Come risolvere i problemi relativi all'invio di e-mail

Hai mai notato che le tue email non vengono inviate correttamente? Questo problema può rovinare il tuo flusso di lavoro, ridurre la produttività e costarti clienti importanti.

I motivi potrebbero essere semplici come problemi di connessione di rete e enormi allegati di posta elettronica o qualcosa di più complesso, come impostazioni di autenticazione SMTP errate. Fortunatamente, potresti essere in grado di risolvere da solo le e-mail che non inviano problemi.

5 modi per risolvere i problemi relativi all'invio di e-mail

Scansiona il dispositivo alla ricerca di malware

Uno dei motivi per cui le tue e-mail non raggiungono la posta in arrivo del destinatario è che il destinatario ha bloccato il tuo indirizzo IP. In alternativa, devi anche considerare la possibilità che il tuo indirizzo IP possa essere stato aggiunto a una blocklist IP.

La blocklisting IP è un metodo per filtrare indirizzi IP illegittimi o dannosi. Se il tuo indirizzo IP è bloccato, non significa necessariamente che hai fatto qualcosa di sbagliato. Invece, il tuo provider di servizi Internet potrebbe averti assegnato un indirizzo IP precedentemente abusato.

È anche possibile che qualcuno stia sfruttando il tuo indirizzo IP per spiare o per infettare il tuo dispositivo con malware. Per fare ciò, un hacker può hackerare la tua rete e tentare di accedere con la forza bruta al tuo dispositivo.

Se sospetti che il malware possa aver compromesso le tue attività di posta, controlla se il software dannoso ha compromesso il tuo dispositivo. Se il tuo dispositivo è infetto, le reti e i siti Web che visiti potrebbero considerare il tuo IP come potenzialmente pericoloso. Esegui una scansione completa del tuo computer e controlla se i tuoi programmi antivirus e firewall sono aggiornati.

Infine, per mantenere il tuo sistema sicuro, assicurati che il tuo antivirus sia aggiornato e prendi in considerazione l'utilizzo di servizi VPN. La VPN può nascondere il tuo indirizzo IP e rendere più difficile lo sfruttamento da parte degli hacker.

Controlla i limiti di invio del tuo provider di posta

Secondo Statista, nel 2020 sono state inviate e ricevute 306,4 miliardi di e-mail in tutto il mondo ogni giorno e il numero è destinato a crescere ancora di più negli anni a venire. Tuttavia, esistono limiti di invio di posta elettronica e i fornitori di servizi di posta elettronica impongono determinate limitazioni per mantenere la produttività dei server di posta elettronica e garantire la sicurezza.

Anche se tu da solo potresti non inviare così tante e-mail ogni giorno, i provider di posta elettronica hanno ancora limiti di invio di e-mail sia per le persone che per le aziende che ne inviano molte.

I provider di posta elettronica definiscono quante e-mail un account può inviare in un determinato periodo poiché il server potrebbe sovraccaricarsi e perdere produttività. Inoltre, se superi il limite, Gmail e altri servizi di posta potrebbero sospettare che stai inviando spam (anche quando non lo sei) e bloccare il tuo indirizzo IP.

Se superi il limite impostato di e-mail giornaliere, puoi aspettarti di ricevere un messaggio di avviso al riguardo. Ad esempio, Gmail limita ufficialmente gli account di prova di Gmail a 500 email ogni 24 ore e 500 destinatari in una singola email. Fortunatamente, puoi inviare più email convertendo in un account a pagamento o creandone uno nuovo.

Controlla le impostazioni di autenticazione SMTP

E se qualcuno potesse inviare un'e-mail dal tuo account, rubare i tuoi clienti e copiare le tue idee originali? Purtroppo, gli spammer possono sfruttare il tuo server di posta elettronica per inviare e-mail non autorizzate o persino indurre i destinatari di e-mail a rivelare informazioni sensibili, come i numeri di carta di credito.

Ad esempio, gli spammer possono impersonare una banca familiare o un'altra fonte attendibile e chiedere informazioni personali. Fortunatamente, l'autenticazione SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) aiuta il server di posta a identificare l'utente e-mail che sta inviando un'e-mail.

Inoltre, SMTP garantisce che solo un utente legittimo possa inviare un'e-mail da un server di posta. Se SMTP è abilitato, devi fornire un nome utente e una password per il server. Se le credenziali sono valide, la mail dell'utente viene accettata. Se l'autenticazione non riesce, il client di posta mostra un messaggio di errore.

Tuttavia, un errore di autenticazione non significa necessariamente che qualcuno stia tentando di accedere al tuo server di posta elettronica. Verifica le tue credenziali, abilita la tua autenticazione SMTP o contatta il tuo provider di posta elettronica se il tuo client di posta non supporta questo tipo di verifica.

Configura i record DNS

Grazie al DNS (Domain Name System), possiamo utilizzare un semplice nome di sito Web invece di una complicata stringa di numeri. Ad esempio, quando digiti google.com, il DNS traduce l'indirizzo IP 142.250.80.14 per portarti al sito web. Oltre a una navigazione più semplice, i record DNS includono configurazioni specifiche per la sicurezza della posta elettronica.

Per garantire la consegna delle e-mail, devi configurare i tuoi record DNS pubblici per consentire ad altri server di posta di fidarsi di te per ricevere la tua posta. Ad esempio, i record SPF (Sender Policy Framework) vengono utilizzati per la verifica dell'e-mail.

I record SPF controllano se un'e-mail in arrivo proviene da un indirizzo IP autorizzato e filtrano le e-mail contraffatte. Con i record SPF, gli hacker dovrebbero, in teoria, affrontare una sfida più grande quando cercano di imitare il dominio. Di conseguenza, SPF può aiutare a ridurre il rischio di attacchi di phishing, e-mail di spam e spoofing.

Se desideri configurare i record DNS per migliori attività di invio di posta, i provider di servizi Internet possono offrire hosting DNS e supporto tecnico. Alcuni servizi possono anche fornire istruzioni dettagliate su come creare manualmente record DNS.

Contattare il fornitore di servizi di posta elettronica

Se non riesci ad accedere alla tua posta elettronica o inviare e ricevere messaggi, controlla innanzitutto la tua connessione Internet e le credenziali del tuo account di posta elettronica. Se tali informazioni sono valide e la tua connessione è buona, controlla il sito Web del tuo provider di posta elettronica. È possibile che il provider stia riscontrando alcuni problemi o sia in manutenzione.

Puoi contattare direttamente il provider per ottenere una conferma che tutto sia in ordine da parte sua. Di solito, i fornitori di servizi di posta elettronica forniscono le loro informazioni di contatto nella parte inferiore dei loro siti Web. Alcuni provider offrono anche applicazioni per la risoluzione dei problemi. Ad esempio, Outlook ha un'applicazione Ottieni guida per aiutarti a risolvere possibili problemi.

Dovresti contattare il tuo provider di servizi di posta elettronica se non riesci a risolvere il problema con l'invio di e-mail da solo. Un provider che dispone di un buon team di assistenza clienti sarà sempre al tuo servizio per garantire che la tua e-mail funzioni senza intoppi. Senza dubbio, il provider aiuterà anche a regolare le impostazioni e-mail per aiutarti a evitare qualsiasi frustrazione.

Conclusione

Può essere difficile risolvere il problema di mancata invio dell'e-mail che potrebbe verificarsi a causa di numerosi motivi diversi.

Il più stressante e spaventoso di loro è quando qualcuno tenta di utilizzare il tuo server di posta elettronica per attività dannose. Tuttavia, con misure appropriate, puoi evitare che ciò accada.

La buona notizia è che puoi risolvere alcuni di questi messaggi di posta elettronica senza inviare problemi da solo. Anche se non puoi o hai dei dubbi, puoi sempre contattare il tuo provider di servizi di posta elettronica o l'amministratore di sistema per ricevere assistenza.