Suggerimenti per la pianificazione di eventi per aiutarti a organizzare il miglior evento

Gli organizzatori di eventi devono essere ben organizzati per coordinare ogni fase del processo di pianificazione. Senza una strategia efficace, un programma fitto di appuntamenti può facilmente diventare caotico e presto hai perso il controllo del piano destinato a far decollare il tuo evento. Dal momento che devi gestire più fornitori contemporaneamente, mantenere i contatti con le parti interessate ed effettuare pagamenti in tempo, è importante perfezionare il tuo piano d'azione e organizzarti.

Un ottimo modo per farlo è adottare consigli pratici e tecniche per migliorare le tue capacità organizzative e rendere il tuo evento un successo.

Anche se ogni evento è diverso a modo suo, questo post è progettato per condividere alcune informazioni privilegiate generali che puoi utilizzare quando organizzi il tuo prossimo evento, indipendentemente dal suo obiettivo.

Di seguito è riportato un insieme di alcuni suggerimenti essenziali per la pianificazione di eventi che puoi applicare quando organizzi il tuo prossimo evento memorabile.

Inizia il prima possibile

Il primo passo nel processo di pianificazione dell'evento è determinare un obiettivo ben definito, che si tratti di un incontro sociale, di un ritiro aziendale o di una raccolta fondi. Sarà più facile concentrarsi sugli aspetti chiave dell'evento, come il luogo, il tipo di luogo e l'attrazione degli sponsor, se hai stabilito un'intenzione chiara e definita dell'evento.

Non tardare quando si tratta di iniziare con la pianificazione del tuo evento. Un evento di grandi dimensioni ha bisogno di almeno quattro o sei mesi per organizzare le cose mentre un evento su piccola scala ha bisogno di un mese al massimo. Un consiglio importante da tenere a mente è assicurarsi che i contratti con i fornitori siano finalizzati settimane prima dell'evento per mantenere le cose in funzione fino al grande giorno.

Stabilisci obiettivi chiari e quantificabili

Quando stai cercando di fissare obiettivi e traguardi realistici, inizia con un paio di domande:

• Perché è stato pianificato questo evento?
• Cosa si aspettano di ottenere gli organizzatori dell'evento con questo particolare evento?

Migliora la percentuale di successo di ogni attività nella tua checklist per la pianificazione degli eventi con una solida comprensione degli obiettivi principali della tua azienda prima di iniziare a pianificare. Vuoi raccogliere una certa somma in donazioni per il prossimo grande progetto? Stai cercando di portare 50 o 500 ospiti? Forse stai cercando di attirare l'attenzione su una causa specifica.

Assicurati di fissare obiettivi con criteri che ti consentano di misurare i tuoi progressi. Questo aiuterà la tua squadra non solo a visualizzare gli obiettivi, ma anche a realizzarli. Un organizzatore di eventi capace terrà anche conto del risultato quando gli obiettivi vengono raggiunti, mancati e persino superati. Considererebbero ulteriormente quando è meglio concludere le cose e il momento giusto per provare qualcosa di più accattivante con il prossimo evento. Quando sai esattamente dove vuoi essere, sai come arrivarci in modo efficace.

Pianifica con trasparenza

Tieni i tuoi stakeholder chiave e il team di marketing informati sulla pianificazione del tuo evento. Informali sul programma che hai stabilito e su ciò che consegnerai, come i tuoi obiettivi e obiettivi per l'evento. Mantenendo le parti interessate coinvolte nel processo, puoi marchiare e unire l'esperienza per tutti i partecipanti all'evento.

Nel caso di un evento degno di nota, tieni i partecipanti aggiornati il ​​più spesso possibile per assicurarti che tutti i dettagli nella sequenza temporale dell'evento, dall'ideazione alle pubbliche relazioni, procedano senza intoppi.

Favorire relazioni professionali di reciproco rispetto

È fondamentale tenere presente che la tua professionalità è legata all'organizzazione di un evento di successo . Uno dei suggerimenti chiave per la pianificazione degli eventi da ricordare è concentrarsi sul coinvolgimento dei clienti. Sforzati di identificare i clienti che rispettano ciò che tu e la tua azienda fate e stabilire una partnership duratura con loro.

Sii determinato a gettare le basi per buoni rapporti commerciali valorizzando e mantenendo il rispetto reciproco. Utilizza i tuoi punti di forza e creerai un'esperienza ottimale per i tuoi ospiti.

Diventa il migliore amico dei dati

Sviluppa un modo per misurare e imparare dai risultati delle tue capacità di pianificazione di eventi e raccogliere dati per determinare gli effetti delle tue decisioni durante il processo di pianificazione.

Come puoi assicurarti che il tuo processo abbia un impatto legittimo? Ad esempio, è possibile effettuare rilevamenti oggettivi e misurare NPS.

Possedere dati di qualità non solo ti aiuta a migliorare nella pianificazione di eventi futuri, ma supporta il tuo caso quando i clienti promuovono idee che potrebbero non avere successo.

Identifica il tuo pubblico di destinazione

Una parte importante della pianificazione è definire il tuo pubblico di destinazione:

• Locali?
• Partner commerciali o dirigenti?
• Gestione?
• Clienti attuali o potenziali?
• Una combinazione di questi gruppi?

Una chiave per un evento di successo è raggiungere il pubblico previsto. Una volta che sai chi , puoi lavorare su come adattare l'evento ai suoi bisogni e interessi.

Compila dati sufficienti sul tuo pubblico, dati demografici, atteggiamenti, interessi o antipatie, ecc. Fai affidamento sulle loro caratteristiche per aiutarti a capire e definire il tuo pubblico specifico.

Assumi personale straordinario

I suggerimenti per la pianificazione degli eventi evidenziano il valore dell'assunzione di un buon personale nella creazione di un evento di successo. Mostreranno un atteggiamento rispettoso e professionale e avranno una profonda conoscenza dell'evento per rispondere alle domande degli ospiti.

È fondamentale confermare l'esperienza che lo staff dell'evento apporta al lavoro, quindi chiedi loro di compilare le domande e fornire riferimenti che puoi verificare. E assicurati che qualcuno esamini i dettagli dell'evento e risolva le questioni in sospeso prima dell'inizio dell'evento in modo da non avere sorprese indesiderate durante l'evento.

Scegli con attenzione il tuo spazio per eventi

Hai impostato la data, ora devi prenotare la location perfetta. Dettagli importanti come luogo e data devono essere definiti il ​​prima possibile. In questo modo la gestione degli eventi può iniziare presto la campagna di marketing.

Tenere in considerazione quanto segue quando si considera una sede:

• Gli ascensori e gli ingressi sono facilmente accessibili a tutti? Sono disponibili servizi igienici per tutti i sessi? C'è abbastanza spazio se sono necessari interpreti o uno schermo per i sottotitoli in tempo reale?
• I requisiti di spazio per 50 ospiti differiscono rispetto a 500.
• C'è un ampio parcheggio e c'è un facile accesso dalle strade pubbliche?
• È necessario acquistare una particolare assicurazione? Quali sono le norme sulla responsabilità?
• Assicurati che ci sia spazio per le apparecchiature AV, comprese spine, prolunghe e così via, se per l'evento sono necessari altoparlanti, microfoni e telecamere.

Avere un piano eventi completo

Un programma completo dell'evento dovrebbe delineare un elenco di cose da fare che copra tutti gli aspetti chiave, dagli obiettivi alla logistica. Questo piano ti aiuterà a mantenerti organizzato, a risparmiare tempo e ad assicurarti che la pianificazione del tuo evento rimanga in ordine. Può anche essere un'ottima risorsa per i partecipanti, i membri del team e le altre persone coinvolte nell'organizzazione dell'evento.

Gli elementi essenziali che un piano completo dovrebbe includere sono

• Luogo
• la logistica
• Gestione Ristorazione
• Relatori/talento
• Presentatori/MC
• Programma/Cronologia
• Divertimento
• Pacchetto promozionale
• Gestione delle iscrizioni
• Piano di sponsorizzazione e gestione
• Doveri di volontariato

Brandizza il tuo evento

Un tema attuale che cattura e affascina può aiutare il tuo evento a distinguersi dalla concorrenza. Assicurati di portare questo tema in tutte le varie caratteristiche dell'evento, specialmente nel nome. Mostra le caratteristiche distintive e promuovile nei media online per invogliare le persone a partecipare al tuo evento.

Quando consideri vari nomi di eventi, chiediti: in che modo questo evento differisce dagli altri ospitati nel tuo settore? Quale messaggio o ideali speri di esprimere attraverso questo evento? Quali sono le caratteristiche principali del tuo evento?

Genera uno slogan: dopo aver stabilito il nome, crea uno slogan. Ricordati di rimanere al punto e renderlo accattivante, dopo tutto questo gioca nel marchio del tuo evento.

Disegna un logo: se stai organizzando un evento su larga scala o una serie di eventi, dovrai creare un logo.

Stabilire un'identità visiva: comporre un'identità visiva che riunisce tutte le caratteristiche dell'evento.

Crea un piano di marketing multicanale

Quando pianifichi un evento, utilizza i social media, il sito Web ufficiale e le newsletter via e-mail per promuovere l'evento e vendere i biglietti. È importante che i seguenti contenuti di marketing includano dettagli sull'evento, su come i partecipanti possono iscriversi e su cosa possono aspettarsi:

• Email inviate ai membri e agli ospiti di eventi passati
• Post su varie piattaforme di social media di marca
• Informazioni rese disponibili sul sito ufficiale dell'azienda
• Informazioni nella newsletter ordinaria
• Chiedi a relatori e ospiti di alto profilo di promuovere i dettagli dell'evento tramite le loro piattaforme di social media
• Ottieni e garantisci una varietà di sponsorizzazioni (compila un elenco di potenziali sponsor con cui vorresti sostenere il tuo evento)

Crea un budget e attieniti ad esso

È fondamentale determinare fin dall'inizio il budget che hai a disposizione poiché ciò influenzerà il tipo di evento che puoi organizzare. Un consiglio per la pianificazione di eventi di Worley ti consiglia di calcolare l'importo che sei disposto a spendere, quindi di pianificare un budget per spendere il 10% in più della stima iniziale.

In qualsiasi momento possono verificarsi intoppi organizzativi . Pianifica di coprire eventuali spese extra o impreviste.

Dopo aver stabilito il budget, assicurati di identificare quali risorse verranno utilizzate e dove. Ad esempio, sperperare il tuo budget in elementi decorativi invece di investire in una troupe AV professionale ed esperta potrebbe rovinare il tuo evento.

Crea una sequenza temporale e una lista di controllo

Una scadenza fissa assicura che la pianificazione dell'evento continui senza ritardi. È più efficace di un elenco di cose da fare generale in quanto puoi determinare quando è necessario prendere determinate decisioni e completare i lavori.

Una lista di controllo concisa ti aiuta a riconoscere i compiti che devi svolgere, determinare le scadenze da raggiungere e decidere su qualsiasi supporto aggiuntivo necessario. Puoi anche generare stime finanziarie e temporali durante il processo di preparazione. Fare una lista di controllo può anche aiutarti a valutare i progressi che fai con ogni attività.

Mantieni la cronologia e la lista di controllo aggiornate man mano che il giorno dell'evento si avvicina chiedendoti quanto segue:

• quando arriveranno i fornitori?
• chi è il punto di contatto?
• quando verranno serviti i pasti?
• quando il dj subentra alla band dal vivo?

Metti in mostra i tuoi sponsor in modo efficace

Che tu stia organizzando eventi di persona o eventi virtuali, non è necessario finanziare completamente l'intera faccenda da solo. Entra in contatto con potenziali sponsor per elaborare opportunità di finanziamento dell'evento in cambio dell'esposizione del marchio con i partecipanti.

Imposta un piano per come vorresti mostrare i tuoi sponsor. Incorpora quanto segue nella tua pianificazione:

• Un'app per eventi per i partecipanti. Questa risorsa consentirà agli ospiti di riconoscere i vari sponsor, inviare notifiche push e connettersi a un itinerario di facile utilizzo.
• Sponsorizzare il mercato. Puoi comunque soddisfare i requisiti del tuo sponsor anche con un evento online.
• Materiale pubblicitario. Rafforza la qualità dell'esperienza per i tuoi sponsor con un riepilogo di ciò che possono guadagnare contribuendo agli strumenti di marketing dell'evento. Usa gli shout-out durante l'evento per creare consapevolezza del marchio per gli sponsor con il pubblico.

La maggior parte dei suggerimenti per la pianificazione degli eventi ti ricorderà di valutare profondamente i tuoi sponsor dal momento in cui firmano il contratto. Tieni presente che hanno pagato per essere visti e ascoltati al tuo evento.

Fotografa tutto

TechCrunch ha un account Flickr con le immagini dei loro eventi.

Assicurati di catturare foto emozionanti e interessanti che mettano in risalto il successo del tuo evento. Questi possono quindi essere condivisi su varie piattaforme di social media marketing per generare buzz.

Un fotografo professionista avrà una buona idea dei tipi di foto che promuovono il tuo evento specifico e ti chiederà dettagli particolari. Fai sapere loro che desideri varie foto che catturino la diversità dell'evento, come il marchio dell'evento, uno spazio vivace e gli ospiti che si divertono.

Durante la fase di progettazione, assicurati di considerare tutti gli aspetti visivi del tuo evento. Cosa creerebbe uno sfondo dinamico? Quali caratteristiche chiave fotograferebbero bene e promuoverebbero il marchio o gli sponsor?

Pianifica la logistica del giorno

Garantisci il successo del tuo evento individuando, esaminando e assumendo tutti gli specialisti essenziali dell'evento (tecnici AV, decoratori, fotografi, personale di sicurezza, ecc.). Gli oratori e i presentatori dal vivo, che possono includere esperti influenti e influencer del settore, dovrebbero essere prenotati in quanto qualificati per condividere le idee che vorresti mostrare al tuo evento.

È fondamentale trovare un equilibrio nel programma degli eventi dei tuoi ospiti. Vuoi che si impegnino il più possibile con il programma. Crea varietà all'interno dell'evento per catturare e mantenere il loro interesse.

Ma vuoi anche creare abbastanza tempo e spazio nel programma per consentire ai partecipanti di socializzare ed elaborare tutte le informazioni che stanno raccogliendo. Il programma dovrebbe fornire un margine per eventuali eventi imprevisti.

Avere un piano di backup nel caso qualcosa vada storto

È necessario compilare un piano di backup in caso di errori o problemi imprevisti. Un piano di backup completo garantirà che il tuo evento si svolga senza intoppi e sia un successo per tutti i soggetti coinvolti. Quindi assicurati di condividere il piano con il personale, i fornitori e i responsabili della sede. Assicurati che siano d'accordo con il piano e siano a conoscenza del protocollo da seguire in caso di problemi.

Alcuni di questi problemi potrebbero includere la presenza di apparecchiature di backup (microfoni, altoparlanti, ecc.), Un elenco di possibili scenari che potrebbero verificarsi, un relatore che non si è presentato o l'evento spostato online.

Non temere il processo di negoziazione

Ecco un buon consiglio per la pianificazione di eventi da tenere a mente quando si ha a che fare con i fornitori: tutto è negoziabile. Non sussultare quando si negoziano i prezzi. I costi nascosti possono apparire in qualsiasi momento durante la fase di pianificazione dell'evento, quindi stabilisci il tuo budget prima di trattare con i fornitori. Determina di negoziare il 5-10% in meno rispetto alla prima offerta .

Impara la logistica di altri settori

Conoscere gli intricati dettagli di come funzionano gli altri settori non è necessario, ma avere un'idea della logistica generale ti aiuterà sicuramente come organizzatore di eventi. Sii il più specifico possibile quando comunichi con altre organizzazioni e fornitori coinvolti.

Ad esempio, essere in grado di determinare la quantità di metratura necessaria per ospitare sedie, tavoli e tende, conoscere la potenza del generatore, le BTU dell'aria condizionata e altri dettagli simili ti aiuterà a organizzare il tuo evento senza intoppi.

Raccogli il feedback del personale e dei partecipanti

Una volta terminato l'evento, ricevi un feedback sul risultato. Ottenere un feedback vitale sia dal personale che dai partecipanti ti aiuterà a valutare cosa l'ha reso un successo o un flop con tutte le persone coinvolte.

Comprendendo elementi importanti che hanno decretato il successo degli eventi precedenti, puoi mirare a ripetere tali attività durante la pianificazione del tuo prossimo evento. Sarai anche consapevole di dove hai margini di miglioramento per alzare il livello degli eventi imminenti. Se si sono verificati ostacoli o problemi durante il processo di pianificazione dell'evento o l'evento stesso, prendine nota e assicurati di affrontarli.

In tal modo, acquisirai una migliore comprensione di ciò che rende o rompe un evento e cosa puoi continuare a fare o lavorare per cambiare quando pianifichi un altro evento.

Successo con i suggerimenti per la pianificazione degli eventi

Organizzare un evento può essere un compito difficile e impegnativo. Ma i 10 suggerimenti per la pianificazione di eventi discussi in questo articolo ti aiuteranno a mettere insieme una strategia di pianificazione di eventi forte ed efficace.

Una comprensione intima e dettagliata del tuo pubblico di destinazione, chi sono e cosa vogliono, è fondamentale per garantire il successo del tuo evento. Più conosci come puoi fornire un'esperienza preziosa ai partecipanti, più opportunità crei per organizzare l'evento ideale (e di successo). E questo è l'obiettivo di ogni organizzatore di eventi ben organizzato.

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