Le capacità di gestione degli eventi che devi avere come pianificatore

La gestione degli eventi è un'attività impegnativa. Per ricoprire un ruolo del genere, non servono solo capacità organizzative. Dovrai prestare attenzione ai dettagli ed essere pronto a rispondere alle richieste delle persone. Probabilmente dovrai spegnere un incendio o due.

Tuttavia, se ti piace lavorare con le persone, la pianificazione degli eventi può essere gratificante. E ci sono sempre suggerimenti e consigli per aiutarti a migliorare.

Questo articolo descrive 20 abilità di gestione degli eventi di cui i pianificatori hanno bisogno per organizzare attività di successo. Tutti coloro che vogliono fare carriera in questo campo possono imparare cosa serve per dare il meglio di sé. Sentiti libero di scoprire le tue abilità innate e come svilupparne di nuove.

Competenze di gestione degli eventi che devi avere per essere un pianificatore di eventi

Abilità delle persone

C'è una cosa che tutti gli eventi hanno in comune: coinvolgono le persone. Indipendentemente dal tipo di evento che ospiti (di persona, eventi in live streaming o eventi ibridi), le persone sono sempre presenti. Questo è il motivo per cui le competenze delle persone giocano un ruolo importante.

Dovrai considerare tutti i tipi di personaggi e farlo in modo efficiente. Ciò include fornitori, supervisori, sponsor, colleghi, fornitori, personale, funzionari governativi e dirigenti. Una grande parte del successo della tua carriera consiste nel sentirti a tuo agio quando ti connetti con tutto questo. In altre parole, le capacità di comunicazione sono fondamentali in questo business.

Capacità organizzative

Quando si tratta di capacità organizzative, gli organizzatori di eventi devono essere in grado di preparare tutto in modo efficiente.

Ogni tuo evento avrà migliaia di pezzi che dovrai mettere insieme abilmente. Inoltre, i gestori di eventi di successo di solito lavorano su più progetti contemporaneamente.

Dovrai assicurarti che ordini, fatture, riunioni, consegne e altre attività vengano eseguite correttamente e tempestivamente. Pertanto, una delle capacità di gestione degli eventi più importanti è la tua capacità di organizzare. Facendo questo nel modo giusto, ti assicuri un evento di successo.

Abilità comunicative

Finora, è chiaro che è necessario avere a che fare non solo con i clienti, ma anche con altre figure chiave nel processo di pianificazione dell'evento. Ma le capacità di comunicazione vanno oltre; devi anche trasmettere i messaggi in modo chiaro.

Assicurati che le tue istruzioni siano esplicite e dirette, specialmente quando hai a che fare con il tuo team di pianificazione. Inoltre, assicurati di farlo in modo accattivante.

Nel momento in cui accetti la responsabilità come organizzatore di eventi, ti impegni. Ora, tu sei il leader di questo evento e sei responsabile del suo successo. Il tuo stile di leadership può fare la differenza se garantisci una comunicazione forte. Sii consapevole di ciò che sta facendo il tuo team e impartisci istruzioni in modo personale. Inoltre, devi essere aperto a ciò che i tuoi colleghi hanno da dire ed essere pronto a sostenerli in caso di difficoltà.

Abilità di gestione del tempo

Man mano che avanzi nella tua carriera, avrai compiti che richiedono più tempo, quindi avere alcune strategie di gestione del tempo a portata di mano è d'obbligo. Ecco perché il multitasking sarà il tuo migliore amico. Tuttavia, può anche essere il tuo peggior nemico.

Ci saranno molte situazioni in cui stai facendo un brainstorming con un collega e improvvisamente riceverai una chiamata sulla scenografia. Inoltre, devi rispettare molte scadenze. La data dell'evento è impostata e sei responsabile che tutto sia pronto in tempo.

Una situazione del genere può essere un biglietto di sola andata per l'ansia e lo stress, oppure può essere lo scenario di un evento di successo. Tutto dipende dalle tue capacità di gestione del tempo.

Competenza nelle reti

I migliori organizzatori di eventi sono quelli che possono creare una rete. Assicurati di entrare in contatto con diversi professionisti nel settore dell'organizzazione di eventi.

Una volta che hai una rete affidabile, i tuoi progetti funzioneranno più agevolmente. Non dimenticare che possono anche indirizzarti a nuovi clienti.

Comprensione degli eventi

A rischio di sottolineare l'ovvio, gli organizzatori di eventi devono sapere come funziona l'industria degli eventi.

Le tue capacità di pianificazione degli eventi non saranno complete fino a quando non avrai raggiunto questa conoscenza. Inoltre, è utile sapere come impostare una richiesta di proposta (RFP) o una planimetria. Anche la revisione del contratto e l'analisi dei dati sono importanti capacità di gestione degli eventi.

Più che uomini d'affari, i professionisti degli eventi sono artisti: hanno bisogno di trovare soluzioni creative. Inoltre, aiuta a capire cosa è realistico e cosa no.

Infine, qualcuno potrebbe avere un talento più naturale in questo senso. Tuttavia, queste abilità possono essere sviluppate anche nel tempo.

Capacità di ricerca

Ogni organizzatore di eventi deve fare ricerche per rimanere aggiornato sulle ultime novità del settore. Vale la pena considerare le risorse, gli strumenti e gli aspetti relativi agli eventi.

Al giorno d'oggi, queste informazioni sono facilmente accessibili online tramite un motore di ricerca. Tuttavia, la chiave è trovare il giusto pezzo di dati nell'oceano di informazioni disponibili . Ciò dipende esclusivamente dalle capacità di ricerca dell'organizzatore.

I buoni ricercatori saranno in grado di trovare rapidamente informazioni accurate. Ciò include restrizioni dell'ultimo minuto, come limiti di capacità o condizioni di ingresso, che i governi potrebbero applicare.

Servizio orientato al cliente

La regola numero uno per tutti i gestori di eventi è "il cliente viene prima di tutto". Tieni sempre presente che stai organizzando l'evento del cliente, quindi devi dare la priorità alla sua visione. Anche se non sei d'accordo con una decisione, devi anteporre i loro bisogni ai tuoi. Inoltre, è necessario considerare fattori come il budget.

Ricorda che l'amabilità è un grande vantaggio. Usa espressioni come "È un piacere", "Fammi vedere cosa possiamo fare" o "Assolutamente". Con questo approccio, puoi rassicurare la fiducia del tuo cliente e ridurre la sua ansia.

Capacità di risoluzione dei problemi

Se ti stai chiedendo cosa paga in questo settore, la risposta è la capacità di risoluzione dei problemi.

È impossibile immaginare un evento senza problemi e devi risolverli a mente fredda. Essere un event manager è più che inserire note adesive e dare alcune istruzioni. Il più delle volte, gli organizzatori devono prendere decisioni difficili.

Ci saranno situazioni impreviste che dovrai risolvere con calma ed efficacia. Dall'intrattenere il pubblico mentre l'oratore principale è bloccato nel traffico, alla ricerca di un nuovo fornitore all'ultimo minuto, devi essere pronto a tutto.

Tutto sommato, le capacità decisionali e la capacità di risolvere i problemi saranno i tuoi migliori alleati.

Impara a delegare

Tutti noi vogliamo avere il controllo, tuttavia, prendersi cura di tutto da soli non è la strategia migliore.

C'è un limite a ciò che una persona può fare, quindi devi imparare a delegare. Soprattutto quando si pianificano grandi eventi, i manager devono fidarsi del proprio team.

Anche se questo non è qualcosa che costruisci dall'oggi al domani, vale la pena considerare. Avere uno staff solido su cui poter fare affidamento è un grande vantaggio.

Capacità di avere conversazioni difficili

Probabilmente, a un certo punto, dovrai affrontare situazioni difficili. Dare feedback costruttivi o licenziare qualcuno non sono cose facili da fare. Quando ti trovi in ​​questa situazione, devi gestirla bene.

Se vuoi organizzare eventi di successo, dovrai prendere decisioni difficili come rimuovere un membro del team o riassegnare un'attività.

Le tue capacità di leadership dipendono da come ti avvicini a uno scenario del genere.

Sii resiliente e flessibile

La gestione degli eventi non riguarda un insieme chiaro di attività. È importante capire che le responsabilità cambiano e devi adattarti a ogni situazione. Gran parte del tuo lavoro può comportare qualsiasi cosa, dallo spegnimento degli incendi all'effettuare telefonate decisive, e devi farlo nel modo più efficiente possibile.

La tua performance in questi casi deve essere impeccabile e devi rimanere calmo. In questo modo, puoi tornare a gestire lo spettacolo in pochissimo tempo.

Avere una lista di controllo è importante, ma devi essere in grado di allontanarti da essa. Se le cose deviano dal tuo processo di pianificazione, devi rispondere . In caso contrario, l'evento ne risentirà.

Infine, tieni presente che il tuo modo di affrontare questo definirà la tua reputazione di gestore di eventi.

Capacità di negoziazione e gestione del budget

La contrattazione è una parte importante del lavoro. La maggior parte delle volte, dovrai lavorare con un budget limitato e le tue capacità di negoziazione potrebbero salvarti la giornata. Quando prenoti un posto o negozi un contratto, vuoi ottenere il prezzo migliore in modo da poter allungare il budget.

Ma come si fa? Mentre alcune persone sono negoziatori innati, altri potrebbero aver bisogno di pratica. Tutto sommato, è un misto di tatto, sicurezza e preparazione . Le previsioni e il controllo delle spese sono fattori vitali. Anche l'esperienza con la fatturazione è utile.

Abilità decisionali

Questa è una visione più approfondita di uno dei punti precedenti. Se prendi una decisione come organizzatore di eventi, devi analizzare attentamente la situazione e considerare tutti i possibili risultati. Poiché questa sarà una parte importante della tua routine quotidiana, devi prenderci molta considerazione.

Inoltre, non si tratta solo di decidere velocemente; le tue soluzioni devono essere praticabili. Lavora sulle tue capacità decisionali e sarai in grado di trovare ogni volta soluzioni migliori.

Sviluppa la tua creatività

Un pianificatore creativo è fondamentale per un evento di successo. Inoltre, la capacità di coinvolgere clienti e partecipanti è fondamentale. Prenotare un locale, assumere ristoratori e trovare le giuste opzioni di intrattenimento non sono sufficienti. È qui che la creatività diventa essenziale.

Se vuoi che le persone ricordino i tuoi eventi, assicurati di trasformare le tue idee in esperienze indimenticabili.

Sebbene questa non sia un'abilità difficile, è un'abilità che puoi acquisire con pratica e dedizione.

Sii un buon leader

Un vero leader unisce le persone. Invece di impartire ordini, cerca di coinvolgere i dipendenti e ispirarli a dare il meglio di sé.

Fornitori, volontari e membri del team devono lavorare insieme per un obiettivo comune. Inoltre, hanno bisogno di sentire che quello che fanno è importante.

Con il tuo stile, cerca di far sentire le persone importanti e di guidarle verso il successo. Anche se a volte devi essere duro, assicurati che questo non sia il tuo modo naturale di comunicare con gli altri nell'ambiente di lavoro.

Amo quello che fai

Anche se può sembrare un cliché, la passione è ancora una parte importante dell'equazione. Un event manager deve mettere passione in tutto ciò che fa e lavorare con entusiasmo. L'automotivazione è fondamentale a questo punto.

Inoltre, il sentimento di orgoglio dopo aver creato un evento di successo può essere ciò che fa partire il tuo motore.

Nessuno dubita che la gestione degli eventi sia uno dei lavori più stressanti, ed è proprio per questo che hai bisogno di quella scintilla in più. La motivazione ti aiuterà a superare le sfide e a mantenere la calma quando le cose si fanno difficili. Lavora con passione genuina e vedrai i risultati.

Questo approccio porterà anche a una maggiore creatività e ti darà un senso di appagamento.

Competenza in tecnologia

Ai nostri giorni, la competenza tecnologica non è un'opzione. Tieni presente che la tecnologia è la migliore amica di un manager.

Software e app possono semplificare i processi e migliorare la tua efficienza, quindi non aver paura di usarli. Anche se non conosci la soluzione a fondo, assicurati di capire quali vantaggi può fornire.

In linea con questo, anche essere al passo con le ultime tendenze può essere molto utile.

Abilità di gestione del rischio

La sicurezza deve essere una delle tue priorità. È probabile che i partecipanti all'evento, i relatori o gli sponsor non vedano gli sforzi che metti in quest'area. Tuttavia, non dovresti mai ridurre la sicurezza.

La sicurezza è importante per ogni persona coinvolta nel processo di pianificazione e anche per i partecipanti. Che si tratti di misure di sicurezza in loco o di protezione dei dati dei clienti, assicurati che il tuo evento sia al sicuro.

Inoltre, tieniti aggiornato sulle normative sanitarie e sulle misure di sicurezza del governo.

Stai calmo

Anche la migliore pianificazione ha i suoi punti deboli. In altre parole, non è possibile prevedere tutti i possibili problemi che potrebbero sorgere.

Se un incidente mette a rischio il tuo evento, assicurati di mantenere la calma. Solo così potrai trovare la soluzione migliore.

Considerazioni finali sulle capacità di gestione degli eventi

Questo elenco contiene 20 capacità di gestione degli eventi che ogni buon pianificatore dovrebbe avere. Alcuni di loro verranno da te naturalmente, ma altri hanno bisogno di nutrimento e sviluppo.

Tieni a mente questi punti quando pianifichi gli eventi e vedrai buoni risultati. Tutto è possibile con passione e dedizione.

Se ti è piaciuto leggere questo articolo sulle capacità di gestione degli eventi, dovresti leggere anche questi:

• Le migliori risorse per la pianificazione di eventi che ogni professionista dovrebbe utilizzare
• Consulenza per idee imprenditoriali da provare per la tua futura attività di consulenza
• Come guadagnare ospitando eventi: la guida di cui hai assolutamente bisogno