8 Funzionalità di cui ha bisogno il Wiki interno della tua azienda

Un wiki aziendale interno non è solo una comodità: qualifica e quantifica le informazioni che potrebbero facilmente diventare "conoscenza istituzionalizzata". La tua wiki aziendale interna deve abbracciare la filosofia che nessuna nota è troppo banale.

La tua wiki interna è vitale e deve essere concisa, facilmente accessibile e aggiornata frequentemente. I wiki sono uno dei migliori strumenti remoti che la tua azienda può utilizzare per aumentare la comunicazione e la produttività.

Le seguenti otto funzionalità possono trasformare la tua wiki aziendale interna da "progetto dimenticato" a "risorsa quotidiana" e non solo abbreviano i tempi di formazione dei dipendenti, ma aiutano anche a prevenire che i dipendenti rimangano bloccati durante il loro lavoro.

1. Hai bisogno di un software Wiki per creare il tuo Wiki

Se sei un'azienda con un grande team di sviluppo che ha molto tempo libero (congratulazioni), la codifica del tuo wiki potrebbe essere una buona idea. Ma, in generale, è meglio che il tempo dei dipendenti venga dedicato alla modifica e alla manutenzione del contenuto della wiki piuttosto che sulla base di codice della wiki. In altre parole, il tuo team può concentrarsi sulla preparazione delle pizze e non sulla fabbricazione del forno.

Con una soluzione wiki ospitata di terze parti, il tuo team non deve dedicare tempo alla risoluzione dei problemi, alle patch, agli aggiornamenti e allo scorrimento delle funzionalità. Ecco alcune suite di software wiki consigliate che potresti trovare utili per la tua base di conoscenza:

• Tettra: Tettra è un'eccellente piattaforma di condivisione delle conoscenze e collaborazione. Si integra anche con dozzine di altri servizi, quindi non devi ricominciare da zero su tutta la tua documentazione interna. Puoi incorporare Google Docs, condividere da Dropbox o Zapier e persino integrare GitHub, Slack, Prezi e Microsoft Teams (solo per citarne alcuni). I team di progettazione utilizzano Tettra per tenere traccia della base di codice e delle specifiche dei prodotti, mentre i team di marketing lo utilizzano per tenere traccia della gestione dei progetti e dei lanci dei prodotti.
• Bit.Ai: Bit.Ai è un'altra buona scelta per la tua wiki aziendale interna. I tuoi file wiki possono essere personalizzati con widget personalizzati, come blocchi di codice, equazioni matematiche e tabelle intelligenti. Si integra inoltre con le più popolari app di comunicazione e collaborazione professionale.
• ConcourseConnect: ConcourseConnect riguarda più la creazione di comunità, ma funziona benissimo come wiki e strumento di collaborazione per le aziende. È un po' una soluzione all-in-one, che potrebbe essere ottima per la tua azienda o potrebbe essere eccessiva, a seconda della configurazione attuale. Ma ConcourseConnect può aiutarti a configurare e integrare blog, profili dei dipendenti, wiki, il tuo sito Web e il monitoraggio della collaborazione e delle attività in un unico posto.

Trovare il tuo software wiki è solo l'inizio; devi quindi chiederti come vengono archiviati e condivisi i file sul wiki interno della tua azienda.

2. Hai bisogno di un'archiviazione completa dei file e dell'accesso condiviso

Dove sono archiviati i tuoi file wiki e in che modo i dipendenti aggiungono e modificano questi file? Che tipo di autorizzazioni hai impostato: chi può modificare quali voci wiki? Vuoi davvero che i non programmatori modifichino le domande frequenti o le pagine wiki sulla revisione del codice o sulle migliori pratiche?

Ecco le funzionalità di archiviazione e accesso ai file di cui hai bisogno:

• Funzionalità di allegato file da più fonti: oggigiorno le persone vivono sui propri documenti Google e sui servizi cloud. I tuoi dipendenti devono essere in grado di caricare, allegare o integrare in altro modo file dal loro Evernote o iCloud, dal loro telefono, tablet o laptop direttamente al tuo wiki.
• Limite di caricamento grande o infinito: i wiki interni dell'azienda, se utilizzati correttamente, tendono a diventare molto grandi e completi nel tempo. Incappare in limiti di dati paralizzerà la tua wiki. Prima di impegnarti in una strategia wiki a lungo termine, assicurati che i tuoi dipendenti possano caricare in sicurezza file multimediali su base regolare senza problemi.
• Autorizzazioni di accesso personalizzabili: il wiki o il software di collaborazione ideale dovrebbe avere una sorta di sistema di autorizzazioni a più livelli in modo che tutti non abbiano lo stesso accesso. Dovresti disporre almeno di autorizzazioni per la visualizzazione, autorizzazioni per commentare, autorizzazioni per modificare e autorizzazioni per creare nuovi file wiki, il tutto a livelli separati.

Una volta archiviati e condivisi i file in modo sicuro, i dipendenti devono disporre degli strumenti per condividere tali file e lavorarci insieme.

3. La tua Wiki aziendale interna ha bisogno di potenti strumenti di collaborazione

Un wiki aziendale interno con funzionalità collaborative confuse o deboli è morto nell'acqua: il punto centrale di un wiki è condividere le conoscenze con un grande gruppo. Soprattutto i team remoti hanno bisogno di collaborare in modo efficace.

Sia che tu crei voci wiki o file di integrazione e contenuti da altre app, il software wiki che scegli dovrebbe consentirti di fare quanto segue:

• Condivisione dei documenti: ovviamente, gli editori dovrebbero essere in grado di condividere i loro documenti sul wiki con persone che hanno i permessi giusti.
• Commenti : tutti coloro che dispongono delle autorizzazioni per visualizzare un documento dovrebbero essere in grado di aggiungere commenti.
• Suggerisci modifiche: quando modifichi il testo esistente, dovrebbe esserci un'opzione per visualizzare il testo come suggerimenti. Ciò consente una migliore modifica collaborativa perché i dipendenti possono vedere i processi di pensiero dei colleghi e raggiungere un accordo sul testo finale.
• Tieni traccia delle modifiche: il software wiki che scegli dovrebbe essere in grado di tenere traccia delle modifiche non solo a un documento specifico ma anche all'interno del wiki. Dovrebbe registrare quando vengono apportate modifiche, quando vengono aggiunti nuovi file e pagine e quando il contenuto viene rimosso. Le persone che incaricate di mantenere la vostra wiki troveranno questa caratteristica inestimabile.
• Integrazione con app di comunicazione: il software Wiki che può integrarsi con Slack o e-mail è l'ideale. Se le modifiche al wiki possono inviare notifiche alla chat del tuo team esistente, crei un ambiente di responsabilità e trasparenza. Inoltre è sempre necessario correggere gli errori più velocemente.

Il prossimo passo è capire cosa entra nel wiki (e, cosa più importante, cosa no).

4. Devi creare linee guida per ciò che va nel wiki (e cosa no)

La formazione e l'accesso alle risorse di apprendimento sono fondamentali qui: devi creare linee guida chiare per ciò che merita di essere nel wiki.

I wiki interni dell'azienda spesso falliscono perché diventano un deposito logoro e confuso di informazioni non necessarie, contraddittorie, ridondanti, vecchie o mal formulate. Invece, decidi cosa dovrebbe e non dovrebbe essere inserito nel wiki e diffondi tali informazioni a tutti i dipendenti. Rendere le linee guida del wiki la home page del wiki stesso può essere una buona idea.

Le regole effettive dipendono da te e da come vuoi utilizzare la tua wiki, ovviamente.

La tua wiki è incentrata sull'inserimento di nuovi dipendenti? In tal caso, i file e le voci wiki dovrebbero essere limitati a documenti delle risorse umane, materiale di formazione e documenti sulle migliori pratiche.

La tua wiki è per la gestione dei progetti? In tal caso, i tuoi dipendenti devono sapere che le voci wiki fuori tema verranno eliminate: una voce wiki sui posti a pranzo vicino al lavoro non sarebbe appropriata.

La tua wiki serve per unificare gli standard e le migliori pratiche? Potrebbe essere intelligente creare uno schema con i modelli in anticipo invece di lasciare che la tua wiki cresca organicamente. Ad esempio, se desideri che tutti nella tua azienda costruiscano un'auto esattamente allo stesso modo, potresti voler creare sezioni per "Pneumatici", "Telaio", "Motore", "Trasmissione" e "Telaio" e avere il tuo ingegnere li compila.

Se la tua azienda crea più prodotti e servizi, tutti con l'aiuto di reparti diversi, potresti prendere in considerazione spazi di lavoro separati per evitare disordine.

5. Il tuo Wiki ha bisogno di spazi di lavoro separati per i team

Non tutte le informazioni sono utili a tutti i membri del team, specialmente in un'azienda diversificata o altamente segmentata, motivo per cui la tua wiki ha bisogno di spazi di lavoro separati.

Se i venditori devono passare attraverso una serie infinita di articoli wiki di programmazione per arrivare alle informazioni sul CRM, il wiki diventa meno utile (e di conseguenza meno utilizzato). Idem per gli sviluppatori che devono scorrere gli articoli sulla gestione dei clienti solo per trovare la procedura corretta per le compilazioni.

Spazi di lavoro separati mitigano questo sforzo sprecato. Quando i dipendenti di una determinata filiale, dipartimento o specialità accedono al wiki, è necessario parcheggiarli nella sezione del wiki più pertinente alle loro esigenze. Questi spazi di lavoro digitali prevengono anche l'affaticamento delle notifiche: i dipendenti ricevono solo notifiche rilevanti per loro.

6. Il tuo Wiki interno ha bisogno di una funzione di ricerca che funzioni

La tua wiki interna può avere l'organizzazione più meticolosamente costruita, ma tutto ciò che chiunque vuole davvero è "google" il proprio problema. Il 43% delle persone va subito alla barra di ricerca prima di provare qualsiasi altra soluzione. La tua wiki aziendale interna ha bisogno di una barra di ricerca che funzioni.

I knowledge worker trascorrono il 19% del loro tempo alla ricerca delle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Sono anche abituati a cercare attraverso i loro telefoni e i loro browser. Una barra di ricerca funzionante fornisce informazioni ai dipendenti più velocemente.

Non devono imparare lo schema di file del wiki e non hanno bisogno di alcuna formazione aggiuntiva. Qualcuno che cerca come affrontare un giorno di malattia può semplicemente digitarlo nella barra di ricerca ed essere sulla buona strada invece di cercare di indovinare se l'articolo è nella sezione "Risorse umane" o "Orientamento".

I motori di ricerca sui wiki sono incostanti: non c'è un modo semplice per dire subito se la loro funzione di ricerca è buona. Ti consigliamo di eseguire un test completo su qualsiasi piattaforma wiki prima di acquistare o impegnarti. Se il wiki è disponibile pubblicamente (ad es. Wikidot), scegli un wiki pubblico e cerca termini comuni per il settore correlato. I risultati della ricerca sono pertinenti alla tua richiesta?

Se il wiki è un software collaborativo, parla con un rappresentante per ottenere l'accesso a una demo. Esegui quella barra di ricerca nel terreno: sperimenta. La barra di ricerca può gestire errori di battitura? Cercherà di trovare qualcosa di simile a quello che hai digitato o restituirà zero risultati?

Gli articoli della wiki hanno funzionalità per le parole chiave? Puoi taggare ogni file con argomenti rilevanti? Tutte queste caratteristiche migliorano i motori di ricerca wiki, quindi tienile d'occhio.

7. Il tuo Wiki ha bisogno di una pulizia regolare e di persone incaricate di farlo

I wiki possono diventare rapidamente un intricato nido di collegamenti interrotti, vecchie informazioni e pagine ridondanti. Un wiki interno aziendale efficace e duraturo è il prodotto del tempo e del personale dedicato a ripulire il wiki e mantenerlo in perfetta forma.

Questo processo è spesso chiamato "wiki-giardinaggio" e devi assegnare ai wiki-giardiniere il compito di eliminare le vecchie pagine, tagliare i collegamenti interrotti e coltivare i dati di allenamento in un database ordinato e funzionale.

Ecco alcuni suggerimenti per il giardinaggio wiki:

1. Assegna almeno una persona come wiki-giardiniere regolare. Per le aziende più grandi, due o tre persone dovrebbero fare il lavoro.
2. Imposta le recensioni wiki a intervalli regolari. Una volta alla settimana o due volte al mese, i giardinieri del wiki dovrebbero rivedere tutte le modifiche al wiki.
3. Confronta le modifiche con le tue linee guida wiki, che i giardinieri wiki dovrebbero conoscere intimamente, e apporta le modifiche per ottenere le modifiche in linea con gli standard.
4. I wiki-giardinieri dovrebbero essere noti ai dipendenti: se un dipendente incontra un collegamento interrotto, una vecchia pagina o qualche altro errore evidente, i dipendenti dovrebbero sapere di inviare quell'errore a uno dei wiki-giardinieri per la riparazione.
5. Cerca pagine vecchie o irrilevanti. Se un prodotto o una pratica viene modificato o eliminato, informa immediatamente i giardinieri del wiki. Possono eseguire una rapida ricerca di quel prodotto o pratica e quindi apportare le modifiche necessarie.
6. Dai ai tuoi wiki-giardinieri più tempo. A seconda delle dimensioni della tua wiki aziendale interna, essere un giardiniere di wiki potrebbe essere un lavoro a sé stante. Assicurati che i tuoi giardinieri abbiano il tempo, la compensazione e l'energia mentale per svolgere questa attività extra.

Una volta che hai una casa pulita, ti consigliamo di assicurarti che la porta sia chiusa a chiave. Un wiki aziendale interno senza sicurezza o backup potrebbe essere un disastro in attesa di accadere.

8. Il tuo Wiki deve avere sicurezza e backup

Un wiki aziendale interno si riempirà rapidamente di informazioni riservate e proprietarie - e dovrebbe; sarebbe inutile altrimenti. Tuttavia, ciò significa che un buon wiki aziendale interno deve essere protetto da intrusioni dannose.

Il wiki deve anche avere backup sicuri, perché un buon wiki è (a) prezioso e (b) enorme. Un arresto anomalo non può annullare tutto il duro lavoro necessario per creare e mantenere.

Fortunatamente, ci sono molte soluzioni per proteggere ed eseguire il backup del wiki aziendale. La maggior parte delle piattaforme wiki ha qualche variante, ma ecco le funzionalità di sicurezza che devi cercare:

• L'accesso dell'utente e le informazioni sui dipendenti devono essere al sicuro:
  • I filtri IP possono garantire che tutti i tuoi accessi provengano da posizioni locali / approvate.
  • Le password devono essere hash e salate.
  • Gli accessi devono essere protetti con l'autenticazione a più fattori.
• I dati in entrata e in uscita dai server della tua piattaforma dovrebbero essere crittografati.
• Il software dovrebbe essere aggiornato regolarmente. Con quale frequenza il servizio wiki o l'app vengono patchati?

Anche la tua wiki aziendale interna dovrebbe eseguire regolarmente il backup. O devi farlo da solo o devi trovare una piattaforma che lo faccia. Controlla la tua potenziale soluzione wiki per quanto segue. In effetti, considera di porre queste domande direttamente al rappresentante:

1. I backup sono automatizzati? Si possono personalizzare?
2. Con quale frequenza viene eseguito il backup del wiki?
3. Dove viene eseguito il backup? Quella posizione è crittografata e sicura?
4. Durante il trasferimento, i dati sono crittografati?
5. Chi ha accesso ai backup?
6. I dati di backup sono archiviati in più posizioni del mondo reale?
7. I backup vengono sovrascritti o sono archiviate più versioni?
   1. Ciò è necessario per evitare che una versione danneggiata o una modifica dannosa al wiki vengano scritte in modo permanente.

Una volta che ti è stato assicurato che il tuo wiki è sicuro e ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno, potrebbe essere il momento di impegnarti finalmente e iniziare la costruzione della tua base di conoscenza interna.

Una Wiki aziendale interna mantiene tutti sulla stessa pagina

I vantaggi di un wiki aziendale interno non possono essere sopravvalutati. E non è nemmeno limitato alle aziende: anche le strutture educative possono beneficiare di wiki e collaborazione online. Quando le informazioni vitali sono facilmente accessibili, facilmente personalizzabili e facilmente aggiunte, tutti i dipendenti ne traggono vantaggio.

I wiki interni impediscono anche la formazione di silos di dati nella tua azienda, il che rende la tua azienda più agile in un mercato in evoluzione. La conoscenza è potere, dopo tutto, come dice il vecchio proverbio, quindi perché non potenziare i tuoi dipendenti e la tua azienda con conoscenze organizzate, aggiornate e utili in ogni momento?