati da usare e gli utenti richiedono diversi giorni di formazione. Dovresti evitare questi strumenti perché non formerai ogni membro del team separatamente.

Il miglior prodotto per te sarà qualcosa che trovi facile da usare e che si adatterà perfettamente al tuo team. Nessun problema; molti strumenti offrono prove gratuite, quindi avrai la possibilità di vedere come funziona prima di prendere la decisione finale di acquistare.

Capacità di pianificazione del progetto

Il ruolo principale di un software di gestione dei progetti è consentire agli utenti di creare piani di progetto in modo efficiente. Quando sei un project manager produttivo, devi avviare il progetto creando piani da zero. Scegli uno strumento che ti permetta di svolgere alcune attività specifiche come,

• Data di inizio del progetto
• Scadenza
• Tempo stimato per la conclusione del progetto
• Persone coinvolte nel progetto
• Etichette speciali
• Priorità

Una volta pianificate con successo queste cose, realizzerai il tuo progetto nel più breve tempo possibile senza perdere alcuna scadenza.

Capacità di monitoraggio del tempo

In qualità di project manager, devi conoscere lo stato attuale di ogni progetto in corso. Le funzionalità di monitoraggio del tempo o di monitoraggio dei progressi di un software di gestione dei progetti possono davvero aiutarti in questa situazione. La funzionalità di monitoraggio del tempo aiuta i project manager a tenere traccia del lavoro a contratto, delle ore dei dipendenti e del tempo fatturabile dedicato ai progetti.

Con le soluzioni di reporting dei progetti in tempo reale, sarai in grado di estrarre dati da diverse aree del software di gestione dei progetti. Quindi, puoi utilizzarlo immediatamente per generare report sullo stato attuale del progetto. Ti consente di tenere d'occhio l'avanzamento lavorativo dei membri del tuo team.

Capacità di gestione delle attività

La migliore strategia per portare a termine un compito è dividerlo in tante sotto-attività. Stimola psicologicamente i membri del team a raggiungere l'obiettivo e, allo stesso tempo, riduce al minimo la pressione finale. Il software scelto dovrebbe consentirti di;

• Impostare le dipendenze su un'attività
• Crea e gestisci attività secondarie da attività più grandi
• Imposta un'attività da ripetere o ricorrere a una data o un'ora specificata
• Assegna più di un utente a un'attività
• Importa un elenco di attività da un file esterno

Potenziale risparmio di tempo

Scegli un software di gestione dei progetti che possa farti risparmiare tempo su larga scala. Una cosa che ogni persona odia è ripetere sempre lo stesso compito. Questa ripetizione creerà difficoltà nel rispettare la scadenza. Tuttavia, alcune attività richiedono ripetizioni, ad esempio se devi creare un'attività all'inizio di ogni mese o ogni settimana.

In questa situazione, funzionalità come le attività ricorrenti di un software di gestione dei progetti possono aiutarti. Questa funzionalità creerà l'attività all'inizio di ogni mese senza che tu ti ricordi di farlo. Non tutti i software di gestione dei progetti dispongono di questa funzionalità. Quindi, scegli saggiamente.

Prezzi

Il prezzo è un grande “fattore X” mentre acquisti qualcosa. Naturalmente, ogni startup o azienda di piccole dimensioni vuole risparmiare sul proprio software poiché gestisce la propria attività con un budget ridotto. In genere, gli strumenti con più funzionalità costano di più. Tuttavia, non vi è alcuna garanzia che ciascuna di queste funzionalità sia appropriata per la tua attività.

Quindi, scegli un software di gestione dei progetti che soddisfi tutte le tue esigenze. Ma prima, chiarisci quanti soldi sei disposto a spendere per acquistare lo strumento richiesto.

Miglior software di gestione dei progetti nel 2024

Nessuno vuole scendere a compromessi per garantire il miglior prodotto o servizio alla propria attività. Allora perché lo fai?

Scegliere quello giusto a volte è difficile. Ma quando hai chiaro cosa stai cercando, puoi facilmente trovare la soluzione migliore.

Tuttavia, in questo paragrafo, conosceremo alcuni dei migliori software di gestione dei progetti degli ultimi tempi. Tutti questi elementi sono scelti con cura per assisterti-

• Responsabile del progetto WP
• Trello
• JIRA
• A monte
• Panorama

Quindi, seleziona quello migliore che soddisfa la maggior parte delle tue esigenze.

Responsabile del progetto WP

WP Project Manager è uno dei migliori software di gestione dei progetti finora con le sue funzionalità estremamente facili da usare. Viene fornito con versioni gratuite e premium. Più di 10.000 aziende utilizzano attivamente la versione gratuita di WP Project Manager. Ti dà l'opportunità di creare progetti, assegnare compiti ai dipendenti, fissare traguardi e molto altro.

La versione pro di WP Project Manager include funzionalità più sorprendenti come time tracker, fattura, scheda kanban, diagramma di Gantt e gateway stripe. Puoi provare la demo gratuitamente prima di acquistarla. Inoltre, viene fornito con più piani tariffari. Quindi, il mio suggerimento, se apprezzi i tuoi soldi, scegli il WP Project Manager.

Caratteristiche principali di WP Project Manager

• Diagramma di Gantt che ti aiuterà a conoscere lo stato di avanzamento del progetto
• Scheda Kanban per la gestione delle attività
• Time tracker avanzato per tenere traccia del tempo
• Sistema di reporting con generazione automatica
• 3 tipi di traguardi: traguardi imminenti, completati e in ritardo
• Gestione automatizzata delle attività ricorrenti per evitare ridondanze
• Negozio WooCommerce e BuddyPress integrati
• Personalizza l'autorizzazione per controllare la capacità del team

Trello

Trello è il software di gestione dei progetti più conosciuto finora. La gente ama chiamarla bacheca Trello piuttosto che chiamarla project manager Trello. In Trello, ogni progetto è conosciuto come una bacheca. Questo tabellone è diviso in “Liste” e “Carte”. Le carte sono trascinabili. Puoi monitorare facilmente lo stato di avanzamento del progetto tramite Trello.

A differenza di altre alternative a Trello, Trello è reattivo ai dispositivi mobili, quindi puoi sperimentare una transizione senza interruzioni tra dispositivi desktop e mobili. La versione gratuita di Trello deve meritare una prova.

Caratteristiche principali di Trello

• Opzione di personalizzazione per il carrello delle attività con azioni aggiuntive
• Facile approccio drag-and-drop
• Visualizzazione del calendario
• Opzione di commento con l'attività
• L'attività di gestione rapida della lista di controllo
• Promemoria con notifica via email.

JIRA

Jira è un altro popolare software di gestione dei progetti. Ti consente di creare roadmap di progetto per mappare tutti i progetti in corso. Fornisce un'interfaccia drag-and-drop che consente a un project manager di gestire ogni dettaglio del progetto. Il sistema offre funzionalità per creare storie e problemi degli utenti, pianificare gli sprint e distribuire le attività all'interno del team.

Jira ha una versione mobile per utenti Android e iOS, che non è disponibile per la maggior parte delle alternative Jira. Sebbene Jira si concentri principalmente su attività di livello aziendale, puoi provarlo come startup.

Caratteristiche principali di JIRA

• Schede Scrum personalizzate.
• Fornisce schede Kanban per identificare lo stato di avanzamento delle attività.
• Dashboard del progetto personalizzabile.
• Road map per pianificare il lavoro del progetto.
• Potente tracker di bug e problemi.
• Flussi di lavoro personalizzabili.
• Filtri di ricerca personalizzati per visualizzare ciò che è importante.
• Numerosi report Agile per il monitoraggio delle prestazioni.

A monte

Upstream è un plug-in di gestione dei progetti che ti consente di gestire facilmente qualsiasi tipo di progetto, direttamente dal tuo sito Web WordPress. I tuoi clienti possono monitorare lo stato di avanzamento del loro progetto tramite la visualizzazione del progetto front-end.

Anche se non ha ancora guadagnato quel livello di popolarità, è molto capace di assisterti per portare a termine il tuo progetto in modo organizzato. Avrai la flessibilità di personalizzare progetti, attività, bug, mosche e traguardi. Vale la pena provare la versione gratuita di Upstream.

Caratteristiche principali di Upstream

• Modelli front-end personalizzabili
• Bellissimi calendari e diagrammi di Gantt
• Tracker delle tappe fondamentali per misurare i progressi
• Monitoraggio dei bug e segnalazione dei problemi
• Completamente personalizzabile
• Adatto agli sviluppatori
• Discussione sul progetto

Panorama

Panorama è l'ultimo ma non meno importante elemento selezionato nella nostra lista dei migliori software di gestione dei progetti. Viene fornito con una funzionalità facile da usare e una dashboard intuitiva. Finora ha più di 1000 installazioni attive. Si adatta perfettamente a qualsiasi azienda di piccole dimensioni.

Panorama consente di visualizzare immediatamente lo stato del progetto per i clienti e i membri del team. Ogni utente avrà la propria dashboard per visualizzare il proprio lavoro in corso ed è anche personalizzabile. Inoltre, otterrai una pagina unica per ogni progetto. Ti dà la possibilità di conservare tutte le informazioni come documenti, tappe fondamentali, fasi e attività in un unico posto.

Caratteristiche principali di Panorama

• Discussione del progetto e commento delle attività
• Notifiche di posta elettronica
• Tracker avanzato di gestione delle attività
• Calendario delle attività integrato
• Modelli di progetto disponibili
• Cruscotto cliente individuale

Fai una mossa intelligente prima di prendere la decisione finale

Ora conosci l'importanza dell'utilizzo del software di gestione dei progetti e la lista di controllo per acquistarlo. Conosci anche alcuni degli strumenti leader in questo settore. Ora dovresti essere pronto per intraprendere l'azione finale.

Aspettare! Supponiamo che tu abbia preparato la tua mente a voler acquistare "X - software di gestione dei progetti". Quindi, è il momento di confrontare il tuo strumento preferito con altri strumenti leader per identificare se otterrai quello migliore o meno.

Un confronto dettagliato tra caratteristiche, prezzo e funzionalità può chiarirti cosa otterrai se acquisti uno strumento di gestione dei progetti. Quindi, fai un confronto e assicurati che non te ne pentirai dopo aver acquistato il tuo software di gestione dei progetti preferito.

Avvolgendo

In qualità di imprenditore o project manager, non puoi negare l'importanza di disporre di un software di gestione dei progetti per rendere la consegna dei progetti più rapida e semplice. Segui la nostra guida e assicurati di aver preparato una lista di controllo prima di acquistarlo.

Fateci sapere il vostro feedback riguardo alla nostra lista di controllo. Non dimenticare di informarci se abbiamo perso qualcosa di importante che dovrebbe essere menzionato qui.